海洋工程ＥＰＣ項(xiàng)目變更管理強(qiáng)化淺析

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摘要：變更管理在海洋工程項(xiàng)目中的重要性十分突出，低效的變更管理體現(xiàn)在合同范圍模糊、缺少定價(jià)依據(jù)、變更簽證不及時(shí)等，使項(xiàng)目無法得到變更補(bǔ)償，最終導(dǎo)致成本超支。通過研究多個(gè)海洋工程EPC（工程總承包）項(xiàng)目變更管理實(shí)施過程，從項(xiàng)目管理過程維度，提出建立責(zé)任分工矩陣、約定變更費(fèi)率和強(qiáng)調(diào)變更時(shí)效性等措施；從項(xiàng)目周期維度，結(jié)合設(shè)計(jì)、采辦和建造周期的特點(diǎn)，探討變更管理的強(qiáng)化措施。相關(guān)措施可以為項(xiàng)目管理者在海洋工程EPC項(xiàng)目中提供借鑒，提高項(xiàng)目變更執(zhí)行的成功率，提升項(xiàng)目盈利能力。

關(guān)鍵詞：變更管理；海洋工程；EPC項(xiàng)目；管理措施

1引言

海洋工程開發(fā)項(xiàng)目具有投資金額大、建造周期緊和要求嚴(yán)格等特點(diǎn)，項(xiàng)目實(shí)施過程中無法避免地會(huì)在范圍、工期、資源等諸多方面發(fā)生變更。為了完成變更，項(xiàng)目不僅要投入超額人力，還將發(fā)生圖紙的反復(fù)升版、材料的重復(fù)采辦、延長項(xiàng)目工期等導(dǎo)致成本增加的因素。而變更管理作為海洋工程項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，項(xiàng)目管理者的實(shí)施水平和變更管理效率直接關(guān)系到變更索賠的成敗。低效的變更管理體現(xiàn)在，因工作范圍模糊而無法確定變更、因變更缺少定價(jià)依據(jù)而被迫討價(jià)還價(jià)、因變更簽證不及時(shí)而缺少工作量定價(jià)等，導(dǎo)致變更無法得到補(bǔ)償或僅得到部分補(bǔ)償，最終使項(xiàng)目成本超支。為提高海洋工程EPC項(xiàng)目盈利能力，需要項(xiàng)目管理者根據(jù)海洋工程EPC項(xiàng)目特點(diǎn)，在海洋工程各周期及相應(yīng)階段采取必要的管理措施，避免項(xiàng)目虧損，并提高項(xiàng)目盈利水平。通過參與研究多個(gè)海洋工程項(xiàng)目的變更管理實(shí)施過程，從項(xiàng)目管理過程維度和項(xiàng)目周期維度，分析海洋工程EPC項(xiàng)目變更管理的要點(diǎn)，提出強(qiáng)化項(xiàng)目變更管理措施，為項(xiàng)目管理者提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。

2項(xiàng)目過程中的變更強(qiáng)化措施

當(dāng)代項(xiàng)目管理者對(duì)于變更管理的認(rèn)知與重視程度在逐步加深，美國項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)PMI組織編寫的《項(xiàng)目管理知識(shí)體系PMBOK指南》中，不僅將”實(shí)施整體變更控制”作為項(xiàng)目整合管理的內(nèi)容之一，更將變更管理的思路貫穿五大過程組，即啟動(dòng)過程、規(guī)劃過程、執(zhí)行過程、監(jiān)控過程、收尾過程。海洋工程EPC項(xiàng)目在各管理過程中具有工作界面繁多、計(jì)價(jià)費(fèi)率單一、不注重變更時(shí)效、變更總結(jié)不完善等特點(diǎn)。結(jié)合PMP（項(xiàng)目管理師）的知識(shí)體系和海洋工程項(xiàng)目特點(diǎn)，亟須采取強(qiáng)化措施提高管理水平。

