系統(tǒng)工程企業(yè)檔案工作管理體系構(gòu)建實踐

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摘要：本文以中國航發(fā)沈陽發(fā)動機研究所為例，引入系統(tǒng)工程思想，構(gòu)建以檔案工作需求為輸入，以需求體系、操作體系、產(chǎn)品層次體系為核心，以綜合保障體系為支撐，以檔案產(chǎn)品為輸出，以使命和愿景為目標的企業(yè)檔案工作管理體系。本體系旨在對企業(yè)檔案工作如何正確地做正確的事進行分析，為檔案工作更好地發(fā)揮固有作用和展示自身價值提供基礎(chǔ)保證。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案工作；系統(tǒng)工程；檔案管理體系；檔案體系

1引言

企業(yè)檔案工作是利用科學(xué)的原則和方法直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的綜合性工作。以1978年錢學(xué)森在上海文匯報發(fā)表《組織管理的技術(shù)——系統(tǒng)工程》一文為標志，系統(tǒng)工程思想引進中國，并于20世紀90年代到21世紀初由肖漢杰[1]、韓瑛瑾[2]、孫夢芝[3]、廖嵐亭[4]、翟素萍等[5]、鄭元香[6]和李惠銘[7]等嘗試引入檔案工作實踐中。周賢慧[8]運用系統(tǒng)工程原理將檔案工作系統(tǒng)解構(gòu)為檔案工作目標、檔案工作管理內(nèi)容（各流程環(huán)節(jié)）、檔案工作管理資源（人財物等環(huán)境）等方面。本研究以中國航發(fā)沈陽發(fā)動機研究所為例，借鑒現(xiàn)代系統(tǒng)工程模型和梁春華等[9]構(gòu)建的情報工作體系，構(gòu)建以愿景為目標，以檔案管理、檔案編研、檔案科研工作需求為輸入，以需求體系、操作體系、產(chǎn)品層次體系為核心，以綜合保障體系為支撐，以檔案產(chǎn)品為輸出的基于系統(tǒng)工程思想的企業(yè)檔案工作管理體系，旨在以更快的速度、更高的質(zhì)量、更低的成本開展企業(yè)檔案工作，充分發(fā)揮檔案的內(nèi)在價值，為企業(yè)發(fā)展提供支撐與保障。

2基于系統(tǒng)工程的檔案工作管理體系的定義

系統(tǒng)工程思想和方法經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)由樸素的系統(tǒng)工程思想，發(fā)展到以美國系統(tǒng)工程專家霍爾（A.D.Hall）三維結(jié)構(gòu)模型為代表的傳統(tǒng)系統(tǒng)工程思想[10]，進一步發(fā)展到以美軍標準MIL-STD-499A/B和國際系統(tǒng)工程協(xié)會的系統(tǒng)工程思想為代表的現(xiàn)代系統(tǒng)工程思想[11]。霍爾三維結(jié)構(gòu)模型的系統(tǒng)工程思想集中體現(xiàn)在時間維、邏輯維和知識維上。時間維以工作流程為基礎(chǔ)，以管理內(nèi)容和管理目標為核心。邏輯維以邏輯思維為基礎(chǔ)，以系統(tǒng)工程過程為表現(xiàn)形式。知識維以方法和技術(shù)為基礎(chǔ)，以解決每一階段、每一步驟中可能出現(xiàn)的關(guān)鍵問題為目的。基于系統(tǒng)工程理論的檔案管理體系是借鑒現(xiàn)代系統(tǒng)工程的理論和思想[11]，將其應(yīng)用到檔案工作中來，優(yōu)化和豐富檔案工作管理體系，使檔案工作更加科學(xué)、高效?；诨魻柸S結(jié)構(gòu)模型和基于INCOSE系統(tǒng)工程的檔案工作管理體系分別如圖1和2所示。

3基于系統(tǒng)工程的檔案工作管理體系的構(gòu)建

以中國航發(fā)沈陽發(fā)動機研究所為例，借鑒如圖1和2所示的檔案工作管理體系，構(gòu)建以愿景為目標，以檔案管理、檔案編研、檔案科研工作需求為輸入，以需求體系、操作體系、產(chǎn)品層次體系為核心，以綜合保障體系為支撐，以檔案產(chǎn)品為輸出的基于系統(tǒng)工程思想的企業(yè)檔案工作管理體系，如圖3所示。

