文書檔案管理論文精選(九篇)

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第1篇：文書檔案管理論文范文

1.文書工作與檔案工作銜接不好

文書工作與檔案工作既聯(lián)系又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個(gè)完整的管理體系，而在實(shí)際工作中，文書和檔案往往分塊管理，拉大了文書工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節(jié)，文書人員缺乏檔案意識，檔案人員不懂文秘工作，文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當(dāng)。例如，裝訂不規(guī)范，用紙不達(dá)標(biāo)，附件不規(guī)范，版記不全，原稿不全，編號不規(guī)范，程序辦理不規(guī)范，使用文種不當(dāng)?shù)鹊取?/p>

2.檔案員的素質(zhì)不高，需加強(qiáng)培訓(xùn)

一些單位的檔案人員，沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，素質(zhì)有一定的差距，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，檔案知識陳舊，急需提高檔案管理水平。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書檔案管理是時(shí)展的趨勢。加強(qiáng)檔案員技能培訓(xùn)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作勢在必行。各部門配合不夠，制約了檔案管理工作，檔案工作需要從各部門收集文件資料，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因?yàn)榈寐毮懿块T的配合，難以做好檔案工作，導(dǎo)致重要的文件資料散失。

3.各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高

從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過程中卻困難重重，有些部門不愿把需要?dú)w檔的文件資料送到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一保管，只為了自己工作的方便遲遲不肯去交，而那些有著較強(qiáng)責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合與支持，在工作中也常常感動(dòng)心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時(shí)間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時(shí)已晚。

二、提高文書檔案管理水平的措施

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

單位領(lǐng)導(dǎo)重視文書檔案管理工作是做好文書檔案工作的前提，文書檔案管理人員積極主動(dòng)匯報(bào)和宣傳文書檔案工作，采取多種活動(dòng)形式，向領(lǐng)導(dǎo)者宣傳檔案工作的法律法規(guī)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識，爭取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，使文書檔案管理工作納入單位工作重點(diǎn)，從而大量投入檔案管理的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化，使得文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在實(shí)際工作中，充分發(fā)揮檔案資料的作用。信息技術(shù)的發(fā)展普及，對檔案管理提出了更高層次的要求，文書檔案管理人員只有不斷的學(xué)習(xí)新知識，開展新業(yè)務(wù)，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，具有技術(shù)型、管理型和復(fù)合型的素質(zhì)，為檔案工作提供更加方便快捷的服務(wù)。

2.規(guī)范銜接文書工作和檔案工作

文件是檔案管理的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，要提高檔案的質(zhì)量必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書人員要切實(shí)做好文書材料的立卷歸檔，提高檔案意識，實(shí)現(xiàn)文書和檔案工作系統(tǒng)化，文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質(zhì)量，制定標(biāo)準(zhǔn)，例如，嚴(yán)謹(jǐn)使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準(zhǔn)確及時(shí)，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)文件缺少，要及時(shí)查找。對領(lǐng)導(dǎo)者的講話、外出開會(huì)的記錄等帳外資料，及時(shí)收集處理，確保文件材料的完整。

3.辦公自動(dòng)化管理文書檔案

檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力需要提高，信息技術(shù)的發(fā)展對檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識，確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)和任務(wù)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)和現(xiàn)代管理知識，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，朝著管理型、技術(shù)型的復(fù)合型人才努力，加大檔案管理投入，從硬件建設(shè)上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，不斷增加現(xiàn)代化設(shè)施投入，檔案人員熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高管理水平，“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”，形成終身教育機(jī)制，隨時(shí)代的變化，檔案人員素質(zhì)需要不斷提高，建立檔案人員的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制。加大檔案區(qū)域間、部門間的合作力度，擴(kuò)大交際面，交流成功的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代通訊高科技手段，發(fā)展創(chuàng)新思維。

4.加強(qiáng)部門合作，做好收集工作

檔案管理人員要主動(dòng)的了解業(yè)務(wù)部門的工作，經(jīng)常性走動(dòng)，獲得及時(shí)信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展，怎樣做好資料的收集和整理。加強(qiáng)檔案管理和各個(gè)部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點(diǎn)收集資料，關(guān)注能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀、未來發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，提供有價(jià)值的證據(jù)。做好文書的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)。收集資料是文書檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，做好鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。文書人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動(dòng)中形成的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認(rèn)真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時(shí)期的重點(diǎn)，服務(wù)單位大局，開展文書檔案工作。

5.完善管理機(jī)制

辦理公文按照規(guī)章制度，盡可能的細(xì)化檔案管理的程序和規(guī)定，簡潔明了，可操作性強(qiáng)，文書檔案管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴(yán)格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善，在公文正式印刷之前，審查文件格式是否規(guī)范，在印刷以后再一次的復(fù)核，然后發(fā)送給工作人員，按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡明扼要的填寫發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。

三、總結(jié)

第2篇：文書檔案管理論文范文

1.1對于技術(shù)檔案管理重視程度不夠

企業(yè)作為生產(chǎn)型企業(yè)，追求經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值最大化，重視經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理是正常情況，但技術(shù)管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，對于企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng)有著積極的正面作用，同樣不應(yīng)該被忽視。技術(shù)檔案管理作為技術(shù)管理的一個(gè)重要組成部分，工作內(nèi)容繁瑣、投入精力大、耗時(shí)長、短期回報(bào)不明顯，這些特點(diǎn)給生產(chǎn)管理人員帶來了很大的困擾，特別是對于生產(chǎn)任務(wù)重、人力資源有限的企業(yè)，同時(shí)由于技術(shù)檔案管理可能出現(xiàn)的前人栽樹、后人乘涼的工作效應(yīng)，造成企業(yè)管理者對該項(xiàng)工作有意無意的回避。

1.2技術(shù)檔案管理不規(guī)范

技術(shù)檔案不同于行政檔案、人事檔案，其本身對于檔案建立、分類以及日常更新需要一定的生產(chǎn)管理和專業(yè)技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，而具備這樣經(jīng)驗(yàn)的人員往往又是企業(yè)生產(chǎn)骨干，不可能投入過多精力在技術(shù)檔案管理工作中，這就造成了技術(shù)檔案建檔、分類和更新工作中由于檔案管理人員能力和經(jīng)驗(yàn)不足技術(shù)檔案管理不夠規(guī)范，技術(shù)檔案內(nèi)容缺失或者關(guān)鍵參數(shù)不準(zhǔn)確。另外，即使是生產(chǎn)技術(shù)管理人員在做這方面工作，也可能由于缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持和對于檔案管理理解層次不同以及投入精力不同，造成該工作開展的差異性，都是直接影響技術(shù)檔案規(guī)范性的重要誘因。

1.3技術(shù)檔案管理缺乏連續(xù)性

技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)的設(shè)計(jì)、建設(shè)、安裝、調(diào)試、生產(chǎn)到后期檢修、技術(shù)改造各個(gè)階段，很難保證原有技術(shù)檔案管理人員工作崗位和工作職責(zé)不發(fā)生變動(dòng)，崗位變動(dòng)就意味著該人員不再承擔(dān)技術(shù)檔案管理的主要責(zé)任，在人員變更的情況下，即使可以做到交接過程的規(guī)范與全面，也會(huì)因?yàn)榍叭闻c繼任管理人員理念、能力和對該項(xiàng)工作投入度不同等各種原因造成該項(xiàng)工作停頓、半途而廢甚至推倒重來，造成工作資源的極大浪費(fèi)。同時(shí)，由于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中各個(gè)階段的工作任務(wù)的不同，對于技術(shù)檔案管理來說，如果缺乏有效的指導(dǎo)或者規(guī)劃也會(huì)造成技術(shù)檔案管理中的斷層或者工作不到位的情況出現(xiàn)。

2對于技術(shù)檔案管理中存在問題的應(yīng)對措施

針對技術(shù)檔案管理中主要存在的問題，應(yīng)該進(jìn)行有針對性的整改，強(qiáng)化管理意識和制度建設(shè)，形成符合企業(yè)自身特色的技術(shù)檔案管理體系。

2.1加強(qiáng)技術(shù)檔案管理意識

首先需要肯定技術(shù)檔案在企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)活動(dòng)中具有不可或缺的作用，技術(shù)檔案具有原始性和憑證性的特點(diǎn)，一旦技術(shù)檔案管理不到位造成資料缺失或者技術(shù)檔案管理工作中斷將對企業(yè)造成不可預(yù)測的損失。其次，將技術(shù)檔案管理作為生產(chǎn)技術(shù)管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，定期進(jìn)行評估和考核，避免因工作沖突或者人員工作疏失所帶來的不利影響。最后，強(qiáng)化技術(shù)檔案管理重要性宣貫，使得生產(chǎn)人員自覺加入到技術(shù)檔案管理體系中來，高質(zhì)量完成技術(shù)檔案建設(shè)、管理工作。

2.2規(guī)范技術(shù)檔案管理體系

技術(shù)檔案管理體系的規(guī)范，首先需要明確技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)和工作流程，保證技術(shù)檔案管理人員明確知道自己做什么、怎么做，可以綜合檔案管理規(guī)范和生產(chǎn)管理人員的需求，形成符合企業(yè)特色的技術(shù)檔案管理體系，明確技術(shù)檔案內(nèi)容、格式、檢索關(guān)鍵條目等內(nèi)容，保證技術(shù)檔案更新的時(shí)效性、形式的規(guī)范性，規(guī)避因人員變動(dòng)或者企業(yè)經(jīng)營氛圍改變造成技術(shù)檔案內(nèi)容的疏漏以及質(zhì)量下降。

2.3實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理

考慮到技術(shù)檔案管理貫穿企業(yè)全過程，建立并形成技術(shù)檔案跟蹤管理制度就顯得至關(guān)重要了，建立以節(jié)點(diǎn)性工作為考核點(diǎn)，技術(shù)檔案管理目標(biāo)和任務(wù)完成情況作為跟蹤管理的依托，可以有效降低因技術(shù)檔案管理銜接不到位、企業(yè)經(jīng)營情況發(fā)生變化影響技術(shù)檔案管理工作開展等不利情況發(fā)生的可能。同時(shí)，對技術(shù)檔案管理人員工作開展情況進(jìn)行有效監(jiān)督和指導(dǎo)，也是推動(dòng)技術(shù)檔案管理工作跟蹤管理的有效途徑。

