電子檔案制度精選(九篇)
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第1篇：電子檔案制度范文
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院管理 電子檔案 問題 對策
隨著信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往的傳統(tǒng)的文書文檔發(fā)展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。
1 醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多
醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫(yī)院歷史的原因及醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網(wǎng)絡(luò)辦公產(chǎn)生的電子資料檔案分屬于各個業(yè)務(wù)科室自己管理，電子病歷及一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則由信息科管理，在一個單位內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案管理職責(zé)不明確，管理線條多，管理不到位的現(xiàn)象。
1.2 醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實際運(yùn)行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經(jīng)常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導(dǎo)致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學(xué)習(xí)多與專業(yè)技術(shù)有關(guān)，很少組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳力度及認(rèn)識均不夠。同時，由于對醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)及范疇還不夠明確，導(dǎo)致醫(yī)院電子檔案管理的制度建設(shè)相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3 電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍
由于醫(yī)院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統(tǒng)一和規(guī)范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機(jī)貯存，科室在日常計算機(jī)管理時對網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現(xiàn)象，同時如何對電子檔案進(jìn)行規(guī)范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導(dǎo)致了電子檔案的缺失和損壞現(xiàn)象較普遍。
1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高
由于醫(yī)療是一門專業(yè)性很強(qiáng)的專業(yè)，目前醫(yī)院的檔案管理人員在文化程度、醫(yī)療技術(shù)知識、醫(yī)療管理流程、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識等方面均有待提高，在醫(yī)療人才培養(yǎng)中，多重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)方面的提高，對檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識不夠，投入不足，導(dǎo)致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，直接影響了檔案管理水平的進(jìn)一步提高。
1.5 檔案管理硬件不能滿足要求
醫(yī)院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機(jī)在醫(yī)院已廣泛應(yīng)用，部分科室已經(jīng)實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，但全院網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一規(guī)范管理還有待完善，相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相對較少，導(dǎo)致電子檔案管理往往不能滿足要求。 轉(zhuǎn)貼于
2 提高醫(yī)院電子檔案管理的對策
2.1 建立完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
醫(yī)院檔案信息量大、類別多，可采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機(jī)[2]。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求，這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，有利于組織監(jiān)督各相關(guān)部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責(zé)；有利于電子檔案保管的安全、完整和規(guī)范，同時有利于通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)多元化信息資源的共享及權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。
醫(yī)院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機(jī)管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。二個部門職責(zé)明確，互相配合，共同協(xié)作。
2.2 制定相應(yīng)的電子檔案管理制度
要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院建立相應(yīng)的電子檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中去，建立健全醫(yī)療電子檔案的動態(tài)管理制度，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。
2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高認(rèn)識
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和了解醫(yī)療活動的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識。特別是對于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫(yī)院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認(rèn)識，要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度及本單位的檔案管理規(guī)定，提高對檔案管理知識的認(rèn)識及理解。
2.4 加大檔案管理的投入
電子檔案管理的好壞，關(guān)系到醫(yī)療安全及檔案信息的完整，也是醫(yī)院教學(xué)、科研的需要，最終達(dá)到檔案能夠得到充分利用的目的。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優(yōu)越的計算機(jī)、軟件，刻錄儀器及選擇科學(xué)的存貯方式。還要配置高性能的保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等，保障電子檔案的正常、有序運(yùn)行。
隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。
參 考 文 獻(xiàn)
[1] 蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理.西部醫(yī)學(xué).2008(20)02：444-445.
第2篇：電子檔案制度范文
關(guān)鍵詞:檔案管理;檔案;電子信息技術(shù);保密
一、傳統(tǒng)類檔案保密工作特點
1.檔案存放地點是保密工作重點。傳統(tǒng)紙質(zhì)性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，檔案存放地點必須具備防盜措施，要制定嚴(yán)格的檔案存放地點管理制度，無關(guān)人員一律禁止進(jìn)入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。
2.注重對于檔案管理人員的職業(yè)教育。《檔案法》中嚴(yán)格規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位必須有專門的檔案管理人員，嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。近年來，大部分省市和地區(qū)已經(jīng)制定了檔案管理員資格準(zhǔn)入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關(guān)的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)，加強(qiáng)職業(yè)道德教育。管理人員的專業(yè)化保證了檔案管理保密工作的順利進(jìn)行。
3.較為合理地依據(jù)檔案保密程度對類檔案進(jìn)行分級管理。按照有關(guān)規(guī)定，傳統(tǒng)檔案按照保密程度不同，分為絕密、機(jī)密、秘密等幾個密級。在我國傳統(tǒng)檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進(jìn)行分類集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。與此同時，對各個密級檔案的解密標(biāo)準(zhǔn)、解密時限、解密方式等進(jìn)行了嚴(yán)格限制。這就最大限度地保護(hù)了檔案的秘密性。
隨著社會信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，目前我國的檔案管理模式已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)型檔案發(fā)展為利用電子信息技術(shù)為主的電子信息檔案系統(tǒng)。與傳統(tǒng)型類檔案保密工作相比，電子信息檔案保密工作有其特殊之處，一些傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化要求。近一個階段，我國出現(xiàn)數(shù)起利用電子信息技術(shù)進(jìn)行泄密的惡性案件，給我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)帶來巨大影響。如何在電子信息技術(shù)條件下做好類檔案保密工作，需要檔案管理工作者給予高度重視和進(jìn)行認(rèn)真研究。
二、利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢和不足
1.利用電子信息技術(shù)管理類檔案的優(yōu)勢。首先，電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數(shù)碼技術(shù)進(jìn)行壓縮，存儲介質(zhì)占用空間極小，對存放場地要求相對較低。其次，電子信息檔案便于調(diào)閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務(wù)社會的能力。
2.利用電子信息技術(shù)管理類檔案的不足。誠然，利用電子信息技術(shù)管理類檔案的不足和優(yōu)勢一樣顯而易見。由于電子信息技術(shù)自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內(nèi)容豐富等特點會給檔案管理工作和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展帶來巨大危害。電子信息技術(shù)傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內(nèi)彌補(bǔ)。三、如何做好電子信息檔案保密工作
筆者認(rèn)為，做好電子信息檔案保密工作總的原則應(yīng)該是充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗，取長補(bǔ)短，努力克服問題和不足。具體說來，應(yīng)注意以下幾方面。
1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務(wù)意識。無論是檔案管理還是保密工作，其根本出發(fā)點都是為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供資料。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行性檔案管理，其目的是為了更好地為社會提供服務(wù)。因此說，服務(wù)意識是檔案管理工作必須樹立的指導(dǎo)思想。
2.建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保電子檔案安全。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。
(1)要根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行。要在傳統(tǒng)管理制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子信息檔案的特點制定更加完善的管理制度。
(2)要充分保證電子檔案儲存介質(zhì)的安全。電子信息檔案儲存介質(zhì)一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應(yīng)的防火防水措施，保證硬件安全，另一方面要及時做好相應(yīng)備份，防止電子儲存介質(zhì)發(fā)生故障后重要資料丟失。
3.進(jìn)一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強(qiáng)電子信息管理技術(shù)及檔案管理專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)以外，更為重要的是要加強(qiáng)職業(yè)意識教育。要培養(yǎng)他們高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。
當(dāng)然，利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理是一個十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，需要動員社會方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動管理，管理帶動服務(wù)”的良性互動工作模式，切實將我國的檔案管理工作提高到一個新的水平。
參考文獻(xiàn)：
[1]《中國大百科全書》，陳兆吳主編.
