檔案管理痛點精選(九篇)

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第1篇：檔案管理痛點范文

紙質檔案管理

長久以來，紙質檔案一直是各單位存儲相關信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質檔案，通過檢索手段就可查詢相應信息資料，無需使用科技設備，而且只要紙張防腐措施得當就能夠實現(xiàn)長久保存，這點與電子檔案存在較大的差異。地質單位的資料同樣如此，通過建檔相應地質資料，形成可供查詢的地質資料信息庫，能夠為單位部門提供區(qū)域內各類地質資源信息。紙質檔案具有可查詢、可長久保存的特點，其管理特點也比較突出。紙質檔案管理的特點具體可概括為三個方面：第一，紙質檔案存儲所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質檔案依托紙張的存儲形式，決定了其需要投入相應數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護。尤其是對于地質資源檔案這類涉及信息門類復雜的檔案來說，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時，也需要保證相關地質資料信息能夠被及時地獲取。第二，紙質檔案整理編修難度高，工作強度大。對于紙質檔案管理者來說，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質資料檔案具體情況來看，當單位對某個區(qū)域的地質資料進行重新調研時，或者是勘探出新的資源儲量、類型等信息之后，就需要對原有的紙質檔案信息進行更新，這時就需要對檔案進行重新整理乃至編修。由于紙質檔案完全依托檔案管理人員手動錄入，在更新這些資料的時候也需要使用同樣的手段，這時就必須根據(jù)新加入的地質資源信息資料的情況，對原存檔的檔案進行編修。第三，紙質檔案管理涉及的預防性內容較多。例如，紙質檔案涉及場所內防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應的措施，而這些也只是預防性基本措施，當不可抗力和意外事件發(fā)生時，對紙質檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設置相應預防性措施，這些都為紙質檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點依托電子信息技術存在的電子檔案，其本身的特點十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲空間的小型化。從內容上看，由于引入了電子信息技術，電子檔案的內容存儲不再局限于文字信息和紙質的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質資料為例，過去紙質檔案中收納資源地貌、資源構成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進行初步認識，要對地質信息進行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲當時專業(yè)的評價，這對獲取地質信息之后對其進行二次加工具有重要幫助，增強了信息使用效率。而從存儲空間上看，電子信息技術通過對信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質資料信息轉入磁盤中，極大地降低了存儲空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點從電子檔案的特點來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個方面進行概括：第一，電子檔案管理技術含量高，對管理人員素質有著一定要求。不同于紙質檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術使用能力。例如，地質資源電子檔案在涉及相關地質資料更新時，需要管理人員具備對其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內容的承載形式，例如對文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫的安全。盡管存儲電子檔案的數(shù)據(jù)庫多是由專業(yè)技術人員指導，但檔案管理人員也需要關注數(shù)據(jù)庫安全問題，及時對存儲檔案數(shù)據(jù)庫情況進行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。

紙質檔案與電子檔案管理比較

對紙質檔案與電子檔案的差異進行比較，有助于提高目前正處于紙質檔案信息化階段的各單位的風險意識，降低其存在問題帶來的影響，從而更好地進行檔案信息化工作。存儲形式決定的管理環(huán)境的異同將紙質檔案與電子檔案差異置于同一視角進行比較，能夠更加清楚地認識到兩者之間的差異。從風險視角來看，紙質檔案的存儲是以實物空間實現(xiàn)的，這種存儲形式受到紙張保存要求的限制，對其所在場所濕度、溫度等都有一定要求，否則信息保存將面臨很大的風險。電子檔案盡管存儲形式不同，不受限于物理空間，但同樣面臨這種風險，其內部的存儲元器件對所處環(huán)境的塵埃、磁場等因素都有著要求，一旦存儲元器件受到傷害，其保存的信息同樣會面臨巨大風險，這是兩者在面臨風險時的相似之處。而兩者所面臨風險的不同則較為直觀，相對來說，紙質檔案對物理環(huán)境的要求較高，需要在能夠達到長久保存效果的物理場地進行持續(xù)的人為干預，即便采用某些設備進行溫度和濕度控制，也依然需要人為的干預。而電子檔案的存儲元器件對防塵、防磁場等方面也有著一定要求，目前大部分場所基本都能夠達到這種要求。也就是說，除了極端塵埃和磁場的場所外，電子檔案存儲元器件因受物理環(huán)境影響而消失的風險概率是很低的。從兩者比較的結果來看，紙質檔案對管理環(huán)境的要求更為嚴苛，而電子檔案管理的要求則相對更為寬松。但同時必須注意到的一點是，傳統(tǒng)紙質檔案管理環(huán)境對紙張造成的影響是長時間的，不會瞬間導致信息湮滅，其發(fā)現(xiàn)問題是可以修復的，只是需要做大量的工作；但是電子檔案如果受到極端環(huán)境影響，將會出現(xiàn)所有信息瞬間湮滅的可能，且難以修復。信息查詢方式的異同從查詢方式來看，紙質檔案和電子檔案的查詢邏輯是一致的，兩者都是通過一定的查詢方式來定位信息所在存儲位置，從而獲取信息。區(qū)別在于紙質檔案完全依靠人工的檢索方式，需要耗費更多的時間和精力先定位信息位置，再獲取信息。而電子檔案依靠算力極高的計算機進行，其檢索方式可以有多種，包括關鍵詞、時間等定位信息的存儲位置，進而獲得所查詢的信息。相較于紙質檔案信息查詢，電子檔案信息查詢能夠短時間內定位到所需的信息，無疑是更為高效、精確的。當然，電子檔案的這種高效、精準查詢信息的優(yōu)勢也并非完全優(yōu)于傳統(tǒng)紙質檔案的信息查詢方式。這主要是因為傳統(tǒng)紙質檔案信息查詢依靠人工實現(xiàn)，而人類具有機器所欠缺的“智慧”。以地質資源信息為例，若要查詢“內蒙古地區(qū)”相關信息，計算機所定位的只是單純的字段、指令，但是通過人工檢索就能夠甄別出信息中哪些更貼近查詢者所想要了解的“內蒙古地區(qū)”的資料。

檔案管理信息化對策

通過對紙質檔案與電子檔案管理的對比可以看到，對于當前事業(yè)單位進行檔案管理信息化而言，要進行高效的檔案信息化建設工作，不是簡單地將信息化技術引入檔案管理工作中，而是需要在明確兩者異同的基礎上，同時考慮到當前檔案管理在制度、管理人才方面的不足。對此，提出幾條紙質檔案管理信息化的對策。強化檔案管理信息化建設目前，事業(yè)單位紙質檔案管理的模式已經十分成熟，但是檔案管理信息化程度有限，紙質檔案管理在轉向電子檔案管理的過程中存在一定風險，因而各事業(yè)單位需要強化檔案管理信息化建設力度。通過對比紙質檔案與電子檔案，得知應當在梳理目前事業(yè)單位紙質檔案管理現(xiàn)狀的同時，加強對電子檔案管理的深刻認識，以便能有效、有步驟地將信息化技術引入當前紙質檔案管理中，使其為本單位檔案管理工作改革助力，這是當前檔案管理信息化建設的重點?；谶@種觀點，事業(yè)單位檔案管理信息化建設強化工作不僅是對單一信息技術的使用，更追求傳統(tǒng)與新型管理模式的有效對接。一方面，事業(yè)單位傳統(tǒng)紙質檔案管理模式不能被拋棄，在向電子檔案轉型的過程中要考慮兩者并行。以地質資源檔案管理為例，要選擇性地對部分類型地質資源檔案進行電子化，尤其是一些傳統(tǒng)紙質檔案管理模式下查詢比較費時費力的內容，同時，對于一些比較重要的地質資源檔案，還是應以安全性為第一要務。另一方面，事業(yè)單位強化檔案管理信息化建設。在加強紙質檔案信息化建設的過程中，必須使檔案管理全方位覆蓋到整個管理周期，要求傳統(tǒng)紙質檔案管理模式與電子檔案管理模式實現(xiàn)有效對接，即不僅要涉及傳統(tǒng)檔案管理模式存儲和使用這兩個主要過程，還要在建檔、存儲、銷毀等所有環(huán)節(jié)實現(xiàn)銜接，通過信息化手段讓傳統(tǒng)紙質檔案在所有環(huán)節(jié)欠缺的部分得以完善，這樣才能發(fā)揮出檔案管理信息化的作用。

