淺談采購管理模式實踐
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2003年1月1日，《中華人民共和國政府采購法》生效實施，高校政府采購經(jīng)過十七年的實踐發(fā)展，尤其是近年政府采購法實施條例的頒布、招標投標法實施條例的修訂以及財務部74號令、87號令等配套規(guī)章的出臺，已形成基本完善的法律法規(guī)及政策體系和逐步規(guī)范的地方高校政府采購管理模式。但隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展、對標“雙一流”建設的要求、內(nèi)涵式發(fā)展以及應用型本科建設需要，特別是巡視、巡察以及審計要求下行政事業(yè)單位內(nèi)部規(guī)范建設需要，高校政府采購也面臨更加規(guī)范、落實“放管服”，更好服務教學科研的諸多挑戰(zhàn)。筆者自2007年以來，一直在某地方高校從事政府采購相關工作，以此為基礎，探索地方高校政府采購實務中的問題，總結地方高校政府采購創(chuàng)新、有效的方式方法，以期給地方高校政府采購提供決策參考，進一步規(guī)范和完善地方高校政府采購模式和行為。
1地方高校政府采購模式概況
地方高校政府采購管理模式基本可以歸納為集中型、分散型以及半集中半分散型。集中型是指成立了統(tǒng)一的、集中的采購機構，負責整個高校貨物、服務、工程的政府采購工作；分散型是指沒有統(tǒng)一、集中的采購機構，而是根據(jù)業(yè)務職能劃分，分別負責采購，比如一般由設備管理部門負責家具、儀器等貨物采購，信息化部門負責軟件、弱電相關等貨物或工程采購，基建部門負責基建工程采購等；半集中半分散型，也即相對集中的采購管理模式，一般在資產(chǎn)管理部門或后勤部門下設采購機構，負責一般的貨物、服務采購，但專業(yè)性較強的，仍由業(yè)務職能部門負責采購管理和實施。筆者通過實踐以及調(diào)研發(fā)現(xiàn)，近年來大部分高校均向著集中型發(fā)展，總結評價較高的模式如下：遵循“管采分離”的原則，成立采購工作領導小組，作為高校政府采購工作的最高決策、管理和領導機構；成立集中采購機構，統(tǒng)籌全校貨物、服務、工程的采購；依據(jù)業(yè)務職能設立采購工作小組，負責采購前期審批、采購中監(jiān)督管理、采購后期合同管理與驗收結算，具體如圖1所示。圖1采購工作小組，各高?？梢愿鶕?jù)業(yè)務分工設置對應的職能范圍不同的形式多樣的采購工作小組。
2采購工作小組管理模式的實踐探索
2.1采購前期實踐探索
2.1.1采購立項與需求書編制高校不乏專業(yè)技術人員，但缺少了解政府采購法律法規(guī)以及政策規(guī)定和懂得采購標的技術需要的專業(yè)人員，在采購立項和需求書編制時，往往為了預算而立項、為了經(jīng)費支出而采購；能夠描述采購內(nèi)容的功能需求，但無法形成符合采購明確的技術規(guī)格需求；編制的采購需求書往往傾向或指向某一特定品牌型號，依據(jù)業(yè)務職能設置的采購工作小組在此可以充分發(fā)揮管理職能，組織立項專家論證、審批采購合理性、考慮資源整體配置、審核采購預算、論證采購文件合理性等。
2.1.2應對地方高校不斷發(fā)展引起的多元化采購需求的形勢需要筆者調(diào)研的地方高校數(shù)據(jù)統(tǒng)計顯示，近幾年采購需求第一梯隊依然是物資設備采購，項目數(shù)及預算金額均占首位，在整體采購項目中占45%；第二梯隊是修繕工程和服務項目，項目數(shù)每年在20~30項，在整體采購項目中占40%；第三梯隊是圖書教材和信息化產(chǎn)品及項目，每年項目數(shù)在10項上下，在整體采購項目中占10%。由此，地方高校普遍已經(jīng)從傳統(tǒng)的集中在貨物采購向綜合性采購發(fā)展，特別是修繕工程和服務需求逐年增加，在此情況下依據(jù)專業(yè)分工，設置不同的發(fā)揮管理功能的采購工作小組勢在必行，應對新形勢的前提下科學、合理地開展高校政府采購。
2.1.3按時完成當年預算的工作需要地方高校預算下達受預算管理法律法規(guī)和程序影響，一般在當年的3月底、4月初，故地方高校普遍啟動采購的時間在第二季度初。筆者調(diào)研的地方高校數(shù)據(jù)顯示，項目啟動主要集中在第二、三季度，修繕工程受采購前期的程序影響、進口產(chǎn)品國際招標受專家論證及備案影響，大多到第三季度初才能啟動，加之采購后續(xù)還需要審計核價、辦理免稅等進口手續(xù)，當年無法結算完成。所以，設置采購工作小組，提前介入、加強采購管理，特別是修繕工程和大型或進口物資設備采購項目，早啟動、早采購、早實施，盡量確保當年結算；同時，采購工作小組可以合理安排項目采購實施進度，避免在人員、時間的安排上會遇到采購和實施的“堵車”。
