工程監(jiān)理檔案資料有效管理

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一、目前工程監(jiān)理檔案資料管理工作中存在的問題

1.對檔案資料的保管不夠重視:很長時(shí)間以來，許多監(jiān)理人員對工程監(jiān)理檔案資料的管理工作存在一些錯(cuò)誤的認(rèn)知，在他們的意識里檔案管理就是一些簡單的保管工作，而在工程施工監(jiān)理的主要任務(wù)，僅僅是為了輔助來做好其他工作，只要能應(yīng)付平常的工程檢查而在施工即將結(jié)束時(shí)突擊一下就可以。這些對監(jiān)理檔案管理的態(tài)度都說明了監(jiān)理人員對檔案管理缺乏正確的認(rèn)識，對這些工作的重視程度過低導(dǎo)致監(jiān)理工作有時(shí)舉步維艱。

2.管理模式不正規(guī):對一些管理部門來說，很多因?yàn)楦黝愘Y源配置不合理，工程量大且人員零散，而監(jiān)理檔案被其他人員代為管理或者監(jiān)督，造成檔案資料比較零散無章。

3.檔案資料管理人員問題:多數(shù)資料保管人員沒有受到過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案的收集整理保管的工作不夠細(xì)致專業(yè)，并且對檔案的收集缺乏重視，難以保證對檔案的合理保管。并且許多檔案保管人員都是兼任保管工作，因此對其投入的精力較少，導(dǎo)致收集歸檔不及時(shí)，很大程度上降低了檔案管理的工作效率，還會(huì)降低資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

4.檔案管理程序不完整:檔案室人員不能對公司文件進(jìn)行充分學(xué)習(xí)，檔案室管理制度沒有得到實(shí)施，致使不能對資料的保管和使用的各方面進(jìn)行有效的控制。

二、工程監(jiān)理檔案資料的有效管理措施

1.針對檔案管理工作加強(qiáng)宣傳，提高全體員工對檔案管理的重視，對檔案管理的重要性也要加強(qiáng)教育宣傳，經(jīng)常組織一些講座來提高員工的認(rèn)識。經(jīng)常印制一些檔案知識宣傳手冊或者員工考核來提高員工檔案保管的意識和水平，建立并完善管理機(jī)制，有效協(xié)調(diào)檔案管理工作的各個(gè)方面。在檔案的收集、歸案、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)建立明確有效的管理系統(tǒng)和方法，區(qū)分好監(jiān)理檔案資料的界限，做到不遺漏不粗心。明確各類檔案的保管期限，使檔案收集管理和使用各階段都有條不紊。

2.明確監(jiān)理職責(zé)，加強(qiáng)檔案管理工作認(rèn)知。組織建立以工程總監(jiān)理為主要負(fù)責(zé)人為中心的檔案管理小組，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督作用，分清檔案管理工作中各責(zé)任人的工作范圍，增強(qiáng)責(zé)任感實(shí)施獎(jiǎng)罰制，經(jīng)常對責(zé)任人進(jìn)行考核。同時(shí)監(jiān)理人員還應(yīng)該協(xié)調(diào)好設(shè)計(jì)單位、施工單位和委托方的檔案歸屬，確定移交范圍。履行好監(jiān)理對施工單位的監(jiān)管，完善檔案收集監(jiān)督體系。經(jīng)常對各方在檔案的收集保管方面進(jìn)行抽查，在分部分項(xiàng)工程施工中，還應(yīng)該在驗(yàn)收前檢查檔案資料的收集和管理，使檔案資料保管可以貫穿在整個(gè)工程施工中。

3.掌握工程進(jìn)度，增加工程的參與度。想要使工程檔案資料完整有效，不僅要求監(jiān)理人員有足夠的責(zé)任感，還要求監(jiān)理人員能夠掌握施工的整個(gè)進(jìn)度，一方面根據(jù)完工進(jìn)度，制定檔案收集入檔的進(jìn)度計(jì)劃，另一方面對施工中檔案整理直接監(jiān)督控制，參與到各個(gè)環(huán)節(jié)中。4.對檔案資料進(jìn)行編號管理。對在工程監(jiān)理中檔案管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，將施工單位上報(bào)的資科進(jìn)行分段標(biāo)號管理，每個(gè)階段標(biāo)號的開頭編制相同的開頭編號；監(jiān)理方面的檔案還要施工單位檔案編

