檔案管理工作的基本路徑

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摘要：新媒體時代的到來不僅給人們的日常生活帶來巨大變化，對于多個行業(yè)的發(fā)展也產(chǎn)生了巨大影響。就檔案管理領(lǐng)域來說，新媒體時代不僅帶來了新技術(shù)、新理念，對于工作的方式方法也起到了重大的影響作用。為更好地融入新媒體時代大環(huán)境，進一步優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量，就需要就基本工作路徑作有效梳理和優(yōu)化。本文首先闡述了新媒體時代對檔案管理工作產(chǎn)生的影響，進而分析了新媒體時代檔案管理服務的困境，最后提出了新媒體檔案管理工作創(chuàng)新優(yōu)化的基本路徑以供探討和參考。

關(guān)鍵詞：新媒體時代；檔案管理；基本路徑；優(yōu)化

新媒體時代對于檔案管理工作產(chǎn)生的影響是方方面面的，檔案服務對象的需求和理念發(fā)生變化，檔案管理工作的方式方法以及理念等也需要同步跟進和提升，才能在新媒體時代環(huán)境日新月異的情況下更好地滿足服務需求，實現(xiàn)檔案管理工作的不斷優(yōu)化。強化檔案管理信息化建設(shè)，充分利用新媒體的優(yōu)勢，才是檔案管理工作未來的出路。

一、新媒體對檔案管理工作的影響

（一）提升檔案管理工作效率

在新媒體媒介手段尚未融入到檔案管理工作當中的相關(guān)單位里，由于工作方式仍是傳統(tǒng)和陳舊的，服務理念死板僵化，工作手段落后，導致檔案管理的效率低下，檔案服務的品質(zhì)遲遲得不到提升。在新媒體技術(shù)的幫助下，相應檔案管理部門在工作理念和工作方式上均進行了大幅改革，新媒體技術(shù)使得檔案管理擁有了得力助手，檔案管理工作者的日常工作量降低，工作效率更高，出現(xiàn)的差錯率也不斷降低，相應的檔案管理工作質(zhì)量也就同步提升，檔案服務對象的滿意度更高。

（二）促進檔案的開發(fā)與利用

新媒體進入到檔案管理領(lǐng)域，檔案的開發(fā)和利用均能夠借助于新媒體技術(shù)，通過多種信息渠道實現(xiàn)檔案的充分利用，檔案的利用率更高，面向的受眾更加廣泛和多元。尤其對于檔案的宣傳推廣工作而言，傳統(tǒng)的僅依靠線下宣傳的方式不僅成本消耗較大，獲得的反饋效果也不高。通過新媒體技術(shù)的幫助，利用互聯(lián)網(wǎng)、微博、微信公眾號和手機媒體等媒介形式進行檔案資訊的宣傳和推廣，傳播領(lǐng)域巨大，傳播效率更高，目標受眾更加具體和全面，獲得的實際效果也更加突出。

（三）強化檔案資源的安全性

檔案管理工作的重要內(nèi)容之一便是檔案的安全性。傳統(tǒng)時代檔案管理的安全性重要依賴于實體檔案封存和儲藏，在檔案外借過程中則存在檔案遺失和損壞的可能，安全性較低。新媒體平臺的介入則極大的優(yōu)化了檔案安全管理的環(huán)境，安全管理的機制更加健全，管理手段和實際效果也更加優(yōu)化。在檔案存儲方面可通過數(shù)字化和安全加密的手段使得檔案安全性提升，檔案存在的遺失、損壞和泄露等問題也能得到有效解決。此外，在檔案用戶身份信息安全和檔案本身安全性上也擁有更大的保障。

二、新媒體時代檔案管理服務的困境

（一）檔案管理服務主體理念落后

隨著新媒體時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理服務理念和想法就需要不斷升級，摒棄傳統(tǒng)落后的思想，實現(xiàn)檔案管理工作的不斷優(yōu)化。而實際情況是，許多檔案管理服務的主體在想法和理念上仍十分落后，對于新媒體與檔案管理之間的關(guān)聯(lián)性認識不足，對于兩者的密切關(guān)系缺乏有效理解，造成實際工作中對于新媒體技術(shù)的認知和應用上的巨大缺失。新媒體時代檔案管理工作在概念和特點上均有著巨大升級，今后的檔案管理工作要明確新媒體技術(shù)帶來的巨大幫助，但同時也需要認識到傳統(tǒng)媒體在新媒體時代存在的巨大現(xiàn)實意義和長遠價值。應當珍貴紙質(zhì)史料的保管以及整理出版紙質(zhì)文獻書籍是檔案文化傳承的重要一環(huán)而不應忽視和拋棄。大量的檔案管理人員缺乏長遠眼光，只關(guān)注眼前的利益得失，對于檔案管理的長遠發(fā)展缺乏認識，造成新媒體技術(shù)融入上的巨大障礙。

（二）檔案管理服務對象信息不安全

檔案管理工作的重要目標之一便是安全性，既要保證檔案資料的安全性，還應確保檔案管理服務對象信息的安全性。新媒體時代的一大特點便是高度開放和自由的環(huán)境，這給檔案服務用戶提供了巨大便利，如可借助于開放式、共享式的信息環(huán)境快速獲取目標信息，更好地實現(xiàn)檔案的查閱和利用，但同時也潛藏著用戶信息泄露和盜取的問題，用戶安全性有著巨大的威脅。用戶在檔案使用中必然會向檔案服務主體出示個人隱私信息，一旦被暴露在新媒體開放環(huán)境，安全隱患必然存在，“隱私悖論”同時形成。此外，檔案解密也成為社會熱門話題，解密檔案帶來的信息安全問題同樣巨大，直接關(guān)系著個體乃至整體的安全。