3全方位打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的全過程高效管理，就要求生產(chǎn)管理人員必須在項(xiàng)目前期對于技術(shù)檔案管理工作開展有明確的思路和計(jì)劃，并在技術(shù)檔案建立初期甚至更早就明確檔案內(nèi)容、格式、檔案變更程序以及如何實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案跟蹤管理的管理辦法。

3.1技術(shù)檔案的格式

技術(shù)檔案的格式主要用于規(guī)范技術(shù)檔案的建立和定點(diǎn)存放以及檢索關(guān)鍵條目，應(yīng)類別區(qū)分、裝訂形式、名稱與時(shí)間排序、文本格式（檔案名稱、標(biāo)識、頁碼等有效統(tǒng)一）等相關(guān)內(nèi)容。通過規(guī)范技術(shù)檔案的格式，可以讓技術(shù)檔案管理人員在整理技術(shù)檔案時(shí)可以保證技術(shù)檔案的完成質(zhì)量和更完整、更有效地存放技術(shù)檔案以及實(shí)現(xiàn)對于技術(shù)檔案檢索效率。

3.2技術(shù)檔案的變更程序

技術(shù)檔案變更程序是在技術(shù)檔案內(nèi)容或者格式發(fā)生變化，由技術(shù)檔案管理人員完成的對技術(shù)檔案的更改手續(xù)。為保證技術(shù)檔案的一貫性，除非技術(shù)檔案存在重大缺陷或者生產(chǎn)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行較大變動(dòng)的情況下不對技術(shù)檔案格式進(jìn)行調(diào)整，而對內(nèi)容的修改也應(yīng)在保留原有信息的情況下完成，以保證原始信息留存和全過程管理。

3.3技術(shù)檔案的跟蹤管理

針對企業(yè)生產(chǎn)各個(gè)階段的實(shí)際情況，制定技術(shù)檔案的跟蹤管理制度。例如在設(shè)計(jì)階段完成項(xiàng)目科研報(bào)告、審批文件、設(shè)計(jì)資料等技術(shù)資料的收集以及對于技術(shù)檔案管理架構(gòu)和流程的實(shí)現(xiàn)，在建設(shè)與安裝階段完成設(shè)計(jì)資料變更、合同與技術(shù)協(xié)議、到貨清單和設(shè)備廠家提供的設(shè)備說明書等技術(shù)資料的收集，調(diào)試階段完成調(diào)試報(bào)告、設(shè)計(jì)變更資料的收集以及項(xiàng)目竣工資料整理，生產(chǎn)階段完成機(jī)組性能參數(shù)、試驗(yàn)記錄、工藝記錄、生產(chǎn)過程控制系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)和日常運(yùn)維相關(guān)資料收集以及對現(xiàn)有技術(shù)檔案調(diào)整工作，檢修和技術(shù)改造階段完成檢修記錄、設(shè)備變更記錄、項(xiàng)目技術(shù)方案、技術(shù)措施等相關(guān)資料收集以及對于技術(shù)檔案的補(bǔ)充工作。保證各階段工作任務(wù)的有效落實(shí)，是技術(shù)檔案跟蹤管理的核心和根本。

3.4技術(shù)檔案管理工作的貫穿

要打造立體式技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，關(guān)鍵是抓好貫穿整個(gè)技術(shù)檔案管理的管理人員。首先，應(yīng)強(qiáng)化技術(shù)檔案管理人員的責(zé)任意識，讓他們充分認(rèn)識技術(shù)檔案在生產(chǎn)建設(shè)、工程設(shè)計(jì)和技術(shù)改造工作中的重要作用，明確自己的責(zé)任和義務(wù)，才能更好地完成技術(shù)檔案管理工作任務(wù)。其次，賦予技術(shù)檔案管理人員足夠的權(quán)利，可以調(diào)動(dòng)技術(shù)檔案管理工作所需要的人力和物力資源，保證技術(shù)檔案管理工作順利開展。最后，設(shè)立技術(shù)檔案管理督管和獎(jiǎng)懲機(jī)制，讓技術(shù)檔案管理人員在監(jiān)督下工作，保證工作進(jìn)度和完成質(zhì)量。

4結(jié)語

第3篇：文書檔案管理論文范文

我國少數(shù)民族原生檔案主要分為以下幾種類型，一是以當(dāng)?shù)匚淖钟涗浀臍v史檔案文件，如以蒙古文、藏文以及水書等文字記錄的文件檔案，依照現(xiàn)存的形式主要可以分為文書、碑刻以及竹簡等；第二種是以漢字記錄的少數(shù)民族檔案文件，存在的形式主要是文書、碑刻以及印章等；第三種主要是以圖畫記錄的歷史檔案，這類檔案是最為珍貴的檔案之一，對于研究少數(shù)民族文化發(fā)展具有重大作用。歷史中由封建統(tǒng)治者對少數(shù)民族的統(tǒng)治過程中，形成的官方漢文少數(shù)民族歷史檔案，其存在的形式主要是文書、石刻以及印章等，文書是指統(tǒng)治者以文書的形式頒布的一些政治策略，石刻是指統(tǒng)治者以文字的形式在石碑上記錄的一些事件、任務(wù)等形成的檔案，印章主要是統(tǒng)治者向少數(shù)民族授予的具有權(quán)力象征意義的物件，保存完好的有《建伶道宰印》以及《南夷長吏•銅印》等。我國少數(shù)民族檔案流失主要分為以下幾種原因。一是非法文武販賣活動(dòng)導(dǎo)致大量珍貴檔案流失。近些年來隨著我國在沿海城市逐漸推廣經(jīng)濟(jì)開放政策，在經(jīng)濟(jì)利益的趨勢下，一些非法販賣文物的不法分子逐漸變得更加猖獗，隨著我國人們對于檔案重要性的理解加深，少數(shù)民族文化檔案遺產(chǎn)具有巨大的升值空間，在民間一些文物商販大肆搜集一些文化遺物，進(jìn)而販賣到國外，致使大量文物流失到國外，雖然這種現(xiàn)象引起了有關(guān)部門的密切關(guān)注，但這種現(xiàn)象在一定程度上并沒有因此而消失，反而日益嚴(yán)重，其中流失最為嚴(yán)重的是以藏文、東巴文記載的文化遺產(chǎn)，目前在很多國家如英國、俄羅斯以及蒙古等都存在我國非常珍貴的少數(shù)民族歷史文化遺產(chǎn)檔案，主要原因是旅游業(yè)的發(fā)展，致使很多國外人士從當(dāng)?shù)厝耸种匈I了很多歷史檔案，造成大量檔案流失到國外。第二少數(shù)民族在保護(hù)歷史文化遺產(chǎn)檔案上的意識非常的薄弱，導(dǎo)致一些珍貴檔案換成了金錢。到目前為止，我國少數(shù)民族的歷史檔案只有很少的部分存在圖書館以及一些民族研究所之內(nèi)，更多地還是在少數(shù)民族人民的手中，如大姓家族后人、巫師以及一些文物愛好收藏者。隨著云南、湖南等地方的旅游業(yè)發(fā)展日益加快，一些文物檔案所有人員沒有什么保護(hù)意識，導(dǎo)致一些檔案被販賣，如在麗江地區(qū)，《祭天經(jīng)》以及《昭通蛙鈕彝文銅印》就是從此被人買走的。第三相關(guān)法律在保護(hù)少數(shù)民族檔案上還存在很多的缺陷，保護(hù)力度不夠。到目前為止，我國少數(shù)民族檔案保護(hù)還處在一個(gè)初期發(fā)展階段，在物權(quán)所有者方面沒有做出明確的規(guī)定，管理機(jī)制也存在很多缺陷，種種原因都限制了檔案的管理與保護(hù)。對于散落在民間的少數(shù)民族檔案收集存在很多很大的困難，相關(guān)法度不夠造成普通民眾對于檔案的保護(hù)意識不夠強(qiáng)。

二、保護(hù)少數(shù)民族檔案策略

本文建議從以下幾方面來加強(qiáng)少數(shù)民族檔案的保護(hù)，首先國家檔案相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)征集流失國外以及民間的檔案文獻(xiàn)工作，盡量使散落在各地的少數(shù)民族歷史檔案搜集在檔案館中，以便能夠進(jìn)行更好地保管。具體而言，可以定期組織宣傳，提高人們對于檔案重要性的認(rèn)識，鼓勵(lì)民間收藏者捐獻(xiàn)出收藏的檔案文獻(xiàn)。對少數(shù)民族宣傳我國的《檔案法》，使人們認(rèn)識到檔案的重要性，也可以通過各種宣傳來鼓勵(lì)相關(guān)人員捐獻(xiàn)檔案，并給予一些物質(zhì)以及精神上的獎(jiǎng)勵(lì)。不斷加強(qiáng)搜集散落在國外的檔案文獻(xiàn)工作，在前文提到由于戰(zhàn)亂，導(dǎo)致我國的一些文獻(xiàn)流失到國外，國外的一些出版社有時(shí)候會(huì)將檔案文獻(xiàn)出版，我國的相關(guān)部門應(yīng)抓緊這個(gè)機(jī)會(huì)，搜集檔案文獻(xiàn)，爭取以購買等方式來獲取檔案，對于具有特殊意義的檔案文獻(xiàn)，可以考慮以外交的方式來進(jìn)行獲取，利用可以利用的所有機(jī)遇來搜集流落在外的檔案文獻(xiàn)。第二建立健全檔案保護(hù)法等的相關(guān)法律法規(guī)，對于從事歷史檔案文獻(xiàn)倒賣人員進(jìn)行嚴(yán)厲打擊。目前我國檔案法以及文物法中對相關(guān)販賣檔案文獻(xiàn)的處罰，公安以及一些執(zhí)法機(jī)關(guān)都應(yīng)嚴(yán)格依照法律對違法行為進(jìn)行嚴(yán)厲制裁，另外對于歷史檔案販賣活動(dòng)也要進(jìn)行嚴(yán)格的排查，一旦發(fā)現(xiàn)不法行為，就要進(jìn)行嚴(yán)格的處罰。第三對于一些紙質(zhì)歷史檔案以及其他的一些特殊檔案，要做好保護(hù)工作。由于這類檔案文獻(xiàn)容易受到環(huán)境的影響而造成損壞，因此檔案管理人員一定要加強(qiáng)保護(hù)意識，對于這類檔案進(jìn)行一些技術(shù)性的保護(hù)，如對于保管的地方要能夠防火、防塵以及防高溫，紙質(zhì)檔案保存在溫度在14℃~18℃之間的環(huán)境中，相對濕度保持在50％~60％，若是紙質(zhì)檔案出現(xiàn)了破損以及粘連現(xiàn)象可以采取一定的古籍修補(bǔ)技術(shù)來進(jìn)行恢復(fù)。建立檔案管理管理體系與監(jiān)督體制，逐漸更新改造檔案館陳舊的設(shè)備等，如果遇到技術(shù)問題，一定要及時(shí)的求助一些技術(shù)人員，盡最大程度保證檔案的完整性。對于不易于保存在檔案館的少數(shù)民族檔案，如一些大型的不宜挪動(dòng)的碑刻等，可以采取其他的一些手段來保護(hù)檔案，如可以采用拍攝等手段來記錄下檔案內(nèi)容，在石碑上涂一些有機(jī)硅材料來進(jìn)行防腐工作。