2．1啟動(dòng)與規(guī)劃過程

2．1．1建立分工矩陣。海洋工程EPC項(xiàng)目合同中的工作界面繁多，易出現(xiàn)責(zé)任方和配合方權(quán)責(zé)不清的問題，所以在此過程中應(yīng)建立分工矩陣，以明確各方責(zé)任。分工矩陣也被稱為RACI（責(zé)任分配矩陣），約定矩陣內(nèi)各相關(guān)方在該項(xiàng)工作中所對(duì)應(yīng)的責(zé)任，R（Responsible），負(fù)責(zé)執(zhí)行任務(wù)；A（Accountable），負(fù)責(zé)批準(zhǔn)與評(píng)價(jià)任務(wù)；C（Consulted），負(fù)責(zé)提供支持與咨詢服務(wù)；I（In⁃formed），應(yīng)及時(shí)被通知的信息接收者［1］。為便于描述，簡稱變更提出方為甲方，即海洋工程開發(fā)方，變更施工方為乙方，即海洋工程EPC項(xiàng)目總包方。在合同簽訂或啟動(dòng)階段，由甲乙雙方共同制定項(xiàng)目分工界面表，即分工矩陣，約定雙方所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，分工矩陣比長篇文字描述更清晰、直觀地反映雙方責(zé)任，在雙方進(jìn)行變更談判時(shí)，有助于甲乙雙方快速判斷變更成立的條件，提高變更談判效率。2．1．2約定變更費(fèi)率。海洋工程EPC項(xiàng)目一般以“結(jié)構(gòu)噸”為工作量乘綜合單價(jià)，計(jì)算設(shè)計(jì)和建造總費(fèi)用，不以人、機(jī)、料的投入量為計(jì)算依據(jù)，在報(bào)價(jià)清單中無法體現(xiàn)人、機(jī)、料的單價(jià)，因其已包含在綜合單價(jià)中。但變更工作涉及廣泛，例如海上采油平臺(tái)配管和電儀專業(yè)的修改，變更項(xiàng)多是管線位置的調(diào)整、電纜路由變化或長度增加等，這些工作量無法以“結(jié)構(gòu)噸”來計(jì)算，只能以實(shí)施變更所需人工時(shí)的投入數(shù)量和工機(jī)具損耗來計(jì)算變更費(fèi)用。因此在制訂合同或啟動(dòng)過程中，甲乙雙方需確定變更費(fèi)率。變更費(fèi)率是計(jì)算為實(shí)施變更而投入人、機(jī)、料所產(chǎn)生費(fèi)用的計(jì)價(jià)基準(zhǔn)，如設(shè)計(jì)的人工、軟件使用，采辦的管理費(fèi)、材料單價(jià)，建造的人工、大型機(jī)具臺(tái)班、工機(jī)具損耗的單價(jià)等。確定變更費(fèi)率將在后期使變更談判的甲乙雙方在計(jì)算變更費(fèi)用時(shí)有據(jù)可循，同時(shí)規(guī)避審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。2．1．3約定變更時(shí)效。在制訂合同或啟動(dòng)過程中，甲乙雙方確定變更提交的時(shí)效。變更提交時(shí)效的規(guī)則常在國際海洋工程項(xiàng)目合同中出現(xiàn)，例如中海油集團(tuán)承攬的俄羅斯某LNG（液化天然氣）建造項(xiàng)目，甲方規(guī)定，當(dāng)需求提出后，如乙方識(shí)別為變更，則需在30個(gè)自然日內(nèi)提交變更通知和所有支持文件，超時(shí)將不予認(rèn)可。而反觀國內(nèi)海洋工程EPC項(xiàng)目，具有“先干活后確認(rèn)”的特點(diǎn)，在合同中極少提到變更時(shí)效的規(guī)則，且甲乙雙方習(xí)慣在項(xiàng)目完工時(shí)，通過一次或少數(shù)幾次變更談判會(huì)議，匯總所有變更，集中提交甲方審核。該種管理方法時(shí)效性差，存在過程文件丟失或不易收集、相關(guān)人員流動(dòng)導(dǎo)致無法追溯等弊端，尤其是工程建設(shè)周期較長的項(xiàng)目，集中提交審核談判不利于成本控制，也存在較大的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。2．1．4編制變更管理程序。變更管理程序是項(xiàng)目實(shí)施變更管理的規(guī)范細(xì)則，是項(xiàng)目組成員實(shí)施變更管理的指導(dǎo)性文件，其中包含但不限于組織機(jī)構(gòu)分工、變更管理流程、變更歸檔要求等。變更管理程序明確了項(xiàng)目成員各崗位在變更管理中的角色及職責(zé)，闡述各崗位在各階段所應(yīng)開展的相關(guān)工作。完整全面的程序文件可以避免項(xiàng)目變更管理過程出現(xiàn)規(guī)則性和流程上的錯(cuò)誤，減少相關(guān)崗位之間因變更各環(huán)節(jié)的交叉而相互推諉，有利于變更管理的高效實(shí)施。海洋工程EPC項(xiàng)目具有“集群化”的特點(diǎn)，因此變更管理程序中尤其要明確變更分類，對(duì)于影響層級(jí)較高的變更，要通過公司變更委員會(huì)的審議。例如吊裝采油平臺(tái)上部組塊大型結(jié)構(gòu)的1200噸履帶吊機(jī)，在建造場地內(nèi)屬于稀缺資源，群集內(nèi)各項(xiàng)目輪流使用，當(dāng)某一項(xiàng)目遇到影響吊裝的變更時(shí)，按照變更管理程序中的流程，提交項(xiàng)目群或PMO（項(xiàng)目管理辦公室）評(píng)估決議是否執(zhí)行變更，以減少對(duì)本項(xiàng)目和其他項(xiàng)目的影響。

