科研項目檔案管理問題及對策淺析

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[摘要]在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，電子文檔更快捷、更便于儲存。通過網(wǎng)絡(luò)信息共享，使科研工作者能夠及時、高效地收集、整理科研項目資料，通過對科學(xué)文獻進行系統(tǒng)的管理、分析，追蹤、引導(dǎo)國際高新技術(shù)發(fā)展，發(fā)掘出更大的價值。為此，各級科研管理部門要不斷完善科學(xué)檔案管理，不斷提升科研工作的效能，為科學(xué)研究工作提供更好的服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]研究所；科研檔案管理；信息化

近年來,現(xiàn)代信息技術(shù)已廣泛地運用于檔案管理,使檔案管理工作簡單化。這是現(xiàn)代科技發(fā)展的必然趨勢。因此,加強檔案工作的信息化工作非常重要,也十分必要。

一、實現(xiàn)科研檔案信息化建設(shè)的客觀要求

科學(xué)研究數(shù)據(jù)通常是以文件的方式進行。利用信息技術(shù)進行檔案管理,能有效地解決傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲與利用,并能減少檔案管理的費用。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)科學(xué)檔案管理中,檔案的收集、歸檔、保存主要靠人工完成。在信息化時代,人們的工作效率無法適應(yīng)社會發(fā)展的需要。而科學(xué)文獻的信息化將極大地提高科研文獻的采集和整理工作的效率,減少科研文獻的人工差錯；在科學(xué)文獻的復(fù)印、傳輸過程中,電子文檔的數(shù)字化,使得使用者在得到授權(quán)后可以很容易地獲得所需,為科學(xué)文獻的傳輸提供了便利。通過建立信息化、網(wǎng)絡(luò)化的公共服務(wù)平臺,實現(xiàn)了科學(xué)文獻的交流與共享。因此,要提高管理效率,必須采用信息化手段?？蒲袡n案信息化是以計算機技術(shù)為基礎(chǔ),構(gòu)建點對點的檔案資源,并在信息的快速分析上表現(xiàn)出了卓越的優(yōu)勢。與此同時,借助多種現(xiàn)代媒介,基于信息的科學(xué)文獻將從“收藏”走向社會、從研究單位走向大眾、由封閉性轉(zhuǎn)向開放性。讓民眾了解科技發(fā)展的現(xiàn)狀,并提供科學(xué)參考。所以,科研檔案的信息化依然是發(fā)掘科研檔案潛力,深化科研檔案服務(wù)社會的重要手段。

二、科研檔案管理信息化建設(shè)所面臨的挑戰(zhàn)

（一）科研檔案信息化管理的意識薄弱

科研檔案管理工作的信息化建設(shè)是一種自上而下的普遍現(xiàn)象。我國科技文獻的編制、監(jiān)管等方面,均未能與信息技術(shù)的飛速發(fā)展相適應(yīng),科學(xué)文獻的管理呈現(xiàn)出一種落后、粗放的狀態(tài)。大部分的管理人員還停留在傳統(tǒng)的思維方式上,無法適應(yīng)新的管理模式。因此,無法實現(xiàn)全系統(tǒng)的信息化。意識淡薄、觀念滯后,使科研檔案工作日益成為發(fā)展檔案管理的癥結(jié),并逐步滯后于其他檔案工作,亟待改革。

（二）管理手段落后，無法快速應(yīng)對變化

傳統(tǒng)的檔案管理,科研工作以文字表格、照片、錄像等方式進行,信息化使紙質(zhì)文件的存儲場所向“云”轉(zhuǎn)變。電子數(shù)字文件是當(dāng)前各類信息資源中的重要組成部分。建立一個成熟穩(wěn)定的數(shù)字平臺,以確保新文檔的及時上傳與存儲。同時,平臺還需專門人員進行維護,并隨時進行科學(xué)文獻的維護,這恰恰是傳統(tǒng)的科學(xué)文獻管理所缺少的。傳統(tǒng)的研究機構(gòu)大都缺少搭建平臺的能力,缺少一個穩(wěn)定的支撐平臺的專業(yè)人員。因而,在科學(xué)研究中,許多突發(fā)事件都無法及時處理,科學(xué)研究中的一些數(shù)據(jù)也會因為人為的原因而受損、遺失。