[2]《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月.
第3篇：電子檔案制度范文
1．理順關(guān)系，制定制度，強(qiáng)化電子檔案的歸檔管理。2003年，檔案管理部門開始接手電子檔案的歸檔管理后，建立健全規(guī)章制度，制定了電子檔案歸檔管理制度和有關(guān)規(guī)定，得到院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。以技術(shù)管理通報的形式，了《院工程CAD成品文件的歸檔流程實施辦法》等一系列電子文件成品文件的歸檔規(guī)章制度和規(guī)定，做到責(zé)任落實到人。檔案人員嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真核對。從源頭上杜絕電子文件的丟失，保證了歸檔電子檔案成套性、連續(xù)性、準(zhǔn)確性、真實性、完整性、有效性，提高了電子檔案的歸檔率。
2．重視電子文件歸檔后的檢查驗收和備份工作。檔案人員在接收電子檔案歸檔時，力求全面，發(fā)現(xiàn)問題及時與專業(yè)人溝通，有效地解決了電子檔案歸檔后的相關(guān)工作。此外，檔案部門還定期對電子檔案進(jìn)行了數(shù)據(jù)備份，實行異地保存，保證了電子檔案數(shù)據(jù)和信息的安全。
3．獎罰分明，加大電子檔案歸檔的文明考核力度。2004年8月，院印發(fā)《進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范CAD成品文件及文本電子文件的歸檔要求的通知》，進(jìn)一步完善和明確了CAD電子文件及電子文本文件的歸檔工作。同時，對電子檔案歸檔存放位置、字型、CAD成品文件的正確命名，以及已經(jīng)出版的CAD正式成品文件和文本電子文件的管理作出新的規(guī)定。檔案部門定期檢查，并把檢查結(jié)果納入院月度雙文明考核中，對違規(guī)者給予處罰，對執(zhí)行好的設(shè)計人員給以獎勵。4．嚴(yán)格保密制度，防止電子檔案的流失。在CAD成品電子文件歸檔工作中，嚴(yán)格按照檔案和安全保密條例去做，涉及電子成品文件的調(diào)用和轉(zhuǎn)換、拷貝，采取事先填寫CAD成品調(diào)用審批單，實行院領(lǐng)導(dǎo)逐級簽字審批制度。通過一系列電子檔案歸檔管理制度的完善，電力工程設(shè)計的電子檔案管理工作，有了長足的的發(fā)展。
二、今后工作的對策
為了改進(jìn)和加強(qiáng)電子檔案歸檔工作的管理，更好地為專業(yè)設(shè)計工作服務(wù)，今后應(yīng)做好以下幾個方面的工作。
1．取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和有關(guān)部門的配合。從電子檔案形成的過程看，它既來源于工程設(shè)計部門和信息管理部門，也來源于上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)等，其涉及面廣、內(nèi)容多、專業(yè)性強(qiáng)。因此，僅靠檔案人員有難度，需要各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的支持和通力協(xié)作。為此，各級領(lǐng)導(dǎo)要把電子檔案工作同其它工作一起抓，將電子檔案歸檔工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作日程，納入工程計劃管理，幫助協(xié)調(diào)好檔案人員與有關(guān)部門的關(guān)系。
2．做好宣傳教育工作，增強(qiáng)全員檔案意識。為了更好地把電子文件的歸檔工作落到實處，檔案部門應(yīng)認(rèn)真貫徹《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，會同有關(guān)部門積極開展檔案法規(guī)和安全保密條例知識的普及教育工作，使每個專業(yè)人員都能明確其在電子檔案歸檔工作中所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，進(jìn)而形成人人懂檔案、人人管檔案的局面，讓更多的人配合我們搞好電子檔案的歸檔工作。
3．加強(qiáng)崗位培訓(xùn)教育，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過培訓(xùn)，不但要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，還要學(xué)習(xí)其他現(xiàn)代科學(xué)知識，使檔案人員成為復(fù)合型的檔案工作者。通過組織學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)全體檔案人員的法制觀念，依法治檔，是今后做好電子檔案管理工作，促進(jìn)檔案事業(yè)全面發(fā)展的重要依據(jù)。
第4篇：電子檔案制度范文
關(guān)鍵詞：電子教學(xué)檔案；檔案管理；優(yōu)勢分析；問題分析；優(yōu)化措施
中圖分類號：G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）33-0317-02
大學(xué)檔案按類別可簡單地分為：黨檔案，行政工作檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、研究檔案、基建檔案、財務(wù)記錄、學(xué)校的歷史檔案，人事檔案等。電子記錄是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理人員在使用電腦的基礎(chǔ)上，組織和存儲在磁盤、硬盤、磁性載體材料等上的文件。2008年9月1日頒布的“檔案工作管理辦法”（簡稱27號令）規(guī)定，重要文件損壞、褪色，應(yīng)及時修復(fù)文件并數(shù)字化，加工成電子記錄保存[1]。隨著高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，無論是學(xué)生還是工作人員數(shù)量都在急劇增長，這毫無疑問地給高校電子教學(xué)檔案管理形成了一個巨大的挑戰(zhàn)。
一、電子教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢分析
（一）信息處理能力大大提升
隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)檔案管理工作無論是量度還是難度都大大提升，然而傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方法不僅費(fèi)時費(fèi)力，而且容易出現(xiàn)紕漏，顯然無法滿足現(xiàn)今的管理需求。借助現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子教學(xué)檔案不僅有強(qiáng)大的信息儲存功能，而且具有快速的信息轉(zhuǎn)換功能，大大提高了工作效率。除此之外，電子教學(xué)檔案還可將文字、聲音、影像等內(nèi)容集成保存，這就增加了檔案的可讀性、可視性、可靠性，豐富了檔案的內(nèi)容。