2．2執(zhí)行和監(jiān)控過程

2．2．1嚴(yán)格執(zhí)行變更簽證制度。變更簽證是在變更施工完成后，由甲方簽字確認(rèn)，證明乙方按照要求完成變更所需增加或修改內(nèi)容的書面文件。變更簽證應(yīng)包含工作內(nèi)容的描述及緣由，人、機(jī)、料的投入工時(shí)或數(shù)量，甲乙雙方簽字或包含甲方聘請(qǐng)第三方的聯(lián)合簽字，以及變更管理程序中要求的其他內(nèi)容。在現(xiàn)場開始變更施工時(shí)，乙方應(yīng)通知甲方到場見證，施工完成后，乙方應(yīng)填寫簽證單并在第一時(shí)間交予甲方審核簽字。而實(shí)際工作中，乙方經(jīng)常忽視變更簽證的必要性，在最終變更談判時(shí)無法拿出有力的證據(jù)，導(dǎo)致變更結(jié)算額與期望值差異較大。變更簽證是變更結(jié)算的重要依據(jù)之一，且是審計(jì)重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容，甲乙雙方應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行［2］。2．2．2及時(shí)提出被動(dòng)變更主動(dòng)變更是項(xiàng)目實(shí)施階段由甲方主動(dòng)提出超出合同范圍的工作內(nèi)容，或者對(duì)原有范圍內(nèi)工作的修改。而被動(dòng)變更是在原有項(xiàng)目范圍內(nèi)，因事先約定的合同條款事項(xiàng)未按條件達(dá)成，而被動(dòng)導(dǎo)致項(xiàng)目管理配置的變化。甲乙雙方共同參與項(xiàng)目建設(shè)是海洋工程EPC項(xiàng)目的特點(diǎn)之一，由于甲方原因?qū)е伦兏陌l(fā)生，乙方作為被動(dòng)接受方，應(yīng)及時(shí)提出被動(dòng)變更。例如在某南海深水EPC項(xiàng)目中，在合同中約定由甲方負(fù)責(zé)采辦的A設(shè)備計(jì)劃于4月15日抵達(dá)施工現(xiàn)場，但由于非乙方原因，實(shí)際于6月15日抵達(dá)現(xiàn)場，因設(shè)備的晚到，導(dǎo)致安裝方案、人機(jī)具投入、其他設(shè)備的安裝順序、調(diào)試工期等發(fā)生變化，進(jìn)而增加施工成本。乙方應(yīng)及時(shí)發(fā)送備忘錄至甲方，要求甲方提供最新的到貨時(shí)間，并向甲方明確設(shè)備晚到的影響及預(yù)估產(chǎn)生的變更費(fèi)用，為變更索賠提供依據(jù)。

