辦公自動化醫(yī)院經(jīng)濟合同管理模式

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醫(yī)院經(jīng)濟合同是醫(yī)院對外合作的重要文書，經(jīng)濟合同的管理是醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)濟控制的有效手段，不但有利于與外部合作方就雙方權(quán)利義務(wù)達成一致，同時通過合約模式為醫(yī)院對外經(jīng)濟與合作建立書面契約，有利于保護國有資產(chǎn)正確使用，為醫(yī)院的運營管理提供合理依據(jù)。加強經(jīng)濟合同的監(jiān)督管理，對規(guī)范醫(yī)院經(jīng)濟行為，減少醫(yī)療市場風(fēng)險，提高經(jīng)濟效益，促進醫(yī)院發(fā)展有著十分重要的意義。本文以某三級公立醫(yī)院為例，討論基于信息系統(tǒng)的經(jīng)濟合同管理模式優(yōu)越性。

一、傳統(tǒng)經(jīng)濟合同管理模式

由于經(jīng)濟合同種類繁多，涉及管理部門眾多，各類合同的技術(shù)要求不同，以某公立醫(yī)院為例，2016年全年，經(jīng)濟合同的種類就包括了承攬合同26項（10.16%）、技術(shù)合同17項（6.64%）、建設(shè)工程合同40項（15.63%）、買賣合同102項（39.84%）、委托合同63項（24.61%）、贈予合同3項（1.17%）、租賃合同5項（1.95%），共計256項。長期以來，經(jīng)濟合同由以書面形式在部門間流轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)簽，由相關(guān)項目負責人（部門）發(fā)起轉(zhuǎn)簽，轉(zhuǎn)簽資料包括承載轉(zhuǎn)簽意見的轉(zhuǎn)簽審批單、合同及法人委托書、合作方資質(zhì)文件、廉政協(xié)議書、招投標文件、黨政聯(lián)席會議關(guān)于合同相關(guān)項目的決策記錄等相關(guān)附件。醫(yī)院的重大經(jīng)濟活動必須經(jīng)黨政聯(lián)席會議研究，并在年度預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行[1]。對采購附件及對外合作相關(guān)依據(jù)以及“三重一大”事項的附件審批管理，是經(jīng)濟合同簽訂合理性的原始基礎(chǔ)，是經(jīng)濟合同簽署審批的重要依據(jù)，也是防止廉政風(fēng)險，規(guī)范醫(yī)院采購行為，促進民主決策的有效手段。合同轉(zhuǎn)簽過程中，首先需要職能部門各負其責，對合作方資質(zhì)、合同形式、內(nèi)容和條款進行把關(guān)。醫(yī)院律師、財務(wù)、審計、監(jiān)察、運營等相關(guān)職能部門分別就合同的合法性、財務(wù)支出的合理性、醫(yī)院經(jīng)濟行為的合法性、廉政風(fēng)險以及預(yù)算執(zhí)行把控等給出合理建議，在審批流轉(zhuǎn)表上簽署意見后返還發(fā)起部門進行修改并再次轉(zhuǎn)簽，最終合同模版由項目負責部門修改后按合同審批流程由主管部門、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后履行。這種管理模式存在的廉政風(fēng)險包括：(1)項目負責部門有合同發(fā)起、修改、提交審批權(quán)限，合同的最終把控在項目負責部門，可能存在最終簽署合同未按修改意見修改，或?qū)徟鷷r是合法合同，最終提交財務(wù)支出時為非法合同的現(xiàn)象存在。(2)合同的書面流轉(zhuǎn)難以保留修改痕跡，流轉(zhuǎn)過程可能存在相關(guān)文件丟失的現(xiàn)象，影響合同的后期歸檔。(3)合同審批時限較長，如果某個部門的合同審批負責人因為休假等因素不能及時查閱合同會嚴重影響合同轉(zhuǎn)簽速度。(4)若雙方簽約后合同原件未及時歸檔，而僅由主管部門保存，可能會由于工作疏忽或人員流動而丟失合同；一旦合作雙方引起爭議，醫(yī)院需要維權(quán)訴訟時，往往因證據(jù)不足而導(dǎo)致敗訴[2]。

二、基于自動化辦公室系統(tǒng)的經(jīng)濟合同管理模式

為加快合同轉(zhuǎn)簽速度，規(guī)避可能存在的廉政風(fēng)險，該醫(yī)院在辦公自動化系統(tǒng)中設(shè)計開發(fā)合同審批模塊，將經(jīng)濟合同的必要因素如：合同編號、費用類型、名稱、類別、金額、合作單位及聯(lián)系人、合同起始時間、合同的要素（包括標的物、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬以及結(jié)算方式、驗收標準、履行期限、地點方式、違約責任、合同的終止和解除、解決爭議的辦法）是否必備等信息在合同審批表中以框架式結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)，要求合同發(fā)起人必須確認填寫。要求合同發(fā)起人上傳待會簽合同及相應(yīng)的附件，如通過招標采購的合同需附招標公告、招標文件、投標文件、評標報告、中標公告、中標通知書等。重大采購項目還需附黨政聯(lián)席會議采購會議紀要，附件以PDF形式上傳，一經(jīng)上傳確認后即在系統(tǒng)中留痕，修改權(quán)限僅限信息中心。審批模式的設(shè)計也由原來依次轉(zhuǎn)簽的串聯(lián)模式更改為可同時會簽的并聯(lián)模式。黨委院長辦公室作為合同監(jiān)管部門負責合同的初步審批和轉(zhuǎn)簽的發(fā)起，相關(guān)部門負責人通過辦公自動化平臺、VPN授權(quán)實現(xiàn)同時審批、遠程審批并將審批意見通過系統(tǒng)反饋，審批意見及時送達合同發(fā)起人（發(fā)起人可隨時查看審批意見，提前溝通準備材料)，由合同發(fā)起人根據(jù)各部門意見對合同進行修改或補充上傳相關(guān)附件文件，由審批節(jié)點負責人再次審批確認無誤后，提交院領(lǐng)導(dǎo)按照審批權(quán)限審批。審批流程結(jié)束后，由黨委院長辦公室將最終合同從系統(tǒng)中下載打印用章后交由合作單位用章后返回。黨委院長辦公室可監(jiān)督管理審批負責人的審批進度及審批質(zhì)量。