強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性

在事業(yè)單位檔案管理信息化過程中，紙質檔案管理不能簡單地被電子檔案管理模完全取代。從另一個角度來看，這意味著在工作推進的過程中兩者必然是共存的，且存在一定的影響。要規(guī)避這種影響帶來的風險，并且最大程度地發(fā)揮出兩者的作用，就必須強化紙質檔案管理與電子檔案管理的依存性。以地質資源檔案為例，地質資源紙質檔案在信息化過程中，對極為重要的地質資料檔案采用傳統(tǒng)紙質檔案管理模式的同時，要對部分檔案進行電子化，這并不意味著兩者完全不相關，而是可以將重要的紙質檔案電子化當作新增備份，同時電子化的部分地質資料也并不是從紙質檔案中完全剔除，而是管理重點有所側重。未被電子化的地質資料檔案側重于紙質檔案管理模式，電子化的則側重于電子檔案管理模式。信息檢索過程同樣如此，檢索復雜的地質資源信息檔案依托電子檔案優(yōu)勢，實現(xiàn)檢索流程優(yōu)化，同時紙質檔案也能夠發(fā)揮出電子檔案目前難以實現(xiàn)的作用，即前文提到的人工檢索所具備的“智慧”，彌補計算機檢索信息匱乏的不足。強化兩者的依存性，讓檔案管理逐漸從傳統(tǒng)模式向新的電子信息模式過渡，可以避免不必要的風險。提高檔案管理人員素養(yǎng)通過紙質檔案和電子檔案管理的對比發(fā)現(xiàn)，管理人員的素養(yǎng)在檔案管理信息化過程中極為重要。事業(yè)單位要想更好地實現(xiàn)檔案信息化，必須擁有除掌握傳統(tǒng)紙質檔案管理技術之外的信息化管理人才。對此，研究認為目前各事業(yè)單位在檔案信息化推進過程中必須重視從傳統(tǒng)紙質檔案管理人才隊伍中挑選出業(yè)務精通、學習能力強、善于鉆研的人員進行信息化管理培養(yǎng)。研究通過對比傳統(tǒng)紙質檔案與電子檔案管理，提出檔案管理信息化的對策。當下事業(yè)單位對檔案管理信息化的重視程度越來越高，在充分考慮傳統(tǒng)紙質檔案與電子檔案管理各自存在的風險的基礎上，對兩者進行直觀對比，能夠相對客觀地認識到這一過程中的重點工作，并最大程度地規(guī)避工作開展過程中的不利因素?；谶@一觀點，當前事業(yè)單位在實際檔案管理信息化工作推進中，應兼顧傳統(tǒng)紙質檔案與電子檔案兩者，根據(jù)自身實際情況進行調整。

參考文獻

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第2篇：檔案管理痛點范文

關鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案 程序化

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號：F407.61文獻標識碼：A 文章編號：

1 前言

管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產經營歷程的存儲與總結,同時又涵蓋了大量的生產技術與經營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級網絡人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對企業(yè)的生產運營也提出了更高的要求,在新形勢下,強化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導致職責不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實時性很多問題曾出不窮,已不適應新時期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關聯(lián),而實施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進的關系,實施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責,提高管理效率。①一方面,實施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動性,整合人力和物力資源,對檔案進行精細化管理,明確崗位責職和階段工作內容,使得減少不必要的重復性勞動。

3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措

電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應用四個環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進行系統(tǒng)、嚴格的鑒定,并把有保存價值的資源收集起來。在實際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠對材料進行準確的鑒別,把有價值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關電力檔案成果的產生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項重要的生產活動和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準確的記錄下來,以便于檔案管理人員對其進行采集。③第三,要建立協(xié)調與溝通機制,檔案管理部門要常規(guī)性的對各部門進行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關系的、不同等級的檔案分類數(shù)據(jù)庫。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關機制,對檔案分類的范圍、時間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應采用復合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產、電力設施建設、電力營銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時間段運營情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實好崗位責任制,首先要為管理員設定工作目標與規(guī)范,建立健全檔案保管標準與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標準化要求,把檔案的立卷、標題、目錄、時間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對管理員的工作進行監(jiān)管,建內部控制機制,把各項工作落實到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應實施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動員工的力量進行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴格按照規(guī)范和標準操作。在管理人員調動或離任前,必須對其所承擔的保管任務進行全面檢查,方能辦理相關的調動和離任手續(xù),最大限度的保護檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級等切身利益相聯(lián)系。

3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實的基礎,對電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產運營服務才是檔案管理的最終目標。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術研究成果及經營歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進企業(yè)的技術改進與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級手續(xù),制定相應的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關制度。使借閱檔案的人員能夠對檔案的安全性、完整性和保密性負責,杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應的指導咨詢、檢索咨詢等相關機制,樹立服務意識,最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時,要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機制,取長補短,不斷對自身的檔案管理進行完善。

4 結束語

總之,在新形勢下,強化電力企業(yè)的檔案管理,對于企業(yè)的運營與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實抓好檔案的收集、分類、保管、應用等四個環(huán)節(jié),使之既相互獨立,各盡其職,又密切配合,互相關聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻

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第3篇：檔案管理痛點范文

【關鍵詞】電子檔案；傳統(tǒng)檔案；信息技術

隨著我國信息化時代的到來，信息技術被應用到社會的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產生與應用，相對于傳統(tǒng)的紙質檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理工作帶來了便利的同時，也給其帶來了巨大的挑戰(zhàn)。通過對電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別和共性問題的研究，有利于檔案管理人員更好的了解二者之間的相互關系，進一步提升信息時代下電子檔案管理的能力和水平。

一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

（一）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。相對于傳統(tǒng)檔案歸檔時的手工作業(yè)，電子檔案在進行歸檔時主要依托信息技術，采用電子編碼的形式分門別類的將檔案信息進行歸檔。電子檔案在編輯的過程中，可實現(xiàn)無痕編輯，保障了電子檔案的條理性和完整性。同時，由于是無痕編輯，其中的很多重要信息即便是被修改或刪除也難以被發(fā)現(xiàn)，進而使得電子檔案的真實性難以保障。有鑒于此，檔案管理人員在進行檔案信息的編輯過程中，應特別注意數(shù)字簽名和信息認證，切實做好相應的加密保護工作，防止電子檔案信息被篡改或刪除。

（二）電子檔案和傳統(tǒng)檔案的保管方式不同。傳統(tǒng)的紙質檔案保管存在著很多的風險，如受潮、蟲蛀、殘缺等。而且，紙質檔案的物理性存在使得其在保管的過程中要占用很大的空間，耗費大量的人力、財力，給檔案管理工作造成了很大的不便。而電子檔案的出現(xiàn)從根本上解決了這一問題，它以一種虛擬的存在形式進行保管，通過對信息的數(shù)字編制和存儲，使得檔案管理工作變得輕松、便捷，而且?guī)缀跏懿坏轿锢硇該p害，極大的降低了電子檔案保管的風險。當然，任何事物都具有兩面性，電子檔案保管的這一優(yōu)勢在另一角度上看很可能演變成一項劣勢。由于當前信息技術的快速發(fā)展，流媒體和存儲介質日新月異，檔案存儲的載體會隨著技術革新而出現(xiàn)老化，給電子檔案的可讀性產生了嚴重的影響。鑒于此，檔案管理人員應在電子檔案信息編制的同時，打印一份紙質檔案一起保持，最大限度的降低電子檔案文件信息資源損失的風險。同時，計算機信息技術部門應與文件信息生成部門加強溝通，統(tǒng)一文件信息格式，增強文件信息的可讀性。