（二）信息共享能力大大提升
傳統(tǒng)的教學(xué)檔案主要以紙質(zhì)文檔為主要形式得以保存，這種保存形式不利于遠(yuǎn)距離的傳閱，并且容易在傳閱途中遺失或破損，這就大大降低了教學(xué)檔案的利用效率。而電子教學(xué)檔案可以十分便利地交流與共享，單單傳閱這一項就可以節(jié)省很多運(yùn)輸成本，大大提高了經(jīng)濟(jì)效率。此外，電子教學(xué)檔案還大大節(jié)省了工作人員對檔案進(jìn)行歸類、排序、搜索等工作量度，在現(xiàn)在信息技術(shù)的輔助下，簡單的文字搜索就可以找到自己想要的相關(guān)資料。
（三）存儲更加便利
傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案的保存對環(huán)境有一定的條件要求，只有適宜的溫度、濕度以及微生物環(huán)境紙質(zhì)檔案才有長期保存的可能性。因此在傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理過程中需要花費(fèi)大量的人力物力確保保存環(huán)境的適宜性，防潮防蟲防老化更是不可或缺的工作。此外，紙質(zhì)教學(xué)檔案需要消耗大量的紙張，這在一定程度上也對環(huán)境造成了破壞。然而電子教學(xué)檔案可以很好地解決上述問題，電子教學(xué)檔案可以大存量地儲存于硬盤、U盤等一系列現(xiàn)代儲存器中?，F(xiàn)代存儲器不僅體積小容易保管而且儲存安全性、容量性都是傳統(tǒng)管理方式不可相比的。
二、高校電子教學(xué)檔案管理問題分析
（一）缺失規(guī)范的、有效的電子教學(xué)檔案管理規(guī)章制度
大多數(shù)電子教學(xué)檔案的保存分散在各二級學(xué)院，由于種種原因?qū)е露鄶?shù)高校電子教學(xué)檔案管理者不熟悉中國《檔案法》，《檔案管理條例》和其他有關(guān)法律法規(guī)，無論是在工作過程中，還是在自己工作的思維意識中，都沒有嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)，開展檔案管理工作[2]。由于規(guī)章制度的缺失，導(dǎo)致一些電子教學(xué)檔案處于“被忽略”狀態(tài)，多數(shù)電子教學(xué)檔案“被忽略”在了管理范圍之外。
（二）電子教學(xué)檔案管理意識不強(qiáng)，重視程度不夠
由于相關(guān)規(guī)章制度的缺失，導(dǎo)致相關(guān)管理人員對電子教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識不夠。對電子教學(xué)檔案管理工作的不重視，造成了人力、物力、財力都難以滿足電子教學(xué)檔案管理工作所需的必要條件。高校又因其獨特的性質(zhì)（學(xué)生和教職工人數(shù)眾多、學(xué)生和教職工來自全國各區(qū)域、且變動頻繁），每年都有成千上萬的檔案需要變動，維護(hù)、更改、保存、遷動等相關(guān)流程造成檔案管理工作量十分龐大。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成電子檔案無疑也加重了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。
（三）電子教學(xué)檔案管理過程缺乏系統(tǒng)規(guī)范性
根據(jù)《檔案法》和《大學(xué)檔案管理辦法》，高校電子教學(xué)檔案管理的任務(wù)主要集中在收集、整理、鑒定、保護(hù)、統(tǒng)計、編制等六個方面，通過這六個環(huán)節(jié)提高教學(xué)檔案的研究和利用水平，這是一種固有的運(yùn)營嚴(yán)格的法律制度。由于提出的模糊歸檔范圍，導(dǎo)致一些高價值的基層教學(xué)單位、教師未能及時提交歸檔，慘痛地?fù)p失一些高價值檔案；一些價值不高的教學(xué)，又被不經(jīng)選擇地留存了下來，減少了檔案使用中的價值。由于檔案的保管不當(dāng)，造成了一些歷史檔案的破損、字跡模糊等現(xiàn)象。由于檔案的研編能力有限，導(dǎo)致檔案利用價值不高。由于檔案利用制度的不完善，造成檔案的遺失、破損等一系列損害流失現(xiàn)象。
三、高校電子檔案管理優(yōu)化措施
（一）開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理信息化水平
利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理的系統(tǒng)，我們稱之為電子檔案管理系統(tǒng)，各高校應(yīng)根據(jù)自身電子檔案管理情況，設(shè)計制作一套與之情況相適應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)（輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、儲存設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和計算機(jī)）和軟件系統(tǒng)（管理端軟件和查詢端軟件）兩部分，高校應(yīng)結(jié)合自身情況以此為基礎(chǔ)設(shè)計自己的電子檔案管理系統(tǒng)[3]。在開發(fā)了電子檔案管理系統(tǒng)之后，高校還應(yīng)加快電子檔案管理信息化建設(shè)，制定檔案管理信息化總體規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，以確保用戶簡捷、快捷地獲取所需的檔案信息。通過對電子教學(xué)檔案立卷、歸檔、訪問等方面設(shè)置相應(yīng)的命令來實現(xiàn)電子記錄存儲、管理和使用，以不斷提高管理電子教學(xué)檔案的信息化水平。
（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度，健全機(jī)制
由于電子教學(xué)檔案主要保存于各二級學(xué)院，這就要求各學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)必須重視電子教學(xué)檔案的管理工作，采取措施加大相關(guān)管理與監(jiān)督力度。完善有效的管理制度是做好電子教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)，是做好電子教學(xué)檔案管理工作的必要條件。因此需從收集整理、歸檔保管等各方面入手，制定相應(yīng)的電子教學(xué)檔案管理制度。電子教學(xué)檔案的管理工作主要集中在各二級學(xué)院，因此應(yīng)當(dāng)建立以校檔案室、學(xué)院（職能部門）為主體的二級管理結(jié)構(gòu)。學(xué)校檔案室以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為主，做好學(xué)院（職能部門）專、兼職檔案員業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，提高專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作責(zé)任感[4]。
