公路工程檔案管理問題與對策

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近年來，我國社會經(jīng)濟發(fā)展迅猛，國家也加快了對公路的建設進程。雖然目前在公路工程施工設計、工程監(jiān)理、工程質(zhì)量等方面進步很大，但是在公路工程檔案管理中還有許多不足。工程檔案管理是記錄整個工程施工管理的重要文字資料，不僅是工程質(zhì)量檢驗中的重要依據(jù)，也是公路今后擴建、維護等工作的關(guān)鍵資料。檔案管理在公路工程中有著舉足輕重的地位，在實現(xiàn)公路工程的科學管理上意義重大。

一、公路工程檔案概述

公路工程檔案主要對有利用價值的文字、圖表、圖紙、聲像、計算等不同載體與形式資料進行保存，主要內(nèi)容有前期文件、勘測測繪文件、設計文件、監(jiān)理文件、施工技術(shù)文件和竣工驗收文件等。公路工程檔案能夠?qū)こ探ㄔO全過程進行記錄，將工程項目實體與管理過程真實反映出來，是公路工程管理不可或缺的部分，其作用主要有三點：第一，公路工程檔案能夠指導公路工程決策與建設規(guī)劃工作，監(jiān)督工程質(zhì)量，為業(yè)務維權(quán)提供科學依據(jù)。比如在工程竣工驗收中，完整的檔案資料是檢驗工程質(zhì)量的關(guān)鍵，并為工程事故原因分析、責任認定等提出有效的改進措施。第二，準確、規(guī)范、完善的公路工程檔案是道路規(guī)劃、擴建、改進、維修、管理的依據(jù)[1]。比如在對工程管線具體位置查詢過程中，檔案室可為其提供相關(guān)工程竣工圖，并提供準確、快捷的服務。第三，公路工程檔案管理是單位檔案的重要部分，能夠促進事業(yè)單位快速穩(wěn)定發(fā)展。

二、公路工程檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識較為薄弱

1．忽視檔案管理工作的重要性，很多單位都只注重工程建設的進度、質(zhì)量與資金投入等，認為檔案工作不會帶來直接經(jīng)濟效益，故而重視程度不高。即使個別單位有專門的檔案管理機構(gòu)，但是未能在實際工作中落實，如同虛設，整體上表現(xiàn)為說起來重要，干起來次要，忙起來不要的局面。

2．缺少完善的體制機制，激勵保障措施不到位，很難將檔案管理人員的主動性與積極性有效調(diào)動起來，導致檔案管理人員工作整體效率不高。

3．忽視對檔案管理工作的學習與宣傳，大多數(shù)工程技術(shù)人員不能正確認識檔案工作，認為檔案管理工作有專人負責，與自己不相干，從而導致檔案管理脫節(jié)于工程項目。

(二)缺少統(tǒng)一收集整理標準

在實際工作中很多項目單位都采用了不同的辦法，具體表現(xiàn)在：

1.執(zhí)行《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，所收集整理的工程檔案比較規(guī)范，符合檔案管理、驗收及查閱的要求[2]。

2.執(zhí)行交通運輸部的《公路工程竣工驗收辦法》，符合竣工驗收資料整體要求，但不能滿足公路工程文件材料立卷歸檔管理辦法的要求。3.對《文件材料立卷歸檔管理辦法》與《公路工程竣工驗收辦法》實行交叉執(zhí)行，檔案人員根據(jù)自己的理解整理文件材料，這是與公路工程檔案管理、查閱要求不符的。

（三）未能嚴格落實規(guī)章制度

1.受到經(jīng)費、人員等眾多因素影響，很多工程建設單位缺乏專門的檔案管理部門，也未能安排專職檔案人員，并且也沒有建設專門的檔案管理設施與場地，導致很難保證檔案的安全與質(zhì)量。

2.缺乏健全的制度，檔案缺乏規(guī)范的操作流程與管理方法。主管單位檔案管理部分未認真履行指導、檢查和監(jiān)督的職責，造成檔案資料與工程驗收要求不符。比如因為工程技術(shù)人員的頻繁流動，工程檔案資料沒有第一時間歸檔，從而對工程檔案真實性造成嚴重影響。