（三）缺乏專業(yè)性較強的優(yōu)秀檔案管理人員

與其他類型的工作相比,科學(xué)研究的檔案管理有些乏味,所以在招聘人才時,管理層往往會選擇比較穩(wěn)定的人才,這樣就會產(chǎn)生一定的空缺。在目前的社會條件下,我國企業(yè)的競爭仍然激烈,而且就業(yè)情況也很嚴(yán)峻,因此,校招工作日益受到重視。好的檔案管理員已經(jīng)進入了市場,技術(shù)的核心是人才。優(yōu)秀的檔案管理人才,具備良好的檔案管理知識,能從容應(yīng)對各類突發(fā)情況,對檔案工作的快速響應(yīng),極大地提升了檔案管理工作的效能。由于檔案管理人員的短缺,使得檔案管理已不能滿足信息化的需求。

（四）檔案信息管理條例不明確，缺乏規(guī)范

在檔案工作中,要有針對性地進行檔案管理。但是,在實際工作中,卻常常會有一種情況,檔案管理是一種最“容易”的工作,等于是一種空閑的工作。人們往往對該作品有一種片面的認(rèn)識。有的公司對檔案的管理還沒有一個清晰的規(guī)范,這就導(dǎo)致檔案管理員在工作中無能為力。沒有正確的方向,再快的速度也會偏離原來的目標(biāo)。在對多個單位進行檔案管理的情況下,往往會出現(xiàn)檔案管理員思維不清、僅憑文字資料進行統(tǒng)計、歸納、遺失、混亂等問題。但是,有些公司制定了清晰有效的自上而下的管理體系,卻沒有得到很好的貫徹。在檔案工作中,工作人員對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)理解不清楚,內(nèi)容模糊不清,缺乏相關(guān)的規(guī)章制度?？蒲袡n案管理是一項亟待完善的工作,沒有制度和周期約束?？茖W(xué)研究檔案管理在科研工作中的作用不可小覷,如果發(fā)生了差錯,造成了科學(xué)研究的巨大損失。

（五）網(wǎng)絡(luò)安全問題頻發(fā)令人擔(dān)憂

大部分研究資料都是國家秘密,一般人根本不可能知道。所以,在選擇文件的時候要慎重。將寶貴的檔案保存在“眼睛看不到”的虛擬空間里,是一種新型的信息建筑管理方式。近幾年,網(wǎng)絡(luò)黑客橫行,就連國際著名的網(wǎng)絡(luò)公司也時常遭遇各類安全事故,讓人憂心。比如,現(xiàn)在的電子文件傳遞方式,大多是通過社會網(wǎng)絡(luò)和信箱進行。一旦賬號泄漏,就有可能盜用以前的秘密檔案。由于網(wǎng)絡(luò)的不安全,使得科研檔案管理的信息化工作變得更加復(fù)雜,對檔案管理的要求也越來越高?？蒲袉挝灰龊脺?zhǔn)備,以應(yīng)對這個充滿風(fēng)險的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

三、推動科研檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）增強檔案管理意識，提升檔案管理人員的綜合能力

科學(xué)研究檔案的管理是科學(xué)研究的重要組成部分。這只能由檔案室來完成。積極組織科研工作者進行有關(guān)檔案管理的知識培訓(xùn),提高檔案意識。可以不定期舉辦檔案信息管理專題講座或定期聘請有關(guān)人員進行專業(yè)培訓(xùn)。為進一步提高檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)能力,降低工作錯誤率?？梢栽诠ぷ髦刑暨x工作突出的檔案工作人員,進行交流,為研究院的檔案管理培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才。優(yōu)秀的檔案工作人員必須充分認(rèn)識到信息系統(tǒng)的重要性,并通過積極探索和實踐,不斷提升自身的管理水平。要重視在實際工作中實施信息化管理,來提升科研檔案管理的質(zhì)量。