（三）提高管理人員專業(yè)技能，重視管理人員隊伍建設(shè)
隨著科技的進(jìn)步，信息時代的到來，以及電子檔案管理使用計算機(jī)的文件管理需求，這就需要相關(guān)管理人員必須具備必要的專業(yè)知識和相關(guān)的素質(zhì)。無論從技術(shù)性角度還是從專業(yè)性角度，電子教學(xué)檔案管理都是一項極為復(fù)雜的工作。這就要求相關(guān)管理人員必須通過不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)知識來提升自己的專業(yè)技能，以完成電子教學(xué)檔案管理工作。當(dāng)然學(xué)校層面也可以通過一系列培訓(xùn)、檢查、評比活動來促使檔案管理工作的提高。電子教學(xué)檔案管理可以說是一項極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不僅僅只是管理還包括電子教學(xué)檔案的形成、積累、貯存、和開發(fā)利用。要做好這項工作，我們必須專注于管理人員隊伍建設(shè)，提高他們的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，組織其學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)知識和基本的電腦操作，要求他們掌握熟練的運(yùn)用技術(shù)，靈活運(yùn)用文件管理系統(tǒng)軟件。
（四）增加經(jīng)費(fèi)投入，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理
電子教學(xué)檔案的管理需要配備相應(yīng)的計算機(jī)和電子設(shè)備，目前多數(shù)高校由于對電子教學(xué)檔案管理的重視度不夠，此方面的預(yù)算投入不足，造成許多教學(xué)檔案資料不能及時電子化，甚至有些教學(xué)檔案被忽略在了電子化之外，不能及時形成網(wǎng)絡(luò)檔案，降低了教學(xué)檔案的利用率。就此學(xué)校方面應(yīng)該投入足夠的預(yù)算資金，實現(xiàn)信息化管理和辦公自動化，充分發(fā)揮電子教學(xué)檔案的便捷優(yōu)勢，實現(xiàn)教學(xué)檔案共享機(jī)制；充分利用快捷的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，保管好教學(xué)檔案，防止教學(xué)檔案的不必要流失；充分管理利用好教學(xué)檔案，服務(wù)于高校教育科研事業(yè)。
（五）加強(qiáng)信息化管理，提高檔案的利用率
電子教學(xué)檔案較之傳統(tǒng)教學(xué)檔案而言，有便捷、精準(zhǔn)、全面、共享等方面的優(yōu)勢。因此加強(qiáng)電子教學(xué)檔案信息化管理，有助于提高教學(xué)檔案的利用率。加強(qiáng)電子教學(xué)檔案信息化管理，我們可以嘗試從以下幾個方面入手：第一，設(shè)計制作計算機(jī)檔案管理軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化；第二，建立電子教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫分類技術(shù)把電子教學(xué)檔案的目錄數(shù)字化；第三，將教師的教學(xué)資料通過檔案管理原理和現(xiàn)代信息數(shù)字技術(shù)的結(jié)合，放到網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺，以便教學(xué)檔案的資源共享，以推動教師之間的相互學(xué)習(xí)，提高高校的教學(xué)水平，與此同時也減輕了教師們和檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，也提高了工作效率。
（六）提高安全管理意識，保證文檔真實性
電子教學(xué)檔案有便捷、精準(zhǔn)、全面、共享等方面的優(yōu)點，同時它也存在錯誤刪除無法恢復(fù)、磁盤硬盤損壞、易被竊取拷貝、數(shù)據(jù)中毒等缺點。針對這些缺點我們應(yīng)加強(qiáng)安全管理意識，建立一套安全防范機(jī)制，以確保電子教學(xué)檔案的安全性和準(zhǔn)確性。首先，防火墻的安裝、門戶訪問的設(shè)置、定期殺毒、病毒庫的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案相關(guān)安全保密制度并嚴(yán)格遵守，平衡公開與保密兩者之間的尺度。利用密碼保護(hù)、身份認(rèn)證、權(quán)限控制等手段防止非公開檔案的安全隱患；最后，檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成文檔備份的習(xí)慣，同時數(shù)據(jù)信息管理部門也應(yīng)做好數(shù)據(jù)庫備份工作，防止因計算機(jī)故障、病毒入侵等意外事故造成電子教學(xué)檔案意外損壞與丟失[1]。
四、結(jié)語
電子教學(xué)檔案與傳統(tǒng)教學(xué)檔案相比存在明顯的優(yōu)勢，教學(xué)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在日常管理工作中，有意識地發(fā)揮電子教學(xué)檔案的優(yōu)勢，注意培養(yǎng)“電子教學(xué)檔案”管理意識，嚴(yán)格遵守電子教學(xué)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。但目前我國高校的電子教學(xué)檔案管理制度還不是很完善，還存在著一些問題，因此我們政府應(yīng)當(dāng)依據(jù)目前所存在的這些問題，制定相關(guān)法律法規(guī)及其相關(guān)政策，使電子教學(xué)檔案的管理更加制度化、規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)：
[1]趙俊.高校電子檔案管理現(xiàn)狀及問題芻議[J].長春理工大學(xué)學(xué)報，2013，（1）：6-7.
[2]呂潔.淺談高校教學(xué)檔案電子信息化管理[J].卷宗，2012，（4）：113.