（三）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的查詢方式不同。傳統(tǒng)的檔案信息查詢時需要人工查找，該項工作費時費力查詢難度較大。而且，由于是對原件信息內容的查詢很可能影響相關的其他工作的開展。電子檔案有效的解決了這一問題，由于事先對檔案信息進行了編輯、注冊、登記等工作，在對具體信息的查詢過程中只需要錄入時，生成一個固定的編碼或解碼便可使用，極大的節(jié)約了檔案查詢工作的人力和財力。而且，電子檔案的查詢在實現(xiàn)錄用后與原載體不產生任何關系，不會造成原信息載體的物理損耗。電子檔案的共享性強，不會因為一方對檔案的查詢、使用而影響其他方工作的開展。

二、電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性

（一）檔案管理信息的完備性一致。無論是電子檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，對檔案管理信息的完備性要求都是一致的。傳統(tǒng)檔案信息在收集、整理、保管的過程中都需要信息的完備、真實。電子檔案管理更是如此，電子檔案信息并非自動生成的，它是以傳統(tǒng)的紙質檔案信息為基礎的，只不過是將信息載體由紙質媒介轉化為虛擬網絡，其內容在轉換的過程中并未發(fā)生變化。而且，電子檔案信息的完備性和真實性即便是在生成之后，仍然需要原始的紙質檔案進行相互印證。因此，檔案管理人員在做好電子檔案信息的管理的同時，還應注重傳統(tǒng)檔案管理工作開展。做好館藏紙質檔案的保存、管理工作，在電子檔案信息缺乏法律憑證效力的情況下，應充分發(fā)揮傳統(tǒng)紙質檔案的基礎和保障功能。

（二）檔案管理的基本原理相通。電子檔案管理是建立在傳統(tǒng)檔案管理基礎之上的，二者在檔案管理的基本原理方面是相通的。電子檔案管理不過是利用計算機和互聯(lián)網技術，將傳統(tǒng)的紙質檔案管理數(shù)字化、虛擬化，而其中所蘊含的管理理論仍未發(fā)生變化。如《中華人民共和國檔案法》中所確立的“同一領導、分級管理原則”、“維護檔案完整與安全原則”和“便于社會各方利用原則”不僅在傳統(tǒng)的紙質檔案管理中被嚴格遵循，即便是在電子檔案管理工作中也是如此。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的精神內核并未發(fā)生變質，所改變的只不過是管理的具體形式和手段，其中的基本工作原理是相融相通的。

（三）電子檔案是對傳統(tǒng)檔案信息資源的擴充與發(fā)展。隨著我國經濟社會的快速發(fā)展，相伴而來的是信息資源的爆炸式增長，這一變化同樣沖擊著檔案管理工作。依照傳統(tǒng)的檔案管理水平難以應付檔案信息的急劇增長，因此必須依靠先進的計算機信息技術開展檔案管理工作。電子檔案的產生是時展的要求，更是檔案管理工作進一步提升和深化的內在要求。電子檔案管理工作依托先進的科學技術，突破了紙質媒介信息載體的束縛，最大限度的擴充了檔案信息資源。而且，電子檔案管理在擴充檔案信息資源的同時，依靠互聯(lián)網的便捷、高效，使得檔案信息的獲取更加便捷、輕松。電子檔案與傳統(tǒng)檔案通過相互之間的優(yōu)勢互補，共同推動了我國檔案管理工作水平的不斷提升。

第4篇：檔案管理痛點范文

關鍵詞：檔案信息化；數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

1. 項目建設背景

隨著檔案門類的日益增多，檔案信息化進程的加快，企業(yè)檔案數(shù)字化越來越成為提升現(xiàn)代化管理水平必要手段。大唐南京發(fā)電廠檔案室自2008年新廠搬遷重建以來，不僅接收保存了大量工程項目的科技檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案，還包括自1934年以來的文書檔案和1960年起始的會計檔案，截止目前室藏檔案已達到17萬余萬件。如果運用傳統(tǒng)的手工管理模式，不僅檔案信息利用率低，且查準率、查全率也不高，極大浪費了企業(yè)的寶貴資源，難以適應現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求。因此通過信息化手段開發(fā)好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實意義。

2. 項目建設的總體目標

大唐南京電廠檔案信息化建設按照統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施的原則，建設總體需求是實現(xiàn)大唐南京電廠的檔案管理的電子化，實現(xiàn)各種門類檔案的收集、整理、歸檔、利用等全業(yè)務流程的管理，將老數(shù)據(jù)轉換到新檔案管理型中，實現(xiàn)與OA系統(tǒng)的集成，搭建符合軟件系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境，以及制定相應的檔案管理規(guī)范體系，具體概括起來包括如下幾點：

（一）檔案系統(tǒng)建設

建設大唐南京發(fā)電廠的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、利用等全檔案業(yè)務的管理。

（二）接口開發(fā)

實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA中待歸檔文件的自動歸檔，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與認證系統(tǒng)的單點登錄。

（三）軟硬件環(huán)境建設

主要是搭建檔案系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境，針對不同階段的部署方案來搭建相應的硬件環(huán)境，軟件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫、中間件等，硬件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫服務器、應用服務器、文件服務器，并備有磁盤陣列和備份磁帶庫等。

（四）檔案規(guī)范體系建設

在大唐南京發(fā)電廠內制定并建立與檔案系統(tǒng)相適應的數(shù)據(jù)采集、檔案信息管理和應用等一系列配套的規(guī)章制度及操作規(guī)范。

布署示意圖如下：

3. 產品選型

企業(yè)以自身的需求為選型的基礎，對軟件公司與軟件產品的功能及信息技術，軟件售后服務的物質及涵蓋地區(qū)等進行了解與比對，另外再考慮企業(yè)e化的預算及可承受的費用，以選出最符合本身需求的企業(yè)信息化整體解決方案。

為了保證項目軟件的使用率和可操作性，我廠進行軟件選型時，依照下列的方式和順序來考慮：

選公司：選擇商譽卓著，經營績效良好，經驗豐富的公司。軟件業(yè)進入門檻很低，但是軟件公司要能長期經營的障礙卻很高。軟件及服務都是無形商品，應該選一家經營績效良好，經驗豐富的公司。

選產品：選擇的產品能滿足企業(yè)長期發(fā)展成長的需求，又滿足未來多樣化的需求，質量要穩(wěn)定，維護要容易。

看服務：選擇的公司擁有完善的售后服務機制，可提供滿足其各種及各地需求的服務。

看案例：選擇的公司，擁有廣大的滿意客戶群，最好有其同行案例客戶。

比速度：企業(yè)希望在最短的時間內使用系統(tǒng)。速度是現(xiàn)代企業(yè)適應競爭環(huán)境必須掌握的重要因素，速度越快，成本越低，風險也越小。

比價錢：在各方面的條件都一致時，應該選擇成本較低廉的解決方案。

結合本企業(yè)實際情況，我們最終確定選用紫光軟件系統(tǒng)有限公司的紫光電子檔案管理系統(tǒng)軟件[簡稱：UNIS-AMS]V8.0。

四、項目建設思路及內容

（一）檔案信息化建設的理論依據(jù)

依據(jù)大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的具體要求，檔案管理信息系統(tǒng)的應用群體分為檔案管理工作人員和檔案利用人員，兩部分用戶的需求差別較大。前者以日常管理類操作為主，專業(yè)性要求較強；后者主要是檢索和利用類操作。由于各部門和所屬單位辦公地點分散，各自通過網絡互聯(lián)互通，故整個系統(tǒng)以網絡為基礎，總體的技術路線是以C/S模式和B/S模式相結合，實現(xiàn)不同的功能。

客戶端/服務器（C/S）方式，主要滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、歸檔、輔助實體管理、檔案統(tǒng)計、鑒定銷毀等；瀏覽器/服務器（B/S）方式，主要是滿足廣大利用人員，實現(xiàn)檔案的檢索、利用、檔案借閱、審批等。

本方案以關系型數(shù)據(jù)庫為檔案信息存儲平臺、數(shù)據(jù)加工流程控制和管理平臺；以專業(yè)的全文多媒體數(shù)據(jù)庫內容管理為數(shù)據(jù)平臺；以XML作為檔案交換的標準；采用成熟的主流技術和產品來建設檔案管理信息系統(tǒng)，這些技術包括：檔案管理平臺技術，瀏覽器技術，視圖技術，數(shù)據(jù)庫加密技術，XML技術，數(shù)據(jù)加密技術等。