（二）加大科研檔案信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)備投入

在科研檔案的信息化建設(shè)中,科研機構(gòu)要按國家或相關(guān)產(chǎn)業(yè)的嚴(yán)格要求,采購符合要求的電腦儀器。同時,要合理配置科研檔案管理軟件,規(guī)范數(shù)據(jù)庫,規(guī)范信息交流。當(dāng)前,我國各研究院的科研檔案管理工作還存在著很大的差距?？傊?科研檔案的信息化水平不高。所以,研究院之間應(yīng)該建立起溝通。加快建立科學(xué)檔案的信息化工作,力爭在短期內(nèi)增加科研檔案的基礎(chǔ)設(shè)施投入,形成全面合作、協(xié)調(diào)發(fā)展的格局,實現(xiàn)科研檔案的信息化程度。這將為未來的科研院所提供更好地溝通與交流。而科學(xué)文獻的信息化,則是為了減少文獻資料的使用,從而達到檔案管理信息化。但是,從傳統(tǒng)的檔案管理模式到信息化的轉(zhuǎn)型,目前的工作非常艱巨,迫切需要更先進的技術(shù)手段,才能在最短的時間內(nèi)實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變。計算機為科研檔案的發(fā)展提供了快速、準(zhǔn)確、完整的檔案資料。利用計算機文件管理系統(tǒng),可以實現(xiàn)文件的自動分類和檢索,文檔的存儲與檢索,文檔的業(yè)務(wù)管理,計算機輔助文件的歸檔和文件管理等。文檔自動索引,文檔集成管理等。所以,必須實現(xiàn)統(tǒng)一型號、規(guī)格計算機的全面覆蓋,為科學(xué)研究檔案的信息化管理工作提供物質(zhì)保證。隨著科學(xué)文獻的不斷增多,檔案館在承受著龐大的庫存壓力的同時,也面臨著檔案的自然老化、人工退化等問題。采用磁盤、光盤、光盤等設(shè)備,尤其是光盤存儲器,可以很好地解決文件資料的存儲問題。采用海量的數(shù)據(jù)媒體,既能降低管理人員的工作量,又能有效地提高文檔的工作效率。比如,文本、圖像、音頻、視頻等,都是由多功能掃描器、ORC智能識別技術(shù)等設(shè)備完成的。利用云計算技術(shù),可以有效地減少科學(xué)文獻的存貯、管理費用,確?？茖W(xué)文獻資料的完整性與安全。為此,要加強對科技檔案的投資,以滿足科技文獻的信息化需求。

（三）制定規(guī)范的科研檔案信息化總體規(guī)劃和規(guī)章制度

科學(xué)研究檔案的信息化程度較高,需要逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念,積極探索運用現(xiàn)代科技與儀器,以提升科技檔案的信息化程度。結(jié)合研究院檔案管理工作的發(fā)展趨勢,準(zhǔn)確把握科研工作的特征,科學(xué)地分析和論證未來的發(fā)展方向,制訂科學(xué)的檔案信息化總體計劃。要減少科研文件存放、傳輸過程中存在的各種風(fēng)險,就需要建立健全的信息管理制度,對其進行規(guī)范和制約。比如,從各個層面上對科研檔案使用者和使用者的權(quán)利與義務(wù)進行界定,并建立起責(zé)任制,以及對可能出現(xiàn)的資料遺失與泄漏的第三方監(jiān)控體系。尤其要抓好“雙?！?。在科研文獻電子存檔過程中,應(yīng)增設(shè)電子文檔的備份,并對重要數(shù)據(jù)作相應(yīng)的紙質(zhì)備份。重點環(huán)節(jié)甚至要進行錄像,對科研文件的掃描、復(fù)印等進行嚴(yán)格的管理。在檔案信息化建設(shè)中,必須從現(xiàn)實出發(fā),建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度,以確保檔案資料與資料的安全運作。根據(jù)《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》的規(guī)定,相關(guān)的檔案管理機構(gòu)要建立與之相適應(yīng)的檔案管理體系。一是進一步健全和改進檔案管理的操作程序、技術(shù)規(guī)范,細化工作程序；二是制訂相關(guān)的安全防范措施,尤其是對電子文檔的安全防范,保證電子文檔的安全、完整、統(tǒng)一?？茖W(xué)文獻的規(guī)范化是信息化建設(shè)的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案管理規(guī)范化主要有：檔案整理、統(tǒng)計、服務(wù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。沒有這些標(biāo)準(zhǔn),就不可能在檔案數(shù)據(jù)庫中建立起信息資源；沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),不能發(fā)展自己的檔案信息體系,就不能形成有效的信息資源共享。