三、新型經(jīng)濟合同管理模式的優(yōu)勢探討

基于信息系統(tǒng)的經(jīng)濟合同審批流程不僅提高了工作效率，還利用痕跡管理、第三方監(jiān)管等規(guī)避了廉政風(fēng)險。1.基于辦公自動化系統(tǒng)的經(jīng)濟合同會簽?zāi)Ｊ?，不僅將合同相關(guān)附件以電子版形式全面呈現(xiàn)，還與醫(yī)院的預(yù)算和采購審批系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，在審批過程中可以通過點擊預(yù)算審批查看審批全過程意見，對是否有預(yù)算及預(yù)算是否超標可一目了然的體現(xiàn)。為審批節(jié)點負責人提供了更多的參考以評判合同的可行性和合法性，極大地提高了醫(yī)院資金的利用，很好地控制預(yù)算。2.自動化辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了遠程審批的可能性，審批負責人的審批地點不受限制，可以在家、在單位或是在國外，審批的及時性大大提高。并聯(lián)審批節(jié)約了審批時間，同時終端審閱各自依據(jù)審批重點提出審批意見后返回項目負責部門，有利于審批部門及時修改并上傳，提高合同流轉(zhuǎn)速度。從串聯(lián)到并聯(lián)的合同會簽?zāi)Ｊ教嵘撕贤瑢徟臅r效性，有效促進了醫(yī)院預(yù)算的執(zhí)行，體現(xiàn)了精細化管理在醫(yī)院對外經(jīng)濟合同中運用的實際效果。與紙質(zhì)合同轉(zhuǎn)簽時間相比，各行政相關(guān)部門合同審批時限從2007年的平均11.6天縮短到了2016年的平均2.8天。3.在簽署經(jīng)濟合同時，要求同時上傳廉政協(xié)議書，協(xié)議書對甲乙雙方的廉政權(quán)利和義務(wù)進行明確的規(guī)定，同時要求合作方不可實施商業(yè)賄賂，如果實施將被列入商業(yè)賄賂不良記錄，并指定合作方銷售代表姓名，對合同的廉政管理也同時以書面的形式進行約定，有利于廉政風(fēng)險的防控和風(fēng)險發(fā)生后，為后續(xù)的處理提供相關(guān)的依據(jù)。4.合同訂立階段的主要風(fēng)險可以分為兩個方面，首先是合同形式上的風(fēng)險，包括合同內(nèi)容是否準確、合同要素是否完整以及文字描述是否嚴謹?shù)?。其次是合同實質(zhì)上的風(fēng)險，包括合同與國家的法律法規(guī)、醫(yī)院的總體戰(zhàn)略目標相沖突，合同內(nèi)容存在重大疏漏或欺詐導(dǎo)致?lián)p害醫(yī)院合法利益[3]。合同審批表內(nèi)容均以模塊化可定義模式設(shè)計，方便了合同的統(tǒng)計，對合同的類別、金額、合作方等進行統(tǒng)一的管理和分析，為項目負責人提供決策參考，為醫(yī)院的后續(xù)管理提供經(jīng)驗和借鑒。5.合同的第三方管理規(guī)避了項目負責部門與合作方串通騙取醫(yī)院利益行為的發(fā)生，醫(yī)院先用章，公司再用章避免公司在先用章時對合同進行修改的風(fēng)險。對合同簽署者進行約定，也有利于合作方用他公司資質(zhì)偽裝騙取工程或項目的現(xiàn)象發(fā)生。6.與財務(wù)付款相關(guān)聯(lián)，避免重復(fù)付款，對將來的經(jīng)濟形勢預(yù)估提供可靠依據(jù)?？傊?，醫(yī)院經(jīng)濟合同的管理是現(xiàn)代化醫(yī)院精細化管理的重要體現(xiàn)，隨著醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院市場化進度的加快，對外經(jīng)濟合作的增加使得經(jīng)濟合同在醫(yī)院經(jīng)營活動中的重要性日益凸顯。辦公自動化系統(tǒng)的經(jīng)濟合同網(wǎng)上轉(zhuǎn)簽?zāi)Ｊ襟w現(xiàn)了合同的要素管理、提升了合同轉(zhuǎn)簽的科學(xué)化和廉潔性、有益于提升醫(yī)院的運營和管理水平，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的支撐和保障，值得借鑒和推廣。

參考文獻

1段麗虹,呂富杰,高如欣,等.談醫(yī)院經(jīng)濟合同的監(jiān)督管理[J].中國衛(wèi)生經(jīng)濟,2002,21(4):52-52.

2張健,黃愛萍,白莎琳,等.公立醫(yī)院對經(jīng)濟合同的規(guī)范管理[J].中國衛(wèi)生經(jīng)濟,2011,30(6):72-73.

3張璟,盧寧,孫丹平,等.探討大型公立醫(yī)院經(jīng)濟合同審計的風(fēng)險識別與控制措施[J].中國衛(wèi)生經(jīng)濟,2016,35(12):114-115.

作者：王靜 陳晶玲 李振軍 蘇茵 單位：北京大學(xué)人民醫(yī)院