本項目的開發(fā)采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；開發(fā)工具C/S端采用Delphi開發(fā)、B/S端采用Eclipse開發(fā)；系統(tǒng)的負載測試采用采取企業(yè)標準級負載測試工具LoadRunner；系統(tǒng)功能的測試采用黑盒法和白盒法相結合的方法進行測試。

（二）設計原則及特點

按照統(tǒng)一規(guī)劃、資源共享、確保安全的原則，立足資源服務和業(yè)務管理的宗旨，即按各類檔案的管理規(guī)則，運用計算機技術方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源；簡便、高效、穩(wěn)定查閱利用檔案資源；提供快速、準確、強大的檔案行政監(jiān)督、業(yè)務指導工作管理工具。

1、先進性原則

采用目前主流的技術和架構（（C+B）/S架構），所提供的技術具有一定的先進性，采用先進的、符合工業(yè)標準的系統(tǒng)平臺、體系結構和開發(fā)技術，系統(tǒng)可以快速的進行應用擴展。

2、靈活性原則

業(yè)務和功能模塊能夠自由增加、刪減和移動，能夠根據(jù)用戶的要求，用戶自己可以添加、減少項目、字段。查詢信息方便、靈活。

3、開放兼容性原則

系統(tǒng)設備、軟件必須具有良好的開放性，所有硬、軟件都應遵循業(yè)界相關標準，支持開放的標準接口，支持跨平臺。使整個系統(tǒng)成為一個統(tǒng)一的整體，而不致產生運行上的“孤島”。

4、安全性原則

系統(tǒng)須具有良好的安全管理功能，數(shù)據(jù)存儲、檢索、提取、和管理等各個層面和角度都須具有相應的安全機制。

在系統(tǒng)設計中，采用良好的安全機制；在數(shù)據(jù)傳輸中，選用當前成熟的數(shù)據(jù)加密技術確保數(shù)據(jù)安全；在網絡上，選用多層結構技術。同時，利用大型數(shù)據(jù)庫的安全性能確保存儲數(shù)據(jù)的安全。

系統(tǒng)建有完善的用戶管理和授權機制，對用戶在系統(tǒng)中的各種操作進行全面的管理和控制。可有效防止非法用戶入侵和最大限度地限制信息泄密；系統(tǒng)具有監(jiān)控功能和日志功能，對在線用戶進行有效的監(jiān)控，記錄下用戶的任何操作，確保不可抵賴性。

5、易用性原則

提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機界面、系統(tǒng)維護界面， 系統(tǒng)在使用界面上遵循檔案及資源管理人員的工作習慣， 界面友好易于操作，方便用戶的使用。系統(tǒng)采用客戶端/服務器（C/S）方式，滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求。對檔案信息的檢索和利用、各部門檔案人員信息采集，系統(tǒng)采用瀏覽器/服務器（B/S）架構解決方案，后臺數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)結構清晰，數(shù)據(jù)字典公開，系統(tǒng)布署方便快捷。

操作簡單，查詢方便，可以通過樹形結構分層查詢，也可以按任意給定的條件（簡單查詢、綜合查詢和模糊查詢）進行查詢。

6、智能性原則

具有良好的統(tǒng)計分析功能，提高工作效率。同時系統(tǒng)應該有強大的圖表功能，可以制作各種類型的報表、客戶信息登記表等，制表方便、快捷，還能根據(jù)需要生成統(tǒng)計圖表（如餅圖、矩形圖），報表可輸出到Excel電子表格、Word文檔以及其他特定要求的文本文件。

7、標準性原則

系統(tǒng)采用的規(guī)范和標準應符合相關國家、行業(yè)的規(guī)范和檔案標準要求；電子文件元數(shù)據(jù)符合最近將頒布的《電子文檔元數(shù)據(jù)規(guī)范》要求。

8、可靠性原則

系統(tǒng)運行具有極高的可靠性和良好的容錯性能?？煽康男畔鬏斒侄?、存儲方式、運行環(huán)境和安全保證是系統(tǒng)成功的關鍵。在整體設計中，根據(jù)實際情況采用完善的備份方式和災難恢復計劃，確保系統(tǒng)的可靠性。提供7天*24小時不間斷服務。

9、擴展性原則

隨著數(shù)據(jù)量的增加和運行節(jié)點的擴展，系統(tǒng)對硬件軟件的要求會不斷提高，系統(tǒng)所有硬件、軟件的選型和應用系統(tǒng)的設計必須考慮可擴展性的要求。

在軟件系統(tǒng)的設計中，所有產品（包括軟硬件）的選型及配置都應充分考慮到整個系統(tǒng)的可擴展性。系統(tǒng)將滿足隨著業(yè)務的不斷發(fā)展而隨時增加用戶及軟硬件產品的需求。

為滿足數(shù)字化檔案建設不斷深入的要求，在設計時，充分考慮了系統(tǒng)擴充問題，系統(tǒng)具有良好的可擴充性。在程序結構設計和數(shù)據(jù)接口設計時，預留了各種接口（比如程序開發(fā)接口，數(shù)據(jù)移植接口），能在需要時與各種應用系統(tǒng)進行一體化聯(lián)接，采用XML技術描述數(shù)據(jù)接口技術并提供數(shù)據(jù)接口程序。遵循XML 數(shù)據(jù)規(guī)范，具有自描述、結構化、交換性、擴展性特點。進行數(shù)據(jù)交互和關聯(lián)操作。當需要進行系統(tǒng)性升級時，能保證數(shù)據(jù)的平穩(wěn)遷移，能方便地調整。易于擴充升級，既滿足當前的業(yè)務需求，又為今后的擴充留有空間，用戶可自行進行功能擴展。

10、成熟性原則

文檔的獲取、采集、存儲、管理、檢索、統(tǒng)計和等各個環(huán)節(jié)集成在一個統(tǒng)一的體系結構之中，形成一個閉環(huán)的管理。

11、可維護性原則

在系統(tǒng)的設計中，充分考慮了因機構設置及業(yè)務流程的不斷變動而帶來的靈活性要求。所有產品（包括軟硬件）的選型及配置都充分考慮到整體系統(tǒng)的靈活性，滿足隨著業(yè)務的發(fā)展而不斷增加數(shù)據(jù)量、用戶、軟硬件產品的需求。能通過自擴展的方式適應新類型的文件、檔案和資料；系統(tǒng)中所有的數(shù)據(jù)結構、操作界面、打印格式及統(tǒng)計要求等都是可靈活定義的，以滿足業(yè)務變化的需要；業(yè)務處理功能在一定程度內的增加或變更等需求不會影響系統(tǒng)的體系結構，并能在最短的時間內實現(xiàn)新的需求。

考慮到工程實施完成后系統(tǒng)的操作與維護，因此，該系統(tǒng)具備較強的可管理性和易操作性，便于系統(tǒng)管理人員能夠盡快熟練地掌握該系統(tǒng)的操作和管理技術，以保證系統(tǒng)能安全可靠地運行。應用軟件的開發(fā)選用了流行的可視化開發(fā)工具。在保證用戶基本操作的前提下，給管理員有更多的自主管理功能。

（三）信息資源庫建設

1、目錄庫建設

大唐南京電廠檔案管理系統(tǒng)建立在基于WEB服務基礎上，實現(xiàn)現(xiàn)有管理的電子化、網絡化的需要，并具有開放性，能夠與企業(yè)各管理系統(tǒng)集成，接收、管理各系統(tǒng)形成的歸檔電子文件，提供安全授權下檢索利用。

系統(tǒng)主要分為四大功能模塊：信息采集、日常管理、信息服務、系統(tǒng)設置與維護。

檔案業(yè)務管理系統(tǒng)具體功能設計如下：

（1）檔案收集

檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責任和流程，通過應用系統(tǒng)提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統(tǒng)建設的關鍵部份。