三、檔案數(shù)字化管理策略

除了以上幾種保護(hù)少數(shù)民族檔案的策略，我國也要盡快實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。要想加快少數(shù)民族檔案數(shù)字化管理建設(shè)，首先要做的就是提高工作人員對少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識?？梢哉f少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)是一個(gè)比較長遠(yuǎn)的發(fā)展歷程，不可能一蹴而就，在建設(shè)過程中需要對少數(shù)民族檔案管理工作進(jìn)行深入的改革，檔案管理部門要認(rèn)清這一點(diǎn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)“重藏輕用”的觀念，使得服務(wù)模式變得更加的主動(dòng)，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來改變傳統(tǒng)的手工操作和查詢的方式，做好信息化建設(shè)的思想準(zhǔn)備，為檔案管理信息化創(chuàng)造良好的條件。盡快實(shí)現(xiàn)少數(shù)民族檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)常用少數(shù)民族檔案的數(shù)字化，檔案的數(shù)字化管理能為使用者提供更加明確的檔案類型，極大地提高少數(shù)民族檔案管理人員和利用者的工作效率。從長遠(yuǎn)考慮，加大資金投入，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要硬件設(shè)施建設(shè)包括數(shù)據(jù)服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)等，軟件設(shè)施包括規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)等都需要進(jìn)行完善，少數(shù)民族檔案管理軟件要涵蓋檔案信息的收集、處理、整理以及檢索、利用等的服務(wù)功能，同時(shí)還必須適應(yīng)多種平臺以及不同操作系統(tǒng)的運(yùn)行，本身要具備較強(qiáng)的安全控制能力以及連接其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)并進(jìn)行交換數(shù)據(jù)的能力，保證各系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)順利進(jìn)行。在建設(shè)少數(shù)民族檔案信息化管理體系方面，首先就是建立一個(gè)比較新型的管理機(jī)構(gòu)，使得管理網(wǎng)絡(luò)能夠覆蓋到所有檔案，檔案管理各部門要根據(jù)具體情況建立雙向、開放的交互式檔案管理網(wǎng)絡(luò)。第二建立一套比較科學(xué)的少數(shù)民族檔案管理機(jī)制，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求，來制定比較詳細(xì)的管理辦法，提高檔案管理水平。少數(shù)民族檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是信息的安全性、真實(shí)性、完整性、可靠性以及其實(shí)用性能。為滿足這些問題，就需要制定相對統(tǒng)一的電子文檔歸檔管理制度，整體保管，加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺和信息安全基礎(chǔ)設(shè)施的統(tǒng)一化建設(shè)。另一方面也要注意少數(shù)民族檔案資料的質(zhì)量，多多加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、服務(wù)設(shè)施以及網(wǎng)上檔案資源開發(fā)等工作，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使得檔案網(wǎng)絡(luò)更加的具有統(tǒng)一化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。少數(shù)民族檔案人員素質(zhì)將會(huì)影響到檔案利用的效率，現(xiàn)代的高效管理人員一定要具備現(xiàn)代化信息技術(shù)，能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行信息化的辦公，否則無法滿足檔案信息化管理的要求，電子文件的收集和管理也就無從談起，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)也不可能完成，所以少數(shù)民族檔案管理部門一定要注意這一點(diǎn)，盡量為檔案管理工作配備計(jì)算機(jī)專業(yè)的人士，為檔案利用者提供技術(shù)上的支持，減少檔案利用者的麻煩，同時(shí)還要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，提高工作效率。

四、結(jié)語

第4篇：文書檔案管理論文范文

檔案記載了大量的信息和知識，是一種重要的信息和智力資源，具有信息和知識雙重屬性。當(dāng)檔案館形態(tài)發(fā)展到數(shù)字檔案館這一高級階段，數(shù)字檔案館不再是單純擁有或存取檔案信息的場所，而是組織檔案信息交流的中心，是知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)的知識信息中心和重要的知識寶庫。那么數(shù)字檔案館的知識管理，就是為了適應(yīng)這種發(fā)展，通過把對數(shù)字檔案資源的單一的信息管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閷Π跀?shù)字檔案館里的信息、知識等各種要素進(jìn)行綜合管理，尤其注重對數(shù)字檔案知識和人力資源的管理，最終實(shí)現(xiàn)檔案知識信息功能與效益的最大化。簡單來說，數(shù)字檔案館的知識管理就是更加注重隱性知識的開發(fā)、人力資源的發(fā)掘和數(shù)字檔案利用服務(wù)的深化，為實(shí)現(xiàn)知識的共享和轉(zhuǎn)化提供新的途徑。

二、數(shù)字檔案館知識管理的意義

首先，知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，擴(kuò)大知識的傳播與共享成為數(shù)字檔案館的最新職能。面對機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案館只有實(shí)施知識管理才能促進(jìn)其新的發(fā)展。數(shù)字檔案館的知識管理，是在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于網(wǎng)絡(luò)和高科技設(shè)備等手段，檔案館開展知識資源的獲取、整合和開發(fā)利用等服務(wù)。它將一改傳統(tǒng)的檔案工作結(jié)構(gòu)，突破簡單的信息管理和信息利用模式，轉(zhuǎn)向知識管理和知識服務(wù)。其次，數(shù)字檔案館實(shí)質(zhì)上是一種開放環(huán)境下面向用戶的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字資源體系，在這個(gè)體系里面既有整合的知識，又有參與知識整合的管理者，還有參與整個(gè)運(yùn)作的知識管理模式，它一改簡單通過資源管理向用戶提供零散、淺層次的一次信息，轉(zhuǎn)向?yàn)橛脩籼峁┯行虻摹⑸顚哟蔚南到y(tǒng)知識服務(wù)，這就構(gòu)成了一種新的知識型實(shí)體，而知識管理就是根源于這種體系并被創(chuàng)造出來促進(jìn)其本身發(fā)展的一種最佳模式，這早已在其它多種知識型組織中實(shí)踐過。再次，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館建設(shè)已初顯成效、循序漸進(jìn)，但是又很難達(dá)到另一個(gè)新的高度，服務(wù)要深化、資源要共享的設(shè)想還是遙不可及。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，迫切需要添加一種新的理念、新的元素，而知識管理作為一種全新的管理理念與模式，它的注入，將突破原先數(shù)字檔案館建設(shè)中固有的思維，給數(shù)字檔案館建設(shè)以重要啟示，帶動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)上到一個(gè)新的水平，實(shí)現(xiàn)其生存發(fā)展的又一次飛躍。

三、數(shù)字檔案館知識管理的策略

1．加強(qiáng)對數(shù)字檔案館知識管理的認(rèn)知

知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展強(qiáng)烈要求檔案館服務(wù)層次的提升，真正發(fā)揮數(shù)字檔案館知識信息中心和知識寶庫的強(qiáng)大作用。面對這種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何才能使知識更為有效地發(fā)揮作用，以滿足人們對知識更迫切、更復(fù)雜的需要成為檔案部門的首要任務(wù)，而數(shù)字檔案館只有積極實(shí)施知識管理的運(yùn)作模式，通過對包括檔案信息在內(nèi)的所有知識資源進(jìn)行整合并提供利用才能達(dá)到預(yù)期效果。檔案部門在其必要性和緊迫性上必須統(tǒng)一思想、加強(qiáng)認(rèn)知、達(dá)成共識。

2．創(chuàng)新數(shù)字檔案館知識管理的工作機(jī)制

數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅意味著傳統(tǒng)意義上的完善，而且是對現(xiàn)有檔案管理體制、服務(wù)體系的全面優(yōu)化和深層次改革，建立與之相適應(yīng)的工作機(jī)制才能有效實(shí)施數(shù)字檔案館的知識管理。數(shù)字檔案館的知識管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)知識資源管理、知識服務(wù)中人文因素的研究和運(yùn)用，而不是僅僅強(qiáng)調(diào)技術(shù)。圍繞知識管理目標(biāo)確定工作機(jī)制:一是確保檔案管理人員能管理好檔案知識;二是通過對知識的整合利用，增強(qiáng)對用戶需求的快速反應(yīng)能力;三是開發(fā)新的知識產(chǎn)品，以滿足更深層次的知識服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)更大范圍的知識共享。

3．獲取和轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案館的隱性知識

知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隱性知識是最關(guān)鍵、最具有競爭力的資源，是數(shù)字檔案館能否成功實(shí)施知識管理的前提條件之一，數(shù)字檔案館應(yīng)更加注重對隱性知識的收集、加工、提煉與服務(wù)。隱性知識主要是指檔案人員頭腦中所包含的直覺、知識、閱歷、情感等(如一些重要的傳統(tǒng)工藝、技術(shù)訣竅、專業(yè)知識和豐富經(jīng)驗(yàn)等)，因此知識管理強(qiáng)調(diào)對隱性知識的管理，實(shí)際是注重對數(shù)字檔案館中人的有效管理，鼓勵(lì)其頭腦中隱性知識的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新。數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案人員能綜合運(yùn)用各種資源，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，突破傳統(tǒng)束縛，更新陳舊觀念，探索新的信息規(guī)律，以新的視角開發(fā)檔案信息資源，使其隱性知識得到更好地發(fā)揮、交流和增值并轉(zhuǎn)化。所以數(shù)字檔案館承擔(dān)著及時(shí)將隱性知識獲取出來并共享，轉(zhuǎn)化為社會(huì)記憶，縮短隱性知識顯性化周期的任務(wù)。

4．深化數(shù)字檔案館的知識服務(wù)

