信息時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)探析

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【摘要】在社會(huì)信息化的今天，要想在事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作做出創(chuàng)造性提升，就十分有必要引入數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，創(chuàng)造出更加符合實(shí)際情況的檔案管理模式，借助現(xiàn)有的信息技術(shù)優(yōu)化管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性、信息化的檔案管理。文章以事業(yè)單位檔案管理信息化的基本概念及其必然性為切入點(diǎn)進(jìn)行分析，主要探討了其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，并針對(duì)這些特性創(chuàng)造性的提出了幾點(diǎn)增強(qiáng)信息化建設(shè)的具體措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化；優(yōu)勢(shì)；策略

1引言

毋庸置疑，眼前的時(shí)代是屬于信息化的時(shí)代，各行各業(yè)都在致力于提升工作效率，將信息化作為企業(yè)或組織發(fā)展的方向，在事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理工作同樣是這樣。國(guó)內(nèi)的檔案管理工作在許久之前都已經(jīng)開展了信息化方面的工作，經(jīng)過(guò)十?dāng)?shù)年的發(fā)展，也取得了一定的成果。不過(guò)相較于發(fā)達(dá)國(guó)家，國(guó)內(nèi)的檔案管理工作，特別是在信息化建設(shè)領(lǐng)域十分不足。故而，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要積極推進(jìn)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策的研究，在此基礎(chǔ)上找出促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效舉措。

2檔案管理信息化內(nèi)涵

2.1檔案管理信息化概念

我們通常對(duì)檔案管理信息化的定義就是，在信息化建設(shè)的指導(dǎo)下，進(jìn)行檔案管理工作，在相關(guān)機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一下，在檔案管理過(guò)程中引入現(xiàn)代信息技術(shù)，之后系統(tǒng)進(jìn)行處理、信息傳遞，將信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理，將管理工作實(shí)現(xiàn)全程網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理分配和信息共享。

2.2檔案管理信息化的必然性

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行保護(hù)的必然要求。如果實(shí)現(xiàn)信息資源的數(shù)字化，那么檔案保存的困難程度將會(huì)大大降低，檔案原件保存的時(shí)間就會(huì)更長(zhǎng)；一些受損數(shù)據(jù)以及原件都能夠借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行修復(fù)，電子系統(tǒng)的備份功能將紙質(zhì)檔案由于環(huán)境變化受到損壞的可能性徹底消除；與此同時(shí)，電子檔案查找起來(lái)也是極快的。當(dāng)前，各事業(yè)單位的外在條件都已經(jīng)具備，設(shè)備與技術(shù)等物質(zhì)基礎(chǔ)已然準(zhǔn)備就緒。此外，很多事業(yè)單位還進(jìn)行了相關(guān)規(guī)章制度方面的建設(shè)，如此一來(lái)，進(jìn)行檔案信息化管理的制度保障也已經(jīng)就緒了。

3檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

3.1優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境

經(jīng)過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前諸多事業(yè)單位檔案管理工作依舊還在管理紙質(zhì)檔案的層次，現(xiàn)行的檔案管理工作還是以紙質(zhì)為核心，這種方式，無(wú)論在存儲(chǔ)方面還是在管理方面都極其依賴于外界環(huán)境。如若引入信息化的檔案管理技術(shù)，將削弱外界環(huán)境對(duì)檔案管理工作的影響。首先，進(jìn)行信息化的管理必然會(huì)在存取效率上實(shí)現(xiàn)一種提升，這也擺脫了對(duì)于紙質(zhì)的依賴性，避免了高溫、受潮等外界環(huán)境變化對(duì)檔案的不利影響；其次，可以無(wú)限制拓展存儲(chǔ)空間，在當(dāng)前信息化條件下，檔案資料可以隨時(shí)存儲(chǔ)于硬盤設(shè)備與其他云端，對(duì)于數(shù)字信息的存儲(chǔ)只要很小的存儲(chǔ)空間就能夠?qū)崿F(xiàn)；最后，相較于以往的存儲(chǔ)方式，進(jìn)行信息化管理將極大地減小對(duì)環(huán)境的依賴程度，減小成本投入。

3.2便于檔案資料永久保存

傳統(tǒng)的檔案由于使用紙質(zhì)存儲(chǔ)的緣故，一旦外界環(huán)境發(fā)生變化，就很容易出現(xiàn)霉變、變質(zhì)等狀況，并且極易受損，這就使得檔案管理任務(wù)繁重而且難度極高。一旦在管理過(guò)程中出現(xiàn)失誤甚至是操作錯(cuò)誤，就將給單位帶來(lái)極大的負(fù)面影響。然而檔案管理信息化的出現(xiàn)就能夠完美的解決這一問(wèn)題，我們可以利用信息技術(shù)對(duì)檔案?jìng)浞荩瑢?shù)據(jù)放在信息系統(tǒng)中，如此一來(lái)不但縮小了檔案占據(jù)的空間，還最大程度的降低了外界環(huán)境對(duì)檔案管理工作的影響，保障了數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性。