2．3收尾過程

多數(shù)變更管理者僅針對(duì)索賠成功的變更進(jìn)行歸檔，而忽略未確認(rèn)或未索賠變更的歸檔與總結(jié)。對(duì)于未成功索賠的變更，其歸檔的必要性在于，總結(jié)其變更發(fā)生的原因和過程，回顧未成功索賠的關(guān)鍵因素和影響，將過程文件和項(xiàng)目總結(jié)存檔以供公司或?qū)徲?jì)進(jìn)行后續(xù)審查。總結(jié)應(yīng)注重如何加強(qiáng)變更管理控制、完善變更管理程序、優(yōu)化變更管理流程，更應(yīng)注重變更未確認(rèn)或未成功結(jié)算及部分結(jié)算的原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，作為公司的組織過程資產(chǎn)，為后續(xù)項(xiàng)目提供借鑒［3］。

3項(xiàng)目周期中的變更強(qiáng)化措施

對(duì)于海洋工程EPC項(xiàng)目，項(xiàng)目周期從設(shè)計(jì)（En⁃gineering）開始，經(jīng)歷采辦（Procurement），直至建造（Construction）結(jié)束［4］，每個(gè)周期都有其自身的特點(diǎn)，如設(shè)計(jì)周期甲方常要求增加工作范圍，采辦階段料單頻繁升版，建造階段因交叉作業(yè)易造成進(jìn)度落后等。五大過程組的變更策略適用于EPC項(xiàng)目周期的每個(gè)階段，而各周期根據(jù)其工作內(nèi)容與特點(diǎn)，需要采取具有針對(duì)性的強(qiáng)化措施。3．1設(shè)計(jì)周期海洋工程EPC項(xiàng)目設(shè)計(jì)特點(diǎn)可總結(jié)為“基于計(jì)算的設(shè)計(jì)而非基于經(jīng)驗(yàn)的設(shè)計(jì)”，即嚴(yán)格按照規(guī)范開展設(shè)計(jì)工作。在EPC項(xiàng)目中，由于工期和成本控制原因，設(shè)計(jì)單位除因設(shè)計(jì)質(zhì)量問題所導(dǎo)致的修改之外，應(yīng)避免打造超出合同范圍的“鍍金”工程。例如在采油平臺(tái)上部組塊設(shè)計(jì)過程中，甲方提出增加房間內(nèi)分體空調(diào)的數(shù)量、燈具的數(shù)量，或要求修改電氣儀表接線箱的位置等，乙方應(yīng)首先要求設(shè)計(jì)人員核實(shí)當(dāng)前方案是否滿足規(guī)范要求，對(duì)于甲方所提出超出規(guī)范的變更，在乙方評(píng)估不影響工期、變更指令明確、變更費(fèi)用充足的情況下，選擇性接受變更。否則，從工期和成本角度，應(yīng)當(dāng)拒絕變更請(qǐng)求［5］，杜絕范圍蔓延。

3．2采辦周期

3．2．1因變更導(dǎo)致材料重新采辦，需備注說明。海洋工程EPC項(xiàng)目中材料采辦具有批次多、周期長、料單版次升版頻繁的特點(diǎn)，如配管、電纜等材料，采辦料單有很多批次，因變更導(dǎo)致材料重新采辦，設(shè)計(jì)單位需要在設(shè)計(jì)料單和提交給采辦單位的料單中，對(duì)發(fā)生數(shù)量變化的物資，注明是由哪一項(xiàng)變更引起的。一旦變更導(dǎo)致材料費(fèi)超出預(yù)算，在采辦單位申請(qǐng)調(diào)整預(yù)算時(shí)，以變更備注作為調(diào)整理由，可加快采辦的審批流程。同時(shí)，備注變更說明可以加快統(tǒng)計(jì)變更匯總價(jià)格，也便于倉儲(chǔ)對(duì)變更材料的出入庫管理［6］。3．2．2因變更導(dǎo)致材料閑置，完工時(shí)交接甲方提出設(shè)計(jì)或采辦變更，使得材料規(guī)格型號(hào)變化而需要乙方重新采辦，導(dǎo)致已到貨材料無法使用而閑置。閑置物資中，對(duì)于未出庫材料，乙方應(yīng)及時(shí)鎖定并保存，不予領(lǐng)用。對(duì)于已出庫材料，如已下料，則按報(bào)廢處理，記錄于變更簽證中，由甲方簽字確認(rèn)；如未下料，應(yīng)及時(shí)召回，鎖定并保存。待項(xiàng)目完工后，移交甲方，留存移交記錄作為變更結(jié)算依據(jù)。以上過程中，由甲方確認(rèn)材料已下料并報(bào)廢，是乙方容易忽視的環(huán)節(jié)。

