通信工程檔案管理模式與策略
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【摘要】我國(guó)電信體制改革為電信業(yè)發(fā)展注入了新的活力，提供了千載難逢的歷史機(jī)遇，通信工程檔案作為提升服務(wù)質(zhì)量的重要載體，也迎來(lái)了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。其科學(xué)、規(guī)范管理工作是通信建設(shè)工作的重要組成部分。通過學(xué)習(xí)、消化、吸收，在實(shí)踐中逐步摸索了一套行之有效的科學(xué)管理工程檔案的方法，并取得了良好的管理效果，有力保障了通信工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，進(jìn)而促進(jìn)了企業(yè)各項(xiàng)工作的健康、持續(xù)發(fā)展，在服務(wù)企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)中發(fā)揮了重要作用。
【關(guān)鍵詞】通信建設(shè)；工程檔案；管理模式；方法
1.通信工程檔案管理的“三同步”原則
通信工程建設(shè)包括開工、施工、竣工三個(gè)階段，通信工程檔案的形成同樣包括三個(gè)階段。實(shí)現(xiàn)通信工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須要求檔案管理與通信工程建設(shè)實(shí)現(xiàn)“三同步”。[1]
1.1開工與施工準(zhǔn)備文件收集整理同步
通信建設(shè)工程在立項(xiàng)后需要收集的檔案資料包括三個(gè)方面。首先是項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書、環(huán)境預(yù)測(cè)、設(shè)計(jì)任務(wù)書及相關(guān)批復(fù)文件等。其次是設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)材料，主要包括工程地質(zhì)勘探、地質(zhì)圖、地形地貌、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、征用土地等基礎(chǔ)性材料。最后是設(shè)計(jì)文件材料，主要包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)計(jì)算書、總體規(guī)劃等。在本階段的檔案材料收集過程中，檔案部門要與相關(guān)單位負(fù)責(zé)材料收集和保管的人員密切配合，及時(shí)溝通，并對(duì)已經(jīng)形成的材料按照要求及時(shí)整理。
1.2施工與施工文件收集整理同步
通信建設(shè)工程開工以后，檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)放在施工過程中，需要收集的文件資料主要包括施工報(bào)告、計(jì)劃、方案、技術(shù)措施以及安全措施等；工程材料的質(zhì)檢報(bào)告、工程設(shè)計(jì)變更的手續(xù)、施工圖紙、施工記錄以及工程事故報(bào)告等；設(shè)備的安裝、調(diào)試、驗(yàn)收記錄；工程各階段的總結(jié)報(bào)告等。在此階段，檔案管理人員要對(duì)相關(guān)資料逐一審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施。
1.3交工與竣工文件收集整理同步
工程建設(shè)完畢后需要交工驗(yàn)收，這是通信工程建設(shè)的收尾階段，檔案資料收集工作到了尾聲，卻是最重要的階段。在工程交工驗(yàn)收時(shí)，檔案部門必須與驗(yàn)收部門共同參與，以確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。所收集的材料包括竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行、資產(chǎn)交付文件等。
1.4實(shí)現(xiàn)“三同步”的保障措施
通信工程檔案的管理要遵循“三同步”原則，首先要積極爭(zhēng)取主管領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作機(jī)構(gòu)的健全以及相關(guān)人員的配備，做到崗有其人、人有其責(zé)，是實(shí)現(xiàn)“三同步”的前提。其次建立完善的通信工程檔案管理制度，將檔案工作與工程管理工作無(wú)縫對(duì)接，有機(jī)融合，針對(duì)各階段的施工情況分別施策，確保檔案管理人員在行使監(jiān)督職能時(shí)有據(jù)可依，這是實(shí)現(xiàn)“三同步”的制度保障。最后與施工單位就檔案資料收集范圍與整理要求簽訂合同，通過合同固化雙方的職責(zé)界面與權(quán)力、義務(wù)關(guān)系，這是提高竣工圖編制質(zhì)量的重要手段[2]。
2.通信工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化指標(biāo)
通信工程檔案作為反映通信建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程和工程概貌的原始記錄，在施工期間的提供利用，以及日后的改建、擴(kuò)建、技術(shù)改造、維護(hù)等工作中具有舉足輕重的地位和無(wú)可替代的作用。而工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理有助于提升工程檔案的管理水平和發(fā)揮價(jià)值的效率，因此，強(qiáng)化其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全的管理標(biāo)準(zhǔn)，既是工程檔案自身的內(nèi)在要求，也是管理的必然選擇。下面從三個(gè)方面構(gòu)建通信工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系：
2.1通信工程檔案內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化
