高校基建工程材料設(shè)備采供與管理

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摘要：

基于高校基建材料設(shè)備采供管的工作實(shí)踐，對建材采供管工作的議事程序、采購決策、計劃采供、履約監(jiān)督、管理激勵、事后評估等管理環(huán)節(jié)進(jìn)行探究思考，為進(jìn)一步改進(jìn)采供工作、提高管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：高校基建；工程材料；采購決策；履約監(jiān)督

1引言

據(jù)2013年江蘇省教育經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計年鑒顯示，2013年度全省高?；窘ㄔO(shè)資金投入達(dá)65.13億元（其中中央44.84億元、地方20.29億元）。從近兩年的基建實(shí)際看，有少數(shù)高校年基本建設(shè)投資預(yù)算可達(dá)億計。其中建筑材料與設(shè)備的資金投入約占建筑工程預(yù)算造價60%～70%；作為建設(shè)方的高校業(yè)主基于國內(nèi)高校系統(tǒng)工程建設(shè)管理的慣例與實(shí)際情況，自行負(fù)責(zé)采購供應(yīng)的所謂建筑工程甲供材料設(shè)備（一般是在工程項目招標(biāo)清單中以暫估價出現(xiàn)的材料與設(shè)備）同樣規(guī)模巨大。各高校經(jīng)過長期的工作實(shí)踐積累，已初步探索出既符合國家法規(guī)又適合各校實(shí)際的建設(shè)工程甲供材料設(shè)備采供方法，但建筑材料設(shè)備采供與管理的全過程工作具體操作中，依然存在許多值得認(rèn)真思考的問題。本文結(jié)合多年建材采供管實(shí)際工作經(jīng)驗，對現(xiàn)行采供管相關(guān)環(huán)節(jié)實(shí)際操作過程中的問題進(jìn)行思考。

2工程材料采供與管理的問題分析

綜合分析高校基建工程建筑材料采供管的現(xiàn)狀，總結(jié)歸納如下幾個問題：

（1）采供議事程序簡略化。部分高校采購人進(jìn)行在建工程建筑材料設(shè)備批量采購議事時，其程序僅僅為使用者報請學(xué)?；ú块T經(jīng)辦人，經(jīng)辦人編排進(jìn)入采購計劃，并與部門管理者商討且由領(lǐng)導(dǎo)拍定相關(guān)采購供應(yīng)事宜，省略了公眾參與、專家論證、民主決策等程序。

（2）招標(biāo)采購決策行政化。對建材采購問題，依然延用行政事務(wù)決策方法，即采購人（一般為基建職能部門）依據(jù)工程圖紙設(shè)計實(shí)況申報，建設(shè)方主管領(lǐng)導(dǎo)定奪，指定經(jīng)辦人操辦具體事宜的行政化決策機(jī)制。

（3）采供合同監(jiān)督形式化。招標(biāo)采購合同的監(jiān)督，名義上是業(yè)務(wù)主管部門及職能監(jiān)督部門的事，事實(shí)上，其監(jiān)督往往缺失或流于形式，有的監(jiān)管環(huán)節(jié)處于無人問津狀態(tài)。

（4）建材采供計劃框架化。由于建材市場變化萬千，同時建設(shè)工程又因設(shè)計深度與計劃編制等因素呈現(xiàn)“計劃不如變化快”的隨變格局，所以現(xiàn)在建材采供計劃流行“框架式”編報，只列大概數(shù)量要求、大約供應(yīng)時間、最基本的個別要求，實(shí)采實(shí)供，屆時按需調(diào)整。

（5）采供管理激勵單一化：在高校行政管理中，工作激勵方式以精神鼓勵為主，常見的年度總結(jié)表彰或工作評優(yōu)頒獎，因形式單一數(shù)年不變，激勵效果不佳。

