機關(guān)檔案數(shù)字化精選(九篇)

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第1篇：機關(guān)檔案數(shù)字化范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 檔案管理 問題

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02

從人類悠久的歷史來看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發(fā)生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國發(fā)現(xiàn)的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對于如今這個科技發(fā)展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。而“數(shù)字檔案”毫無疑問成為了當(dāng)今檔案領(lǐng)域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。

1 數(shù)字檔案的主要特點

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時展的必然結(jié)果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢。

1.1 數(shù)字檔案載體容量大

一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤可貯存650～700M字節(jié)；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的。再說大家現(xiàn)在的實踐活動的范圍相當(dāng)廣，勞動對象相當(dāng)復(fù)雜，實踐的節(jié)奏相當(dāng)快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當(dāng)多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質(zhì)載體。

1.2 數(shù)字檔案安全性高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會很難復(fù)原；數(shù)字檔案與其相比會方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。

1.3 數(shù)字檔案的使用效率高

紙質(zhì)檔案管理在實際應(yīng)用時會出現(xiàn)查找不便的問題。例如在查找某所學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計算機、數(shù)碼相機、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡單、存儲多且方便的優(yōu)點，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當(dāng)多的機關(guān)、企事業(yè)單位正在實現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化，網(wǎng)絡(luò)辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢，這樣就不可避免地會形成大量的數(shù)字檔案。

2 數(shù)字檔案的不足之處

在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。

2.1 首先是人們的認知度

從歷史的發(fā)展來看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時期。由于當(dāng)時技術(shù)有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術(shù)。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時間，隨著造紙技術(shù)的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以內(nèi)心會覺得紙質(zhì)記錄是最安全的；對于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。

2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問題

數(shù)字檔案作為一種通過計算機磁盤等設(shè)備記錄儲存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設(shè)備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導(dǎo)致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學(xué)習(xí)能力還是較好的，而對于一些年紀大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。

2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑

紙質(zhì)檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計算機的環(huán)境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復(fù)制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當(dāng)事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。

3 數(shù)字檔案管理問題的解決方式

數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應(yīng)用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦?，對于其存在的不足之處，筆者認為應(yīng)從以下幾個方面入手予以解決。

首先，應(yīng)當(dāng)加強宣傳，使人們對數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡(luò)世界日益發(fā)達，越來越多的人通過網(wǎng)絡(luò)和計算機獲取更多的有效信息，而對數(shù)字檔案進行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡(luò)和計算機的力量。通過使用數(shù)字檔案，使相關(guān)部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數(shù)字檔案的運用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢被更多人所接受。

其次，可以將網(wǎng)絡(luò)計算機行業(yè)、軟件開發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個行業(yè)相結(jié)合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強的文件儲存格式。

再次，各檔案管理部門在利用數(shù)字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網(wǎng)絡(luò)安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時，相關(guān)管理部門要根據(jù)檔案密級為社會提供服務(wù)。

最后，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數(shù)字檔案的原始性新設(shè)立了相關(guān)制度。

由上述可知，時代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數(shù)字檔案在實際應(yīng)用中會出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來的發(fā)展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數(shù)字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻

[1] 吳寶康.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，1988.

[2] 楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社1994.

第2篇：機關(guān)檔案數(shù)字化范文

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；信息化；管理

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，全球信息化時代的全面到來，數(shù)字化檔案必將成為今后檔案的主要存在形式。然而由于檔案數(shù)字化的發(fā)展到目前只有二三十年的歷史，因此在現(xiàn)實工作中還存在很多值得探索和研究的問題，需要我們打破常規(guī)，更新理念，用科學(xué)的方法加以研究和解決。

一、檔案數(shù)字化管理存在的問題

由于缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范，檔案數(shù)字化的發(fā)展仍處于摸索階段，各檔案業(yè)務(wù)部門各自為政，因此存在很多問題，如容易泄密、難以長期保存、利用率低、缺乏資金和技術(shù)支持等各個方面。

1.檔案數(shù)字化在信息安全和長期保存方面還存在諸多隱患

目前，檔案的安全保密問題已成為檔案數(shù)字化管理面臨的突出問題，雖然在紙質(zhì)環(huán)境中也存在泄密與信息丟失問題，但計算機與網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使得安全保密問題面臨更多的不確定因素和更嚴重的隱患，這體現(xiàn)在計算機軟硬件、網(wǎng)絡(luò)帶來的安全隱患等方面。

首先，由于計算機存儲設(shè)備（如磁盤、磁帶等）具有存儲密度高、容量大、易復(fù)制、易拆卸等特點，往往會給其中信息的保護和保密帶來很多變數(shù)。據(jù)調(diào)查顯示，即使磁盤已改寫了12次，但第一次寫入的信息仍有可能復(fù)原出來，可見，計算機處理磁盤文件的這種方式，可提高文件處理的速度和效率，也可方便誤刪除文件的恢復(fù)，但卻給竊密者留下了可乘之機。其次，由于計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的宗旨是系統(tǒng)開放、資源共享、降低系統(tǒng)開發(fā)成本、提高信息處理效率，因此對于信息的竊取和盜用，非法增、刪、改及各種擾亂破壞，造成了極為方便且難以控制的可乘之機。而操作系統(tǒng)的最大缺陷是不能判斷運行的進程是否有害，無法制約或禁止有害進程（如病毒）的運行，無法判斷系統(tǒng)中的軟件是否被篡改。因此，檔案數(shù)據(jù)的備份容量、數(shù)據(jù)處理性能、數(shù)據(jù)保護能力、數(shù)據(jù)恢復(fù)能力，快速備份和異地備份等方面還面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。