第5篇：電子檔案制度范文
一、電子檔案管理面臨的主要風(fēng)險
1、技術(shù)風(fēng)險。由于電子檔案對計算機(jī)系統(tǒng)具有極強(qiáng)的依賴性，所以當(dāng)計算機(jī)系統(tǒng)存在問題時，將可能導(dǎo)致一系列嚴(yán)重后果，如軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施不能滿足電子檔案工作的需要或達(dá)不到預(yù)期的使用目的；載體穩(wěn)定性差、物理壽命短、容易損壞；與本單位其他軟件不兼容，影響檔案工作效率；所選擇的技術(shù)方案落后，容易被淘汰；系統(tǒng)有缺陷，給病毒、蠕蟲、木馬等惡意程序的傳播和入侵提供機(jī)會；在文件傳輸時出現(xiàn)錯碼、亂碼、無法識別等現(xiàn)象。這些都會給電子檔案的交換、共享、長期保存帶來難度。
2、自然環(huán)境風(fēng)險。產(chǎn)生這一風(fēng)險的主要因素有三：一是保管場所因素，包括溫度、濕度、光線、電磁場等，不適宜的保管條件會導(dǎo)致電子檔案質(zhì)量缺損，如高溫、高濕會縮短信息載體的壽命，強(qiáng)磁場則可能導(dǎo)致磁帶消磁等；二是自然災(zāi)害，如地震、洪水、冰雹等不可抵抗的自然環(huán)境災(zāi)難；自然災(zāi)害帶有一定的地域特征，如雷電多發(fā)區(qū)可能發(fā)生雷電擊毀電腦芯片的現(xiàn)象；三是不可抵抗的人為災(zāi)難，如恐怖襲擊、縱火等。上述情況給電子檔案帶來的損失往往是毀滅性的。
3、管理風(fēng)險。電子檔案管理是一種新的檔案形式，目前，電子檔案的管理還有許多不盡如人意的地方，如資金投入不足、機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)不重視、人員配備不到位、沒有明確主管部門、沿用或照搬紙質(zhì)檔案的管理方法、缺乏科學(xué)適用的管理制度化管理標(biāo)準(zhǔn)等，這些因素加大了電子檔案管理的風(fēng)險程度。
4、數(shù)據(jù)存儲風(fēng)險。即由于數(shù)據(jù)存取不當(dāng)對電子檔案的真實性、完整性所造成的風(fēng)險，這一風(fēng)險基本上來源于本單位內(nèi)部。主要表現(xiàn)為：一是電子檔案形成過程中數(shù)據(jù)采集不準(zhǔn)確或有缺損；二是數(shù)據(jù)存取權(quán)限未加密或加密方法簡單；三是檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)不高或風(fēng)險意識不強(qiáng)等原因所引起的操作失誤；四是未經(jīng)授權(quán)的人員擅自進(jìn)入電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫篡改、增刪、復(fù)制或使用數(shù)據(jù)；五是數(shù)據(jù)備份不及時。
二、加強(qiáng)電子檔案風(fēng)險管理的對策
1、保證電子檔案載體的安全。要根據(jù)不同的載體介質(zhì)，建立一個適合與電磁介質(zhì)、電光介質(zhì)的保存環(huán)境，做到恒溫恒濕、避光、防塵、防蟲、防磁場、防機(jī)械磨損等。此外，還要避免某些人為的使用不當(dāng)而造成載體的損壞。
2、確保電子檔案的穩(wěn)定性和安全性。由于電子檔案是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來提供利用的，所以要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理，建立強(qiáng)大有效地防火墻系統(tǒng)，嚴(yán)防因黑客與計算機(jī)病毒的入侵而造成電子檔案的失真和損壞。
3、確保電子檔案管理的保密性。電子檔案利用涉及的人群較多，有檔案載體的保管人員、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理人員、數(shù)據(jù)維護(hù)操作人員等，因其工作職責(zé)不同，對電子檔案的使用權(quán)限也應(yīng)有所不同，因此，要根據(jù)電子檔案的密級確定利用范圍，并進(jìn)行不同的加密處理，所用密碼要定期更換，對所利用的電子檔案要進(jìn)行全程監(jiān)控并自動記錄，防止電子檔案被篡改而造成不可挽回的損失。
4、確保支持電子檔案形成與利用的計算機(jī)軟硬件設(shè)備的準(zhǔn)確對應(yīng)存放。不同的軟硬件環(huán)境形成的電子檔案有時難以互換，這就要求我們不但要保存當(dāng)時的系統(tǒng)軟件，還要保存相關(guān)的計算機(jī)或采用其他方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換，以確保電子檔案在任意系統(tǒng)環(huán)境下都能讀取和利用。
三、建立現(xiàn)代企業(yè)電子檔案管理運(yùn)行機(jī)制的思考
1、建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度既是一種檔案管理制度，又是一種管理思想與方式的體現(xiàn)。它不是指一種固定的管理模式，而是指與現(xiàn)代企業(yè)相適應(yīng)的、個性化的檔案管理模式的總稱。管理科學(xué)要求企業(yè)檔案部門要按檔案形成規(guī)律建立一套符合本企業(yè)需要和企業(yè)檔案工作一般規(guī)律的檔案管理制度，其含義一是指具體檔案管理規(guī)章制度；二是指檔案工作管理制度，在企業(yè)內(nèi)部自上而下建立一套檔案管理責(zé)任保障體系和管理網(wǎng)絡(luò)，把本企業(yè)檔案工作有效組織起來；三是指企業(yè)內(nèi)部檔案工作管理體制，各企業(yè)在確立檔案工作管理機(jī)制時要符合本企業(yè)的實際。
第6篇：電子檔案制度范文
關(guān)鍵詞： 電子檔案 保障技術(shù) 保管技術(shù) 修復(fù)技術(shù) 傳輸技術(shù)
當(dāng)今世界正走向信息社會，面對飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)，面對日新月異的電子計算機(jī)技術(shù)，檔案工作急需解決的問題是如何迎接電子文件帶來的挑戰(zhàn)，如何保護(hù)電子檔案的真實完整，如何有效地保存二十一世紀(jì)的社會記憶。
電子檔案同紙質(zhì)檔案相比較，其物質(zhì)形式發(fā)生了很大變化，多種不安全因素干擾并威脅著電子檔案信息的安全，在電子檔案利用的過程中，由于電子檔案對計算機(jī)軟件設(shè)備具有很強(qiáng)的依賴性、非直讀性和易改性等特點，紙質(zhì)檔案的保護(hù)技術(shù)已不能適應(yīng)電子檔案的保護(hù)要求，探索、研討電子檔案的保護(hù)技術(shù)已迫在眉睫。
1.電子文件的保障技術(shù)
在電子文件的形成、處理、歸檔，乃至電子文件轉(zhuǎn)為電子檔案后的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都可能被更改、丟失，因此，我們必須建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，完善信息安全保護(hù)技術(shù)措施，以確保電子檔案的原始性、真實性。
1.1加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理
要不斷增強(qiáng)電子文件管理人員的責(zé)任心，使其具有忠于職守的責(zé)任認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。要保證電子文件在制作階段的真實性，就必須明確職責(zé)范圍，特別是在合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計項目中，每個參與人員分工范圍要明確，職責(zé)要分明，避免制作人員的相互推諉。不相關(guān)人員因工作需要借閱時，可允許用只讀式的載體調(diào)閱，以防由于誤操作或有意增刪等造成電子文件的失真。
1.2健全電子文件全過程管理的制度
從電子文件的形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)職責(zé)不清、制度不明、管理不嚴(yán)，都可能造成對電子文件的原始性、真實性的危害。因此，建立健全電子文件全過程管理制度，從電子文件的收集、整理、歸檔到電子檔案的保管利用，各個環(huán)節(jié)都要有明確的要求，嚴(yán)格落實規(guī)章制度，使工作人員有章可循，各司其責(zé)，確保電子文件的原始性。
1.3建立電子文件的記錄系統(tǒng)
電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具有實時記錄功能，隨時將需要保存的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可成為證實電子文件真實可靠的有效依據(jù)。對于從收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關(guān)信息；對于以存儲載體方式進(jìn)行收集、積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。