（6）工作實(shí)踐評價偶然化。采購管理實(shí)踐中，推進(jìn)專業(yè)工作后評估可以針對工作實(shí)際問題即時糾偏或適時整改或集優(yōu)推進(jìn)，已被業(yè)內(nèi)廣泛認(rèn)同，但部分采購人員存有需時承辦思想，不愿多做一些“未來的防范與準(zhǔn)備”的前期性工作，偶遇上級部署專項管理評價檢查工作時，常常應(yīng)付事。

3采供與管理再思考

3.1議事程序規(guī)范化

所謂議事程序規(guī)范化即議事程序符合一定的標(biāo)準(zhǔn)。工程建設(shè)領(lǐng)域采購專項工作的議事需要解決“7W”問題：即

（1）為什么“Why”要進(jìn)行相關(guān)采購？

（2）準(zhǔn)備采購什么“What”？

（3）應(yīng)用哪項資金“Which”（事業(yè)單位不同性質(zhì)的資金適用的相關(guān)法規(guī)有差異）實(shí)施采購？

（4）在哪里“Where”（在校內(nèi)自行組織或校外有形市場）完成采購計劃？

（5）采購任務(wù)運(yùn)作的適宜時間“When”（包括需求極限時間約定）要求？

（6）由誰“Who”（哪個部門）來承擔(dān)并負(fù)責(zé)這項工作?

（7）采購全程怎么“Way”操作？而要解決這些問題，議事組織者首先要考慮議事所要堅持的基本原則：集體討論、民主集中；其次考慮議事的程序要求：遵規(guī)守章、科學(xué)規(guī)范，諸如參加議事的單位與人員以及解釋說明與議論發(fā)言的政策導(dǎo)向、次序安排，以及議事運(yùn)用的方式方法（包括必要時的專家論證報告與市場調(diào)研資料等佐證呈報與傳閱等）；最后考慮議事結(jié)論匯總與備案工作。本文將其基本議事程序步驟總結(jié)歸納為：“I-P-D-S-C”即

（1）項目負(fù)責(zé)人介紹“Introduce”采購項目概況

（2）專項承辦人對議事需要解決的“7W”問題作簡要陳述“Presentation”

（3）議事者逐項進(jìn)行審議“Deliberation”

（4）議事組織負(fù)責(zé)人總結(jié)“Summary”匯總審議結(jié)論

（5）議事者簽字確認(rèn)“Confirm”議事結(jié)論并備案歸檔——這也就是約定的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)流程。事實(shí)說明，對于重大行政與業(yè)務(wù)決策問題，如果經(jīng)過了規(guī)范的議事程序就能夠有的放矢的集體討論，可以進(jìn)行民主基礎(chǔ)上的意見與建議集中及確定；只有議事程序規(guī)范了，才能提高工作決策效率，也才能避免主觀意斷。

3.2采購決策法制化

業(yè)內(nèi)普遍認(rèn)為，所稱采購決策法制化，就是充分運(yùn)用現(xiàn)行法律法規(guī)及規(guī)章，來調(diào)控其業(yè)務(wù)決策過程，也就是決策者在整個采購決策過程中依法、用法、守法，使其采購決策制度化、規(guī)范化。根據(jù)十八屆四中全會“健全依法決策機(jī)制”，“建立行政機(jī)關(guān)內(nèi)部重大決策合法性審查機(jī)制，建立重大決策終身責(zé)任追究制度及責(zé)任倒查機(jī)制”的精神，各行各業(yè)各領(lǐng)域都在積極倡導(dǎo)并推進(jìn)法制化建設(shè)，工程建設(shè)行業(yè)的采供領(lǐng)域也不例外。本文認(rèn)為建材采供決策的法制化需要：