2.檔案數(shù)字化對象復(fù)雜、數(shù)字化工作無統(tǒng)一標準

檔案數(shù)字化的對象極其復(fù)雜，表現(xiàn)在以下方面：一是檔案的載體形式多。縱觀古今中外檔案發(fā)展歷史，除實物檔案外，記錄信息的載體類型大致有甲骨、簡牘、縑帛、紙張、光盤、磁帶、磁盤、錄音錄像帶等。二是檔案的種類多。檔案的分類方式多樣，目前業(yè)界普遍認同的是按照內(nèi)容分為：文書檔案、科技檔案、專門檔案，其中僅專門檔案一類，胡紹華等14位同志編寫的《32種專門檔案整理方法》一書中，詳細列出了32種專門檔案，但就實際來說，這32種也不能全部囊括。三是檔案的數(shù)量多。隨著電子化、信息化的發(fā)展，檔案數(shù)量快速增長，電子文件的增長速度更是驚人，我國中央和國家機關(guān)及直屬企事業(yè)單位生成的電子文件數(shù)量約占文件總數(shù)的72.7%。

在數(shù)字化過程中，我們要將種類繁多、數(shù)量龐大的復(fù)雜對象，參照已有的標準，從數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計、轉(zhuǎn)化流程、技術(shù)等方面，轉(zhuǎn)化為計算機可以識別處理的信息，做到統(tǒng)一規(guī)范幾乎是不現(xiàn)實的。一方面，不可能將每一種檔案都轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息；另一方面，不可能對每一種檔案都出技術(shù)規(guī)范。檔案數(shù)字化未來的發(fā)展趨勢有可能是：永遠沒有現(xiàn)成的理論，只是在業(yè)內(nèi)的管理部門領(lǐng)導(dǎo)下，在統(tǒng)一要求和原則之下，靈活掌握。

3.數(shù)字化檔案的利用率不高

雖然辦公自動化系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當(dāng)成一項緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，尤其對于竣工圖的借閱，不習(xí)慣于使用電腦進行檢索和查閱，基本都通過人工來完成，計算機在整個過程中的應(yīng)用僅限于文字錄入、編輯和打印。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以數(shù)字化形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子檔案由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費。

4.檔案數(shù)字化的整體環(huán)境不樂觀

由于檔案數(shù)字化產(chǎn)生的效益難以進行量化，因此社會各界對于此項工作的重視程度不高，表現(xiàn)為：政府對檔案數(shù)字化在資金、人力、軟硬件投入上較少，認為是檔案部門自己的事情，尤其是對基層的投入更少。在地區(qū)信息化的規(guī)劃中，對檔案數(shù)字化的投入也很少，且檔案數(shù)字化還存在重復(fù)建設(shè)、低水平開發(fā)、各自為政的現(xiàn)象。

二、應(yīng)對措施

面對上述問題，我們在數(shù)字化過程中，不能一味地追求速度，應(yīng)在保證質(zhì)量的前提下，做好數(shù)字化規(guī)劃和基礎(chǔ)工作，引進先進的管理理念和技術(shù)，建立檔案數(shù)字化系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)之間的有效銜接，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。從目前來看，檔案數(shù)字化建設(shè)過程中最大的問題并非技術(shù)問題，而是管理工作不能適應(yīng)當(dāng)前的形勢。因此，需要做好以下幾方面工作：

1.建設(shè)系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共享

檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，由若干子系統(tǒng)和要素構(gòu)成。為保證檔案數(shù)字化系統(tǒng)的科學(xué)性、完整性、適用性，應(yīng)由檔案部門指導(dǎo)專業(yè)機構(gòu)進行設(shè)計，制定詳實的數(shù)字化規(guī)劃和系統(tǒng)規(guī)范，促進部門間的相互合作，使得不同系統(tǒng)、不同業(yè)務(wù)的數(shù)字化系統(tǒng)統(tǒng)一起來，發(fā)揮綜合效應(yīng)。例如，有些企業(yè)為了提高檔案利用率，配置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)庫檢索等方式達到資源共享的目的。

2.扎實做好數(shù)字化的基礎(chǔ)工作

針對檔案數(shù)字化加工慢和檔案數(shù)量大的矛盾，堅持利用為先的原則，采取恰當(dāng)?shù)姆绞椒椒ㄈ绗F(xiàn)用現(xiàn)掃、以用定掃、常用先掃的方式完全可以緩解矛盾，最大限度地滿足利用者的需求?，F(xiàn)用現(xiàn)掃就是對沒來得及進行數(shù)字化的檔案或利用率極低沒有進行數(shù)字化的檔案，在有借閱需求時在庫房現(xiàn)場進行掃描，滿足利用者的偶然性需求；以用定掃就是針對某些單位對尚未數(shù)字化的檔案的小批量利用需求，堅持利用優(yōu)先的原則，暫停其它的數(shù)字化加工任務(wù)或臨時組織力量，以最快的速度突擊掃描加工，在較短的時間內(nèi)完成所需檔案的數(shù)字化任務(wù)；常用先掃即通過對檔案利用需求的分析，確定優(yōu)先數(shù)字化檔案的范圍，有計劃地對利用率高的檔案進行數(shù)字化，這些方法既保證了檔案的利用，又提高了數(shù)字化的效率。

3.建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

目前，在辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的銜接方面普遍存在一些問題，有些單位辦公自動化系統(tǒng)運行良好，唯獨檔案查閱功能沒有實現(xiàn)，究其原因，主要是出于安全保密的考慮。在辦公自動化系統(tǒng)中實現(xiàn)查閱檔案的功能沒有很大困難，但在做好檔案安全保密工作的前提下建立檔案系統(tǒng)與各專業(yè)系統(tǒng)之間的橫向銜接則需要做大量工作。檔案數(shù)字化對于安全保密工作的要求主要體現(xiàn)在硬件和軟件的安全管理兩個方面。硬件方面應(yīng)嚴把信息存儲載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。對于存儲電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專人負責(zé)管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、竊取、修改和破壞。