3.1以統(tǒng)帥發(fā)展為目的，確定檔案工作的愿景。

檔案工作愿景，旨在為開展檔案工作提供目標指引和方向?qū)Ш?，從?zhàn)略層面解決“做對工作”的問題。檔案工作的核心屬性是原始記錄的管理性和原生知識的支撐性。檔案工作就是將過去完好地保存為歷史記錄，把現(xiàn)在完整地保存為原始記錄，為現(xiàn)在與未來提供盡可能多的歷史記憶和知識支撐，讓歷史學(xué)家有過去可研究，讓政治學(xué)家有現(xiàn)在可研究，讓檔案學(xué)家能有現(xiàn)在可把握與有未來可預(yù)測。中國航發(fā)沈陽發(fā)動機研究所確定的檔案工作使命是圍繞研究所航空發(fā)動機和燃氣輪機的技術(shù)與產(chǎn)品研發(fā)和科研管理全生命周期的檔案工作需求，開展檔案管理、編研、科研工作，發(fā)揮檔案工作“歷史記憶和知識支撐”的作用，為所提供“科研發(fā)展保障，管理決策支撐”。檔案機構(gòu)愿景是全面建設(shè)產(chǎn)品一流、技術(shù)一流、隊伍一流、環(huán)境一流的中國航空發(fā)動機檔案研究和保障中心。

3.2以輸入需求為目的，構(gòu)建檔案工作需求體系。

檔案工作需求體系是圍繞企業(yè)核心業(yè)務(wù)，貫穿技術(shù)與產(chǎn)品研發(fā)和科研管理的全壽命周期，通過檔案管理與檔案編研工作，實現(xiàn)歷史記錄的管理性和原生知識的支撐性目標，促進檔案機構(gòu)愿景和“做對工作”目標的達成。需求體系包括檔案管理、檔案編研和檔案科研三個子體系。中國航發(fā)沈陽發(fā)動機研究所檔案管理、檔案編研和檔案科研需求子體系以航空發(fā)動機工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）為基礎(chǔ)，以航空發(fā)動機技術(shù)與產(chǎn)品研發(fā)和科研管理全壽命周期為主線，以各應(yīng)用門類、各載體形式、各表現(xiàn)形式的檔案管理、檔案編研、檔案科研為核心，以實現(xiàn)原始記錄的管理（查考）性和原生知識的支撐性為目標。

3.3以規(guī)范指導(dǎo)為目的，構(gòu)建檔案工作技術(shù)操作體系。

檔案工作技術(shù)操作體系以霍爾三維結(jié)構(gòu)模型的時間維與邏輯維為基礎(chǔ)構(gòu)建并由制度、流程、指導(dǎo)書、檢查單、模板、案例等技術(shù)操作文件進行指導(dǎo)。

3.3.1檔案編研技術(shù)操作子體系。檔案編研工作的時間維包括課題論證、檔案研究、產(chǎn)品應(yīng)用3個階段，細化為需求搜集、課題論證、檔案檢索、檔案分析、課題規(guī)劃、報告撰寫、產(chǎn)品評價等7個子階段。邏輯維引入系統(tǒng)工程V字模型，如圖4所示。通過融入企業(yè)研發(fā)體系，確保檔案編研工作對企業(yè)各項科研工作提供科學(xué)、高效、可持續(xù)的知識支撐。

3.3.2檔案管理技術(shù)操作子體系。檔案管理技術(shù)操作子體系的時間維包括歸檔計劃制訂、文件材料歸檔、檔案保管利用3個階段，細化為檔案歸檔范圍與保管期限的制定、檔案歸檔計劃的制訂、檔案歸檔計劃的確認、檔案資料的收集與鑒定、檔案資料的整理、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的利用、檔案利用的評價與研究等9個子階段。邏輯維引入系統(tǒng)工程V字模型，如圖5所示。通過融入企業(yè)研發(fā)體系，確保檔案管理工作對企業(yè)各項科研工作提供“多快好省”的管理保障。

3.3.3檔案科研技術(shù)操作子體系。檔案科研操作技術(shù)子體系的時間維包括P課題論證、專業(yè)研究、產(chǎn)品應(yīng)用3個階段，細化為需求搜集、現(xiàn)狀調(diào)研與分析、課題論證、專業(yè)研究、課題規(guī)劃、報告撰寫、產(chǎn)品應(yīng)用等7個子階段。邏輯維引入系統(tǒng)工程V字模型，如圖6所示。這一體系，服務(wù)于檔案管理子體系和檔案編研子體系，以確保檔案管理與編研工作科學(xué)、高效和持續(xù)地發(fā)展。