根據(jù)通信工程歸檔范圍，按工程性質(zhì)和種類設(shè)計(jì)歸檔目錄清單，并在工程承接方與施工方的合同中增加專門條款進(jìn)一步明確目錄清單的具體內(nèi)容，確保收集的通信工程檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。具體來(lái)講包括3方面的具體指標(biāo)：2.1.1歸檔內(nèi)容齊全。從宏觀上看，歸檔內(nèi)容齊全包括兩個(gè)層面的含義：一是縱向上從工程立項(xiàng)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)各個(gè)階段，橫向上包括土建、工藝、通信、隱蔽工程、附屬工程以及竣工驗(yàn)收、歸檔移交等專業(yè)性工作，應(yīng)當(dāng)形成的文件材料需完整留下原始記錄，不能只完成建設(shè)任務(wù)卻沒有同步形成相關(guān)工程檔案。二是工程各階段、各專業(yè)形成的有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)及時(shí)收集齊全，進(jìn)行系統(tǒng)整理后歸檔。從微觀上看，歸檔文件不能缺張少頁(yè)、遺漏附件、破損污漬；歸檔文件應(yīng)辦理完畢，各項(xiàng)內(nèi)容填寫完整，不能缺項(xiàng)漏項(xiàng)。2.1.2載體形態(tài)完整。現(xiàn)代技術(shù)條件下的項(xiàng)目檔案種類多種多樣，載體形態(tài)各異。在確保傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案齊全、完整的基礎(chǔ)上，應(yīng)注意查看照片、錄音帶、錄像帶、光盤等特殊載體形態(tài)的工程檔案，與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的電子文檔，以及與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的實(shí)物檔案等是否完整，不能拘泥于收集紙質(zhì)載體的工程檔案。2.1.3法定手續(xù)完備。項(xiàng)目審批、工程施工、監(jiān)理及驗(yàn)收等都應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)，作為開展各項(xiàng)建設(shè)任務(wù)的依據(jù)。同時(shí)，項(xiàng)目檔案的法定效用是通過履行一定的生效手續(xù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，沒有文件制發(fā)單位印章、負(fù)責(zé)人簽字等法定生效手續(xù)的文件是不具備法定效力的。[3]一些項(xiàng)目檔案存在責(zé)任人簽名不規(guī)范，忽略簽字日期和簽署意見、遺漏竣工圖章等情況，不便于日后的使用和考證。因此，判別項(xiàng)目檔案的完整性既要重視審批手續(xù)的完備，又要確保其印章、簽字等生效手續(xù)的清楚、規(guī)范和完整。2.1.4檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。檔案管理人員積極與工程技術(shù)人員進(jìn)行及時(shí)有效的溝通，以確保收集的檔案資料真實(shí)有效。一致性是項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性的核心，只有整套項(xiàng)目檔案反映的內(nèi)容與線路、配套設(shè)備、建筑物、構(gòu)筑物、隱蔽工程等竣工時(shí)的實(shí)際概貌一致，并隨改、擴(kuò)建活動(dòng)及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行相應(yīng)的變更和補(bǔ)充，與實(shí)物保持持續(xù)一致性，方能體現(xiàn)項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性。[4]
2.2通信工程檔案形式的標(biāo)準(zhǔn)化
由于多數(shù)通信工程檔案需要長(zhǎng)久的保存，歸檔數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)有統(tǒng)一的模板，因此歸檔時(shí)使用的各類案卷封面、備考表、卷內(nèi)文件目錄等報(bào)表應(yīng)統(tǒng)一印刷和制作，報(bào)表的各個(gè)組成要素必須統(tǒng)一規(guī)范，制成材料符合檔案長(zhǎng)期保管的技術(shù)參數(shù)。
2.3通信工程檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化
檔案人員業(yè)務(wù)水平高低對(duì)通信工程檔案的案卷質(zhì)量有著很大的影響。確保文件、圖紙等的整理具有規(guī)范性和統(tǒng)一性是檔案管理人員必備的技能之一。標(biāo)準(zhǔn)化體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：2.3.1依據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），制定通信工程檔案整理細(xì)則。2.3.2通信工程檔案反映整個(gè)建設(shè)工程施工的全過程，整理時(shí)應(yīng)依照工程建設(shè)基本流程，依照施工順序進(jìn)行收集和整理，既有利于文件的歸檔，也便于今后的利用。[5]2.3.3通信工程檔案排序應(yīng)按照通信專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行劃分和排序，按照一定的邏輯關(guān)系進(jìn)行分類，有助于提升檔案部門工作效率和效果。
3.通信工程檔案管理的人才技術(shù)保障
通信工程檔案的科學(xué)組織和有效管理是以人才作后盾，否則，再好的管理制度和措施都無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果。因此，我們?cè)谌瞬诺囊M(jìn)和培養(yǎng)上提出了如下要求：3.1具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，能以強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感做好通信工程檔案工作。3.2具有扎實(shí)的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，以及通信業(yè)務(wù)知識(shí)、工程管理經(jīng)驗(yàn)等適應(yīng)工作需要的知識(shí)結(jié)構(gòu)。3.3以“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”、“走出去”等方式加強(qiáng)工程檔案業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)、擴(kuò)大視野、交流經(jīng)驗(yàn)、繼承發(fā)展。3.4以建立示范工程、樣板工程為依托，打造工程檔案精品，為通信工程檔案的管理塑造模板。⑤利用新媒體技術(shù)，建立通信工程檔案管理微信群，便于大家及時(shí)溝通，傳播經(jīng)驗(yàn)、交流心得、探討問題、尋求對(duì)策等。