(四)檔案人員素質(zhì)急需提高

從具體工作中可知，公路工程檔案管理對人員要求比較高。在公路工程建設時，經(jīng)常會涉及到填寫施工技術(shù)表格、整理竣工圖紙、歸檔往來文件、對資料進行專業(yè)分類組卷等工作，這要求公路工程檔案人員不僅要掌握工程專業(yè)技術(shù)，還要提高檔案業(yè)務技能。但是，現(xiàn)階段符合公路工程檔案管理要求的人才十分匱乏。因此，需要不斷提升檔案人員的綜合素質(zhì)。

三、加強公路工程檔案管理的對策

（一）增強檔案管理意識

提高《檔案法》及其相關(guān)法律規(guī)范宣傳力度，增強檔案管理意識，創(chuàng)設出良好的檔案工作環(huán)境。要加快普及檔案知識，在單位培訓內(nèi)容中納入檔案知識，讓更多人員認識到做好公路工程檔案管理工作的重要性。單位領(lǐng)導要提高對檔案工作的重視程度，在設施、設備、人員、經(jīng)費上給予支持。檔案管理人員要具備良好的服務意識，以高效的服務提高檔案管理水平[3]。另外，做好施工、財務、監(jiān)理、設計等部門的協(xié)調(diào)溝通工作，通過各部門共同努力配合，營造檔案管理工作齊抓共管的局面。

（二）加強體制機制創(chuàng)新

1.規(guī)范工作標準。交通部根據(jù)公路工程項目特點與檔案管理要求，制定了《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》，全面系統(tǒng)地對公路工程檔案工作職責、文件材料收集、竣工文件整理、文件管理移交等作出規(guī)定，是公路工程檔案管理的統(tǒng)一工作標準。在實際工作中，必須將該辦法落到實處，從細節(jié)處入手，突出重點，有序?qū)嵤尮饭こ虣n案管理工程更加科學、標準與規(guī)范。

2.加強檢查指導。建設單位檔案部門是公路工程檔案的主管部門，應承擔其相應責任，做好對建設、施工等單位檔案工作的指導工作?？梢越n案管理臺賬，及時了解檔案管理動態(tài)信息，并到工程現(xiàn)場開展指導工作，妥善解決檔案管理總存在的問題。另外，要分清重點環(huán)節(jié)與薄弱環(huán)節(jié)，細致開展各階段驗收檢查工作[4]。檔案人員要積極參與工程調(diào)度會、技術(shù)研討會和設計交底會，準確掌握工程整體進度，提高檔案工程的實效性。

(三)實現(xiàn)檔案信息化管理

要積極適應公路工程項目的現(xiàn)代管理模式，將計算機計算充分應用到公路工程檔案管理工作中，并加大檔案管理軟件開發(fā)力度，逐步建立起電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)公路工程檔案電子化與電子檔案信息共享。同時，還要建立健全的公路工程檔案信息資源體系，并不斷提升公路工程檔案管理的效率與水平。

（四）定期組織業(yè)務培訓

開展多層次、多形式的工程技術(shù)、檔案管理等業(yè)務培養(yǎng)工作，讓參建單位工程技術(shù)人員了解檔案管理知識、檔案人員了解工程建設專業(yè)知識，從而讓工程技術(shù)人員與檔案人員知識結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化，并實現(xiàn)自身知識面的拓展。檔案人員在進行業(yè)務學習的過程中，也要加強對計算機、網(wǎng)絡、現(xiàn)代管理理論與方法的學習，實現(xiàn)自身綜合素質(zhì)的提升。另外，檔案人員要切實增強服務意識，找準定位，踏實工作，樹立高度的事業(yè)心與責任感，扎實做好公路工程檔案管理工作。總之，做好公路工程檔案管理工作意義重大，加強對公路工程檔案的利用與管理，有利于進一步促進公路工程建設事業(yè)的發(fā)展。因此，身為檔案管理人員，要始終保持認真踏實、愛崗敬業(yè)的精神，認真做好公路工程檔案管理中的各項工作，為工程建設管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務，從而創(chuàng)造出更大的社會與經(jīng)濟效益.

作者：張付華 單位：廣東省長大公路工程有限公司