上圖為歸檔數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔的總體流程圖。如圖所示，整個流程包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、移交接收和數(shù)據(jù)歸檔四個步驟，首先由全宗單位內各部門的兼職檔案員通過幾種方式進行待歸檔數(shù)據(jù)的收集，之后由兼職檔案員對收集到的數(shù)據(jù)進行整理使其符合歸檔規(guī)范，然后由兼職檔案員對整理好的數(shù)據(jù)進行移交，由全宗單位內的檔案管理員對移交的數(shù)據(jù)進行接收，最后由檔案管理員對所有接收到的數(shù)據(jù)進行檢查、編目并歸檔。歸檔后的檔案元數(shù)據(jù)進入元數(shù)據(jù)庫，電子原文件進入系統(tǒng)電子原文數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)將對照元數(shù)據(jù)庫與電子原文數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)自動創(chuàng)建索引庫用于全文檢索功能。下面將詳細介紹這四個步驟的內容：

①信息收集

數(shù)據(jù)收集分為以下幾種：OA接口收集；在線收集；離線收集；數(shù)據(jù)轉換等手段。

OA接口收集方案

系統(tǒng)實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)（OA）等系統(tǒng)無縫連接，接口部份主要

設計方案如下：

圖 OA 接口收集原理圖

OA系統(tǒng)接口是保證文件自動歸檔的關鍵。通過接口，系統(tǒng)可以以自動或手動兩種方式轉入到檔案系統(tǒng)當中去，文件及其屬性信息歸檔到檔案管理系統(tǒng)的收集整編庫中，同時將收文單、發(fā)文單、正文內容、附件內容的電子文件轉入文件服務器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應關系。

在線收集

在線收集是提供各業(yè)務部門人員對重要文件進行收集的模塊，不僅可以提供簡單、快捷的檔案錄入功能，方便檔案形成單位的歸檔人員進行歸檔錄入，而且可以對歸檔范圍外的重要文件進行收集錄入，可以將個人的隱性知識顯性化。

檔案管理人員可以根據(jù)實體文件直接在檔案系統(tǒng)中進行著錄。檔案系統(tǒng)提供友好的著錄界面輔助用戶進行信息的填寫。

著錄部分提供的功能包括：

1.必填項標識功能。在界面中會對必填字段與可空字段進行明顯的標識區(qū)分，方便用戶進行識別。

2.著錄字段可設定默認值。所有字段均可設置默認初始值，或可通過事件定義，自動跟據(jù)規(guī)則從其他著錄字段提取。也可根據(jù)一定業(yè)務規(guī)則，從相關信息中自動提取初始值，如可自動提取題名、文號、發(fā)文時間和保管期限等等。

3.著錄內容提交時自動驗證功能。驗證的范圍包括：是否可空、極值范圍、輸入值類型（自然數(shù)、整型、日期等）、特殊類型（身份證、郵箱、手機號碼等）。對不符合規(guī)范的輸入，給出友好提示。

4.多種形式的輸入控件。檔案系統(tǒng)提供的多種輸入控件有：文本框、日期輸入框、多行文本輸入框、下拉選擇輸入控件、樹形信息輸入控件、多選或單選控件以及可編輯的下拉控件等多種，方便用戶的使用。

5.界面事件自定義功能?？深A先定義在著錄時要進行響應的事件，即某些著錄項的內容可在其他著錄項著錄完成時，根據(jù)規(guī)則進行自動填寫。如自動對A、B兩字段值進行求和填寫進C字段，或對A、B兩字段進行截取或拼接后填入C字段。

6.著錄信息自動繼承。在連續(xù)錄入數(shù)據(jù)時，可自動繼承前一條所錄數(shù)據(jù)的各個字段信息，并可根據(jù)需要進行選擇性繼承。在著錄時還可根據(jù)一條已有數(shù)據(jù)，進行著錄，系統(tǒng)會自動將所選數(shù)據(jù)的信息作為新記錄的默認值。

7.支持TAB鍵及光標鍵的焦點跳轉。在著錄時，可方便的通過TAB鍵或光標鍵實現(xiàn)輸入焦點在不同控件上的切換，無需點擊鼠標，極大的方便了錄入工作。

8.著錄同時即可進行電子原文的掛接。著錄時即可掛接電子原文，避免了在條目形成后再掛接的不便。

離線收集

9.離線收集是提供建設項目和流動性企業(yè)提供配套的離線客戶端，作為離線狀態(tài)下的檔案收集工具。

10與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換為：

11.離線錄入端配置文件：由檔案管理系統(tǒng)生成離線錄入端配置文件，為XML格式文件，各建設項目和流動性企業(yè)使用離線客戶端導入配置文件后才能初始化系統(tǒng)，進行使用。

12.離線錄入端數(shù)據(jù)：離線錄入端產生的歸檔文件數(shù)據(jù)由各單位匯總到檔案館檔案管理員離線錄入端機器上，檔案館檔案管理員離線錄入端機器與檔案管理系統(tǒng)網絡聯(lián)通，因此可由檔案管理員上傳離線錄入端數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)轉換

數(shù)據(jù)轉換可實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的批量導入功能，批量導入分為兩部份：元數(shù)據(jù)和電子文件，其中由于歷史數(shù)據(jù)所使用的業(yè)務系統(tǒng)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)結構都不相同，因此我們這里主要支持：DBF、XML和EXCEL三種格式的數(shù)據(jù)導入，需要各原檔案系統(tǒng)開發(fā)商將需導入的數(shù)據(jù)轉換成上述標準格式，最終實現(xiàn)批量轉換。

系統(tǒng)可為歷史檔案單獨設置一些類別和數(shù)字化流程。針對歷史數(shù)據(jù)和目前檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)結構存在不同的問題，系統(tǒng)會提供字段對應關系定義界面，是的用戶可先定義好字段對應關系，然后再進行轉換。

至于電子文件，則可通過內容管理平臺中提供的電子文件轉換功能形成規(guī)范化電子文件格式存入系統(tǒng)，電子文件與元數(shù)據(jù)可自動通過元數(shù)據(jù)中的關聯(lián)關系實現(xiàn)自動對應。

②數(shù)據(jù)整理

數(shù)據(jù)整理部分面向全宗單位的部門兼職檔案員或檔案管理員提供對于進入系統(tǒng)的待歸檔數(shù)據(jù)的整理功能，通過整理使之成為符合檔案規(guī)范的數(shù)據(jù)。此部分系統(tǒng)主要提供以下功能：

自動分組（分類）

由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進行分組（分類）。

自動排序

由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)自動進行排序。

立卷（裝盒）

由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對不同類型的數(shù)據(jù)進行組卷（裝盒）操作，并自動生成相關案卷級/盒級字段信息。此功能分為以下兩種方式：

自動組卷（裝盒）

由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對某檔案類型的全部數(shù)據(jù)進行自動組卷（裝盒）操作。

手工組卷

由系統(tǒng)程序根據(jù)預先定義的業(yè)務規(guī)則對某檔案類型用戶所選擇的數(shù)據(jù)進行手工組卷操作。

手工調整

對于已組好卷的數(shù)據(jù)提供由用戶手工調整的功能，包含以下功能點：

增加

提供對歸檔案卷/文件條目信息的增加功能，并提供電子文件的掛接。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于錄入需要歸檔的案卷/文件條目信息，同時掛接電子原文。

刪除

提供對歸檔案卷/文件條目信息的刪除功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，刪除文件條目信息的同時也刪除該條目下掛接的電子原文。

修改

提供對歸檔案卷/文件條目信息的修改功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于修改并保存案卷/文件條目信息的修改結果。

檢索

提供對于案卷/文件條目中各字段的組合檢索、模糊檢索功能，最大程度確保數(shù)據(jù)的查全率和查準率。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

數(shù)據(jù)排序

主要是對于進入收集整編子系統(tǒng)的案卷/文件條目信息按相應排序規(guī)則默認排序，排序后便于檔案整理人員對于數(shù)據(jù)的瀏覽和整理工作，此處的排序規(guī)則已在系統(tǒng)“檔案業(yè)務管理設置”子系統(tǒng)中預先定義完畢，除預先定義的規(guī)則外還可以進行任意兩條數(shù)據(jù)的位置對調和連續(xù)多條數(shù)據(jù)的順序調整。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

