信息化下班級數(shù)據(jù)管理探究
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[摘要]在信息化背景下，班級管理工作中的數(shù)據(jù)管理可以通過計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)來輔助實現(xiàn)。使用在線文檔收集數(shù)據(jù)，使用office辦公軟件統(tǒng)計、分析、提取數(shù)據(jù)，使用郵件合并功能打印文件等可以減少重復(fù)操作，降低工作強(qiáng)度。班主任熟練掌握這些基本技能，了解常用辦公軟件的擴(kuò)展功能，及時更新信息化知識，可以使自己在班級管理中游刃有余。
[關(guān)鍵詞]信息化；班級管理；辦公軟件
1前言
班主任工作是學(xué)校學(xué)生管理工作的重要組成部分，其中學(xué)生信息的整理、分析、上報是班主任日常工作的一部分。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各級管理部門也將各類管理系統(tǒng)作為日常管理的重要手段。各類系統(tǒng)的上線，意味著班主任作為數(shù)據(jù)提供的終端，需要提交各類系統(tǒng)所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。掌握信息的管理辦法，熟練使用日常的軟件工具，可以有效提高班主任準(zhǔn)備數(shù)據(jù)的效率，減少重復(fù)工作，將更多的時間投入到教學(xué)、科研、學(xué)生管理研究中去。
2常用的三個方法
2.1在線文檔進(jìn)行信息采集。班級管理中，學(xué)生信息采集是最基本的工作。學(xué)生信息隨著時間的變化也會發(fā)生變化，如電話號碼、家庭住址、是否團(tuán)員等。傳統(tǒng)的信息采集通過紙質(zhì)的填寫，再集中錄入電腦。隨著手機(jī)的普及和各種通訊軟件平臺的發(fā)展，在線文檔成為班級信息采集和即時更新的便捷工具。在學(xué)生中QQ的使用更為廣泛，學(xué)生使用時不需要安裝、學(xué)習(xí)其他的軟件，我們選擇QQ在線文檔作為采集工具，下面簡述相關(guān)操作。首先選擇一個群，在QQ群的應(yīng)用面板中，選擇“騰訊文檔”，選擇新建“在線表格”。我們可以自己創(chuàng)建一個表格，也可以選擇一個現(xiàn)有的模板，這樣一個文檔就創(chuàng)建成功了。目前這個文檔是私密文檔，只有創(chuàng)建者自己可以查看、編輯。第二步對這個文檔設(shè)置權(quán)限，點擊“文檔權(quán)限”按鈕，點擊“邀請他人一起協(xié)作”，在這個界面中可以選擇幾個好友或一個群共同編輯這個文檔。這個在線文檔，學(xué)生可以利用手機(jī)端隨時隨地進(jìn)行編輯，及時更新自己的信息。班主任可以隨時將在線文檔導(dǎo)出為Excel表格，確保信息的準(zhǔn)確性。2.2函數(shù)公式進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。在班級日常管理中，各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析是常見的工作，如學(xué)生的成績表、基本信息表、各種資助評優(yōu)表等。MicrosoftExcel無疑是我們最常使用的工具。SUM、AVERAGE、MAX、MIN等函數(shù)大家已經(jīng)非常熟悉。這里我們再介紹幾個函數(shù)，是班主任日常管理工作中經(jīng)常使用到的。2.2.1RANK函數(shù)。用于對數(shù)據(jù)的排序，我們可以用它來對學(xué)生成績或其他數(shù)值進(jìn)行排名。在這個函數(shù)的使用中要注意的是，數(shù)組范圍（Ref）的選擇要使用絕對地址（在地址前加$即可），這樣在復(fù)制函數(shù)時，數(shù)組范圍不會發(fā)生變化。如不使用絕對地址，復(fù)制函數(shù)時數(shù)組范圍自動變化，排序結(jié)果就是錯誤的。2.2.2VLOOKUP函數(shù)。這個函數(shù)的作用是搜索，用于“搜索表區(qū)域首列滿足條件的元素，確定待檢索單元格在區(qū)域中的行序號，再進(jìn)一步返回選定單元格的值”。在班級數(shù)據(jù)管理中，我們可以使用它來自動填充數(shù)據(jù)。這個功能在數(shù)據(jù)量越大時，其效率越高，如對全年級或全校數(shù)據(jù)進(jìn)行查找、提取。如有兩張工作表，表一為學(xué)生基本信息表，其中包括學(xué)生學(xué)號、姓名、家庭住址、電話、身份證號等基本信息，注意基本信息表第一行作為表格標(biāo)題，每個標(biāo)題即是表頭，對應(yīng)一列數(shù)據(jù)，不要加上多個標(biāo)題。表二為只有部分學(xué)生學(xué)號、姓名的空表，現(xiàn)在需要填寫這些學(xué)生的家庭住址、電話、身份證號。使用該函數(shù)可以從表一中提取學(xué)生家庭住址、電話、身份證號等信息，填充到表二中。2.2.3IF函數(shù)。用于對給定條件的判斷，根據(jù)判斷結(jié)果的真或假，輸出對應(yīng)的數(shù)據(jù)。IF函數(shù)的使用較為簡單，但將IF函數(shù)進(jìn)行嵌套可以進(jìn)行復(fù)雜的判斷，掌握IF函數(shù)擴(kuò)展應(yīng)用非常有必要。如IF嵌套、SUMIF、COUNTIF等。2.3郵件合并進(jìn)行文件打印。郵件合并功能在班主任工作同樣非常重要，它可以快速批量制作、打印具有同一模板的文件，如個人成績單、姓名貼、各類證書、給家長的信件等。郵件合并功能需要將Word和Excel結(jié)合使用。例如榮譽(yù)證書的制作，首先使用Word制作統(tǒng)一的文件模板，證書的部分內(nèi)容是一樣的，如“在2019-2020學(xué)年第一學(xué)期中，表現(xiàn)優(yōu)秀，特發(fā)此證，以資鼓勵”等。獲獎人姓名、獲獎項目是變化的內(nèi)容，可以先空著。變化的內(nèi)容使用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，將獲獎人姓名、獲獎項目兩列在Excel中保存。在Word中，選擇“郵件”頁卡，在“郵件”頁卡中點擊“開始郵件合并”，使用“選擇收件人”選擇準(zhǔn)備好的Excel作為數(shù)據(jù)源，選擇“插入合并域”，將姓名和獲獎項目插入到Word文檔的對應(yīng)位置，使用“預(yù)覽結(jié)果”檢查插入結(jié)果是否正確，最后使用“完成合并”可將制作好的證書打印出來，也可以將證書導(dǎo)出成單個文件或PDF文件。
3結(jié)語
信息化的今天，我們在班級管理中，使用與時俱進(jìn)的信息化的工作方法，可以有效的提高我們的辦公效率。我們既要熟悉像Word、Excel這樣成熟的辦公軟件的常用功能，也要擁抱新技術(shù)，盡快熟悉像在線文檔這樣各個公司推出的辦公軟件。及時更新我們的知識，掌握新的工具，可以使班級管理工作高效、有序、科學(xué)地開展。
作者:胡淼 盧新杰 單位:江蘇聯(lián)合職業(yè)技術(shù)學(xué)院連云港中醫(yī)藥分院