2.2采購實施實踐探索
2.2.1縮短采購實施周期、提高采購效率的需要筆者調(diào)研的地方高校采購項目的實施周期(指集中采購機構受理項目到中標或成交通知書發(fā)出的時間)，平均周期為2個月、最短0.5個月、最長10個月。采購周期短主要是采購金額小，標準、規(guī)格統(tǒng)一，市場競爭充分，采用詢價等簡單方式采購；采購周期在3~4個月的主要為項目采購進口產(chǎn)品，受進口產(chǎn)品政府采購進口產(chǎn)品專家論證、財政部門備案以及商單一，多數(shù)需要執(zhí)行2次國際招標影響；采購周期更長的，主要原因為采購文件或過程等受質(zhì)疑、投訴，處理等引起的招標時間延長。采購工作小組的設置，可以加強管理、協(xié)調(diào)溝通各個環(huán)節(jié)，推進采購工作有序、有效開展。
2.2.2有利于加強采購實施的管理監(jiān)督近年來，高校政府采購環(huán)節(jié)中質(zhì)疑、投訴居高不下，財政部為規(guī)范相關行為相繼出臺了74號令、87號令和94號令，相關采購工作小組的設置，可以從采購管理角度出發(fā)，配合集中采購機構實施好資格審查等工作，可以從審定采購文件的合理性、確定采購評審人員、跟進和監(jiān)督采購過程、配合處理質(zhì)疑投訴等方面發(fā)揮作用。
2.3采購后期實踐探索
2.3.1完善合同管理筆者調(diào)研的地方高校統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，中標或成交通知書發(fā)出后，35%的項目合同簽約時間要超過30天。根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》第46條規(guī)定：“采購人與中標、成交供應商應當在中標、成交通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照采購文件確定的事項簽訂政府采購合同?！钡胤礁咝Ｕ少徳诓少徍笃诘暮贤炗啳h(huán)節(jié)存在很大的法律風險。設置采購工作小組，可以從合同版本的起草與確定，相關條款的洽談、確定，在法定期限內(nèi)簽署政府采購合同。
2.3.2加強履約驗收地方高校政府采購的需求部門，往往在合同簽訂完成后，特別是交貨后，在履行合同甲方職責以及驗收、結算等環(huán)節(jié)存在拖延甚至不管、不顧的現(xiàn)象，采購工作小組的設置，可以承擔合同管理職能，督促需求部門按時、按合同約定履行相關義務，做好驗收與結算工作。
3結論與建議
通過筆者的實踐與調(diào)研，在地方高校政府采購模式中，依照“管采分離”的原則，在集中采購機構外設置采購工作小組是一個良好的創(chuàng)新與嘗試。但實踐中仍存在值得改進的地方，筆者建議。首先，采購工作小組需要加強項目前期管理，主要是前期論證以及采購需求編制和審定，從政府采購的角度出發(fā)去審定采購項目和采購需求的合理性與科學性；也可以借助招標機構的力量，充分進行采購需求的論證，以便公正、合理、合規(guī)的開展項目采購。其次，從采購實施以及采購后期合同管理的角度，建議地方高校單獨設置法律事務工作小組，以應對政府采購過程中的質(zhì)疑與投訴；同時加強合同簽訂環(huán)節(jié)的專業(yè)能力，推進政府采購合同簽約效率的同時，避免和防范法律風險，應對合同履約過程中的法律事務。最后，從加強地方高校政府采購隊伍建設的角度，設置集中采購機構和采購工作小組，可以在集中采購機構和采購工作小組崗位之間，依照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》(財會〔2012〕21號)第10條的規(guī)定，實現(xiàn)內(nèi)部控制關鍵崗位工作人員的輪崗管理。
參考文獻
[1]中華人民共和國政府采購法[S].第五章第四十六條規(guī)定.
[2]行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)[S].(財會﹝2012﹞21號)第十條規(guī)定.
作者：楊明晨 單位：上海海洋大學招投標辦公室