數(shù)據(jù)移出

將當前檔案類型的文件級數(shù)據(jù)移入到其它的檔案類型的整編庫，如某個工程的申請文件在文書檔案中，需要移入到科技檔案中。不同檔案類型的數(shù)據(jù)可以相互轉化，且轉化完成后可以保留不同檔案類型間共有字段中的信息。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

案卷打散

將已組好的案卷或盒內的文件打散，重新進行組卷/盒。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

卷內文件抽出

將已經組好的案卷內的文件抽出，使其成為不屬于任何案卷的零散文件。

加入案卷

將用戶選定的零散文件加入某個已組好的案卷中，使其成為此案卷的卷內文件。

③數(shù)據(jù)歸檔

此部分主要是由檔案管理員對已接收的數(shù)據(jù)進行檢查歸檔的操作，包含以下功能：

數(shù)據(jù)檢驗：由檔案管理員詳細檢查所接收的移交數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)編目：由檔案管理員操作系統(tǒng)自動生成數(shù)據(jù)的相關目錄信息，以備歸檔。

數(shù)據(jù)歸檔：由檔案管理員操作將數(shù)據(jù)歸檔進入檔案庫。

2、全文數(shù)據(jù)庫建設

全文數(shù)據(jù)庫建設一方面是對室藏紙質檔案的數(shù)字化，即利用高速掃描儀等設備對存量檔案數(shù)字化。電子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等圖像格式，掃描時采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質檔案，宜采用彩色圖像掃描。因電力企業(yè)室藏檔案圖紙多，掃描儀還須具備消藍功能，在掃描過程中不能只追求清晰度，將分辯設置過高，導致圖像太大影響傳輸和存貯。在檔案清晰度滿足要求情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi。另一方面利用OA系統(tǒng)接口將歸檔文件及其屬性目錄信息轉換到檔案管理系統(tǒng)中，同時將收文單、發(fā)文單、正文內容、附件內容的電子文件轉入檔案服務器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對應關系，實現(xiàn)文檔一體化數(shù)據(jù)共享。

2010年項目實施時，大唐南京發(fā)電廠檔案室人員對室藏檔案全部進行了數(shù)字化掃描、加工，共建成17萬余條檔案條目數(shù)據(jù)庫、約154萬頁原文數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)條目與原文100%掛接。

（四）檔案信息安全保障體系建設

1、制度建設

為了規(guī)范文件材料的歸檔工作，完善、系統(tǒng)保存本企業(yè)檔案，進一步提高檔案信息管理水平，保障電子檔案的安全、完整和有效利用工作得到落實，我們陸續(xù)制訂和印發(fā)了《電子文件歸檔管理制度》等規(guī)章制度，涵蓋了電子文件歸檔、電子檔案的移交、利用、鑒定、檔案數(shù)據(jù)的管理維護、保管、備份、安全保密等制度。

自工程建設以來，加強檔案管理“三納入”、“四參加”工作。例如：（1）重要檔案工作事項，納入廠辦公會領導議事日程，列入廠年度、月度計劃一同安排；（2）檔案信息化工作明確納入單位規(guī)章制度及工作流程；（3）檔案信息化工作納入辦公室與各部門年度工作考核制度及崗位職責；（4）基建期間所有設備開箱、項目驗收、資料交接等，都要求檔案人員參加，并作文字、圖片記錄等。

2、系統(tǒng)操作安全保障

本部分安全設計方案主要是從應用系統(tǒng)安全設計、安全認證、數(shù)據(jù)加密方面，應用軟件安全主要是從軟件的角度考慮，主要從數(shù)據(jù)傳輸安全、系統(tǒng)操作安全、數(shù)據(jù)訪問安全三個方面來考慮。

數(shù)據(jù)傳輸安全

①采用VIEW服務方式，每個客戶端無需安裝瀏覽軟件，為系統(tǒng)維護帶來極大方便，無需客戶端。

②電子文件以流數(shù)據(jù)的方式進行傳輸，在客戶機內存中顯示，而不會形成本地的臨時文件，排除了安全問題。

③流數(shù)據(jù)的傳輸方式解決了傳輸過程中存在的安全隱患。

系統(tǒng)操作安全

登錄（和其它應用系統(tǒng)集成的安全訪問控制）

①登錄的安全控制任務

平臺對外部系統(tǒng)提供相關的接口和服務，需要保證沒有權限的人不能獲取對應的服務，或者不信任的系統(tǒng)不能訪問對應的接口。

平臺登錄的安全控制建立在用戶信息平臺上的統(tǒng)一用戶認證系統(tǒng)之上。在用戶登錄后將持有相關的統(tǒng)一令牌，用戶只需持有統(tǒng)一用戶認證系統(tǒng)頒發(fā)的用戶令牌，就可訪問相關的接口和服務。用戶進行統(tǒng)一認證時，進行如下的令牌獲取操作：

從外部系統(tǒng)訪問平臺提供的接口和服務之前，先要獲取相關的系統(tǒng)

訪問令牌；持有令牌的客戶端，訪問相關的平臺提供的接口和服務；平臺驗證令牌是否有效，如果有效，將在檔案信息管理系統(tǒng)中構造相關的用戶信息，并且訪問相關的接口和服務。

②操作權限

操作權限主要分為子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級。主要根據(jù)角色來控制，系統(tǒng)默認的角色有系統(tǒng)管理員、高級檔案管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶（利用者）五個角色。

定義角色的時候可以定義到子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級權限，其中對應的收集整編、檔案管理、借閱管理等的添加、編輯、刪除、組卷、批量修改、批量刪除等模塊按鈕功能需要涉及到檔案類型，必須根據(jù)檔案類型來分別設置權限。

判斷的時候首先要根據(jù)用戶的ID取得對應的角色ID，根據(jù)角色ID信息來判斷是否在該角色中存在權限信息，如果已經存在則為有權，如涉及到檔案類型需要判斷對應的檔案類型權限。

③操作日志

系統(tǒng)通過記錄用戶操作日志來加強系統(tǒng)的安全性，以便管理員可以對惡意破壞數(shù)據(jù)過程進行審計。在本系統(tǒng)中，提供有登錄日志、操作日志和數(shù)據(jù)訪問日志三類日志。

用來記錄用戶成功登錄（退出）檔案系統(tǒng)的事件。用戶登錄指用戶由檔案系統(tǒng)外成功登錄進檔案系統(tǒng)。其形式可以有多種，例如：由門戶系統(tǒng)登錄到檔案系統(tǒng)；在其它系統(tǒng)中，訪問集成的檔案查詢模塊；直接登錄檔案系統(tǒng)等。

主要日志信息包括：用戶帳號（ID）、所屬全宗、登錄日期（時間）、登錄時客戶機IP地址、退出時間，登錄方式（門戶、集成模塊、直接登錄）等。

用來記錄用戶在檔案系統(tǒng)中所進行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部門管理、服務器配置管理、檔案類型管理等。主要日志信息包括：操作者（用戶ID）、操作日期（時間）、所屬全宗、用戶操作等。

用來記錄用戶對檔案數(shù)據(jù)本身的訪問。例如，對檔案數(shù)據(jù)條目的刪除。對電子文件的瀏覽、下載等。主要日志信息包括：用戶ID、操作日期（時間）、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)的ID、檔案數(shù)據(jù)的標題（電子文件的標題）、操作方式（刪除、瀏覽、下載、銷毀）等。

數(shù)據(jù)訪問安全

數(shù)據(jù)訪問需要控制用戶訪問的條目和電子文件信息，并可以靈活設置權限。目前大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問權限根據(jù)權限類型分為條目權限和電子文件權限，根據(jù)設置方式分為臨時權限、規(guī)則權限、默認權限。

規(guī)則權限針對網上利用者和普通用戶設置，針對條目權限和原文權限進行判斷，可以設定對應的查詢規(guī)則來批量設置權限?？梢葬槍n案庫進行設置?？梢詢戎靡恍┕潭ㄒ?guī)則，如全部數(shù)據(jù)、歸檔前數(shù)據(jù)、歸檔后數(shù)據(jù)、職務對應密級等。可以選擇組或組下面的人進行設置權限，如果設置了組的權限，下面的人自動繼承組的權限，判斷順序為人優(yōu)先于組。規(guī)則權限判斷流程為：