（四）構(gòu)建復(fù)合型科研檔案管理人才隊伍

檔案工作要做到信息化,必須培養(yǎng)高素質(zhì)、高水平的復(fù)合型科研檔案管理人員。要實現(xiàn)科學(xué)檔案的收集、歸檔、檢索、統(tǒng)計等工作的自動化,就需要有一支高素質(zhì)的人才隊伍來支撐。一是要培養(yǎng)一支高素質(zhì)、高技術(shù)水平的檔案管理人才。二是要加大對現(xiàn)有的檔案管理人員的培養(yǎng),使之從傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代的管理方式轉(zhuǎn)變。在系統(tǒng)中,對科研檔案管理人員進行系統(tǒng)的信息技術(shù)培訓(xùn),包括計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的培訓(xùn)。為檔案管理部門及時掌握檔案發(fā)展的動向和動向提供了有利的條件。利用現(xiàn)代科技手段,不斷提升檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)；科研檔案管理人員要以工作為本,強化自我教育,經(jīng)過訓(xùn)練,最終達到熟練運用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力。三是要建立一個復(fù)合型的管理系統(tǒng)隊伍,增強檔案管理人員的資訊意識。信息時代的自動記錄,輔助歸檔,記錄,檢索,信息網(wǎng)絡(luò)傳輸,以及文件的安全利用。因此,檔案人員既要了解電子文檔的特性,又要了解其標(biāo)準(zhǔn)化管理的整個流程。在保證檔案資料完整的基礎(chǔ)上,加強對電腦及網(wǎng)絡(luò)的保護。四是建立人才培養(yǎng)的激勵機制,而檔案管理人才在很長一段時間內(nèi)不為人們所熟知和忽略,因此,各級領(lǐng)導(dǎo)既要關(guān)注其工作、生活等方面的問題。同時,對職稱晉升、職務(wù)晉升、發(fā)展的展望也進行了初步探討。有了一個好的激勵機制,可以讓他們對科學(xué)文獻的管理充滿激情。

（五）增強信息安全系統(tǒng)建設(shè)

科學(xué)研究檔案的各個方面都要嚴(yán)格、細致。這就需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理標(biāo)準(zhǔn),并對各個部門的工作人員進行嚴(yán)格的監(jiān)督。比如,誰應(yīng)當(dāng)審查文件的下載,在何種條件下需要進行檢查,怎樣應(yīng)對突發(fā)事件,必須清楚地說明,這樣,檔案管理員才能正常工作。這是事實。同時,要強化檔案管理人員的保密意識,對檔案在傳遞過程中的各個環(huán)節(jié)進行嚴(yán)格的監(jiān)控,以預(yù)防其泄漏。在遇到網(wǎng)絡(luò)安全問題時,科研單位需要專門人員進行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的維護,以確保其保密性和完整性。信息化時代為檔案工作提供了新的發(fā)展契機,但同時也存在著一些風(fēng)險與挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不能滿足新時期的要求?？蒲袉挝槐仨毎盐蘸眠@次機會,增強信息建設(shè)觀念,加強信息平臺建設(shè),提升日常工作中的數(shù)據(jù)素質(zhì),建立起信息化、數(shù)據(jù)信息化體系。在招聘工作中,要充分吸納各類專業(yè)技術(shù)人員、加強科研機構(gòu)信息化建設(shè)、采取切實措施保障網(wǎng)絡(luò)安全、嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)范等,使檔案工作得到迅速發(fā)展和進步,進入信息化的新時代。

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作者:楊鵬冀 單位:核工業(yè)西南物理研究院