3．3建造周期

3．3．1識(shí)別關(guān)鍵路徑，增加趕工補(bǔ)償。海洋工程EPC項(xiàng)目建造階段常因交叉作業(yè)導(dǎo)致關(guān)鍵路徑作業(yè)滯后。項(xiàng)目計(jì)劃中工期最長的路線完成之后，項(xiàng)目才能結(jié)束，這條最長的路線就叫關(guān)鍵路徑，組成關(guān)鍵路徑的作業(yè)稱為關(guān)鍵作業(yè)。建造階段，乙方根據(jù)施工計(jì)劃，識(shí)別建造階段的關(guān)鍵路徑和關(guān)鍵作業(yè)。當(dāng)甲方提出變更或因甲方原因?qū)е伦兏鼤r(shí)，乙方首先要分析是否為關(guān)鍵作業(yè)變更，一旦確定為關(guān)鍵作業(yè)變更且影響項(xiàng)目完工日期，就需要向甲方提出工期延期的申請(qǐng)。如果甲方要求完工日期不變，乙方可提出趕工申請(qǐng)并要求趕工補(bǔ)償［7］。3．3．2利用甲方變更，避免進(jìn)度落后罰款。因海洋工程EPC項(xiàng)目陸地建造完工時(shí)間關(guān)系到海上安裝的季節(jié)窗口，其完工里程常具有強(qiáng)制性特點(diǎn)，在有些項(xiàng)目中，甲方會(huì)規(guī)定進(jìn)度落后的懲罰措施，例如甲方在合同中設(shè)置條款，當(dāng)乙方施工進(jìn)度持續(xù)4周落后，且落后進(jìn)度持續(xù)超過3％，則扣減當(dāng)期付款金額的2％作為懲罰。此時(shí)，乙方可利用甲方提出的變更，規(guī)避罰款條款。當(dāng)甲方提出變更后，乙方為實(shí)施變更，經(jīng)常會(huì)從現(xiàn)有施工人力中抽調(diào)部分人員進(jìn)行變更工作，則被減員的作業(yè)，其施工必將受到影響，又或者該變更必須完成后，才能開展后續(xù)施工，則項(xiàng)目必然受到影響而滯后。所以，在觸發(fā)罰款條件時(shí)，乙方應(yīng)及時(shí)檢查是否存在變更工作，避免因完成變更工作導(dǎo)致進(jìn)度落后而被罰款。3．3．3以質(zhì)控報(bào)告和工作量換算，替代變更簽證。乙方?jīng)]有及時(shí)向甲方簽署變更簽證導(dǎo)致變更結(jié)算缺少依據(jù)時(shí)，可以使用質(zhì)量控制報(bào)告和變更的設(shè)計(jì)圖紙，作為完成變更的事實(shí)依據(jù)［8］。用乙方提交甲方并獲得批準(zhǔn)的施工計(jì)劃中，投入的總工時(shí)和總工作量，換算變更工作量投入的估算工時(shí)，作為工作量依據(jù)。公式如下：m＝p×nq（1）公式（1）中：m為變更估算工時(shí)，n為總工時(shí)，p為變更工作量，q為總工作量。即使變更的工作量相同，在不同條件下，估算工時(shí)與實(shí)際工時(shí)仍可能存在較大差異，因此估算工時(shí)僅作為缺少變更簽證時(shí)的替代方案。為避免海洋工程EPC項(xiàng)目管理者因變更管理水平不足致使出現(xiàn)變更費(fèi)率模糊、變更依據(jù)不充分、超出變更時(shí)效等問題，使變更索賠失敗、成本超支，導(dǎo)致項(xiàng)目利潤率不達(dá)標(biāo)，本文提出基于海洋工程EPC項(xiàng)目過程特點(diǎn)和項(xiàng)目周期特點(diǎn)，采取針對(duì)性的強(qiáng)化措施，提高變更管理效率，增加索賠成功率，使得變更順利執(zhí)行，并成功取得全部的變更補(bǔ)償。

作者:張璐 董兆佳 單位:海洋石油工程股份有限公司