默認權限主要針對網上利用者和兼職檔案員，可以根據(jù)檔案類型來設置，主要權限類型為條目瀏覽、電子文件瀏覽、電子文件下載等。

條目權限根據(jù)默認權限和規(guī)則權限組合得到對應的用戶的權限。

電子文件的一般使用流程

電子文件一般的使用流程如下圖所示：

上述流程主要包括了電子文件的提交、存儲和利用三個環(huán)節(jié)，利用時可以對電子文件進行瀏覽、下載、打印、導出光盤等。以上應用模式中存在以下幾個問題：

①電子文件格式不統(tǒng)一，給各種電子文件的安全控制及利用造成很多困難；

②電子文件容易被篡改，篡改不易被發(fā)現(xiàn)；

③電子文件一旦提供用戶瀏覽，則電子文件已無法控制，用戶可進行拷貝、另存等，存在重要文檔被轉給其它人員的隱患。

電子文件訪問安全控制的主要任務：

①能有效控制電子文件的閱讀、下載、另存、打印、打印份數(shù)、修改、拷貝/粘貼、使用有效期限等。

②保證重要文檔不轉給其它人員。只有經過授權的用戶才能閱讀采用本系統(tǒng)加密的文檔，未經授權的用戶，即使拿到其他人的授權文件，仍無法閱讀加密的文檔。

（五）檔案管理系統(tǒng)硬件設施的建設

1、機架式服務器一臺

存儲設備一臺

2、建立檔案原文數(shù)據(jù)庫所需要的A0、A3平板掃描儀，高速掃描儀、數(shù)碼相機等設備。

五、“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”的特點及主要功能

大唐南京發(fā)電廠的檔案部門擔負著各類檔案的最高管理職能，在檔案管理系統(tǒng)中，管理職能具體定位如下：

完成大唐南京發(fā)電廠各檔案所屬各部門日常檔案管理工作，指導和管理各部門的檔案歸檔工作，完成檔案資料的收集、整編、錄入和管理工作；同時，將與之對應的檔案數(shù)據(jù)和文件系統(tǒng)中歸檔的檔案數(shù)據(jù)歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。另外，大唐南京發(fā)電廠各類檔案需要對各部門的年報進行接收和匯總工作，生成符合國家檔案局要求的年報。

1.全文檢索系統(tǒng)信息服務功能

系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的智能搜索產品，實現(xiàn)對附件的全文檢索，并能對常用檢索途徑進行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；提供自然語言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持對自動搜索到的全部信息進行智能分類，并可對設定的主題，將全部相關信息進行聚類；系統(tǒng)的自動分類和聚類功能可以以圖形化展示，方便用戶定位到關心的信息以及了解信息分類之間的關系。

針對上述各類搜索方式，都會受到系統(tǒng)權限的控制，保障檔案數(shù)據(jù)的檢索安全。

目前支持電子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等圖像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字處理格式。

技術特點：索引權限和系統(tǒng)權限完全融合；索引庫、目錄庫、電子文件庫三位一體；系統(tǒng)數(shù)據(jù)和索引庫數(shù)據(jù)同步。

全文檢索示意圖

2.主動式檢索服務應用

檔案推送是檔案信息資源提供利用的一種主動服務方式，突破了傳統(tǒng)的檔案被動利用模式，通過管理員對檔案信息資源打包并直接推送給利用人的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時有效的發(fā)揮了檔案信息資源的價值；

檔案打包推送一般分為主動推送和請求推送兩種應用方式：主動推送是指檔案管理員將組織好的檔案數(shù)據(jù)包設定有效期后直接推送給用戶進行利用，檔案數(shù)據(jù)包可以是編研成果、事件專題等內容；請求推送是指利用者通過網絡向檔案管理員發(fā)出檔案利用請求信息，檔案管理員根據(jù)請求內容組織所需要的檔案信息，設定有效期限后直接推送給利用者。

檔案推送具有時效性，過期后將失效不能再訪問既方便了利用又保證了安全。

（三）OCR技術的應用

與圖像處理技術一樣，紫光的OCR（漢字識別）技術也已嵌入到系統(tǒng)當中，在系統(tǒng)的所需要的操作中，可以隨時調動OCR功能，實現(xiàn)圖像漢字的識別。OCR技術主要應用與以下幾方面：

紫光的OCR漢字識別技術在文書檔案的數(shù)字化和再利用方面可以發(fā)揮重要的作用。

首先，在掃描電子文檔的識別中，通過其獨有的版面分析功能，不僅可以快速實現(xiàn)文檔的掃描識別，同時還可以自動提取當中的檔案關鍵信息，自動識別后填入檔案的目錄信息當中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。

其次，快速OCR技術將掃描文件自動識別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對圖像文件自動建立索引的功能。

再次，在用戶檢索查詢當中可以選定所需文件內容，自動對其進行識別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。

對于中英文混排、表格等特殊格式可以比較好的識別還原。

檔案人員在利用檔案的時候常常需要瀏覽檔案原文，對于比較感興趣的內容可以利用在線OCR功能將圖片格式的原文，識別成可編輯的文本信息，以便于下一步的利用。

利用的時候用戶在檔案原文上選擇需要的區(qū)域，系統(tǒng)自動將區(qū)域內的信息傳到檔案服務器進行識別，然后傳到用戶的窗口顯示出來。

原文瀏覽的時候選擇要識別的區(qū)域

識別后的文本文件

在線OCR支持網絡上所有有權限的用戶應用，同時允許多個用戶并行使用。

（四）可擴展支持多種安全技術

系統(tǒng)設計方案中充分考慮了大唐南京發(fā)電廠對信息安全性方面的考慮，除了系統(tǒng)本身的用戶權限控制系統(tǒng)和日志管理外，還可以支持與用戶身份認證系統(tǒng)的集成、實現(xiàn)電子印章、數(shù)字水印、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、流技術瀏覽等信息安全技術。

（五）檔案數(shù)字化加工模塊中圖像處理技術

檔案數(shù)字化加工子系統(tǒng)由利用流媒體采集工作站、高速掃描儀、數(shù)碼專用設備作為信息入口，將紙張、影像、音像的信息轉換成數(shù)字影像文檔，并將數(shù)字化信息的圖文數(shù)據(jù)庫存儲到海量存儲載體中，采用OCR技術，實現(xiàn)掃描結果的文本轉化。對文檔、圖片及其他檔案類型數(shù)據(jù)進行加工處理及標引。

圖像處理技術的應用

系統(tǒng)中內嵌了紫光圖像處理技術，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。

在收集整編、檔案管理子系統(tǒng)中，都可以在數(shù)據(jù)錄入和維護時自動打開圖像處理模塊，完成紙介質文件的掃描錄入或對掃描文件的圖像處理功能，利用系統(tǒng)中的圖像掛接功能來實現(xiàn)圖像文件與檔案目錄的自動對應。

圖像處理模塊最大的特點就是除了可以滿足招標文件需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實現(xiàn)批量的圖像掃描和自動處理的功能，是一個功能強大的圖像掃描和處理模塊。

圖像處理功能介紹

該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉、圖像縮放、圖像幅面調整、圖像分辨率調整、圖像壓縮格式轉換、消藍、去污、糾斜、合并等。

圖像處理窗口

掃描的參數(shù)設定，在掃描的同時用戶可以設定自動執(zhí)行糾斜、去黑邊、清除噪聲等功能，掃描后也可以手動進行上述操作。下圖是圖像處理的幾個功能操作界面。