4.建設(shè)專職隊伍，提高管理水平

隨著當(dāng)今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)為以現(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作，目前的檔案工作要求管理者具有很強的分析能力，對檔案涉及的各個專業(yè)有基本的了解，能夠根據(jù)利用者的需求有針對性地提供檔案。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任，因此有關(guān)部門應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件管理知識，增強電子文件管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平。

5.積極應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)和管理經(jīng)驗

第3篇：機關(guān)檔案數(shù)字化范文

關(guān)鍵詞:高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂,是一個國家興旺發(fā)達的不竭動力,要發(fā)展就要有創(chuàng)新,檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新,才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會,跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐,才能適應(yīng)社會主義市場環(huán)境對檔案工作的需要。

1.1檔案信息時展的要求

首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一網(wǎng)的電腦,即可進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國經(jīng)濟學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會中,面對浩如煙海的信息,對人們來說,信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對過剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟,其實質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段,同時可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展,將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境,進入極好的良性循環(huán)之中。

以往檔案人員為開發(fā)檔案資源,為檔案利用而進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少,甚至平時查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次,使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔,盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中,各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件,并注上處理意見,年終歸檔時,只需向檔案館移交一份分類組卷清單,把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可,從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。

1.2高校檔案信息數(shù)字化是計算機大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果

首先,高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng),并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會議等等。計算機網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn),使計算機從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境,并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機讀文件,即電子文件也就應(yīng)運而生。

1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟

1.3.1通訊技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展;90年代以來,我國先后筑起中國互聯(lián)網(wǎng)(chinanet)、中國教育科研網(wǎng)(caep.cetinnet)、中國科技網(wǎng)(cstnet)和中國金橋網(wǎng)(chinagbnet),并均與國際互聯(lián)網(wǎng)internet接軌。就全國高校來看,1994年以來,由于"211工程"和cernet工程的促進,很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng),至1996年底,已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入cernet, 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起,為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設(shè)初見成效

自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀80年代后期以來,高校檔案館自動化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力,開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng),已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段,提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率,促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是,計算機應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念,鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保證。

2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

事實上現(xiàn)有的高校檔案工作計算機管理模式,多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上,這種管理模式的特點是以檔案信息載體為核心,工作對象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體,而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作,而且是大大的增加額外手工勞動的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用,而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索,不是針對具體的檔案信息,比如,這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作,常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后,再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系,它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù),作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。這樣做檔案工作計算機輔助管理發(fā)展也失去了外在的動力。

2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)

由于受高校管理體制和運行機制的影響,不同的高校隸屬不同的行政主管部門,這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要,但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式,無論是軟硬件的購置,還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè),都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài),這不僅造成了人力物力的巨大浪費,也影響了我國檔案館的標準化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化的進程。

2.2.2標準化水平低

由于歷史的原因,高校檔案館自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備,機型五花八門,水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件,都沒有遵循相應(yīng)國家標準,功能單一、標準化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無主題標引,共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準,各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去,勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

2.2.3數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后;

經(jīng)過多年的努力,高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政,在建庫過程中,各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫大多自建自用,建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小,標準化程度低,類型單一,而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè),數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制,商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用,嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫,缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與cernet和internet聯(lián)網(wǎng),但只能訪問其主頁,根本無實質(zhì)性的資源司共享。

      2.2.4經(jīng)費保障率低

目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌,但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費投入較少,用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費非常有限,無法購置好的硬軟件,建立高起點的檔案館網(wǎng)絡(luò),更談不上對設(shè)備的及時更新。目前經(jīng)費仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。

3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想

第4篇：機關(guān)檔案數(shù)字化范文

關(guān)鍵詞：化工設(shè)計；檔案電子化；設(shè)計文件數(shù)字化

0引言

化工工程設(shè)計檔案是記錄工程設(shè)計及建設(shè)過程中的重要信息的文字、圖表、照片、視頻等形式的載體，同時也記錄設(shè)計文件的質(zhì)量控制及科研創(chuàng)新的全過程。隨著辦公自動化和信息化，化工工程設(shè)計檔案電子化已被廣泛運用，化工工程設(shè)計文件數(shù)字化交付，使得設(shè)計、審圖、施工高效便捷[1,15]。作者通過對設(shè)計文件檔案管理現(xiàn)狀的研究分析，歸納總結(jié)常見電子文件管理難題及解決方法、思路。

1化工設(shè)計電子文件檔案管理問題

目前，大多數(shù)化工設(shè)計院設(shè)計文件檔案管理還是以紙質(zhì)文件為主，工程文件手簽圖紙方式保存。隨著科技發(fā)展、辦公系統(tǒng)升級更新，現(xiàn)在，各院各級工作人員都已經(jīng)逐漸意識到檔案電子化管理方便快捷，以及后期利用方面發(fā)揮的重大作用[5]。檔案電子化管理全面實行還有困難，急需解決以下幾個問題。

1.1歸檔不完整、不及時

完整的電子文件除了包括記錄工程設(shè)計真實面貌的相關(guān)電子文件，還有一些其他形式的相關(guān)文件。工程項目設(shè)計過程中產(chǎn)生的各類電子文件形成于計算機系統(tǒng)，并大量通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行傳輸、修改，故廣泛分布于不同設(shè)計人員的計算機硬盤上，導(dǎo)致歸檔的不完整和延遲。

1.2歸檔方式簡單過時

光盤存儲電子文件，目前雖然較為安全、保險，但在實際工作中卻帶來諸多的不便。首先，檔案管理人員對光盤內(nèi)歸檔電子文件的數(shù)量、原始性、完整性無法進行有效驗證；其次，保存光盤的庫房條件要求高，需花費大量時間、經(jīng)費，定期對歸檔光盤進行轉(zhuǎn)錄、翻刻等工作；再次，利用方式極為不便，須先找到光盤讀取信息，才能提供利用。如此電子文件便失去了在保管和利用上的優(yōu)勢。