檔案館歷來把“為利用者服務(wù)”作為最高宗旨，但落實(shí)到行動(dòng)上往往只是滿足于提供表面的“你查我找”等淺層次服務(wù)。進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，數(shù)字檔案館的發(fā)展需要更加強(qiáng)勁的動(dòng)力支持和更為有力的保障，尤其在數(shù)字檔案館中引入并推行知識管理后，只有把知識服務(wù)當(dāng)作數(shù)字檔案館的首要目標(biāo)和最高標(biāo)準(zhǔn)來追求，才能滿足用戶日益多樣化的知識需求。數(shù)字檔案館的知識服務(wù)是一種面向知識創(chuàng)新、知識傳播與知識應(yīng)用的服務(wù)方式，是傳統(tǒng)的“檔案利用服務(wù)”的高級形式，服務(wù)的高知識含量是其優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館的主要特征，因?yàn)橹R服務(wù)“是在運(yùn)用館藏檔案信息的同時(shí)，大量吸收并運(yùn)用館外各種非檔案信息和檔案人員頭腦中的隱性知識”。從一定意義上看，數(shù)字檔案館的知識管理是通過整合館藏檔案信息等顯性知識，綜合檔案人員的隱性知識，依靠隱性知識與顯性知識的互動(dòng)，發(fā)揮數(shù)字檔案館強(qiáng)大的知識庫作用，為利用者提供更為有效、更廣泛的深層次的知識服務(wù)，從而充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源價(jià)值。同時(shí)，數(shù)字檔案館在綜合利用顯性檔案信息與隱性知識的過程中，要注重以用戶的知識需求為導(dǎo)向，對檔案信息資源進(jìn)行深層組織，揭示并挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，形成知識產(chǎn)品，提供知識與價(jià)值服務(wù)。

5．構(gòu)建“以人為本”的數(shù)字檔案館文化

第5篇：文書檔案管理論文范文

電力企業(yè)檔案對于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著十分重要的作用，受工作環(huán)境的限制，管理人員對檔案的管理受到限制，，無法實(shí)現(xiàn)快捷方便管理，不利于企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，在一定程度上對企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展造成了阻礙。此外，傳統(tǒng)電力檔案管理自動(dòng)化水平低、收集整理不規(guī)范，紙質(zhì)形式在一定程度上限制了檔案管理的流動(dòng)性。只有滿足企業(yè)管理人員對檔案方便、快捷、準(zhǔn)確的需求，才能提高管理人員的工作效率，幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展。在信息化現(xiàn)代，多媒體得到廣泛應(yīng)用。這就要求電力部門打破傳統(tǒng)檔案管理模式，適時(shí)抓住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)公文信息快速運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案數(shù)字化管理，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)市場的發(fā)展，保證電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

2提高電力企業(yè)數(shù)字化管理的重要性意識

數(shù)字化檔案管理不僅可以加強(qiáng)電力企業(yè)對檔案的管理力度，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題，及時(shí)采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)，還可以進(jìn)一步提高電力企業(yè)檔案管理水平。檔案管理是一項(xiàng)繁雜且重要的工作，由于信息量龐大，管理人員在對檔案進(jìn)行分類、存檔時(shí)容易混淆，且需要進(jìn)行防潮、防火、防蟲工作，占用存儲(chǔ)空間大，不易于收集和管理。而檔案數(shù)字化管理符合現(xiàn)代先進(jìn)管理模式，提高了管理人員的工作效率，保證了部門管理的穩(wěn)定性與健全性。此外，數(shù)字化管理的替代可以延長紙質(zhì)檔案的壽命，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，適應(yīng)節(jié)約型社會(huì)的發(fā)展要求。一方面，跟進(jìn)多媒體時(shí)代的步伐，滿足檔案管理人員的工作需求，另一方面，促進(jìn)了電力企業(yè)在全球信息化時(shí)代的發(fā)展。

3建立健全電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫

數(shù)字化管理技術(shù)是采用數(shù)字化進(jìn)行存儲(chǔ)的一種方法。數(shù)字化信息主要存儲(chǔ)在光盤、硬盤和軟盤上，這為因信息量大導(dǎo)致檔案庫房擁擠、保管困難的問題提供了很好的解決方法。檔案信息量的迅速增長與社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和科技的迅猛發(fā)展有關(guān)，為了更好地統(tǒng)籌管理，建立健全的電力企業(yè)數(shù)字化數(shù)據(jù)管理庫是最佳選擇。首先，可先從建立良好的電力企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫開始，給電力企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，標(biāo)上“套”“冊”等分號，寫上相應(yīng)的檔案名稱，這樣在查找檔案時(shí)，只要在電腦的檔案目錄上輸入名稱或是具體的套、冊數(shù)，就可以方便快捷地找到。此外，可以建立檔案時(shí)間數(shù)據(jù)庫，時(shí)間信息的錄入也可以幫助查找者快速搜索查閱。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對錄入的時(shí)間及內(nèi)容進(jìn)行保存，系統(tǒng)自行將信息收集傳輸?shù)綑n案時(shí)間數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，方便管理人員對信息進(jìn)行管理的同時(shí)，也能夠區(qū)分新舊檔案，便于提取信息。

4做好對企業(yè)檔案管理人員的全面培訓(xùn)工作

第6篇：文書檔案管理論文范文

在以“信息時(shí)代”和“知識經(jīng)濟(jì)”為特征的21世紀(jì)到來之際,人們越來越多地依靠INTERNET來獲取知識、信息,可以預(yù)見,人們到檔案館的次數(shù)和時(shí)間會(huì)越來越少,總有一天,人們再也不用親自跑到檔案館去了。面臨著如此巨大的挑戰(zhàn),人們提出了數(shù)字化檔案館的設(shè)想,數(shù)字化檔案館是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的電子信息基礎(chǔ)設(shè)施,是在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化基礎(chǔ)上現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng),是一種檔案信息組織模式,是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時(shí)空限制的知識信息中心。它采用分布數(shù)據(jù)存儲(chǔ),用戶可以通過各種鏈接和操作在一個(gè)較大的地域范圍內(nèi)搜索和檢索出自己所需的信息。也就是說,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接,從而實(shí)現(xiàn)資源共享。數(shù)字化檔案館是傳統(tǒng)檔案館在信息時(shí)代的發(fā)展,它不但包含了傳統(tǒng)檔案館的功能,還提供綜合的信息訪問服務(wù),它的出現(xiàn)給現(xiàn)有的檔案工作帶來新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,人們希望數(shù)字化檔案館將成為未來的信息中心和樞紐。因此建設(shè)數(shù)字化檔案館,是檔案工作發(fā)展的必由之路,也是今后發(fā)展的目標(biāo)。在當(dāng)今建設(shè)數(shù)字化檔案需要從以下三個(gè)方面入手:首先,要大力宣傳建設(shè)數(shù)字化檔案的必要性,做好檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,提高認(rèn)識,形成共識,激發(fā)熱情,萬眾一心,協(xié)調(diào)發(fā)展,形成良好氛圍,為建設(shè)數(shù)字化檔案工作提高堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。其次,加速現(xiàn)存檔案的數(shù)字化建設(shè)。主要是將館藏檔案進(jìn)行全面的數(shù)字化處理,即將檔案館的所有檔案數(shù)據(jù)通過掃描等形式,將檔案信息由各種物理載體形式,全部以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器中,完成現(xiàn)有檔案館的館藏檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程,這是數(shù)字化資源建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作,是傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館過渡較為穩(wěn)妥的辦法之一。再次,從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化,逐步建立健全一套完善的數(shù)字化檔案工作體系。主要內(nèi)容包括:數(shù)字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環(huán)節(jié)以及各項(xiàng)新規(guī)章制度的制定。

一、數(shù)字化檔案的收集它不同于以往的紙質(zhì)檔案收集,對于數(shù)字化文件,如果簡單照般以往的管理方式,出現(xiàn)了問題可能是無法挽回的。數(shù)字化檔案的收集工作體系,要求采用文檔一體化管理方式,只有這樣,才能保證數(shù)字化文件的內(nèi)容、背景等信息的完整性,使它不至于時(shí)過境遷后將文件形成的背景、運(yùn)行環(huán)境等信息被丟失或破壞掉。數(shù)字化文件和檔案的一體化管理是數(shù)字化檔案歸檔管理的根本方式。數(shù)字化檔案的收集手段主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來完成。只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后,通過網(wǎng)絡(luò)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案館即可。

二、數(shù)字化檔案的保管由于數(shù)字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲(chǔ)器以及光、磁盤存儲(chǔ),極小空間可存放大量的數(shù)字文件。它主要包括數(shù)字檔案設(shè)備安全和信息安全兩方面。設(shè)備安全應(yīng)當(dāng)在設(shè)備制造、系統(tǒng)安裝和應(yīng)用軟件配置時(shí)考慮,主要是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全則需要有一系列措施給予保證。保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性,對設(shè)備更新情況進(jìn)行跟蹤,在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前就應(yīng)將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上。同時(shí),防止信息丟失、被非法更改等,尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,更應(yīng)注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲(chǔ)管理等問題。降低數(shù)字檔案對設(shè)備的依賴性。由于技術(shù)發(fā)展太快及設(shè)備的依賴性過強(qiáng),所以應(yīng)以一種超脫于各種設(shè)備的方式存儲(chǔ)數(shù)字檔案,以統(tǒng)一而且簡單的格式存儲(chǔ),使數(shù)字檔案不再依賴于原來的數(shù)據(jù)庫,降低設(shè)備和軟件頻繁更新帶來的不利影響,這樣才能有利于長久保管。

三、數(shù)字化檔案的利用檔案資源數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是資源網(wǎng)絡(luò)化的保障條件。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息網(wǎng)上歸檔和用戶調(diào)閱的基礎(chǔ),也是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案資源高度共享的基礎(chǔ)。檔案信息利用必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,搞好標(biāo)準(zhǔn)化,才有現(xiàn)代化,這是經(jīng)過實(shí)踐取得的重要經(jīng)驗(yàn)。要統(tǒng)一著錄的原則、項(xiàng)目的格式,規(guī)范檔案信息各站點(diǎn)的管理模式、工作程序、數(shù)據(jù)格式和網(wǎng)絡(luò)規(guī)則,實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行。在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的社會(huì)服務(wù),這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效途徑。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化必須有一個(gè)完善的軟硬件技術(shù)環(huán)境,在硬件方面:計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、電話、終端服務(wù)器、交換器、調(diào)制解調(diào)器、縮微機(jī)和光盤、光纖傳輸系統(tǒng)、微波網(wǎng)、衛(wèi)星線路等上網(wǎng)運(yùn)行的各種設(shè)備,這些硬件設(shè)備需要較大的資金投入保證,才能得以建成使用。在軟件方面:信息數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)保密體系和組織管理體系以及應(yīng)用軟件等,這需要有一支技術(shù)過硬,具備軟件開發(fā)、程序操作和檔案管理專業(yè)人員的有機(jī)結(jié)合,才有可能實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)安全是影響計(jì)算機(jī)檔案管理的主要問題。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。構(gòu)成對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全威脅主要有:黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒的侵入、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。針對以上問題,我們必須運(yùn)用科技手段,提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性，主要措施如下：