4.信工程檔案的管控措施
4.1完善管理體系
建立科學(xué)的管理體系，并確保其有效運(yùn)轉(zhuǎn)是實(shí)現(xiàn)通信工程檔案管理目標(biāo)的前提。首先，建立以企業(yè)主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)的管理網(wǎng)絡(luò)，有利于規(guī)劃好通信工程檔案管理的頂層設(shè)計(jì)，及時(shí)決策并解決問題。其次，有利于通信工程檔案機(jī)構(gòu)、人員、資金等的落實(shí)，為工作順利開展提供保障。再次，有利于工程建設(shè)部門、施工隊(duì)及其他相關(guān)單位的組織協(xié)調(diào)，避免推諉扯皮。最后，有利于制定并落實(shí)各項(xiàng)通信工程檔案管理規(guī)章制度，優(yōu)化體制機(jī)制、做好人崗匹配，確保各項(xiàng)工作順利開展。
4.2制定監(jiān)管措施
通信工程檔案的工作流程及質(zhì)量控制目標(biāo)，需要輔之以相應(yīng)的監(jiān)管措施，確保相關(guān)組織運(yùn)轉(zhuǎn)高效。4.2.1“三納入”，將通信工程檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；納入公司規(guī)章制度及工作流程；納入公司有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。4.2.2“四參加”，檔案部門或人員參加產(chǎn)品鑒定、科研成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收，負(fù)責(zé)檢查檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。[6]4.2.3“五同步”，下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件的積累情況同步；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料的歸檔情況同步；項(xiàng)目文件材料的歸檔進(jìn)度與檔案信息化進(jìn)度同步；項(xiàng)目總結(jié)與歸檔的項(xiàng)目文件材料交接同步。4.2.4通過召開協(xié)調(diào)會(huì)議、發(fā)揮工程監(jiān)理單位對(duì)檔案工作的監(jiān)管責(zé)任、加強(qiáng)合同管理、財(cái)務(wù)管理等法律、行政、經(jīng)濟(jì)手段，做好通信工程檔案管理的監(jiān)管工作。
4.3保證資金來(lái)源
檔案管理工作作為一項(xiàng)流程末端的基礎(chǔ)管理工作，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的質(zhì)量控制目標(biāo)，必須耗費(fèi)大量的人力、物力。因此，應(yīng)確保檔案工作專項(xiàng)資金的來(lái)源，及時(shí)為通信工程檔案設(shè)備設(shè)施的購(gòu)置、保管條件的改善、教育培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)的支出、信息化建設(shè)的同步開展等提供強(qiáng)有力的支撐。
4.4優(yōu)化工程分類
根據(jù)通信工程的性質(zhì)、投資規(guī)模、建設(shè)周期等特點(diǎn)進(jìn)行分類管理，以提高管理效率和針對(duì)性。一般有以下幾種方法：4.4.1針對(duì)施工周期短，工程檔案資料形成快的環(huán)節(jié)，使用跟蹤整合收集方法；4.4.2針對(duì)施工時(shí)間長(zhǎng)的通信終端工程可以使用劃分環(huán)節(jié)逐步整合收集方法；4.4.3針對(duì)施工人員分散，負(fù)責(zé)建設(shè)施工臨時(shí)機(jī)構(gòu)形成的檔案資料環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)使用強(qiáng)制性收集方法，及時(shí)收集整理。
4.5構(gòu)建審核機(jī)制
構(gòu)建工程檔案質(zhì)量審核機(jī)制，是確保通信工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的重要保障。4.5.1檔案在匯總、整合、錄入、歸檔及最終驗(yàn)收中應(yīng)該配備專人管理，并且由專業(yè)技術(shù)人員及工程責(zé)任人審核簽字。4.5.2根據(jù)工程合同條款，在工程完工后逐一審核，以保證該項(xiàng)工作專人專職，權(quán)責(zé)明確。4.5.3由具備通信工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員，在做好基礎(chǔ)工作的同時(shí)，針對(duì)以往工作中出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)審核。4.5.4根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定的檔案驗(yàn)收流程和要求，進(jìn)行最后審核把關(guān)，逐一對(duì)照整改，確保萬(wàn)無(wú)一失。[7]
結(jié)語(yǔ)
綜上所述，通信工程檔案管理作為通信工程管理的一部分，二者相互依存，相互作用，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的通信工程檔案來(lái)源于工程建設(shè)，工程建設(shè)的質(zhì)量又在一定程度上取決于工程檔案質(zhì)量的高低。同時(shí)，通信工程檔案對(duì)企業(yè)改革、管理和發(fā)展具有重要的支撐作用，是企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)方面的基石和助推器。在人力、技術(shù)、制度、資金等方面為通信工程檔案管理提供堅(jiān)實(shí)的后盾，建立通信工程管理的長(zhǎng)效機(jī)制，改善通信工程檔案管理的生態(tài)環(huán)境，是提升通信工程檔案質(zhì)量的有效路徑。
參考文獻(xiàn)：
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作者：車建武 單位：中國(guó)聯(lián)通河南省分公司辦公室