1.3難以保證紙電一致

對于電子文件的原始性，目前學(xué)界將其理解為真實性，牽扯到其法律效用的問題。首先，合法化電子簽名與確認電子文件原始性相矛盾。其次，文件產(chǎn)生的順序是先電子后紙質(zhì)，但歸檔順序往往與之相反，且設(shè)計單位根據(jù)顧客需求，往往仍以提供紙質(zhì)圖紙和文件為主，電子文件本身的準確性顯得無足輕重[2]。

1.4信息化檔案建設(shè)標準滯后

傳統(tǒng)的紙質(zhì)、音像檔案管理有統(tǒng)一的規(guī)定制度，但在檔案信息化過程中，不同的管理軟件形成檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)不規(guī)范等問題[9]，很難實現(xiàn)資源共享。

1.5缺少高層次檔案管理人員

驗收整理的歸檔資料不夠全面；缺乏信息技術(shù)，不能充分做到檔案電子化；而復(fù)雜的化工工程檔案又必須真實、原始和完整。應(yīng)加強系統(tǒng)的專業(yè)教育和專業(yè)技能培訓(xùn)，提高學(xué)習(xí)創(chuàng)新意識及處理復(fù)雜信息能力，同時，多引進有能力的年輕人[8,12]。

2加強化工設(shè)計電子文件管理的措施

2.1加強檔案行政管理

適應(yīng)信息化新形勢，加強檔案管理法制化建設(shè)，積極推進檔案管理部門的思維、知識、技術(shù)及管理模式的創(chuàng)新，提高服務(wù)意識，擴大檔案利用率。設(shè)計院應(yīng)結(jié)合自身條件，建立健全檔案管理制度及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，進一步規(guī)范檔案管理工作。

2.2加強檔案法制管理

嚴格遵循國家檔案局《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，規(guī)范電子文件檔案資料的收集、歸檔等工作[3,11]。在檔案收集、歸檔中，創(chuàng)建流程管理模式，實施系統(tǒng)管理。力爭檔案管理工作與項目一并啟動[6,10]。首先，CAD電子文件收集、存儲應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中完成，替代傳統(tǒng)刻盤歸檔存儲。其次，對正式出圖進行掃描，將掃描pdf文件與原始CAD電子文件一起置于歸檔系統(tǒng)內(nèi)，在保證紙電一致性的同時，也可作為底圖電子化的積累[14]。

2.3推行設(shè)計文件數(shù)字化交付

傳統(tǒng)藍圖提交方式將逐漸被數(shù)字化審圖取代“，便捷高效、即時審查”的數(shù)字化審圖在提高施工圖審查工作效率的同時，也保證了勘察、設(shè)計、審圖質(zhì)量。數(shù)字化審圖中，各參與方主體對圖紙進行的上傳、批注等都會在系統(tǒng)中留下痕跡，使管理部門可以隨時通過查看數(shù)據(jù)庫了解審圖情況，監(jiān)督、督促設(shè)計、審查機構(gòu)，從而提高設(shè)計院工作質(zhì)量。2014年年底，在“勘察設(shè)計技術(shù)創(chuàng)新研討會”上“，白代藍”在上海試點，引起了各行各業(yè)廣泛關(guān)注，這也為設(shè)計文件數(shù)字化做好了準備。

2.4提高檔案人員綜合素質(zhì)

積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，化工設(shè)計檔案管理工作者不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識，還需要學(xué)習(xí)化工知識、掌握電子信息的維護和管理。在電子系統(tǒng)中，檔案人員要積極參與文件的鑒定、保存、編目、提供利用和保管過程，積極提供利用是檔案管理工作的目的[4,7,13]。

3結(jié)語

綜上所述，化工設(shè)計檔案電子化建設(shè)才剛剛起步，設(shè)計文件數(shù)字化交付“白代藍”的計劃還在試點中，而真正實施過程中肯定還會遇到其他未知的困難，但是勢在必行。實現(xiàn)數(shù)字化報建、審圖、施工、竣工驗收、竣工圖歸檔等一體化貫通的工作將有益于設(shè)計單位加強設(shè)計過程質(zhì)量控制，提升設(shè)計效率，規(guī)范和精細設(shè)計過程，提供可靠完整的檔案信息。

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第5篇：機關(guān)檔案數(shù)字化范文

一、數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的優(yōu)勢

（一）征管信息預(yù)測

社保檔案涉及的信息量非常多，內(nèi)容甚是廣泛，不僅包含每位公民的基本信息，還包含著許多文書方面的信息，管理信息預(yù)測征管系統(tǒng)可以更好的完善每一項信息工作。當(dāng)社保檔案管理系統(tǒng)健全之后，每位公民的姓名、年齡、參保時間、家庭住址以及工作狀況等基本信息都能夠在信息后臺被檢索，并且我們還可以很快的查詢到社保到期日期，及時的提醒我們按時投保，使我們的社保檔案管理更加方便，使每位公民的實際信息能夠更加妥善的保存。

（二）機構(gòu)內(nèi)控管理

實現(xiàn)數(shù)字化社保檔案管理系統(tǒng)體系，可以將經(jīng)辦機構(gòu)的信息有效的保存到檔案中，并且可以有效的記錄公民在機構(gòu)中社保的選擇情況，真實有效的記錄每筆業(yè)務(wù)的來源與去向，在對機構(gòu)賬務(wù)進行審計時，我們可以更快的查詢每筆業(yè)務(wù)的實際信息，數(shù)字化技術(shù)為實現(xiàn)健全的管理體系做出了巨大的貢獻，并且可以有效的提供技術(shù)性的保障，能夠最大化的實現(xiàn)內(nèi)控管理的效率和質(zhì)量。