（一）、建立有紙化和無紙化結(jié)合的信息庫。解決受病毒感染或網(wǎng)絡(luò)本身問題可能造成的信息毀滅。開發(fā)網(wǎng)絡(luò)電子文件的歸檔管理程序,使上網(wǎng)信息及時(shí)、完整、安全地保存下來,防止相關(guān)信息丟失。

（二）、訪問控制,保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行安全。對利用者權(quán)限的充分限制是檔案信息入網(wǎng)的先決條件,對網(wǎng)上能查閱的檔案首先要分公開的、內(nèi)部的。這樣,讓查詢者在任何地點(diǎn)、任何一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上,都能查到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。

（三）、做好數(shù)據(jù)庫備份工作,保證信息安全。應(yīng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)做到定期進(jìn)行備份。對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機(jī)備份,多介質(zhì)多份備份。重要的備份要有備忘記錄。

（四）、預(yù)防病毒,防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。采取一定的防計(jì)算機(jī)病毒措施是非常必要的。我們要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件并經(jīng)常升級,另外,不允許隨便使用外來磁盤、光盤等,必須使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測,在確認(rèn)無病毒后方可使用。

（五）、制定計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全保護(hù)制度,確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全運(yùn)行。除嚴(yán)格遵守《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和有關(guān)的法規(guī)外,還可根據(jù)實(shí)際工作需要,制定《計(jì)算機(jī)房安全規(guī)定》等相關(guān)規(guī)章制度。要建立檔案信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息與社會(huì)信息的聯(lián)結(jié)。這個(gè)系統(tǒng)包括六個(gè)基本模塊:登記——編目——檢索——利用——統(tǒng)計(jì)——輔助。其中:登記環(huán)節(jié)解決對上網(wǎng)信息的分類登記和修改補(bǔ)充問題;編目環(huán)節(jié)解決上網(wǎng)信息的目錄表格和卡片的打印制作問題;檢索環(huán)節(jié)解決按不同需要和要求對上網(wǎng)信息進(jìn)行顯示和調(diào)用方面的問題;在利用模塊中,對上網(wǎng)信息的利用進(jìn)行登記、歸還和利用情況的匯總;統(tǒng)計(jì)模塊則用于上網(wǎng)信息按時(shí)間、分類和載體進(jìn)行統(tǒng)計(jì);輔助模塊用于上網(wǎng)信息的數(shù)據(jù)備份、維護(hù)、修改和充實(shí)。陸續(xù)將建成的系統(tǒng)在檔案信息網(wǎng)上設(shè)立站點(diǎn)或網(wǎng)頁,實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。

第7篇：文書檔案管理論文范文

本文系統(tǒng)所涉及關(guān)鍵技術(shù)主要包括：.NET、XML、及WebServices等技術(shù)。

技術(shù)

以“軟件”作為核心概念，提供了一個(gè)綜合性商業(yè)平臺，有效實(shí)現(xiàn)了對互聯(lián)網(wǎng)各項(xiàng)服務(wù)的訂閱。該技術(shù)特點(diǎn)如下：1）跨平臺。能夠同時(shí)支持開放式互聯(lián)網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)協(xié)議；2）互操作性良好。支持20種以上的語言環(huán)境，幾乎所有語言均能采用.Net環(huán)境；3）可操作性強(qiáng)。.Net語言首先利用所選語言環(huán)境加以編譯，利用JustInTime即時(shí)編譯器將其轉(zhuǎn)換為可識別代碼，實(shí)現(xiàn)了不同平臺下的可操作性；4）.Net技術(shù)通過運(yùn)行過程中加強(qiáng)資源對象的管理，確保了其安全性；5）.Net環(huán)境對常用服務(wù)，如HTTP、SOAP等均提供了支持，通過Internet標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)協(xié)議的支持，可以及時(shí)獲取遠(yuǎn)程服務(wù)器有關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用界面的遠(yuǎn)程交互性。本文系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用的是.NET應(yīng)用體系架構(gòu)，所采用的開發(fā)工具為。主要負(fù)責(zé)在.NETFramework平臺中進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，以便通過該平臺進(jìn)行分布式數(shù)據(jù)共享應(yīng)用程序的構(gòu)建。利用新型數(shù)據(jù)訪問技術(shù)，將數(shù)據(jù)訪問同數(shù)據(jù)查看、操縱等相互分離。

2XML技術(shù)

XML同HTML具有一定的相似之處，但XML更關(guān)注內(nèi)容結(jié)構(gòu)表示及組織，不僅僅局限于對布局的描述，也關(guān)注數(shù)據(jù)傳輸流程及其處理。XML屬于語言范疇，同SGML屬于子集和父集之間的關(guān)系，且其能利用自身可擴(kuò)展、可移植等特點(diǎn)，在不同領(lǐng)域中得到應(yīng)用，滿足用戶的不同應(yīng)用需求，并實(shí)現(xiàn)有效的互動(dòng)，具有安全、穩(wěn)定、實(shí)用性、互動(dòng)性強(qiáng)等諸多優(yōu)點(diǎn)。當(dāng)前，XML技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域極廣，主要包括：1）屬于標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)格式；2）以結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)源分離等為依據(jù)，相同的XML可采用不同方法；3）XML無需依賴某些應(yīng)用，因而適用于多種應(yīng)用平臺間異構(gòu)數(shù)據(jù)的整合、交換；4）XML網(wǎng)絡(luò)服務(wù)可通過分布式計(jì)算，實(shí)現(xiàn)由局域網(wǎng)到互聯(lián)網(wǎng)之間的有效延伸，為多種資源、應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)站之間搭建了無縫連接的橋梁。

技術(shù)

負(fù)責(zé).NETFramework平臺的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，以便在該平臺中構(gòu)建分布式數(shù)據(jù)共享程序。對于的Web應(yīng)用程序而言，其中各組件間并無相互連接的情況。瀏覽器通過服務(wù)器發(fā)出相應(yīng)的請求頁面，經(jīng)處理后發(fā)送到該頁面，服務(wù)器不再同瀏覽器連接，直至下次請求發(fā)生。若組件間需進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，必須將二者連接，或需要在組件間設(shè)計(jì)能夠傳遞數(shù)據(jù)的方式。由此采用了開展數(shù)據(jù)訪問，是通過有節(jié)制使用連接的結(jié)構(gòu)作為中心加以設(shè)計(jì)的，應(yīng)用程序同數(shù)據(jù)庫相連的時(shí)間只夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行獲取或更新。由于數(shù)據(jù)庫并未為多數(shù)空閑連接所占用，因此，能夠?yàn)楦嗟挠脩籼峁┝己玫姆?wù)。由此可見，該技術(shù)與XML的結(jié)合，使得其在環(huán)境中的數(shù)據(jù)操作更高效、更便捷。

4WebServices技術(shù)

該技術(shù)為異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)程序提供了一種有效的分布式計(jì)算方法，可運(yùn)行于經(jīng)因特網(wǎng)連接下的應(yīng)用集成。該技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范擁有獨(dú)立性的編程語言及軟硬件平臺，服務(wù)商為透明狀態(tài)。WebService是建立在標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)基礎(chǔ)上的，其可被視為一個(gè)部署部件，其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)時(shí)需要建立在XML基礎(chǔ)上，并在互聯(lián)網(wǎng)、SOAP協(xié)議下進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)用。利用XML技術(shù)，該技術(shù)能夠提供WSDL語言，經(jīng)包裝服務(wù)、集成的描述，找到能夠在互聯(lián)網(wǎng)提供服務(wù)的相關(guān)企業(yè)或機(jī)構(gòu)所出具的信息，利用HTTP，結(jié)合SOAP協(xié)議，對WebService進(jìn)行訪問。

二系統(tǒng)結(jié)構(gòu)功能的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1基于.NET的體系架構(gòu)

本文系統(tǒng)采用的是基于.NET平臺的開發(fā)環(huán)境，主要包括三層：1）表現(xiàn)層。該層用以在用戶瀏覽器中對用戶界面進(jìn)行顯示。該層需要通過適當(dāng)?shù)男问剑瑢I(yè)務(wù)層所發(fā)送信息進(jìn)行顯示，同時(shí)，負(fù)責(zé)獲取用戶所輸入的數(shù)據(jù)信息，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，將其發(fā)送給業(yè)務(wù)層；2）業(yè)務(wù)層，包括外觀層與邏輯層，屬于整個(gè)體系架構(gòu)的分層中介，也是最關(guān)鍵一層。該層負(fù)責(zé)為表現(xiàn)層提供其所需的業(yè)務(wù)功能，也負(fù)責(zé)提供調(diào)用該函數(shù)數(shù)據(jù)訪問層所提供的訪問功能；3）數(shù)據(jù)訪問層。該層位于系統(tǒng)底部，用以實(shí)現(xiàn)同數(shù)據(jù)庫之間的互動(dòng)，即數(shù)據(jù)的檢索、插入、修改、刪除等功能，以便為業(yè)務(wù)層提供相應(yīng)的服務(wù)。

2功能模塊的設(shè)計(jì)

系統(tǒng)包括四大功能模塊：1）用戶登陸模塊。用戶通過該模塊登陸系統(tǒng)，并進(jìn)行維護(hù)或管理操作，需要對訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，以保障系統(tǒng)的安全性；2）檔案管理模塊。該模塊負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案的搜索，目錄的添加、修改與刪除，同時(shí)，為便于日后查看，會(huì)將所有變更操作記錄在日志之中，以便對檔案信息進(jìn)行有效管理；3）數(shù)據(jù)管理模塊。該模塊主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的備份與維護(hù)；4）系統(tǒng)管理模塊。主要為系統(tǒng)管理員提供操作權(quán)限，如密碼、日志、用戶、參數(shù)的管理，檔案信息的鑒定與銷毀，用戶的退出、注銷或切換。

