事業(yè)單位檔案管理信息化創(chuàng)建思考

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當(dāng)今時(shí)代是信息化的時(shí)代，各個(gè)行業(yè)為了提高工作效率，提高經(jīng)營(yíng)效益，都不斷的向著信息化的方向發(fā)展。對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作亦是如此。我國(guó)檔案管理領(lǐng)域?qū)τ?a href="http://www.articshipping.com/lunwen/dagllw/67209.html" target="_blank">信息化方面已經(jīng)有了一定的研究，并且其研究的應(yīng)用也取得了一定的成就。但是與西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案管理領(lǐng)域在信息化建設(shè)方面還有一定的欠缺。所以，在今后的檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策的研究，從而研究出更加有利于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和措施。而要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策進(jìn)行研究，首先就要明確事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)以及其優(yōu)勢(shì)。

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)分析

較傳統(tǒng)檔案管理而言，信息網(wǎng)絡(luò)及管理軟件的應(yīng)用，使事業(yè)單位檔案管理具有如下特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)：

1.1便于檔案資料永久保存。對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作而言，由于紙質(zhì)檔案極易受季節(jié)及天氣影響，一旦環(huán)境潮濕，紙質(zhì)檔案就會(huì)出現(xiàn)發(fā)霉等情況，很難長(zhǎng)期保存檔案信息，甚至造成重要信息丟失，且不易查詢。檔案信息化管理通過(guò)備份檔案，將其存儲(chǔ)于電子磁盤中，不僅極大地節(jié)約了檔案存儲(chǔ)空間，也不會(huì)由于天氣或季節(jié)問(wèn)題而導(dǎo)致檔案信息丟失，最大限度地確保了檔案資料的完整性，實(shí)現(xiàn)了永久保存。

1.2便于事業(yè)單位管理檔案信息。在傳統(tǒng)管理過(guò)程中，檔案資料很多，檔案管理工作繁瑣異常，程序頗多。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，可通過(guò)在數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入關(guān)鍵字，迅速地查出所需信息，程序簡(jiǎn)便，不會(huì)其他檔案影響。

1.3本質(zhì)上改變了檔案管理的方式與途徑，拓展了檔案的職能。將傳統(tǒng)以紙質(zhì)媒介、人工錄入方式轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為媒介，電子錄入方式，使檔案職能由傳統(tǒng)檔案保存及運(yùn)用職能，轉(zhuǎn)變成了信息資源的采集、管理、存儲(chǔ)及相關(guān)服務(wù)類型，全面推動(dòng)了事業(yè)單位的建設(shè)。

2目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化

建設(shè)中存在的問(wèn)題檔案管理的信息化建設(shè)主要包括檔案管理的規(guī)劃、管理平臺(tái)的有效建設(shè)以及對(duì)檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理。但在當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位檔案信息化管理中，許多事業(yè)單位并沒(méi)有對(duì)檔案的管理工作引起足夠的重視，使得檔案管理在信息化建設(shè)中存在著檔案信息更新速度慢，使用率較低和工作人員素質(zhì)不高等問(wèn)題，從而影響了檔案信息化管理作用的充分發(fā)揮。

2.1檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)更新速度較慢。目前我國(guó)許多事業(yè)單位雖然已經(jīng)建立了較為完整的職工檔案信息管理系統(tǒng)，但在實(shí)際的工作中由于缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，使得檔案管理信息化平臺(tái)的模塊設(shè)置更新較慢，導(dǎo)致一些新近的職工檔案信息不能得到及時(shí)的更新，從而影響事業(yè)單位人才的優(yōu)化管理。

2.2檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)使用率較低。事業(yè)單位進(jìn)行檔案的信息化管理目的在于通過(guò)信息化的檔案管理來(lái)降低管理成本和工作量，提高檔案信息資料查詢的快捷性與高效性。但在目前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)的使用率并不高，影響了信息化平臺(tái)作用的發(fā)揮。

2.3檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)較低。在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，許多檔案管理人員的專業(yè)技能并沒(méi)有達(dá)到所需要的標(biāo)準(zhǔn)，其綜合素質(zhì)仍待提高。如許多檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)使得他們的知識(shí)貯備和專業(yè)技能較低，同時(shí)由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務(wù)態(tài)度也有待于進(jìn)一步提高。

3加強(qiáng)和推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位信息化檔案管理的對(duì)策

從事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位建設(shè)信息化的檔案管理是十分有必要的。但是，就我國(guó)目前該領(lǐng)域的信息化水平來(lái)看，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。因此，必須要努力加強(qiáng)和推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的信息化檔案管理。

3.1加強(qiáng)檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。人員二者之間的合作與工作協(xié)調(diào)性要保證高效的檔案管理的信息化建設(shè)不僅需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員對(duì)檔案信息的錄入與更新，還需要管理人員對(duì)信息平臺(tái)建設(shè)的及時(shí)維護(hù)以及為他人提供優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)。因此，在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中要通過(guò)有效互通機(jī)制的建立來(lái)加強(qiáng)檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的合作，從而確保檔案信息錄入與更新的及時(shí)性，促進(jìn)信息化管理效率的提升。同時(shí)在日常的管理中，還要加強(qiáng)對(duì)管理人員服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，讓他們?cè)诠ぷ髦懈幼⒅匦畔⒐芾淼囊?guī)范化，從而為他人提供更好的服務(wù)。

3.2加強(qiáng)信息化建設(shè)平臺(tái)推廣模式的構(gòu)建。事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)目的在于為廣大的信息需求者提供更優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，因此，在實(shí)際的工作中，事業(yè)單位的相關(guān)管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息建設(shè)平臺(tái)的推廣與宣傳，以提升信息化建設(shè)平臺(tái)的影響力和知名度。同時(shí)還要借鑒一些大型企業(yè)檔案信息管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)信息化建設(shè)平臺(tái)使用效率的提高來(lái)更好地促進(jìn)事業(yè)單位的人才檔案管理信息化建設(shè)。

3.3加強(qiáng)對(duì)工作人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，促進(jìn)他們綜合素質(zhì)的提高。檔案工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，工作人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行職工檔案的信息化管理中要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，讓他們?cè)谟?jì)算機(jī)和信息平臺(tái)使用技能的不斷提升中促進(jìn)自身綜合素質(zhì)的提高，從而有效地推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。以上僅僅只是對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)幾個(gè)方面的研究。然而，事實(shí)上，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還涉及到很多方面，而僅僅憑借以上幾個(gè)方面的研究來(lái)促進(jìn)信息化的建設(shè)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)還需要檔案管理領(lǐng)域?qū)I(yè)人士共同致力研究。綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策的研究對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步有著極為重要的作用。然而，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)涉及的方面很多，且是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，因而嚴(yán)重不利于該領(lǐng)域信息化的建設(shè)。所以，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策的重視和研究，并且要充分的將信息化與事業(yè)單位的檔案管理工作相結(jié)合，從而研究出更好、更有效的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和措施，促進(jìn)事業(yè)單位在更大程度上的發(fā)展和進(jìn)步。

作者：陳濤 單位：龍江縣總工會(huì)