2.電子檔案的保管技術(shù)
電子檔案的保管與紙質(zhì)檔案的保管有很大差異，對環(huán)境要求也較高，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中規(guī)定：歸檔光盤不得擦洗、劃刻、觸摸盤片處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰土和污垢；避免陽光直射；環(huán)境溫度為14―24℃，相對溫度45%―60%；遠(yuǎn)離熱源，酸、堿等有害氣體和強(qiáng)磁場，保持良好的保存環(huán)境。這樣，不僅可以延緩載體自身的老化，而且可以減慢載體上所存儲信息的自然衰減。在給電子檔案提供良好的保管環(huán)境的同時，我們還要注意檢測和維護(hù)工作。
《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》中規(guī)定：電子檔案應(yīng)每五年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，如發(fā)現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問題，應(yīng)及時拷貝；如軟、硬平臺發(fā)生改變，則應(yīng)及時轉(zhuǎn)換；還要注意電子檔案載體的轉(zhuǎn)換，舊載體不為新的軟、硬件所兼容，應(yīng)將檔案信息轉(zhuǎn)錄到新的電子檔案載體上，使電子檔案能夠長期地處于可理解、可準(zhǔn)確提供利用狀態(tài)。
3.電子檔案信息修復(fù)技術(shù)
電子檔案在保管和利用過程中，不適宜的保管環(huán)境會使盤片變形、長霉；光盤在讀取利用的過程中高速旋轉(zhuǎn)，易被劃傷；不正確的觸摸方式會污染損傷盤片，從而影響電子檔案信息的安全有效，這就需要對破損的載體進(jìn)行修復(fù)。光盤的修復(fù)較軟、硬盤而言更為容易。光盤修復(fù)機(jī)能夠修復(fù)光盤的劃傷、污染、長霉等破損現(xiàn)象，修復(fù)效果較好，是修復(fù)光盤的理想工具。對于變形的光盤，可用軟布將光盤包好，水平夾在兩塊厚重物之間（截面必須平滑），進(jìn)行矯正。
4.電子檔案利用傳輸保護(hù)技術(shù)
電子檔案提供利用的基本原則是：一方面要方便查閱利用，另一方面要保證信息安全。在電子檔案利用傳輸過程中，我們應(yīng)采取以下保護(hù)技術(shù)：
4.1多做備份
電子檔案應(yīng)制作三套，一套封存、一套提供利用、一套異地保存。其中提供利用的一套應(yīng)為只讀文件。
4.2加密
對需要控制使用的電子文件用密碼技術(shù)、用戶身份證進(jìn)行加密管理，確保電子檔案信息的安全。
4.3呵護(hù)光盤
采取相應(yīng)的措施，保證提供利用時光盤不受損害。提供利用時要規(guī)定嚴(yán)格的查閱程序，不得超越權(quán)限利用，不可隨意復(fù)制和傳播電子檔案等。
參考文獻(xiàn)：
第7篇：電子檔案制度范文
【關(guān)鍵詞】高校；電子檔案；管理機(jī)制
1.影響高校電子檔案管理的因素
1.1信息技術(shù)因素
影響高校電子檔案很容易的因素較為多樣，技術(shù)因素是促進(jìn)電子檔案普及的主要因素。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校的廣泛普及，高校電子檔案管理得到了快速發(fā)展，電子檔案技術(shù)日益取代傳統(tǒng)的檔案管理方式?，F(xiàn)代電子信息技術(shù)使得電子檔案的存儲與管理向著快速、便捷、高密度和安全的方向發(fā)展，電子檔案可以用于提高高校各項工作效率，電子檔案利用的局限性日益消除，有助于實現(xiàn)高校信息共享。雖然電子信息技術(shù)還有不足之處，基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的電子信息檔案容易被改動，存在著數(shù)據(jù)易丟失的風(fēng)險，但是其發(fā)展空間廣闊，保存檔案的時間更長，可以存儲的數(shù)據(jù)類型日益廣泛而且存儲容量更大。
1.2保密性因素
保密性因素是推動高校電子檔案管理發(fā)展的重要原因。已往的高校檔案管理違背了檔案信息公開和透明原則，高校檔案嚴(yán)密的封存在檔案存儲機(jī)構(gòu)，使得學(xué)生很難充分的利用檔案信息，高校管理人員也沒能把已有的檔案信息用于高校建設(shè)當(dāng)中，檔案管理沒能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速普及的當(dāng)下，高校日漸認(rèn)識到檔案信息資源的重要作用，更注重檔案的社會服務(wù)效益，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中檔案具有舉足輕重的作用。隨著高校檔案管理技術(shù)的升級，專業(yè)的檔案保護(hù)加密系統(tǒng)的發(fā)展，使得高校電子檔案的應(yīng)用安全性更高，直接的促進(jìn)了電子檔案的普及，實現(xiàn)了在安全環(huán)境下進(jìn)行電子檔案信息傳遞、共享與應(yīng)用需要。一些高校對電子檔案使用持謹(jǐn)慎態(tài)度，沒能實現(xiàn)檔案的全公開化，強(qiáng)調(diào)在設(shè)置使用權(quán)限的基礎(chǔ)上使用檔案，檔案電子化的道路較為漫長。
1.3法制性因素
保證高校電子檔案的安全，促進(jìn)電子檔案的有序發(fā)展，發(fā)揮電子檔案在高校建設(shè)中的作用，還要加強(qiáng)電子檔案法規(guī)的普及。目前高校對電子檔案的應(yīng)用出臺了一系列的制度，強(qiáng)調(diào)在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化原則下使用電子檔案。隨著高校電子檔案管理機(jī)制的日漸完善和有效改變，高校電子檔案管理的發(fā)展速度較快，制度化的方式為高校電子檔案的管理建立了良好的環(huán)境。高校電子檔案管理在制度規(guī)范的影響下得到快速發(fā)展，電子檔案的編輯模式已經(jīng)從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，制度法規(guī)有效的彌補(bǔ)了電子檔案應(yīng)用時的漏洞，對于促進(jìn)檔案事業(yè)的高速發(fā)展提供保障。
2.高校電子檔案管理的主要問題
2.1缺乏專業(yè)技術(shù)人員
目前高校電子檔案管理還缺乏專業(yè)技術(shù)人員，現(xiàn)有的專業(yè)電子檔案管理人員主要集中在校級檔案管理部門，各院系和各部門還缺乏專業(yè)的電子檔案管理人員，學(xué)生電子檔案數(shù)據(jù)信息的開發(fā)質(zhì)量較低，高?；鶎硬块T還未能配備專職的電子檔案管理人員。從事電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，一些檔案管理人員不掌握信息化的檔案管理運(yùn)行方式，傳統(tǒng)的檔案管理方法影響了信息技術(shù)作用的發(fā)揮。高校未能加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不能在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，因此影響了電了檔案技術(shù)的普及，制約了電子檔案的快速發(fā)展。
2.2缺少科學(xué)宣傳機(jī)制
高校電子檔案管理應(yīng)當(dāng)建立綜合性的宣傳機(jī)制，強(qiáng)調(diào)建立完善的檔案管理宣傳體系。有些高校缺乏科學(xué)的電子檔案宣傳方法，沒能建立綜合性的宣傳體系，檔案管理工作沒能得到學(xué)生的廣泛配合。不少高校的電子檔案管理系統(tǒng)還集中于服務(wù)教師，沒能開辟充分的服務(wù)學(xué)生模塊，沒能給學(xué)生參與個性化檔案的建設(shè)空間。檔案資源沒能服務(wù)于學(xué)生的學(xué)習(xí)、科研和就業(yè)。
2.3技術(shù)設(shè)備更新不足
檔案管理電子化發(fā)展依賴專業(yè)的檔案管理技術(shù)，要求開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，能夠針對性的發(fā)揮電子檔案的傳遞共享價值。高校雖然建立了電子檔案管理系統(tǒng)，但是檔案管理技術(shù)的更新不足。不少有較高價值的紙制檔案未能電子化，電子檔案掃描設(shè)備普及不足。一系列電子檔案的共享性不足，檔案資源的分散存儲模式導(dǎo)致電子檔案信息孤島現(xiàn)象的存在。高校電子檔案的網(wǎng)絡(luò)空間運(yùn)行風(fēng)險較大，還要在共享的理念下著力優(yōu)化檔案安全管理體系，加強(qiáng)電子檔案管理的軟硬件配置。