3系統(tǒng)主要功能的實(shí)現(xiàn)

1）登錄功能的實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)登錄模塊屬于系統(tǒng)的入口，只有具有權(quán)限的用戶方可進(jìn)入系統(tǒng)中，即用戶名、密碼均正確方可使用該系統(tǒng)。用戶在登陸過程中，借助于DataSet、SqlConnection、SqlCommand等控件，同數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接，連接之后發(fā)送相應(yīng)的SQL語句，對用戶信息進(jìn)行獲取，再對比所返回的DataSet數(shù)據(jù)、權(quán)限信息等，確保用戶能夠成功登陸權(quán)限頁面，對于無權(quán)限用戶，則登陸錯(cuò)誤。2）增加檔案信息。在系統(tǒng)界面中，對添加檔案信息列表進(jìn)行點(diǎn)擊，即可成功進(jìn)入界面，可上傳所需添加的檔案圖片、掃描件等材料，上傳后應(yīng)對檔案管理截面瀏覽選項(xiàng)進(jìn)行點(diǎn)擊，并對所上傳資料進(jìn)行查閱。3）編輯檔案信息。進(jìn)入檔案信息編輯界面，加載信息模板，通過指向XML架構(gòu)的Schema，判斷模組控件是否對應(yīng)，若對應(yīng)，則可對文字、關(guān)鍵詞、智能標(biāo)簽、任務(wù)窗口進(jìn)行編輯，若不對應(yīng)，則直接退出。4）檔案信息的查詢。檔案信息查詢的實(shí)現(xiàn)主要是利用包括所有Document類型的對象，顯示于控制臺上，采用類、特征對表、列進(jìn)行替代，采用類名對表進(jìn)行代替，利用特征對列進(jìn)行代替，在關(guān)聯(lián)對象間展開查詢。5）打印功能的實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)是否能夠打印也十分重要，由于電子檔案管理系統(tǒng)所需打印的信息頗多。因此，本文系統(tǒng)編寫了打印接口，利用一個(gè)打印基類實(shí)現(xiàn)該接口，為各個(gè)打印編寫相應(yīng)的工具類，對這些基類進(jìn)行繼承，由于各個(gè)打印難以完全保持一致，有些打印需進(jìn)行特別處理，因此，可利用重寫該基類，實(shí)現(xiàn)對于特殊效果的打印。這樣有助于對打印工具類進(jìn)行集中性管理，以便后續(xù)打印表單較多時(shí)，對系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)展，無需修改系統(tǒng)框架即可實(shí)現(xiàn)。

三結(jié)論

第8篇：文書檔案管理論文范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；社會(huì)化；問題

21世紀(jì)以來，網(wǎng)絡(luò)信息科技技術(shù)的不斷發(fā)展，帶動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，全國各地企業(yè)如雨后春筍般冒出來。企業(yè)的增多，加大了市場經(jīng)濟(jì)的壓力，也使得企業(yè)之間的競爭更加激烈。因此，企業(yè)在不斷努力創(chuàng)造產(chǎn)品銷量和利益，同時(shí)降低想方設(shè)法降低企業(yè)生產(chǎn)成本。而企業(yè)檔案管理社會(huì)化就是為降低企業(yè)成本的需要而提出來的。企業(yè)檔案管理社會(huì)化不僅能降低企業(yè)生產(chǎn)成本投入，還能提高企業(yè)管理水平，最終為企業(yè)創(chuàng)造效益。下面就具體探討企業(yè)檔案管理社會(huì)化的問題。

一、企業(yè)檔案社會(huì)化管理理念

20世紀(jì)80年代，改革開放的春風(fēng)吹遍了祖國大地，改變了經(jīng)濟(jì)體制和企業(yè)的發(fā)展。許多企業(yè)都進(jìn)行了業(yè)務(wù)外包，利用與整合外部優(yōu)秀、專業(yè)的資源，使得企業(yè)降低生產(chǎn)成本，提高生產(chǎn)效率，從而提高企業(yè)效益。同時(shí)，改革開放也帶出社會(huì)化分工、社會(huì)化服務(wù)、社會(huì)化管理等詞語，并使得企業(yè)檔案管理社會(huì)化初出成型。目前，企業(yè)檔案管理社會(huì)化指的是企業(yè)為了降低生產(chǎn)成本，將部分檔案管理通過業(yè)務(wù)分包的形式，分給社會(huì)上專業(yè)的組織或個(gè)人進(jìn)行管理，使檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)，內(nèi)部管理得到更多利益與競爭優(yōu)勢。企業(yè)檔案外包業(yè)務(wù)主要有檔案數(shù)字加工、檔案管理業(yè)務(wù)、檔案庫房建設(shè)業(yè)務(wù)、檔案管理軟件開發(fā)、檔案管理相關(guān)工作業(yè)務(wù)。

二、不同企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)分包需求的分析

1.房地產(chǎn)類企業(yè)檔案管理分包需求眾所周知，房地產(chǎn)類公司涉及開發(fā)、銷售、物業(yè)等工作，檔案類型多。近年來，經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，房地產(chǎn)開發(fā)公司也越來越多，有些工業(yè)企業(yè)也加入到房地產(chǎn)開發(fā)隊(duì)伍當(dāng)中。而房地產(chǎn)開發(fā)的項(xiàng)目也越做越大，參與施工單位多，產(chǎn)生許多復(fù)雜的工程項(xiàng)目檔案。對于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)產(chǎn)生的檔案，一般都會(huì)建立專門的檔案管理室，但是由于房地產(chǎn)類公司檔案繁多，管理起來仍然存在很多漏洞，單一的企業(yè)內(nèi)部管理，讓項(xiàng)目檔案就是一堆數(shù)字，并不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。所以，更多的房地產(chǎn)開發(fā)類公司會(huì)把檔案管理分包出去，以獲得更多優(yōu)秀的更專業(yè)的資源，幫助公司獲得更大的效益。房地產(chǎn)類公司檔案管理分包業(yè)務(wù)主要包括幫助企業(yè)建設(shè)檔案管理體系，企業(yè)長期的檔案管理業(yè)務(wù)。2.生產(chǎn)企業(yè)分包檔案業(yè)務(wù)的需求生產(chǎn)企業(yè)主要是以產(chǎn)品為主打的企業(yè)，由于生產(chǎn)需要而購入大量的原料，生產(chǎn)過程中涉及產(chǎn)品加工工藝，以及產(chǎn)品后期的銷售與售后服務(wù)，這些都產(chǎn)生大量的產(chǎn)品檔案。由于生產(chǎn)企業(yè)的檔案類型比較多，有工藝檔案、設(shè)備檔案、原料檔案、產(chǎn)品檔案、客戶檔案等，企業(yè)為了節(jié)約生產(chǎn)成本，一般不會(huì)聘請專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理。另外，還會(huì)把重要的檔案與不太重要的檔案分開管理，以便保護(hù)企業(yè)的商業(yè)秘密，防止泄露核心的生產(chǎn)工藝秘密。但是這種分開檔案管理存在著非常大的問題，很有可能丟失或者弄亂檔案，不利于長期保存檔案，以及查找相關(guān)檔案。企業(yè)隨著社會(huì)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，認(rèn)識到分開管理檔案的弊端和問題的嚴(yán)重性，為了更好的企業(yè)發(fā)展與更規(guī)范的檔案管理，更多生產(chǎn)企業(yè)需要并選擇專業(yè)的檔案管理組織或個(gè)人來承接企業(yè)的檔案管理工作。3.國有企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的需求一般大型企業(yè)都會(huì)有專門的檔案管理室，而檔案管理室歸于行政部門管理。在國有企業(yè)中，檔案管理在原則上按照《企業(yè)檔案管理規(guī)定》或《國有企業(yè)文化材料的歸檔方法》等國家檔案管理的法規(guī)來管理企業(yè)檔案。雖然國有企業(yè)管理檔案方法方式比一般企業(yè)規(guī)范，但是相對一般企業(yè)，國有企業(yè)規(guī)模較大，檔案繁多，管理工作相對復(fù)雜。如政府中的檔案，會(huì)采取統(tǒng)一管理模式，不同等級的政府部門則分級執(zhí)行檔案管理。大型國有企業(yè)則較為重視檔案管理工作，設(shè)立專門的檔案管理部門及聘請專業(yè)的檔案管理人才來做檔案管理工作。即使如此，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國有企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案隨之增多并復(fù)雜，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理難度增加，檔案管理工作需要分包出去。國有企業(yè)將檔案管理業(yè)務(wù)分包出去，不僅有利于企業(yè)內(nèi)部管理工作的進(jìn)行，還為企業(yè)減少不必要的人力資源，同時(shí)，檔案管理工作更加規(guī)范，建立健全更加完善的檔案管理體系，獲得更多優(yōu)秀的專業(yè)資源，為企業(yè)創(chuàng)造更大的利益。