3.4以輸出產(chǎn)品為目的，構(gòu)建檔案產(chǎn)品層次體系。

產(chǎn)品層次體系基于對檔案工作的需求，是產(chǎn)品規(guī)劃的宏觀構(gòu)架和重要組成部分，既是實現(xiàn)檔案機構(gòu)的愿景的保證，又是滿足檔案專業(yè)人才成長的指南和牽引，從戰(zhàn)術(shù)上解決“做對檔案工作”的問題。檔案產(chǎn)品層次體系，包括檔案編研產(chǎn)品、檔案管理產(chǎn)品和檔案科研產(chǎn)品等3個子層次體系。檔案編研產(chǎn)品層次子體系包括5個層級。第一級為一次編研，如匯編、匯集、文集等；第二級為二次編研，如技術(shù)攻關(guān)總結(jié)、型號研制歷程、產(chǎn)品簡介、大事記（型號大事記）、工程（項目建設(shè)）簡介、設(shè)備簡介、質(zhì)量事故分析記編、組織沿革、單位情況介紹、成果簡介、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、會議簡介等；第三級為三次編研，如手冊、年鑒等；第四級為四次編研，如所史、專業(yè)研究報告等；第五級為五次編研，如專著、專題評述等。檔案管理產(chǎn)品層次子體系包括：件、卷、門類、項目/型號和檔案全宗。檔案科研產(chǎn)品層次子體系包括：資料匯編、綜述報告、專業(yè)趨勢報告、專業(yè)研究報告、專業(yè)述評報告等。

3.5以支撐為目的，構(gòu)建檔案綜合保障體系。

檔案綜合保障體系以保障檔案產(chǎn)品體系和檔案技術(shù)操作體系的實現(xiàn)為目標，解決“做對工作”的問題。類似于霍爾三維結(jié)構(gòu)模型中的知識維，類似于INCOSE中的項目流程、項目使能流程和協(xié)議流程，類似于流程背景中的控制項和使能項。其具體包括制度體系、人才與團隊、數(shù)字檔案平臺和安全防護等子體系。

3.5.1檔案工作制度子體系。通過制訂并實施基于流程和門類（橫看成類側(cè)成流）、涵蓋總體、技術(shù)操作和技術(shù)基礎(chǔ)三個層級和不同載體類型（宏微虛實各不同）的基于系統(tǒng)思想的檔案工作制度體系，提升檔案工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。

3.5.2檔案專業(yè)人才與團隊子體系。通過引進檔案專業(yè)與背景專業(yè)人才優(yōu)化專業(yè)配置，通過構(gòu)建基于檔案專業(yè)知識、檔案專業(yè)技能、檔案基礎(chǔ)能力、檔案職業(yè)素養(yǎng)的4維π形能力素質(zhì)模型，并通過基于知識與技術(shù)的5維5級人才成長模型，造就國內(nèi)一流的“兩專多能”π形能力素質(zhì)結(jié)構(gòu)檔案專業(yè)人才和隊伍。

3.5.3數(shù)字檔案平臺子體系。通過建設(shè)以專/兼職檔案人員、項目主管人員、檔案形成人員和信息專業(yè)人員共同參與為合作機制，以記錄、文件、檔案作為管理與研究基礎(chǔ)的，以與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)高效互聯(lián)互通完成數(shù)字輸入，以檔案管理與編研工作流程為主線，以大數(shù)據(jù)采集、挖掘、分析技術(shù)為輔助手段的多功能數(shù)字化檔案工作平臺，實現(xiàn)資源的數(shù)字化、管理的自動化和服務(wù)的知識化，進而全面提升檔案工作的效率、質(zhì)量與水平。

3.5.4檔案安全防護子體系。通過智能安全子體系的不斷健全與完善，逐步建立起人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防護體系[12]，確保檔案各方面的安全。

4結(jié)束語

基于系統(tǒng)工程（SE）管理思想的檔案工作管理體系集成了檔案工作的全過程、全要素以及全部利益相關(guān)者，形成的管理體系構(gòu)架、檔案產(chǎn)品層級結(jié)構(gòu)、橫看成類側(cè)成流的制度體系、4維π形能力素質(zhì)模型等，并在實踐中得以應(yīng)用，突顯了檔案工作的價值。該體系仍需要進一步驗證、改進和完善。

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作者：郗瀅 梁春華 劉殿春 王運玲 溫波 單位：中國航發(fā)沈陽發(fā)動機研究所