合同管理中的財務風險防范
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【內(nèi)容摘要】高校為針對簽訂、行使、督察和管控本單位為當事人的合同而進行的一系列活動被統(tǒng)稱為合同管理。包括簽訂合同前的準備期、合約履行期和事后的管控工作等環(huán)節(jié)。盡管各高校已在合同管理的各個環(huán)節(jié)盡力做好財務風險防范，完善各項規(guī)章制度，但眾多復雜的主觀、客觀因素還是不斷地引發(fā)一系列財務風險，資產(chǎn)效能降低，阻礙了高校的正常發(fā)展。本文從高校合同管理系統(tǒng)、合同管理流程、合同管理的核心、當前高校合同管理存在的財務風險問題、如何有效地防范財務風險、合同管理中財務風險的控制措施等方面進行了初步探討。
【關鍵詞】合同管理;財務風險;防范措施
一、高校合同管理系統(tǒng)
高校合同管理系統(tǒng)包括:合同準備、審批、執(zhí)行、控制、結束等合同全生命周期的管理，提高合同履行管控的力度。通過查詢、統(tǒng)計分析和預警提醒等多種手段實現(xiàn)本單位的業(yè)務管理，幫助本單位把資金計劃、合同進度、合同審批、合同變更、相關發(fā)票、合同資料等管理得更具條理性和統(tǒng)籌性，更使合同管理從繁瑣混亂的狀態(tài)中解脫出來變得輕松、愉快;使收付款管理從各種復雜的人事當中解放出來，減少腐敗的風險，從繁多拖沓變得及時。此外，多種形式的合同、收付款數(shù)據(jù)等統(tǒng)計圖表，也為單位日后的發(fā)展和決策提供強有力的數(shù)據(jù)支持。
二、制定合同管理流程
公司合同管理流程一般包括如下幾個環(huán)節(jié)。(一)前期準備。1．立項。項目立項是本單位為推動某個項目上馬，根據(jù)本高校中長期規(guī)劃或學院管理過程中涉及的生產(chǎn)、生活的實際需要而提出的框架性的總體設想。按照本單位的審批程序經(jīng)相關職能部門批準。立項報告包括項目實施前所涉及的各種由文字、圖紙、圖片、表格、電子數(shù)據(jù)組成的材料，主要內(nèi)容有項目投資建議的主要依據(jù)、資金來源、項目達到的要求等。2．合同起草。根據(jù)合同的具體形式選擇相應的合同格式。高校合同的主要類型有承包合同、采購合同、維修合同。(二)合同簽訂。第一，經(jīng)辦人按照本單位的管理流程將合同文本底稿報送相關職能部門批準、審核。第二，本單位的需求部門、財務部和經(jīng)辦人應當從合同涉及的替在風險方面共同審核合同初稿，并提供建議，供主管領導參考。從維護公司經(jīng)濟利益出發(fā)，盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟損失。第三，嚴格按照國家規(guī)定的招投標程序進行招投標。(三)合同的履行及歸檔。合同以雙方當事人簽名蓋章生效后，專人負責監(jiān)督合同的履行。在合同履行期間，經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負有下列責任。一是收集保管合同履行中形成的所有相關資料;包括合同底稿、合同變更原因及變更內(nèi)容、資金支付等情況。二是合同履行結束應及時歸檔、分類，供以后同類合同作參考。如有可能，應該對每一項目合同及時進行總結。提高工作效率及資金使用效能。
三、合同管理的核心