三、分析企業(yè)檔案管理社會(huì)化的必要性

1.社會(huì)化企業(yè)檔案管理降低管理成本、增加資源利用率企業(yè)檔案管理的社會(huì)化不僅能有效降低企業(yè)檔案管理的成本投入，還能增加企業(yè)檔案資源的利用效率，企業(yè)最終獲取更大的效益。企業(yè)檔案管理社會(huì)化的必要性有兩方面。一方面，企業(yè)將檔案管理的工作分包出去，而承接分包業(yè)務(wù)的組織或個(gè)人憑借自身的專業(yè)和實(shí)力，對檔案進(jìn)行專業(yè)化、規(guī)范化管理。近年來，承接檔案管理的中介機(jī)構(gòu)越來越多，企業(yè)投入的管理成本相對減少。另一方面，專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)提供檔案管理服務(wù)的同時(shí)，利用企業(yè)的檔案信息，整合其他優(yōu)秀資源，為企業(yè)創(chuàng)造利益，實(shí)現(xiàn)資源再次利用。一般企業(yè)與檔案管理機(jī)構(gòu)達(dá)成業(yè)務(wù)合作關(guān)系，就會(huì)簽署相關(guān)保密協(xié)議。而檔案管理機(jī)構(gòu)想要贏得更多的業(yè)務(wù)和聲譽(yù)，必須為其合作企業(yè)維護(hù)并保守檔案信息及商業(yè)機(jī)密，為自身機(jī)構(gòu)長遠(yuǎn)發(fā)展打下良好基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與檔案管理機(jī)構(gòu)的共同發(fā)展。2.企業(yè)檔案管理的社會(huì)化為社會(huì)提供更多機(jī)會(huì)企業(yè)檔案管理的社會(huì)化管理不僅能實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)化配置，還能為社會(huì)提供更多市場，提供更多創(chuàng)業(yè)與就業(yè)機(jī)會(huì)。檔案管理本來是企業(yè)內(nèi)部管理的問題，但隨之企業(yè)檔案社會(huì)化管理的出現(xiàn)，就出現(xiàn)了專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)公司，學(xué)校就會(huì)培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，市場就會(huì)增加更多的檔案管理崗位。企業(yè)利用檔案管理機(jī)構(gòu)的人才技術(shù)資源，增強(qiáng)檔案資源的利用率。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)得到相應(yīng)的發(fā)展，滿足市場發(fā)展的需求。3.有助于實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置進(jìn)入新時(shí)期以來，隨著市場經(jīng)濟(jì)體制不斷深入，在這種情況下使得企業(yè)員工有以往終身制轉(zhuǎn)向聘用制，這對于提高人才流動(dòng)性發(fā)揮了重要的作用，但從企業(yè)檔案管理角度來說卻讓此項(xiàng)工作量及難度都增加了，但企業(yè)檔案管理社會(huì)化地實(shí)施能夠很好地解決這一問題。首先，企業(yè)檔案管理社會(huì)化不但能夠在細(xì)化分工情況下借助于外部資料為企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)，進(jìn)而有效地建設(shè)此項(xiàng)工作量與難度，并且專業(yè)外部服務(wù)地引進(jìn)還可以在減少企業(yè)檔案管理諸如人員、設(shè)備等方面的投入情況下提升其利用效率。其次，企業(yè)檔案管理社會(huì)化地實(shí)施還可以借助于專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)使得社會(huì)資源得以有效地利用，并且在統(tǒng)籌社會(huì)資源情況下有助于資源優(yōu)化配置，這也是當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中所提倡的一大重點(diǎn)。

四、分析企業(yè)檔案管理社會(huì)化的可行性

首先，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為企業(yè)檔案管理社會(huì)化提供了可行性條件。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)代，把地球縮小到足不出戶便知天下事。所以，企業(yè)利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能隨時(shí)隨地進(jìn)行有效的交流合作，為雙方節(jié)約更多是時(shí)間和人力物力，提高了企業(yè)的辦事效率，從而提升企業(yè)的效益。其次，規(guī)范的檔案管理機(jī)構(gòu)和健全的中介服務(wù)市場，為企業(yè)檔案管理社會(huì)化可行性提供了有利保障。最后，從長遠(yuǎn)發(fā)展來看，企業(yè)檔案管理社會(huì)化的可行性是可以滿足企業(yè)發(fā)展需求，也是提高企業(yè)效益的有效手段。企業(yè)檔案社會(huì)化管理已經(jīng)逐漸被各大企業(yè)所接受，而檔案管理機(jī)構(gòu)也將越來越多，這類中介服務(wù)市場也將逐步規(guī)范。

五、企業(yè)檔案管理社會(huì)化主要形式

通過對相關(guān)文獻(xiàn)研究以及結(jié)合筆者工作實(shí)踐來看，企業(yè)檔案管理社會(huì)化主要有三種形式：1.集中統(tǒng)一管理集中統(tǒng)一管理是企業(yè)檔案管理社會(huì)化主要形式之一，目前被廣泛地采用，這主要是得益于其相較于以往管理形式具有以下兩方面優(yōu)點(diǎn)：第一，對企業(yè)來說，檔案集中統(tǒng)一管理形式地應(yīng)用不但能夠在有效地降低此項(xiàng)工作中有關(guān)設(shè)備與人員投入情況下減少成本支出，同時(shí)也有助于提高檔案管理利用的便捷性；第二，結(jié)合實(shí)踐來看，以往企業(yè)檔案工作中采用傳統(tǒng)管理形式時(shí)，其主要是通過人員級別、所屬部門等規(guī)則進(jìn)行分別管理，如此一來便會(huì)造成檔案管理工作效率性不高，同時(shí)相關(guān)信息資源地應(yīng)用率也較低。而集中統(tǒng)一管理形式地應(yīng)用使得企業(yè)能夠借助于專業(yè)機(jī)構(gòu)對檔案開展集中統(tǒng)一管理，這樣一來不僅實(shí)現(xiàn)了專業(yè)化、規(guī)范化以及高效化，同時(shí)也能夠大大地提升企業(yè)檔案工作效率及應(yīng)用率。2.集約化管理對企業(yè)來說，檔案管理工作不僅是其信息管理資產(chǎn)與知識產(chǎn)權(quán)重要內(nèi)容，同時(shí)它也會(huì)對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營地有效開展構(gòu)成一定的影響。在以往企業(yè)檔案傳統(tǒng)管理工作開展時(shí)往往是利用一套計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并且相關(guān)管理制度與方法等都不太完善，另外在加上人事流動(dòng)大的干擾，如此一來便會(huì)造成企業(yè)檔案管理工作量及難度增加。在這種情況下，通過將集約化管理應(yīng)用到企業(yè)檔案管理工作中，可以使得此項(xiàng)工作借助于網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)管理地應(yīng)用而極大程度提升檔案工作效率及治療。此外，隨著越來越多先進(jìn)技術(shù)及手段應(yīng)用在集約化管理形式中，這就更進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理工作效率、便捷性以及安全性，從而使得企業(yè)更好地利用相關(guān)信息資源來保障生產(chǎn)經(jīng)營有效開展。3.實(shí)施檔案外包，提升企業(yè)競爭力隨著我國各種企業(yè)的逐漸壯大，企業(yè)的用工量和業(yè)務(wù)量的不斷攀升，在這種情況企業(yè)現(xiàn)有的人力、物力資源對于發(fā)展來說本已無法滿足企業(yè)的發(fā)展，這樣一來如何解決繁重的企業(yè)檔案管理工作成為一個(gè)難題。而通過實(shí)施檔案外包規(guī)則，借助于檔案管理機(jī)構(gòu)為企業(yè)檔案管理提供了便利，促進(jìn)企業(yè)的管理性發(fā)展，業(yè)務(wù)外包不僅能增強(qiáng)企業(yè)對檔案資料的需求，提高效率，更能增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

六、結(jié)束語

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案越來越多，檔案管理工作難度逐漸增大，解決企業(yè)檔案管理問題成為企業(yè)首要問題。企業(yè)檔案管理社會(huì)化是解決企業(yè)檔案管理問題的有效措施，專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)為企業(yè)提供專業(yè)有效的管理服務(wù)，同時(shí)為企業(yè)節(jié)約管理成本，降低運(yùn)營難度，保障檔案管理長久保存，便于查找，實(shí)現(xiàn)檔案信息雙重利用，有助于加強(qiáng)企業(yè)整體規(guī)范有效管理。有鑒于此，上文在充分結(jié)合筆者對相關(guān)文獻(xiàn)研究以及自己多年工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)圍繞于企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題展開探究，以供廣大同行參考。

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第9篇：文書檔案管理論文范文

關(guān)鍵詞：海洋數(shù)字檔案；信息安全；網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

在社會(huì)信息化的大環(huán)境下，數(shù)字化建設(shè)已成為評價(jià)一個(gè)國家信息基礎(chǔ)水平的重要標(biāo)志。海洋檔案的管理作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，也正面臨著數(shù)字化時(shí)代的挑戰(zhàn)。隨著電子文件的大量出現(xiàn)，檔案理論界對于電子文件是否應(yīng)該轉(zhuǎn)化為檔案材料也從爭論轉(zhuǎn)為接受，這一革新要求我們改變原有對文件檔案的理解，順應(yīng)技術(shù)發(fā)展趨勢，更好地進(jìn)行海洋檔案管理工作。

1海洋數(shù)字檔案的概念和特點(diǎn)

在1996年第十三屆國際檔案大會(huì)上，美國的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案(Physicalarchive)和實(shí)態(tài)檔案庫(Physicalrepositoriesofarchives)相對應(yīng)的虛擬檔案(Virtualarchives)。國際檔案理事會(huì)對數(shù)字檔案的定義是:通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的文件檔案，它的內(nèi)容只能通過機(jī)器來利用，并根據(jù)來源原則來組織安排。以此類推，海洋數(shù)字檔案就是以代碼數(shù)字形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡帶之上的海洋方面的文件檔案。數(shù)字檔案改變了傳統(tǒng)的檔案載體形式與檔案工作意識。數(shù)字檔案的載體與傳統(tǒng)檔案的載體有很大區(qū)別，包括存貯電子文件、信件、圖紙、報(bào)表所形成的軟盤、光盤、硬盤和磁帶等。數(shù)字檔案中的信息資料不以傳統(tǒng)的筆墨紙張等直觀的形象出現(xiàn)，而是通過二進(jìn)制代碼以數(shù)字形式存貯，成為肉眼不可直接識讀的記錄符號。檔案信息傳輸平臺數(shù)字化，當(dāng)檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能，通常是以網(wǎng)站方式提供相關(guān)檔案服務(wù)。海洋數(shù)字檔案也有著與其他數(shù)字檔案相同的特性。

2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋數(shù)字檔案的安全隱患

在數(shù)字化的過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成海洋信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。

海洋電子文件的信息共享帶來了一些不安全因素。以計(jì)算機(jī)為載體的電子文件，不同于以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，它可以不受時(shí)間、地點(diǎn)和人員的限制隨意閱讀，并且信息容量巨大，傳輸快捷，這種電子文件的共享性和易用性是其網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)作環(huán)境決定的，是一種進(jìn)步和發(fā)展。同時(shí)，也給海洋電子文件帶來了不安全和泄密因素。