（三）經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督

無論我們提出何種的社保檔案管理技術(shù)，都需要對其進行事后監(jiān)督，并且有必要為其設(shè)立經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門，數(shù)字化技術(shù)的研發(fā)沒有正式的運行到社保檔案管理工作中，所以該技術(shù)中存在的問題需要切實的發(fā)現(xiàn)。通過設(shè)立經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門，可以有效的預(yù)防數(shù)字化技術(shù)在社保管理工作中的問題，提前發(fā)現(xiàn)問題，進而由經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督部門完善問題，有效的保障社保管理工作的展開。

二、數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）建立健全的社保檔案管理制度

我國的社保檔案管理制度是根據(jù)各省級以及各市級規(guī)范而制定的，各省市的制定具有一定的差別性，沒有形成統(tǒng)一的制度。這在很大程度上限制了地區(qū)之間的交流，更在一定程度上限制了人才之間的交流。所以，我們需要根據(jù)我國社保實際狀況出發(fā)，由我國社保部門建立健全的社保檔案管理制度，讓全國的制度形成一個有機統(tǒng)一的整體，能夠依照一個標準予以執(zhí)行，使仁和地區(qū)的工作機構(gòu)在查閱公民社保狀況時的速度更加快速。

（二）引用信息技術(shù)管理方式

信息技術(shù)工作是當(dāng)今社會的潮流，其可以更好、更快的幫助我們完成工作。我國的社保檔案管理數(shù)量在隨著社會的發(fā)展不斷加大，只有引用信息技術(shù)管理方式進行工作，未來才可以實現(xiàn)全國社保檔案管理的統(tǒng)一化。其能夠改變傳統(tǒng)手工操作記錄模式浪費時間、人力、物力成本的缺點，有效提升社保機構(gòu)的工作效率。同時，運用信息技術(shù)管理模式，能夠讓社保工作跟上時代的步伐，通過計算機技術(shù)為每位人民服務(wù)，促使社保檔案管理現(xiàn)代化。

（三）實現(xiàn)社保文檔的資源共享

將社保檔案管理信息化的首要條件就是建立電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，集中的為其設(shè)置一個電子文件，并且在該網(wǎng)站上提供非限制性電子文件查詢，可以有效的實現(xiàn)社保文檔的資源共享，規(guī)范社保檔案信息系統(tǒng)中每個數(shù)據(jù)接口的管理制度，實現(xiàn)現(xiàn)有文件與檔案信息之間的切換，這樣可以有效的降低社保檔案信息的重復(fù)率，在很大程度上節(jié)約人力物力，并且為社保檔案管理機構(gòu)帶來更多的便利。

（四）加強專職隊伍建設(shè)

針對目前社保檔案管理工作的探究，我們可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)行的社保檔案管理工作人員素質(zhì)普遍偏低，我們需要對該隊伍進行整頓，加強專職隊伍建設(shè)，通過行之有效的培訓(xùn)提升工作人員的專業(yè)技能，提升社保人員的文化素質(zhì)，建設(shè)具有高質(zhì)量高效率的工作團隊，從而讓社保檔案管理人員滿足社會對檔案管理工作的信息需求，讓社保管理成為社會發(fā)展中一道亮麗的風(fēng)景線。

第6篇：機關(guān)檔案數(shù)字化范文

1.1 提高經(jīng)濟效益。紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種形式。在信息時代，隨著資料的累積，檔案信息的增多，造成紙質(zhì)檔案查閱不便利，占用空間大，且管理及維護成本較高等問題，而數(shù)字檔案解決了紙質(zhì)檔案存在的問題。

1.2 提高辦公效率。數(shù)字檔案是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它能把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

1.3 增強檔案原件保護。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2 數(shù)字化檔案在物探公司檔案館的應(yīng)用

由于物探工程項目投資規(guī)模大，施工周期長，在前期工作進行時檔案人員一般沒有參與，而工程竣工驗收時，距文件形成已過了很長時間，一些基礎(chǔ)資料如果長時間管理不善易造成散失。

物探公司檔案館在準備建設(shè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案館之前，以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔案號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

物探公司檔案館歷年來共接收各類文件資料17666卷（份）；已整理完畢17666卷（份）；整理各類老資料7075卷（份）；為各單位生產(chǎn)及科研生產(chǎn)工作提供利用1890多份，近605人次；新錄入二維、三維18塊工區(qū)及25口井的地震勘探信息數(shù)據(jù)，共計2467條記錄，核查了二維、三維16塊工區(qū)的95條測線，99束線，共2467條記錄。按照總公司和勘探局數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一格式的要求，對所有的數(shù)據(jù)信息進行了二次處理，所有數(shù)據(jù)格式已轉(zhuǎn)換完，與勘探局總數(shù)據(jù)庫的兼容性達到100%；建立了適合勘探局網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的數(shù)據(jù)庫管理、查詢、調(diào)用系統(tǒng)并開始利用處理；為逐步實現(xiàn)檔案館的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。

另外，我們也接收了大量的光盤，經(jīng)常在不違背保密制度的情況下向基層隊提供利用。例如在基層隊時間緊、任務(wù)重，抽不出專人來檔案館借閱的情況下，我們會把一些不違背保密安全制度的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給他們，方便了基層隊工作的開展。為了滿足公司各個部門的需要，我們制作了中石化地球物理公司檔案管理系統(tǒng)，便于基層隊更快捷、安全地查閱需要的檔案資料。并設(shè)置了訪問權(quán)限，進行了加密，在技術(shù)人員有需要的時候，我們可以開放權(quán)限為他們提供利用，這也是物探網(wǎng)絡(luò)化管理的一種體現(xiàn)。