合同管理是高校管理的重要內(nèi)容之一，高校應當重視本單位的合同管理工作，著重從合同管理模式、機構設置、人員配備、管理制度等方面建立符合本單位實際需要的合同管理體系，減少風險發(fā)生頻率及程度，提高資金利用效能。做好合同管理的工作，需要做到以下幾點:第一，依據(jù)學院的管理體系結合合同的一般流程制定出相應的合同管理制度，如:合同評審會簽制度、合同變更管理制度、合同履行管理制度及合同文件資料歸檔保管制度等，借鑒國際先進經(jīng)驗，加速建立和完善市場經(jīng)濟需求的新的合同示范文本。第二，依據(jù)合同的不同類別進行分類，可以用文件夾存放，再根據(jù)需求分門別類;對合同實行專人專項管理，并且類別制定相應的管理標準。加大合同管理力度，保證合同的順利履行。第三，推行合同管理人員持證上崗制度。不斷提高管理人員的業(yè)務水平，減少潛在的主觀風險。第四，加強政治學習，提高相關管理人員的思想覺悟和服務意識，預防潛在的主觀風險的出現(xiàn)。任何完善的制度最終產(chǎn)生的效能決定于執(zhí)行人員的素質(zhì)。
四、當前高校合同管理存在的財務風險問題
(一)合同管理制度不完善。不論是前期的談判工作及日后的監(jiān)管任務，管理工作的復雜程度決定不可避免地會產(chǎn)生主觀或客觀的財務風險，這就需要相關領導不斷完善管理制度，最大限度地減少財務風險的產(chǎn)生機會。(二)合同管理人員專業(yè)水平和法律意識不高。合同管理人員專業(yè)水平和法律意識不高，對簽訂合同的關鍵點把握不足，都會不同程度地導致財務風險的產(chǎn)生。不能嚴格按照章程及規(guī)范開展工作，也會導致潛在的主觀和客觀財務風險。(三)高校管理不同部門缺乏溝通。高校不同職能管理部門缺乏有效溝通，或在工作中沒有充分考慮到其他部門的意見也會誘發(fā)財務風險。(四)履行階段也是一個重要的合同風險來源。合同監(jiān)管人員不能認真履行監(jiān)管義務，承擔監(jiān)管責任，都會將合同潛在風險轉化為實際的法律風險和主觀風險。同時，在合同救濟階段，由于救濟措施和后續(xù)工作跟進乏力，造成勝訴案件執(zhí)行不力從而產(chǎn)生財務風險。
五、合同管理中財務風險的控制措施
(一)不斷完善合同相關管理制度。最大限度地減少財務風險的發(fā)生。(二)加強合同管理相關人員的政治業(yè)務培訓。不斷提高管理人員的業(yè)務、思想水平，不忘初心，杜絕各類主觀財務風險，極大減少客觀財務風險。增強員工的責任意識與服務意識，在遵紀守法的基礎上更好地履行個人職責。拒絕一切違法違規(guī)的支付要求，互相監(jiān)督;落實員工的獎勵與懲處制度。(三)在合同管理準備階段中的財務風險控制。除嚴格審查合約方的資歷、信用情況和執(zhí)行能力等外，還需要考慮項目收支情況、風險水平、執(zhí)行時效等因素。還必須利用類似的同類合同作參考，利用一些客觀真實的財務數(shù)據(jù)，結合長期趨勢分析，較為準確地預測項目支出，結合工程的實際開展情況，給出準確恰當?shù)念A測。(四)單位各職能部門各負其責，相互聯(lián)系，加強合作。對合約方的資歷、信用情況、執(zhí)行能力、合同的重要條款加強審核，防范各類主觀風險，在保證資金使用效益的前提下保證合同的順利。(五)財務管理部門要依據(jù)合同文本確定資金數(shù)額，嚴格執(zhí)行對應支付制度。以合法的審批程序為基礎，特別應當注意有關手續(xù)的辦理是否齊全，支付情況同合同條款規(guī)定是否相符。(六)注意合同變更及修正。合同條款所涉內(nèi)容因不可抗拒的原因產(chǎn)生了改變，應由合同起草人員、合同審批人員、合同監(jiān)督人員共同進行商議，及時更正合同中的對應條款。各合同管理人員依據(jù):誰簽字誰負責的基本原則承擔相應的責任。(七)強化合同歸檔的工作。存檔資料應包括與合同相關的所有交流信息及重要文獻。依照規(guī)章制度進行存檔。總之，合同是市場經(jīng)濟中由交易雙方簽訂的一種約定憑據(jù)。合同管理的每一個環(huán)節(jié)都存有一定的財務風險。只有不斷提高高校管理水平、經(jīng)營能力才能為高校的穩(wěn)步發(fā)展的提供重要支撐。
【參考文獻】
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作者：李林 李雪軍 單位：湖南財經(jīng)工業(yè)職業(yè)技術學院