3.3信息檢索快捷化

在全球信息化的今天，信息檢索工作的好壞將直接影響企業(yè)或組織未來(lái)的發(fā)展。優(yōu)化檢索效率，將實(shí)現(xiàn)單位管理水平與工作質(zhì)量的全方位革新。在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理工作時(shí)，信息檢索工作是極其困難的，但是一旦運(yùn)用現(xiàn)代信息化的管理模式，就將大幅度提升檢索效率。首先，新一代的檔案管理模式必須借助數(shù)字化檔案才能實(shí)現(xiàn)，通過(guò)電子媒介，在檢索時(shí)將不會(huì)遺漏任何信息，只需鍵入目標(biāo)條件，就能夠檢索出所有相關(guān)的有價(jià)值信息。其次，進(jìn)行信息檢索的時(shí)間也是極短的，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的檢索速度實(shí)現(xiàn)了以秒為計(jì)算單位，這樣一來(lái)信息數(shù)據(jù)的使用率也得到了提升。最后，在進(jìn)行高頻率的信息檢索時(shí)，再也不用擔(dān)憂對(duì)紙質(zhì)檔案的損壞了，這也簡(jiǎn)化了檢索流程的復(fù)雜程度，在安全性方面也是一種提升。

4提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

4.1提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，需要具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性，故而，在實(shí)施過(guò)程中必須要引起相關(guān)部門足夠的重視，意識(shí)到其關(guān)鍵性作用。與此同時(shí)，從業(yè)人員要在管理方式上進(jìn)行革新，顯示出檔案管理信息化建設(shè)的必要性，強(qiáng)化從業(yè)人員對(duì)其認(rèn)知程度，激發(fā)人們的認(rèn)同感，便于工作的開展，做好各單位間的協(xié)調(diào)工作，本質(zhì)上提升檔案管理的作業(yè)效率，進(jìn)而促進(jìn)組織內(nèi)各項(xiàng)工作效率方面的提升。

4.2加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺(tái)推廣模式的構(gòu)建

我們搭建一個(gè)檔案管理信息化平臺(tái)，目的在于使得信息檢索更加高效、便捷，從而帶來(lái)工作效率的提升。故而，在開展信息化建設(shè)的進(jìn)程中，相關(guān)部門應(yīng)該增加宣傳力度、擴(kuò)大影響力。并且，還應(yīng)該在部分檔案管理信息化建設(shè)比較完善的單位中學(xué)習(xí)有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)增加平臺(tái)的使用率，來(lái)推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

4.3配備統(tǒng)一、實(shí)用的軟硬件設(shè)備

如若要建立一個(gè)健全的檔案管理信息化平臺(tái)，就必須要有一個(gè)完善的軟硬件設(shè)施作為先決條件。檔案管理工作的重點(diǎn)在于完好的存儲(chǔ)檔案資料，使其受損程度降到最小，保留最大真實(shí)性，這時(shí)候優(yōu)良的設(shè)備就顯得格外重要了。并且，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備必須要具有一致性，不然很容易發(fā)生數(shù)據(jù)不兼容的現(xiàn)象，或者信息不能識(shí)別，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存故障，不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)搜索等故障。有鑒于此，唯有一致型號(hào)、規(guī)格的軟硬件設(shè)施，才可以在物質(zhì)上進(jìn)行保障。筆者在此建議，各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)溝通，盡量使用一致的、使用較多的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)備，加強(qiáng)與國(guó)際上軟、硬件做的較好的公司的溝通聯(lián)絡(luò)，打造自己的檔案管理操作系統(tǒng)，方便處理自己的數(shù)據(jù)信息。

4.4優(yōu)化檔案管理信息化工作人員素質(zhì)

從事檔案管理的工作者是進(jìn)行檔案管理的核心，故而，他們的專業(yè)素養(yǎng)將直接左右檔案管理信息化建設(shè)的成敗。第一步就是要處理部分單位沒(méi)有設(shè)置檔案管理崗位的問(wèn)題，必須要保證管理工作要有專人負(fù)責(zé)。然后就是要開展周期性的培訓(xùn)工作，讓從業(yè)人員意識(shí)到檔案管理信息化的重大意義。最后一點(diǎn)，就是要讓工作者具有使用信息化設(shè)備的能力，提高他們對(duì)平臺(tái)運(yùn)用的熟練程度，保證信息化建設(shè)確實(shí)能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

5結(jié)語(yǔ)

檔案記下來(lái)歷史上發(fā)生的一系列重要事件，故而，該資料是可信的、真實(shí)的、有歷史沉淀感的，其還在某種程度上左右著社會(huì)事業(yè)的走向。實(shí)踐一次次證明，事業(yè)單位檔案管理工作必須要實(shí)現(xiàn)信息化，這是時(shí)代的走向、歷史的必然，同時(shí)也是優(yōu)化檔案管理效率的關(guān)鍵舉措。

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作者:馮靜 單位:大連金普新區(qū)建筑節(jié)能管理辦公室