在我們享用檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化帶來的可靠性、實用性的同時，我們也沒有忽略網(wǎng)絡(luò)安全的隱患，建立了安全管理體制。為了確保檔案系統(tǒng)正常、穩(wěn)定、安全地運行，物探公司檔案館建立了日常監(jiān)督和檢查體制，設(shè)備的日常維護、制度的貫徹與執(zhí)行都落實到日常工作中。例如，系統(tǒng)運行分析檢查，操作密碼、口令的更換管理，設(shè)置各級網(wǎng)絡(luò)站點的安全管理方法，關(guān)注運行狀況，分析檢查攻擊行為，等等。

3 數(shù)字化檔案在應(yīng)用中的成效

物探公司檔案館應(yīng)用現(xiàn)代科技整合信息資源，加快檔案信息化的建設(shè)，將“死檔案”變成“活資料”，根據(jù)信息化的要求，依據(jù)現(xiàn)有條件，在檔案數(shù)字化建設(shè)上下功夫，將逐步從目錄級數(shù)字化向全文數(shù)字化發(fā)展，做好電子文件和數(shù)字檔案的日常登記備份，實現(xiàn)了計算機自動檢索，提高了檔案服務(wù)的效率和質(zhì)量，為物探公司及相關(guān)部門提供了快速便捷的信息支撐，充分地發(fā)揮了檔案的作用。

第7篇：機關(guān)檔案數(shù)字化范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；信息化；學(xué)校；檔案管理

中圖分類號：G647.24

學(xué)校檔案管理的信息化，其實就是學(xué)校檔案的數(shù)字化，是指利用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤磁帶光盤等數(shù)字載體上并能被計算機處理的圖像或文本的過程。

1 檔案數(shù)字化是信息時代的需要

隨著時代的發(fā)展，特別是《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的實施，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，大部分學(xué)校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展10余年了，信息時代已經(jīng)到來，各類學(xué)校在信息采集、信息提供、信息處理等環(huán)節(jié)做出不少工作，特別在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面投入很大，在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上主要投入計算機、交換機、路由器、服務(wù)器、存儲器等硬件設(shè)施，同時投入計算機的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等作為信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的軟件投入，與信息相連接的是一個龐大的網(wǎng)絡(luò)，即計算機網(wǎng)絡(luò)，為檔案信息傳輸、交換和資源共享提供基礎(chǔ)保障。

在此基礎(chǔ)上，主要要完成信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的工作，在這個建設(shè)過程中，檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。資源是可以利用的，也是可以創(chuàng)造的，檔案信息資源也是如此，需要建設(shè)，需要開發(fā)，更需要維護。

最后就是檔案信息建設(shè)的標準規(guī)范文件建設(shè)，形成統(tǒng)一的、國際化標準的電子文件，并進行一定語言上的描述、進行安全方面的存儲，有利于方便查詢、交換，并可以在網(wǎng)上傳輸和管理等，必須要有統(tǒng)一的標準、規(guī)范，并付諸實施，使其能夠健康有序發(fā)展。

2 學(xué)校檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀

目前，檔案信息化建設(shè)無疑是學(xué)校各個系統(tǒng)建設(shè)工程中的一部分，學(xué)校在一定程度上需要把檔案信息化建設(shè)成為面向社會、面向未來的檔案管理模式，檔案管理工作完成從檔案實體逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)字化形式的一個蛻變，也是體現(xiàn)學(xué)校軟實力的一個重要舉措，在這個實施過程中，為了實現(xiàn)資源有效利用，網(wǎng)絡(luò)資源的實時共享，并便于相互間的儲存和有效對接。從現(xiàn)實情況來看，無論是在學(xué)校管理工作檔案信息資源作用的發(fā)揮；還是開拓視野，方便、快捷地查詢，安全儲存等方面都取得了很好的成效，但是，從標準、規(guī)范的角度來看，還有許多具體問題需要加以解決。

2.1 對檔案信息化思想認識的誤區(qū)

檔案信息化并沒有一套較為完整的理論是存在這種認識的根本，單一的理解和單一的電子化操作，沒有形成規(guī)模和信息化的需求共享，最突出的表現(xiàn)是認為信息化就是電子化、數(shù)字化，把檔案文獻的數(shù)字化理解為檔案管理的信息化，忽視了中間一些關(guān)鍵的標準建設(shè)和信息共享。 學(xué)校為了追求檔案管理的信息化，忽視了許多細則標準與指標體系，只在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的速度、進度上追求一定量的效率，忽視其實質(zhì)內(nèi)容，不了解檔案信息化要有一套完整的體系來運行，不能只限定在一定數(shù)量的電子設(shè)備，更重要的還在于對數(shù)字化概念的理解，對數(shù)字信息化建設(shè)的規(guī)劃與論證研究等。近年來，無論是中等職業(yè)學(xué)校還是部分檔案機構(gòu)，相當(dāng)多的在檔案庫把大量精力放在數(shù)字化加工的基礎(chǔ)上，企圖通過這個加工來提高數(shù)字化進程，其目的是減少人力勞作和頻繁進出庫房借閱檔案的勞頓之苦，在一定程度上是一種圈內(nèi)或者一定范圍內(nèi)的電子數(shù)據(jù)的收集和管理工作。這是在一個范圍內(nèi)或者一個部門內(nèi)出現(xiàn)的誤區(qū)，另一誤區(qū)就是認為信息化是檔案部門與有限的幾個部門的之間的信息化，并不是需求關(guān)系的信息化，缺乏一定的系統(tǒng)觀念，沒有形成整體優(yōu)勢，實現(xiàn)信息資源共享。

2.2 檔案信息化建設(shè)中管理漏洞多

管理，就是對一件事物的統(tǒng)籌、計劃、實施、反饋整個過程的監(jiān)督和管控，檔案信息化管理也是如此，但是在實施過程中，各個環(huán)節(jié)都存在一定的漏洞，造成信息化建設(shè)不夠暢通，甚至停滯不前，敷衍了事。