3.高校電子檔案管理的改進(jìn)措施
3.1建立規(guī)范化管理制度
大力普及高校電子檔案管理工作機(jī)制，還要建立高校檔案的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)。首先，應(yīng)當(dāng)成立專職的電子檔案管理部門，建立電子檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，明確各部門在電子檔案管理中的工作職責(zé)。其次，基于統(tǒng)一的管理制度與專來的電子檔案管理系統(tǒng)建立檔案管理平臺，在統(tǒng)一的平臺下實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的有效收集與分享。第三，基于大數(shù)據(jù)背景創(chuàng)新電子檔案的發(fā)展模式，創(chuàng)新電子檔案的發(fā)展方法，構(gòu)建綜合性的檔案管理體系。
3.2提高檔案管理人員素質(zhì)
高校電子檔案管理工作高質(zhì)量的發(fā)展還要提高電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，全面加強(qiáng)檔案管理人員的優(yōu)化配置，充實各部門的檔案管理能力。其次，組建科學(xué)的檔案管理培訓(xùn)體系，加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，針對性的充足的提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。第三，對檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)考核，建立電子檔案管理人員獎懲機(jī)制，強(qiáng)化電子檔案管理人員的自主提升意識。
第8篇：電子檔案制度范文
關(guān)鍵詞：電子檔案 醫(yī)院管理 應(yīng)用
中圖分類號：G270.7
文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
文章編號：1004-4914（2012）04-277-01
電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄。隨著信息時代的高速發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)也日新月異，醫(yī)院檔案的管理范圍也從以往傳統(tǒng)的文書檔案發(fā)展為多層次、多形式的檔案模式，電子文檔在醫(yī)院檔案管理中的新內(nèi)容及新要求，如何提高醫(yī)院的電子文檔檔案管理質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理中亟待解決的問題。加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，是醫(yī)院檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。提高醫(yī)院電子檔案管理的質(zhì)量，推進(jìn)電子檔案管理的建設(shè)。
一、電子檔案的整理、開發(fā)和利用
1.電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機(jī)可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機(jī)保存的光盤數(shù)據(jù)進(jìn)行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進(jìn)行編目、排架等。
2.電子檔案的開發(fā)利用。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。（1）開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標(biāo)是將各科室管理的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理所在科室建立數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)直接上機(jī)存取，既節(jié)約了經(jīng)費(fèi)，又方便了各科室互訪數(shù)據(jù)。（2）硬件要求。各科室檔案的計算機(jī)在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進(jìn)行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。（3）數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計是一個非常復(fù)雜的問題，設(shè)計的目標(biāo)既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴(kuò)充。（4）應(yīng)用程序設(shè)計。設(shè)計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報表處理等應(yīng)用程序。（5）數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。（6）數(shù)據(jù)庫的安全性保護(hù)。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進(jìn)行。所謂安全性保護(hù)就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護(hù)非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機(jī)確認(rèn)合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對獲準(zhǔn)使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計算機(jī)確認(rèn)是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案?；ヂ?lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接各科室到檔案電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計算機(jī)信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進(jìn)行分析、統(tǒng)計，找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強(qiáng)計算機(jī)軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
二、建立完善的醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)
1.醫(yī)院檔案管理信息量大、類別多，可采取相應(yīng)的高科技手段，為數(shù)據(jù)庫無紙化創(chuàng)造契機(jī)。建立健全醫(yī)院檔案管理的醫(yī)院、檔案室、科室三級管理網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院檔案管理的重要保證。通過三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，明確醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)、線條及要求。這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管；有利于組織監(jiān)督各部門的檔案管理工作。醫(yī)院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室組成，信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機(jī)管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。兩個部門職責(zé)明確，互相配合，共同協(xié)作。
2.制定電子檔案管理制度。要做好醫(yī)療電子檔案的管理工作，制度建設(shè)是重要環(huán)節(jié)。根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案管理制度時應(yīng)注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機(jī)應(yīng)適合醫(yī)院工作實際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確以及電子文件的動態(tài)管理問題?？砂央娮訖n案管理制度納入醫(yī)院的崗位責(zé)任制和考核辦法中，使醫(yī)院的電子檔案管理按規(guī)范化的流程進(jìn)行管理。