（1）采購計劃依據(jù)溯源，追溯至項目本身合法性的依據(jù)；

（2）采購方式合法定奪，推進(jìn)公眾參與、專家論證、集體討論、民主集中方式；

（3）采購項目依法操作，即依法進(jìn)行采購項目論證、招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、經(jīng)過招投標(biāo)專業(yè)評審產(chǎn)生中標(biāo)候選人，遵規(guī)公示（公告）結(jié)果、合同談判與簽訂（含合同專項評審）、采購標(biāo)后評估、合同履約監(jiān)督。實(shí)踐中結(jié)合過往同類產(chǎn)品評估結(jié)果，充分運(yùn)用標(biāo)前“專家論證”方式進(jìn)行采購項目合法合規(guī)性審查、綠色經(jīng)濟(jì)性論證、可靠可行性探討，并形成參考性建議。隨后在廣泛民主的基礎(chǔ)上進(jìn)行集中，采用無計名投票方法產(chǎn)生擬采購產(chǎn)品的品質(zhì)經(jīng)濟(jì)層次定位，最后，嚴(yán)格堅持依法遵規(guī)守章導(dǎo)出采購產(chǎn)品，依法進(jìn)行公開招標(biāo)采購。從而使得采購決策的每一決定都有法可依、每一環(huán)節(jié)有規(guī)可遵、每一步推進(jìn)有章可循。

3.3計劃采供細(xì)致化

計劃采供不僅要確定在什么時間里計劃采供什么規(guī)格型號貨物，數(shù)量多少？交到哪里？交給誰收？而且要進(jìn)一步細(xì)致化（Meticulous），例如，某工程項目采購合同規(guī)定采購合成樹脂（苯丙烯酸）乳液內(nèi)墻涂料，色彩要求為乳白色、技術(shù)等級要求為一般檢測項目檢測合格及以上，其中對比率指標(biāo)必須0.95以上、耐洗刷次數(shù)指標(biāo)必須2000次以上（合同約定批量復(fù)檢指標(biāo)不得低于合同規(guī)定指標(biāo)值的95%，否則全部退貨處理），分時（根據(jù)工程進(jìn)度約定）分批（依據(jù)實(shí)際工作量使用情況）供貨并明確分批次分別到貨抽檢，把計劃進(jìn)一步細(xì)化落實(shí)，準(zhǔn)確到具體時間節(jié)點(diǎn)、實(shí)際需要數(shù)量、供貨確切位置等。再如，工程鋁合金門窗項目就需要分時間段，主體完成后需要供應(yīng)商派技術(shù)人員到現(xiàn)場測量并復(fù)核門窗洞口尺寸，全部計劃采供的時間需要考慮到采購招標(biāo)全過程以及土建工程施工進(jìn)度安排協(xié)調(diào)、工程竣工交付日期等。將計劃細(xì)致落實(shí)到各個預(yù)期時間段及與工程進(jìn)度相協(xié)調(diào)的工作銜接時間點(diǎn)。當(dāng)前，建設(shè)工程逐步試點(diǎn)走向總包制，甲方建材供應(yīng)范圍趨小并趨向直供，其工程貨物供應(yīng)管理工作既要依法遵規(guī)守約、保持井井有條，還要力爭適時適量、更要力求準(zhǔn)確無誤。

3.4履約監(jiān)督精準(zhǔn)化

精準(zhǔn)化是一種理念和意識、也是一種認(rèn)真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度和一種精益求精的工作方式。采供合同履約監(jiān)督管理的工作實(shí)踐經(jīng)驗告訴我們，提高合同履行監(jiān)督效果的根本要求在于：一要著眼“精”—精煉，追求提煉精華、關(guān)注重點(diǎn)，如將重點(diǎn)落在工程貨物采供合同標(biāo)的物驗收與貨款支付環(huán)節(jié)點(diǎn)上；二要著力“準(zhǔn)”—準(zhǔn)確，爭取有的放矢、事半功倍，例如查核工程貨物采供合同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的符合度與貨款支付的準(zhǔn)確度，努力避免履約監(jiān)督形式主義、面面俱到走過場。