第一，檔案管理的宏觀調(diào)控失靈，缺少周密的計劃和強有力的組織實施，沒有把檔案信息化納入學(xué)校整體的發(fā)展格局中，造成單一部門的愚公移山之景象，說到底就是在政策、資金、技術(shù)等方面缺乏支持力度。

第二，重復(fù)建設(shè)問題，由于缺乏整體統(tǒng)一的規(guī)劃和有序的推進，一個時期或者一個階段所做的工作幾乎都是重復(fù)的，目標混亂，目標錯位，沒有切實可行的操作方案和調(diào)查研究，盲目購置或者超前購置，造成設(shè)備與技術(shù)、技術(shù)與需求不協(xié)調(diào)，不配合等矛盾，造成了相當(dāng)大的浪費，使信息化建設(shè)難以持續(xù)發(fā)展。

第三，信息價值不對等問題，由于儲存的一定量的信息在流通中也存在許多問題，比如各類檔案信息不平衡、信息缺乏或者信息過剩造成的信息失真，由于加工缺乏可持續(xù)性，在信息節(jié)點出現(xiàn)斷檔情況，造成信息價值受損。中職學(xué)校在照片檔案的信息量的管理和存儲上較突出。

2.3 檔案信息化建設(shè)中的質(zhì)量問題

由于以上原因，在處理信息化過程中，出現(xiàn)許多需求不協(xié)調(diào)、標準不一的情況，特別是在設(shè)計信息網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)、選擇軟硬環(huán)境、確定技術(shù)標準等方面沒有確保其可行性和可靠性的設(shè)計，缺乏信息建設(shè)的技術(shù)應(yīng)用發(fā)展的前瞻性和可擴展性。對于相關(guān)標準，不僅體系復(fù)雜，而且信息技術(shù)不斷地處于更新狀態(tài)下，而且更新速度比較快，要求在技術(shù)的兼容性、可操作性上都是可持續(xù)發(fā)展的，由于缺乏相關(guān)的重視程度，很難在這點上做到標準化的信息建設(shè)格局。

另外，信息化質(zhì)量保證重要的一點就是系統(tǒng)的安全穩(wěn)定工程，缺乏安全性能的技術(shù)永遠都是最危險的，特別是信息技術(shù)。質(zhì)量如何確保，信息如何對等傳輸，一直是各大院校特別是中等職校所不能及的。

2.4 檔案信息化建設(shè)中人的問題

一說信息化、數(shù)字化，人們更多的是于計算機聯(lián)系到一起，很難將人的因素放在第一位，其實這個不是對錯的問題，是一個思維習(xí)慣的問題，再先進的儀器都要靠人來操作，特別是專業(yè)的對口，不但要求有有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，當(dāng)然不能只會計算機操作，還要有信息技術(shù)專業(yè)的基本素質(zhì)，還要有建設(shè)、開發(fā)本崗位適應(yīng)時展需要的人才和人才儲備，有協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成相關(guān)的技術(shù)決策、信息建設(shè)標準以及可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略考慮建議等。特別是中等職校檔案工作人員要么畢業(yè)于非檔案管理專業(yè)，要么就是安排閑散人員就職；因此，加強檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)是非常必要的，這樣才會跟上檔案工作的需求和提高工作水平。

3 學(xué)校檔案管理數(shù)字化建議

根據(jù)前文敘述，對標準化的檔案數(shù)字化建設(shè)來說，我們要做的事情還很多，主要從以下幾點出發(fā)，來更好的完成學(xué)校檔案管理工作：

3.1 標準化、規(guī)范化。目前，由于出現(xiàn)諸多非標準的應(yīng)用軟件，不但在標準化方面有待提高，在規(guī)范化方面也需要提高，在選取和使用的時候要提前做好研究和分析工作，做好統(tǒng)籌安排，進行可行性研究，并不斷借鑒和參考，提高檔案建設(shè)的信息化。

3.2 做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)的管理和方便使用。一般來說，檔案信息管理系統(tǒng)包括收集、鑒定和篩選檔案材料的輸入系統(tǒng)，對收集來的檔案材料進行特征描述和信息存貯的存貯系統(tǒng)，提供多種檢索途徑和檢索手段的輸出系統(tǒng)和通過使用戶和系統(tǒng)之間得以交互信息的反饋系統(tǒng)。

3.3 實行全員參與，基礎(chǔ)建設(shè)的檔案提取工作，要求單位內(nèi)部進行網(wǎng)絡(luò)信息采集，對于各檔案管理部門與校綜合檔案室的電子信息的有效對接，不斷提高檔案工作質(zhì)量。

3.4 提高從業(yè)人員素質(zhì)，主要是對口專業(yè)的對口對位，不能安排半路出身的或者為了安排而安排閑雜人等從事檔案工作的信息化建設(shè)；檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，檔案人員必須及時進行在職的教育培訓(xùn)，借助培訓(xùn)平臺，掌握新技術(shù)，更新檔案專業(yè)知識，以適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作。

4 結(jié)語

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，檔案管理信息化管理工作出現(xiàn)了新的發(fā)展機遇，由于傳統(tǒng)的管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉(zhuǎn)變，檔案管理工作應(yīng)發(fā)揮出自有的經(jīng)濟效益及社會效益。

參考文獻：

[1]謝碧慧.論信息化時代的學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新[J].才智，2012（8）.

