公路工程檔案管理工作的研究
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在當(dāng)前的公路檔案管理中，尚未形成一套完整的集系統(tǒng)化、科學(xué)化、信息化為一體的公路工程檔案管理體系，且還存在一些突出問(wèn)題。
1.1檔案管理重視不足，檔案管理意識(shí)淡薄
許多領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到公路工程檔案的重要作用，片面地認(rèn)為這些檔案只是一堆簡(jiǎn)單的圖紙和設(shè)備，不會(huì)有很大的價(jià)值。比起建設(shè)的項(xiàng)目，這些有意或無(wú)意形成的文件不能給單位帶來(lái)多大的效益，在經(jīng)濟(jì)效益的比較下，很多領(lǐng)導(dǎo)者或者檔案管理人員選擇短期效益而不是長(zhǎng)期的。而領(lǐng)導(dǎo)的重視程度直接影響到檔案的管理水平。導(dǎo)致一些機(jī)構(gòu)缺乏專(zhuān)職檔案人員，或者檔案人員素質(zhì)參差不齊。
1.2基礎(chǔ)性工作不扎實(shí)
首先，是制度上的缺失。俗話(huà)說(shuō)：無(wú)規(guī)矩不成方圓。在公路工程資料檔案管理上，許多單位對(duì)檔案的管理僅僅靠《檔案法》的規(guī)定，沒(méi)有根據(jù)自己的實(shí)際情況起草更加詳細(xì)的規(guī)章，規(guī)定。其次，缺乏一套考評(píng)體系。對(duì)于項(xiàng)目工程和職工管理都有一套成熟的規(guī)定，但是在交通重點(diǎn)工程檔案管理上沒(méi)有目標(biāo)管理考評(píng)，使得無(wú)法合理評(píng)價(jià)檔案工作成效和質(zhì)量高低。再次，檔案的收集工作不到位。部分單位對(duì)檔案的收集是簡(jiǎn)單的一刀切，沒(méi)有根據(jù)檔案的實(shí)際情況和實(shí)際周期的長(zhǎng)短來(lái)確定。而檔案的收集工作是檔案管理工作的基本環(huán)節(jié)，檔案收集的效果直接影響到之后檔案的整理和保管。這些基礎(chǔ)性工作不扎實(shí)，容易導(dǎo)致了檔案資料收集不及時(shí)和不完整。
1.3信息化技術(shù)管理水平不高，傳統(tǒng)管理方式仍占主導(dǎo)地位
隨著科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在檔案管理工作中占有輔助的地位，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，有助于提高工作效率。但是在公路工程檔案管理中，仍然以傳統(tǒng)的手工錄入和手工檢索為主，效率不高，每次檢索都需要翻閱文件或目錄。這些問(wèn)題的存在，不僅影響工程進(jìn)度和工程資料質(zhì)量，而且嚴(yán)重制約了公路工程檔案管理水平的提高。對(duì)于這些方面的問(wèn)題應(yīng)該引起檔案管理人員和單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。這些問(wèn)題的存在，也反映了它不止是個(gè)別單位存在的短板，同時(shí)也給其他單位檔案管理敲響警鐘。
二、公路工程檔案管理問(wèn)題的對(duì)策
2.1更新觀念，強(qiáng)化工程檔案意識(shí)
我們希望各參建單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員能夠提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，深刻領(lǐng)會(huì)檔案的意義所在，創(chuàng)新思想，抓好公路重點(diǎn)工程檔案管理工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及各類(lèi)工程檔案管理規(guī)章制度中對(duì)于檔案人員職責(zé)的規(guī)定。必須注意的是，檔案管理人員在做好收集和整理工作的同時(shí)，必須恰當(dāng)?shù)靥幚砗脵n案開(kāi)放和保密的關(guān)系，保證檔案的全面系統(tǒng)、完整安全和充分利用，使檔案工作與法制化軌道相吻合，做到依法管理檔案、利用檔案、維護(hù)檔案和依法開(kāi)放檔案信息。
2.2練好公路工程檔案管理工作的基本功
、
第一，對(duì)于制度不完善這一方面，應(yīng)該加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理。我們可以根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)的規(guī)定,健全工程建設(shè)單位的檔案制度，如《檔案人員崗位責(zé)任制》，檔案收集和立卷歸檔制度、保密制度等等,對(duì)檔案資料的的收集和整理工作用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范。第二，對(duì)于檔案管理的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)問(wèn)題，可以通過(guò)量化考評(píng)來(lái)完成。通過(guò)量化，把一些抽象的問(wèn)題具體化，淺顯的內(nèi)容深刻化，對(duì)于檔案管理工作的進(jìn)一步改進(jìn)和提高有提醒作用。例如，在檔案收集這一板塊，可以通過(guò)數(shù)字來(lái)說(shuō)明部門(mén)收集檔案的進(jìn)度，數(shù)量，增量與減量，說(shuō)明部門(mén)工作效率和工作業(yè)績(jī)。第三，做好檔案收集工作。檔案收集工作是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，它是起著承上啟下的作用，對(duì)于未歸檔的文件，可以提前進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范，對(duì)于已經(jīng)歸檔的文件要認(rèn)真鑒定其完整性和真實(shí)性以及保管期限如何，這是對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé)的態(tài)度。
2.3適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用先進(jìn)技術(shù)和理論
科學(xué)技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)越來(lái)越關(guān)注的一個(gè)方面，給人們帶來(lái)了各方面的便利。我們需要與時(shí)俱進(jìn)，活學(xué)活用，用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備來(lái)管理檔案能夠起到事半功倍的效果。理論是用來(lái)指導(dǎo)實(shí)踐的，對(duì)于國(guó)外或其他行業(yè)領(lǐng)域先進(jìn)的理論，不能照搬照抄，但是我們可以站在巨人的肩膀上，汲取精華，為本檔案行業(yè)服務(wù)。
三、小結(jié)
新時(shí)期的檔案非常重視完整性和開(kāi)發(fā)利用，通過(guò)創(chuàng)新發(fā)展，將現(xiàn)代化高新科技應(yīng)用于檔案，目的是提高檔案的庫(kù)藏水平和利用效率。直接面對(duì)公路工程檔案管理工作中存在的問(wèn)題不僅是當(dāng)務(wù)之急，而且勢(shì)在必行。采取的對(duì)策是加大隊(duì)公路工程檔案管理的重視，態(tài)度決定一切，同時(shí)提高工程內(nèi)業(yè)資料的整體水平。
作者：韓義平 單位：江蘇省無(wú)錫市工程管理處