目前的檔案保護(hù)規(guī)程主要針對紙質(zhì)載體制成材料的耐久性、保存環(huán)境等方面來進(jìn)行，缺乏對電子檔案長時(shí)間可靠保存的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)。實(shí)踐證明紙質(zhì)載體的檔案在一定的保護(hù)條件下可保存達(dá)上千年，而電子文件的物理載體壽命卻遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，磁性載體檔案的壽命最多只有十多年，光盤載體的壽命也不超過I00年。另外，紙張的損壞很容易被發(fā)現(xiàn)，但電子文件載體的損壞只能由設(shè)備檢驗(yàn)。此外，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息保存的格式和載體都在發(fā)生變化，使得早期數(shù)字檔案難于“閱讀”，例如現(xiàn)在面對一個(gè)保存在5英寸軟盤上的Wordstar格式的文件，恐怕大多數(shù)讀者都會(huì)束手無策，而這只不過是20多年前主流格式與存儲(chǔ)載體。

由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患導(dǎo)致泄密。Internet/Intranet技術(shù)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式，網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過重重網(wǎng)站分段傳送至目的地，任何中介站點(diǎn)均可以攔截、讀取、破壞甚至篡改信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)攻擊手段也越來越多，攻擊工具的破壞力越來越強(qiáng)，而安全技術(shù)是一種在對抗中被動(dòng)發(fā)展的技術(shù)，它總是滯后的，這樣就導(dǎo)致了網(wǎng)絡(luò)的脆弱性。此外，網(wǎng)絡(luò)硬件也是經(jīng)常被忽視的但風(fēng)險(xiǎn)極大的泄密途徑，主要方式有電磁泄露、非法終端、搭線竊取·后門程序等。

管理人員不足，技術(shù)水平有限。據(jù)有關(guān)資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規(guī)的計(jì)算機(jī)安全培訓(xùn)，他們?nèi)狈τ?jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)知識，缺乏對檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全意識。

3網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)海洋數(shù)字檔案安全的對策

如前所述，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，數(shù)字檔案及海洋數(shù)字檔案的安全保密問題日益突出，為嚴(yán)防密從網(wǎng)泄，確保電子文檔安全，應(yīng)在管理、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全3方面采取有效的安全技術(shù)與措施。

3.1管理方面

加大人才培養(yǎng)力度，提高管理人員的技術(shù)水平。海洋檔案信息數(shù)字化是信息時(shí)展的必然趨勢，海洋檔案管理人員要充分認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)中的檔案信息，不能認(rèn)為只要把電腦管好了，信息沒有丟失，就是做好保密工作了。海洋檔案管理人員自身要增強(qiáng)責(zé)任感、使命感和危機(jī)感，樹立高度自覺的檔案信息安全防范意識。海洋檔案管理人員要更新知識、技能，努力學(xué)習(xí)掌握檔案現(xiàn)代化管理、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全等方面的技術(shù)，加快從傳統(tǒng)型檔案管理人員向現(xiàn)代化檔案管理人員的轉(zhuǎn)化。同時(shí)，海洋檔案行政管理部門要采取相應(yīng)措施，從政策、待遇等方面培養(yǎng)和激勵(lì)專業(yè)技術(shù)人才。要通過在職教育、短期培訓(xùn)和學(xué)歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識水平和專業(yè)技能，充分調(diào)動(dòng)海洋檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，為推進(jìn)海洋檔案信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)。

制定安全管理制度。在海洋數(shù)字檔案安全管理中，除了采用相應(yīng)的安全技術(shù)措施之外，更重要的是海洋檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定、完善一些制度。如，確定本單位檔案信息的安全管理等級和安全管理范圍，制定檔案網(wǎng)絡(luò)操作使用規(guī)程，用戶身份認(rèn)證制度，電子文件的接收、保管、檢索、查詢和網(wǎng)絡(luò)安全等制度，使安全管理具有可操作性，形成海洋數(shù)字檔案信息的安全保障體系。

3.2網(wǎng)絡(luò)安全方面

硬件設(shè)備安全。涉及海洋電子文檔的計(jì)算機(jī)應(yīng)做到專人專用，使用的移動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)備也應(yīng)做到專用，不可混用。對于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)該盡量使用通過保密檢測的設(shè)備，不要盲目追求新產(chǎn)品、新技術(shù)，以減少泄密渠道。

操作系統(tǒng)安全。安全的操作系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)安全的重要基礎(chǔ)，因?yàn)樗械幕緫?yīng)用和安全措施(如病毒防治、人侵檢測、設(shè)置防火墻和安全島)都依賴操作系統(tǒng)提供的底層支持。充分考慮海洋數(shù)字檔案操作系統(tǒng)的安全性是我國的國情所決定的，因?yàn)樵S多核心技術(shù)我國并不掌握，無法保證國外操作系統(tǒng)產(chǎn)品不存在后門程序。在海洋數(shù)字檔案管理用操作系統(tǒng)方面要考慮以下兩點(diǎn):①采用的產(chǎn)品要具有自主知識產(chǎn)權(quán)，且源代碼對政府公開;②定期利用漏洞掃描工具檢測系統(tǒng)漏洞和配置情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題。操作系統(tǒng)的安全主要通過增強(qiáng)身份標(biāo)志與驗(yàn)證、細(xì)化自主訪問控制、用戶職責(zé)劃分、強(qiáng)制訪問控制、審計(jì)跟蹤和安全管理等方面的措施來實(shí)現(xiàn)，這些措施都可以對基本安全功能提供強(qiáng)有力的支持。

安裝殺毒軟件。防病毒必須從網(wǎng)絡(luò)整體考慮，主動(dòng)防御，改變被動(dòng)劣勢，要樹立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念。從方便管理人員的工作著手，使其能夠管理網(wǎng)絡(luò)上的所有機(jī)器，如利用定時(shí)查毒功能，對客戶進(jìn)行掃描，檢查病毒情況;利用在線報(bào)警功能，監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)上的每一臺機(jī)器，出現(xiàn)故障或病毒侵人時(shí)，網(wǎng)絡(luò)管理人員都能及時(shí)知道，并作出反應(yīng)。

內(nèi)外網(wǎng)隔離。在內(nèi)外部網(wǎng)之間，設(shè)置防火墻(包括分組過濾與應(yīng)用)實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離與訪問控制是保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)安全最主要的同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能:過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng);對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

在必須使用公眾網(wǎng)絡(luò)時(shí)采用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)(VPN)技術(shù)。VPN能夠利用Internet或其他公共互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施為用戶創(chuàng)建隧道，并提供與專用網(wǎng)絡(luò)一樣的安全和功能保障。在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸數(shù)據(jù)時(shí)，VPN可提供保密和數(shù)據(jù)加密。如果某機(jī)關(guān)檔案系統(tǒng)設(shè)有兩個(gè)或更多分支機(jī)構(gòu)，或者希望用戶遠(yuǎn)程訪問檔案網(wǎng)絡(luò)，這種方法尤其有用。

3.3信息安全方面

海洋數(shù)據(jù)備份恢復(fù)系統(tǒng)。備份數(shù)據(jù)可以防止磁盤驅(qū)動(dòng)器出現(xiàn)故障、電源斷電、感染病毒和發(fā)生其他事故時(shí)丟失數(shù)據(jù)。一旦發(fā)生了數(shù)據(jù)丟失，如果按照備份規(guī)程進(jìn)行了備份，那么就可以恢復(fù)數(shù)據(jù)。海洋數(shù)據(jù)備份最可靠的辦法是完全備份和增量備份相結(jié)合，例如我們可以每周執(zhí)行一次完全備份，每天執(zhí)行一次增量備份。除此之外，還應(yīng)該選擇不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)，并將備份介質(zhì)存放于不同的安全地點(diǎn)。

載體保護(hù)。海洋數(shù)字檔案的記錄載體由于它的磁性、光學(xué)性和磁光性，易受磁場、光線、溫度和濕度等環(huán)境影響。海洋數(shù)字檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在無強(qiáng)磁場干擾、避光、防塵、無腐蝕性氣體的環(huán)境里，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應(yīng)達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。加強(qiáng)工作人員責(zé)任心，提高操作能力避免不正確操作。例如，使用標(biāo)識筆作標(biāo)注時(shí)，會(huì)帶來盤面的污損拿取時(shí)手法不正確，留下指紋中的油脂、鹽分、微生物等長期依附其上，會(huì)腐蝕盤帶。

數(shù)字簽名技術(shù)。主要包括數(shù)字簽署技術(shù)和驗(yàn)證技術(shù)，以解決偽造、抵賴和冒充等問題，在存儲(chǔ)和流通過程中，保證了數(shù)字檔案的原始性、真實(shí)性。目前常用的數(shù)字簽名技術(shù)有光筆簽名、電子簽名、電子印章、數(shù)字指紋、數(shù)字水印、數(shù)字時(shí)間截和數(shù)字證書等。

信息加密。加密技術(shù)可以確保電子文件內(nèi)容的非公開性，是保證電子文件機(jī)密性的重要方法，其目的是采取某種數(shù)字方法經(jīng)信息偽裝起來，使非法入侵者無法了解信息的真實(shí)含義。通常多采用“雙密鑰碼”法。加密通信者各擁有一對密鑰，任何發(fā)方可以使用收方的公開密鑰加密明文后向收方發(fā)文，收方只用自己知道的解密密鑰解密獲得明文。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子文檔具有很好的保密和保護(hù)效果。

雙套歸檔制。實(shí)行“雙套制”保存海洋電子檔案，既在保存海洋電子檔案的同時(shí)也保存對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，這也是在技術(shù)水平尚欠成熟的條件下解決海洋電子檔案原始性、真實(shí)性問題的一種可行辦法。

海洋數(shù)字檔案的銷毀。目前，數(shù)字檔案銷毀現(xiàn)狀不容樂觀，銷毀隨意性較大、方法不規(guī)范，為信息保密工作留下了隱患。數(shù)字檔案的銷毀可分為信息銷毀和載體銷毀兩大部分。數(shù)字檔案的信息銷毀即邏輯刪除是通過軟件系統(tǒng)改變載體的狀態(tài)，將數(shù)字檔案數(shù)據(jù)從記錄載體上徹底消除的一種方法，對于非保密性的數(shù)字檔案可用邏輯刪除的辦法;數(shù)字檔案的載體銷毀是將數(shù)字檔案的載體連同信息一起銷毀的方法，主要適用于載體、一次寫人不可更改的記錄載體及受損傷不可修復(fù)的載體，此方法銷毀比較徹底，不會(huì)留下失泄密后患。對應(yīng)銷毀的在網(wǎng)絡(luò)上處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)的電子文件、電子檔案，屬于非保密性的可做清除處理;對屬于保密范圍內(nèi)的，要做徹底清除處理，連信息的微量信號也一點(diǎn)不能留，以防泄密。