第8篇：機關(guān)檔案數(shù)字化范文

1.1有利于完善學(xué)籍檔案內(nèi)容

學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的重要信息，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理是分開存放這些信息的，往往是按照班級、專業(yè)和院系進行裝訂成冊，有的學(xué)校還會將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動時的信息在與這些信息分開來進行存放，學(xué)生所得到的各種獎懲、任職情況、黨員信息、綜合評價也有可能在其他卷宗里面?？傊褪欠珠_存放學(xué)生的各類學(xué)籍信息，而不是采用集中統(tǒng)一的方式進行管理。采用分割的方式管理學(xué)籍信息，則在查找學(xué)生的全面信息時有一定的困難。但如果采取數(shù)字化的方式集中處理這些繁瑣的信息，則可以用數(shù)據(jù)庫存儲這些信息，雖然錄入學(xué)生信息的部門不同，但是通過數(shù)據(jù)庫存儲，可以統(tǒng)一的顯示出這些信息，從而更加方便全面的管理學(xué)籍信息。

1.2通過資源共享使管理更加方便

各個高等院校在進行檔案的管理工作時注重學(xué)籍檔案信息的數(shù)字化。對紙質(zhì)的學(xué)籍檔案、照片等進行數(shù)字化處理，建立計算機網(wǎng)絡(luò)，使高校檔案資源得到最大程度的開發(fā)利用，使資源能夠得到共享，通過管理學(xué)籍檔案，還能夠優(yōu)化學(xué)校的管理環(huán)境，從而使學(xué)校的管理工作不僅僅服務(wù)于學(xué)生、學(xué)校，更服務(wù)于社會。

2學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

2.1數(shù)字化程度偏低

學(xué)籍管理長期以來都是采用傳統(tǒng)的方式，利用人工來完成的，而現(xiàn)階段的學(xué)籍管理則采用了現(xiàn)代化的信息技術(shù)。學(xué)籍管理繁瑣信息量大，人工管理容易出錯。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了現(xiàn)代化信息技術(shù)管理學(xué)籍的高校，存在著重視了硬件的建設(shè)而忽視了軟件的建設(shè)。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，以及人員素質(zhì)的培養(yǎng)。學(xué)籍信息數(shù)字化管理程度越高，學(xué)籍管理工作的效率和質(zhì)量就越高。

2.2現(xiàn)使用的學(xué)籍管理軟件無法滿足學(xué)籍管理的需求

一些高校為了更好的對學(xué)籍進行管理，與某些商業(yè)公司合作或獨立開發(fā)了相應(yīng)的教務(wù)管理軟件，這些軟件的應(yīng)用可以在一定程度上促進學(xué)籍管理的信息化。但是，這些軟件中還存在著許多的不足。例如，適應(yīng)性不強，不夠全面。每個高校的實際情況不同，而這些教務(wù)系統(tǒng)都是結(jié)合每個高校的自身情況所開發(fā)設(shè)計的，因此適應(yīng)性不強。另外，有一些軟件由于功能不全面，不能夠很好的滲透到學(xué)籍管理中的基礎(chǔ)部門和各個環(huán)節(jié)，達不到學(xué)籍管理的需求。

2.3學(xué)籍管理工作人員的現(xiàn)代化技術(shù)水平有待提高

最近幾年，高等院校不斷的提高學(xué)籍管理的信息化程度，相應(yīng)的，學(xué)籍管理人員的管理技能也應(yīng)該得到相應(yīng)的提高。也就是說，管理人員的計算機操作能力應(yīng)該逐步的進行提高，從而使高校的學(xué)籍管理工作更好的得到實現(xiàn)。

3實現(xiàn)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的幾項措施

3.1強化認識，打造良好的氛圍

現(xiàn)今是一個高度信息化的時代，高校開始采取改革，校務(wù)信息逐漸公開，因此高等院校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)成為不可避免的項目。特別是現(xiàn)階段的高校學(xué)籍檔案管理中存在著大量的不足，同時沒有強烈的管理意識，因此必須提高學(xué)校的工作人員和管理部門對檔案管理信息化建設(shè)的重視。同時，還需要認識到信息交流、科研和教學(xué)在學(xué)籍檔案管理中占有重要的地位，通過大力的宣傳，可以為學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)提供一個良好的環(huán)境。另外，各高校應(yīng)以自己的實際情況為基礎(chǔ)，與時俱進、分清主次、明確任務(wù)，解決新問題、研究新情況、形成新認識、樹立新觀念，有計劃、有步驟的加強檔案管理信息化建設(shè)。

3.2引進先進的學(xué)籍管理系統(tǒng)或者完善現(xiàn)有系統(tǒng)的功能

高校應(yīng)該依據(jù)上級教育主管部門的要求，結(jié)合自身情況，建設(shè)一個與自身情況相符、具有自身特色且比較完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理體系，與各二級學(xué)院、班級相連，進行學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)信息共享。

3.3加強學(xué)籍管理軟件開發(fā)人員與學(xué)籍管理工作人員之間的溝通

之所以現(xiàn)在很多學(xué)籍管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因為軟件開發(fā)人不熟悉學(xué)籍管理業(yè)務(wù)造成的。為了開發(fā)的學(xué)籍管理系統(tǒng)能夠真正的符合學(xué)校自身的情況，開發(fā)人員應(yīng)該深入到學(xué)籍管理工作的第一線，從而可以更加直觀、全面的了解學(xué)籍管理工作。同時還必須要與學(xué)校學(xué)籍管理工作人員進行深入的溝通，對他們的需求有一個詳細的了解，并對國家高教部學(xué)籍信息化管理的工作要求進行認真的學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)才能著手開發(fā)學(xué)籍管理系統(tǒng)，另外在開發(fā)過程中還應(yīng)該加強與學(xué)籍管理工作人員的溝通，以便于做到有錯誤及時的改正。

3.4加強高校學(xué)籍管理人員的培訓(xùn)

第9篇：機關(guān)檔案數(shù)字化范文

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍檔案;數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對高校學(xué)籍檔案進行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標準規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標實現(xiàn)。

總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻：

［1］秦芳遠，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.