號相同。這種做法保證監(jiān)理方和施工方在整理各自資料的同時(shí)，還要保證資料的完整性和一致性，有利于整體工程檔案的有效管理。

5.監(jiān)理檔案按項(xiàng)目劃分，遵循形成規(guī)律。工程監(jiān)理的總監(jiān)理監(jiān)督各監(jiān)理人員提高對檔案管理的重視和參與，按每個(gè)施工環(huán)節(jié)監(jiān)理人既是負(fù)責(zé)人的原則來對檔案的收集整理進(jìn)行監(jiān)督；按照項(xiàng)目對工程驗(yàn)收的同時(shí)提供完整的檔案資料，并將完整有效的的監(jiān)理檔案交由專門的檔案保管機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管，必要時(shí)還應(yīng)建立相關(guān)的臺帳。整理檔案資料立卷時(shí)應(yīng)按照檔案形成時(shí)間的先后或者其他規(guī)律來確保各檔案之間存在的勾稽關(guān)系。根據(jù)施工項(xiàng)目對檔案進(jìn)行分類，考慮資料的厚度，把檔案資料實(shí)施有序管理，使檔案的查找和使用更加簡便快捷。整理監(jiān)理資料時(shí)還要檢查檔案資料的真實(shí)性，排除弄虛作假的行為，充分發(fā)揮監(jiān)理人員的作用，出現(xiàn)問題時(shí)，要及時(shí)調(diào)查清楚，確定有錯(cuò)誤時(shí)用要求資料的提供方及時(shí)糾正。

6.基本建設(shè)檔案的收集管理。有些基本建設(shè)的施工時(shí)間長，參與施工的單位較多而且專業(yè)性強(qiáng)。導(dǎo)致這些施工資料的收集的管理很難控制，這一直是檔案管理工作中的一個(gè)難點(diǎn)。而這種問題可以通過分工來解決，具體辦法就是，將基本建設(shè)檔案的收集管理分布工作的環(huán)節(jié)分散到個(gè)施工單位中；各施工單位分別把施工過程中的資料進(jìn)行歸集和整理，而設(shè)計(jì)兩個(gè)或者多個(gè)單位交叉的資料為減少推卸責(zé)任交由建設(shè)方來管理。

7.創(chuàng)建并管理電子檔案。如今計(jì)算機(jī)在生活工作中的有效使用，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為我們工作和生活中不可替代的存儲工具，很大程度上簡化了我們的日常工作，使工作效率大大提高。當(dāng)然，在工程監(jiān)理檔案資料管理中也得到了大量的應(yīng)用。各類檔案資料管理的數(shù)字化、信息化是信息時(shí)代的新要求，同時(shí)是檔案管理人員的責(zé)任和任務(wù)?，F(xiàn)如今，每份資料的形成都離不開信息技術(shù)，計(jì)算機(jī)的辦公自動(dòng)化更加廣泛的應(yīng)用，要求資料的管理人員必須學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代信息技術(shù)和方法來對檔案進(jìn)行管理，這樣才能適應(yīng)時(shí)代的要求。工程監(jiān)理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些電子版的檔案資料，例如有關(guān)的圖像資料和有些檔案附帶的說明都有可能是電子版。把整個(gè)工程檔案有關(guān)的電子檔案進(jìn)行編號、整理，方便以后對檔案資料的檢索和使用。

8.提高檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感。每一個(gè)資料檔案的管理人員，都應(yīng)具備專業(yè)勝任能力和職業(yè)素養(yǎng)；還應(yīng)具有一定的表達(dá)能力。在各類工程設(shè)施建設(shè)和信息化的快速發(fā)展的推動(dòng)下，工程施工對監(jiān)理工作的質(zhì)量也越來越高，對工程監(jiān)理來說更加需要一些具備現(xiàn)代化信息技術(shù)的人員來對檔案進(jìn)行管理。在任何工作中，人才是關(guān)鍵部分，工程監(jiān)理中要想使各方面的工作都能夠順利進(jìn)行就要求后方的檔案管理提供一些支持，這就要求檔案資料管理人員具有很高的思想覺悟和工作積極性，特別是遵循職業(yè)道德，提高對個(gè)人工作道德責(zé)任意識，以正確的思想道德來規(guī)范自己的行為。要適應(yīng)監(jiān)理檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須工作上要自覺，還要不斷豐富自己，使自己更加適應(yīng)現(xiàn)代化要求掌握更加先進(jìn)的管理方法。

三、結(jié)語

合理管理工程監(jiān)理檔案資料可以提高整個(gè)工程監(jiān)理過程的效率。檔案資料的歸集和整理是工程監(jiān)理工作的一個(gè)重要部分，它能夠真實(shí)地反映工程監(jiān)理工作的狀況，工程施工和竣工都要使用一些工程監(jiān)理資料，是檢查和管理工程施工的一些重要依據(jù)，而能否提供有效的資料成為工程能否順利進(jìn)行的一部分因素。所以在實(shí)際工程監(jiān)理中要確保檔案的歸集和管理能有效實(shí)施，從各種方面各角度來盡量提高檔案管理工作有效性，并著手檔案的歸集和整理的監(jiān)管，保障檔案資料的完整性和真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)對工程監(jiān)理檔案資料的合理管理，最終提高監(jiān)理質(zhì)量，使業(yè)主滿意。

作者：黃雪梅 單位：湛江中匯電力咨詢有限公司