3.5管理激勵科學(xué)化

管理激勵（Managementincentive）是激勵理論在管理中的運(yùn)用，國內(nèi)外實(shí)踐中已經(jīng)形成豐富的激勵內(nèi)容和各種各樣的激勵形式。例如美國企業(yè)采取的雇員持股和收益永久分成的長期激勵；國內(nèi)企事業(yè)單位管理中常見采用的分等獎金激勵，以及評優(yōu)表彰精神激勵、工作晉級升職激勵。實(shí)踐中，也可以結(jié)合時展趨勢，創(chuàng)新激勵方式，如休閑療養(yǎng)激勵、學(xué)習(xí)進(jìn)修激勵，但是，當(dāng)前一些管理激勵被部分單位管理者簡單化、均等化、金錢化。作為傳授知識、培養(yǎng)人才、科學(xué)研究場所的高等學(xué)校管理部門，借鑒社會上的一些行之有效的激勵措施尚未不可，但是應(yīng)該防止管理激勵的拜金主義思潮、低庸俗化傾向。管理激勵應(yīng)該在實(shí)際工作中推行參與大眾化、形式多樣化、內(nèi)容多彩化、管理科學(xué)化新格局新常態(tài)，最終實(shí)現(xiàn)管理激勵的預(yù)期。

3.6事后評估常態(tài)化

所謂后評估或后評價（PostProjectEvaluation）是指在項目已經(jīng)完成并運(yùn)行一段時間后，對項目的目的、執(zhí)行過程、效益、作用和影響進(jìn)行系統(tǒng)的、客觀的分析和總結(jié)的一種技術(shù)經(jīng)濟(jì)活動。實(shí)踐證明它能夠避免工作不切實(shí)際情形再現(xiàn)與錯誤重復(fù)、切實(shí)有效改進(jìn)工作、提高工作效率并提升效果。對大型或者重要且批量的建筑材料與設(shè)備采購供應(yīng)后評估工作，一般可采用定向（不同階段的不同類人員）發(fā)放并定期回收后評估調(diào)查表方法，以掌握采供實(shí)際、了解全程成效，同時廣納采供評價意見或建議，以糾偏改進(jìn)、推動前行；另外可召開行業(yè)內(nèi)專家評估會進(jìn)行專業(yè)評定，增強(qiáng)其評估的專業(yè)性和權(quán)威性。目前，建設(shè)行業(yè)各領(lǐng)域的后評估工作越來越被各層次管理者以及頂層設(shè)計者所重視。2015年4月15日，國家發(fā)展改革委、工業(yè)和信息化部、住建部等七部委聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于建立清理和規(guī)范招標(biāo)投標(biāo)有關(guān)規(guī)定長效機(jī)制的意見》（發(fā)改法規(guī)[2015]787號），明確提出要完善規(guī)定審查和后評估機(jī)制。我國建設(shè)工程項目采購招投標(biāo)領(lǐng)域的后評估工作必將進(jìn)入法制化、常態(tài)化。評估結(jié)論為今后采購類似產(chǎn)品提供了可靠的和準(zhǔn)確的改進(jìn)目標(biāo)，有利于精確管理和精準(zhǔn)監(jiān)督，從而有效提高管理效率。作為基層具體采供管理而言，其采供后評估工作已經(jīng)被高校采購人意識到其重要性和現(xiàn)實(shí)的必要性，部分有工程建設(shè)任務(wù)的高校系統(tǒng)開始在基建領(lǐng)域積極推進(jìn)工程貨物采供后評估工作常態(tài)化建設(shè)。

4結(jié)語

當(dāng)前，高校建設(shè)工程項目尚沒有廣泛推行總包制或者代建制，雖然甲方采供材料與設(shè)備的范圍大幅度縮小，但仍保持著有部分重要工程材料設(shè)備以暫定價進(jìn)入工程土建項目招標(biāo)清單，相關(guān)文件也明確：以暫定價出現(xiàn)在工程招標(biāo)清單中且又達(dá)到現(xiàn)行法規(guī)規(guī)定招標(biāo)采購規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)的，實(shí)際需要時可由發(fā)承包雙方負(fù)責(zé)招標(biāo)采購供應(yīng)。由此可以看出，在今后一個相當(dāng)長的時間里，高校基本建設(shè)中關(guān)于建筑材料與設(shè)備采供與管理問題，依然值得基建工作者去認(rèn)真思考與研究。

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作者：高國民 單位：南京林業(yè)大學(xué)