（三）社會公眾參與其中的意識淡薄

新媒體時代檔案管理工作不僅僅關(guān)系到檔案服務主體單方面，還與社會公眾息息相關(guān)。而實際情況是，新媒體時代讓人們能夠更加公平和便捷地獲取檔案信息資源，自身的訴求得到巨大滿足，但在自我付出方面的認識和實際付出則相對較少。傳統(tǒng)思維限制了人們的想法，對于檔案管理服務的認識仍較落后，檔案管理服務意識淡薄，自我只在檔案服務中獲取，知識單方面靜態(tài)地接收信息，而不會去和表達信息。尤其對于公共圖書館的檔案管理而言，人們往往只會從圖書館中獲取所需信息，對于自我參與和服務的認識則相對不足，實際產(chǎn)生的興趣和行為也相對缺乏。

三、新媒體時代檔案管理工作創(chuàng)新優(yōu)化的基本路徑

（一）提升檔案管理服務主體的觀念

要在新媒體時代更好地落實檔案管理工作，實現(xiàn)其在時代變化中的更好創(chuàng)新和優(yōu)化，就應首先實現(xiàn)檔案管理服務主體的觀念升級，將新媒體意識融入到日常工作當中。一方面，應當認識到傳統(tǒng)媒體在新媒體時代的重要價值，明確傳統(tǒng)紙質(zhì)媒體在信息傳播中的現(xiàn)實意義，借助于新媒體實現(xiàn)紙質(zhì)媒體價值的更好呈現(xiàn)。如借助于新媒體技術(shù)對紙質(zhì)媒體信息進行整合，方便用戶查找和借閱，提高紙質(zhì)媒體的使用效率；另一方面，還應認識到新媒體在檔案管理工作中的巨大便利，在硬件方面實現(xiàn)匹配升級，在軟件方面不斷提升檔案管理工作效率的提升。借助于辦公系統(tǒng)、微博、微信公眾號等新媒體媒介更加高效地完成日常的檔案管理服務工作。

（二）強化用戶信息安全與個性服務平衡性

新媒體時代信息安全問題是重大問題，關(guān)系到檔案管理主體以及檔案用戶雙方面。要更好地實現(xiàn)檔案管理工作優(yōu)化，滿足用戶的多元化和個性化需求，同時也滿足用戶信息安全和檔案資源安全需求，就需要不斷強化用戶信息安全與個性服務平衡性，落實好安全管理問題。一方面，檔案管理部門應當進一步強化檔案管理制度，基于相應法律法規(guī)實現(xiàn)信息安全制度保障。另一方面，通過信息技術(shù)手段實現(xiàn)檔案信息的更好保護，強化數(shù)字信息的隱私性；此外，還應充分利用現(xiàn)代手段，切實提高檔案管理服務主客體的媒介素養(yǎng)。對于“隱私悖論”問題，應在嚴格遵循相應法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，通過增強主體的媒介素養(yǎng)和客體的媒介素養(yǎng)外，不斷提升用戶的自我保護意識，保障用戶的信息安全。

（三）提高社會公眾的參與意識和實踐意愿

社會公眾的參與是檔案管理工作優(yōu)化的重要保障，為此，檔案管理部門應當意識到社會公眾服務參與的重要價值，并通過有效手段實現(xiàn)公眾參與意識和實踐意愿的提高。一方面，應當讓有興趣、有機會參與到檔案管理服務中公眾獲得實踐，通過其全程參與和體會，將相應的感想和理念傳播出去，通過個體的傳播實現(xiàn)檔案管理服務公眾化的更好宣傳。另一方面，應當通過舉辦相關(guān)活動擴大影響力，讓社會公眾接觸并認識到相關(guān)理念和實踐機會的存在。可通過舉辦閱讀推廣和征文比賽、視頻文化活動等，讓公眾參與到檔案建設(shè)和服務當中，逐步形成檔案管理服務參與意識，學習到相關(guān)的知識和技巧，助力檔案管理工作的更好開展和不斷優(yōu)化。

（四）充分利用新媒體優(yōu)化檔案保存服務

在新媒體時代，為落實檔案管理工作，關(guān)鍵還在于對新媒體技術(shù)的基本應用，實現(xiàn)檔案保存和服務的不斷優(yōu)化。為此，檔案管理部門應當積極尋求新媒體時代的管理方法，順應新媒體的要求，學習并掌握相關(guān)及時使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量均不斷提升，落實好檔案管理的基本。首先，可通過互聯(lián)網(wǎng)平臺完善大數(shù)據(jù)和數(shù)字化管理平臺，打造良性的檔案管理生態(tài)圈；其次，可通過新媒體平臺打造檔案服務媒介，讓用戶更加便利地使用檔案資源。如通過手機APP的開發(fā)，借助于微信、微博、QQ、微視頻等手段進行檔案信息存儲、研究，迅速、傳播，分享檔案相關(guān)資訊和信息，形成新的傳播空間。

四、結(jié)語

新媒體時代檔案管理工作創(chuàng)新優(yōu)化的基本路徑是助力檔案管理在新媒體環(huán)境更好工作的重要課題。對于檔案管理部門來說，不斷提升檔案管理服務主體的觀念，進一步強化用戶信息安全與個性服務平衡性，同時不斷提高社會公眾的參與意識和實踐意愿，充分利用新媒體優(yōu)化檔案保存服務，才能更好地融入新媒體環(huán)境，為檔案管理工作的價值提升打造更好的平臺。

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作者：張妮妮 單位：寧波市特種設(shè)備檢驗研究院