三、加強(qiáng)對電子文件所依賴的計算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理
1.軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機(jī)刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。
2.硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
隨著科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)不斷地發(fā)展，醫(yī)院檔案的管理也出現(xiàn)了許多新的變化，醫(yī)院檔案管理必須從管理思想、管理方法、管理手段及管理創(chuàng)新等方面不斷改進(jìn)，緊跟時代步伐。檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自己，不斷以創(chuàng)新的精神去改進(jìn)工作，以滿足醫(yī)院對檔案管理不斷提高的需要，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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第9篇：電子檔案制度范文
新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理是一項長期而艱巨的任務(wù)，目前根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，在農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的過程中存在管理人員對工作不認(rèn)真，沒有認(rèn)識到有效管理檔案對農(nóng)村合作醫(yī)療工作的重要性，而且檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)和水平以及理論文化水平都存在著差異，因此要加強(qiáng)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理隊伍的建設(shè)，提高管理隊伍的專業(yè)水平和管理水平，科學(xué)有效的進(jìn)行培訓(xùn)相關(guān)的電子管理檔案的技術(shù)和手段，提高管理隊伍的管理能力和水平。另外還可以聘請專家或?qū)I(yè)的培訓(xùn)課程，吸收外部有利資源，促進(jìn)管理隊伍整體素質(zhì)和能力的提高。
二、加強(qiáng)新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的規(guī)范管理
隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平也在不斷的提高，電子信息技術(shù)為我國新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理提供了更加科學(xué)便捷的管理方式，也適應(yīng)了新農(nóng)村合作醫(yī)療工作發(fā)展的需要，那么在充分利用電子信息技術(shù)管理的過程中包括以下幾個方面：首先，利用電子信息技術(shù)管理檔案明確檔案管理的職責(zé)，促進(jìn)電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。其次，利用電子管理的技術(shù)手段適應(yīng)新的形勢，對檔案管理按類別進(jìn)行劃分，保存電子版檔案，這樣不僅方便查找信息，更加節(jié)省人工處理的時間，不斷加快推進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的電子信息化建設(shè)。
三、改變傳統(tǒng)管理觀念，提高電子檔案的開發(fā)和利用率
為了更好的管理新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案，就要徹底改變傳統(tǒng)的管理觀念，農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理的目的主要是為了更好地開發(fā)和利用，而不僅是停留在整理和保存的環(huán)節(jié)上，檔案對于農(nóng)村合作醫(yī)療工作的發(fā)展有著重要的意義，有效的電子檔案管理有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案信息的統(tǒng)計、分類、查找、總結(jié)等各項工作的順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的人工收集和整理，一方面浪費(fèi)了大量的時間，另一方面在查閱資料上也帶來了諸多不便，不利于提高新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理工作的效率，改變傳統(tǒng)的收集和管理檔案的手段和觀念，充分利用電子信息技術(shù)，整理和開發(fā)檔案信息資源，大力開拓新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案利用的新途徑，不斷地吸取外部資源和優(yōu)勢，根據(jù)具體的實際情況進(jìn)行科學(xué)整合，促進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的改革和創(chuàng)新，新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，更好的促進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和前進(jìn)。
四、完善新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的制度
新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)與千家萬戶有著不可割舍的重要關(guān)系，尤其是在檔案管理工作上，想要更好的發(fā)展新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)，那么在利用電子信息技術(shù)管理檔案的過程中，迫切需要完善的電子檔案管理制度，有了制度作保障，那么接下來的檔案管理工作就會容易很多。完善檔案管理制度是新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作中的一項重要組成部分，所以我們要對其重視起來，對電子檔案管理的權(quán)責(zé)和管理的程序進(jìn)行規(guī)范化，并且對其有明確的規(guī)定，從而使整個新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的過程形成一個有效的整體，在充分利用先進(jìn)電子信息技術(shù)手段與完善的制度相結(jié)合的基礎(chǔ)之上，有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。
五、加大電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備投入
當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)水平不斷地提高，促進(jìn)了新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的更好更快的發(fā)展，但是根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，我國農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案雖然采用的是電子信息技術(shù)的管理方式，但是在基礎(chǔ)設(shè)備上還急需要加大投入，電子信息技術(shù)管理檔案的方式是需要一定的基礎(chǔ)設(shè)備的，例如，電腦、打印機(jī)等，那么為了使新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的管理更加有效，那么我們要健全和完善電子信息技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施，這樣才能有效的提高電子檔案管理效率，為電子檔案管理提供一個良好的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境，更好的促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。
六、小結(jié)