掃描后的文件

去黑邊處理后的文件

糾偏、去污點處理后的文件

掃描后的文件

圖像拼接前

圖像拼接后的效果（合并的時候可以選擇上下合并或左右合并）

六、推廣和應用

第5篇：檔案管理痛點范文

（一）電子檔案裁體的壽命

紙質檔案單位面積上存儲的信息量很少，當今的信息存儲技術，可以將一幅詳細地圖中的成千上萬個信息存儲在小小的一張光盤上，這無疑是技術上的一大進步。但是，當存儲載體的記錄信息能力高速增長時，存儲信息的新型載體的壽命卻不如紙質。手工紙的手稿可保存上千年，而電子檔案載體的壽命非常短。磁帶最多只有十多年，而光盤生產廠商的承諾至多也沒有超過100年。另外，紙張的損壞很易被發(fā)現(xiàn)，電子檔案載體的損壞只能由設備來檢驗。影響電子檔案保存壽命的另一個重要因素是將來的設備可能無法讀出今天記錄在載體上的信息內容。

（二）電子計算機的技術更新

除載體的自然損壞外，影響信息存取的還有設備和軟件問題。在數(shù)字世界里，技術設備與存儲載體緊密聯(lián)系在一起，高密度的信息存儲必須依賴于復雜的電子設備和有關的軟件，而這些設備及軟件總是在隨著技術的進步而不斷地更新，一旦硬件或軟件被淘汰，其記錄在存儲載體上的信息將無法讀取。例如，CD光盤的壽命比其他新型數(shù)字存儲載體壽命都長，然而最初給它記錄信息的電子計算機系統(tǒng)，可能早已更新?lián)Q代多少次了，這就使得CD盤上的信息可能無法讀取。

檔案館主要是保存永久檔案，有的幾十年后才能對外開放。幾十年后不但載體可能自然損壞，其讀取設備可能早就更新?lián)Q代多次了。環(huán)境技術的生命周期對于電子檔案的保存提出了嚴重的挑戰(zhàn)，數(shù)字技術的軟硬件一旦過時，廠家就可能不再提供該產品，沒有相應的軟硬件平臺信息就無法讀取。這是電子檔案管理人員必須面對的現(xiàn)實。

（三）信息的真實性

電子檔案存儲載體存在的另一個嚴峻問題，是數(shù)字信息可以不留痕跡地被修改。檔案館提供給用戶的電子檔案信息是否準確可靠，也是對電子檔案管理提出的另一挑戰(zhàn)。

二、電子計算機軟硬件技術過時的對策

電子檔案管理在技術上有三個大問題：存儲載體不耐久；讀寫信息的電子計算機軟硬件技術過時，電子信息內容的真實性。

電子檔案存儲載體的壽命一般都超過了讀寫它的電子計算機軟硬件技術生命周期，使得載體壽命相對于軟硬件技術過時而言，顯得并不十分重要。世界上幾乎沒有一個廠家可以保證，它生產的電子計算機硬件和軟件不會過時。技術過時使得各種信息的壽命受到威脅，幾乎都不安全。下面列舉幾種對策方法也只能作為參考。

（一） 再生性技術保護

這里所說的再生性技術保護，是指將技術過時的存儲載體上的信息適時地轉移到紙張或縮微品上，不再使用電子計算機軟硬件讀取。這種方法為長期保存信息提供方便并避免軟硬件技術過時帶來的任何麻煩，對于電子計算機技術人員來說，這可能是最希望采取的方法。但卻存在幾個現(xiàn)實問題：一是有些信息無法轉移到紙張或縮微膠片上，如聲音信息、超文本信息、多媒體信息等；二是上述信息即使可以轉換，也必將失去它原有的風格和能力，如將電子檔案的文本格式信息轉移到穩(wěn)定長久載體上，使之具有壽命長、人的眼睛可直接閱讀，不受軟硬件技術過時的限制等優(yōu)點，但卻失去了數(shù)字化的傳遞與使用的靈活性。因此，這種方法適用于利用率很低的電子檔案。

（二）建立電子計算機技術檔案館

建立一個過時的電子計算機技術檔案館，收集技術過時的電子計算機軟件、硬件，提供利用，讀取那些過時技術記錄在載體上的信息內容。例如，收集過時的磁帶驅動器和過時的操作系統(tǒng)。這種方法要廣泛收集保管過時技術的全套硬件與軟件，還必須保持操作這些過時技術的某些技能。由于設備的老化，原生產廠家不再生產這些設備的備件，存儲載體在不斷損壞等原因，使得代價十分昂貴，不是檔案部門自己力所能及的可以采取的措施。

（三）拷貝和遷移

拷貝是在原來的技術環(huán)境下定時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲載體理化性能變化引起的信息丟失。這應該成為檔案館管理電子檔案的一種基本方法。這只是常規(guī)的管理工作，而不能解決電子檔案由于軟硬件技術過時引起的長期保管問題，解決這個問題的可供考慮的方案是遷移。

將數(shù)字信息從一種技術環(huán)境轉換到另一種技術環(huán)境上的復制稱為遷移。遷移是隨技術變化適時改變數(shù)字信息格式的一種處理過程，這個過程使得信息在將來也可以被存取。遷移意謂著基于字符的數(shù)據(jù)，可以從一個存取載體轉移到另一個存取載體上，以進行數(shù)字信息的保護，

即便是純文本的電子文件也是如此。

三、信息真實性的對策

檔案館保管電子檔案，可能經常要進行數(shù)字信息的大量存取。用戶要求被存取的信息是真實的。存儲載體損壞的復制與軟硬件技術過時的遷移，不能只保證信息存取的實現(xiàn)，而更要保證被存取信息的原始性、真實性。保證被存取的信息是原始的、真實的，是對電子檔案管理的又一個挑戰(zhàn)。

第6篇：檔案管理痛點范文

【關鍵詞】Web技術；電子檔案；管理系統(tǒng)；設計

隨著計算機技術的發(fā)展，計算機技術得以廣泛應用在各個領域，它采用高效的信息處理、提煉等優(yōu)勢運用至檔案管理中，讓人們更容易使用檔案信息，從而順應時展趨勢。針對上述情況，本次研究提出設計Web的電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)借助先進的計算機技術對檔案進行管理，檔案管理人員能夠快速查詢、檢索、修改、歸檔等操作，大大提升檔案管理工作的效率。

1.電子檔案管理系統(tǒng)框架設計

本次設計的電子檔案管理系統(tǒng)是在WEB技術基礎上上，WEB技術能為信息安全提供重要保障，進而減少系統(tǒng)信息安全方面的開支?？紤]到公司日常檔案管理流程及需求，在參考類似檔案管理系統(tǒng)設計后，設計出本系統(tǒng)系統(tǒng)具體架構，見圖1。

2.電子檔案管理系統(tǒng)模塊設計

2.1登錄模塊電子檔案管理系統(tǒng)用戶主要為管理員和用戶，用戶在系統(tǒng)上注冊成功后，憑借用戶名稱和密碼登錄系統(tǒng)。在登錄界面用戶需要選擇自己的身份，系統(tǒng)依據(jù)用戶身份在相對應的數(shù)據(jù)表內查詢用戶賬戶、密碼是否存在，只有正確無誤的用戶名和密碼才能進入系統(tǒng)。用戶身份檢驗是確保系統(tǒng)安全、保障系統(tǒng)穩(wěn)定性的關鍵，用戶身份檢驗能有效預防非法授權用戶使用與入侵，進而維護合法用戶的權益。用戶登錄系統(tǒng)界面見圖2。2.2數(shù)據(jù)錄入模塊檔案管理員可利用數(shù)據(jù)錄入模塊，編輯、修改各類檔案數(shù)據(jù)并實現(xiàn)檔案文本與各類電子檔案原件之間的掛接。數(shù)據(jù)錄入流程見圖3。用戶在進行案卷、問卷錄入過程中，系統(tǒng)能夠提供添加、編輯、排序、刪除等操作，可任意復制某個記錄。修改操作后可重新替代原始檔案，確保用戶在檢索查詢操作時，直接瀏覽經過修改的新文件。同時，詳細記錄修改信息及舊檔案，便于用戶時刻掌握檔案修改情況。除此以外，電子文件批量掛接功能能把用戶已經錄入的檔案記錄及電子檔案原件依據(jù)設定的規(guī)則自動對應，便于查詢用戶在檢索條目時瀏覽電子原件。2.3設置權限模塊電子檔案管理的主要功能之一，就是幫助計算機網絡用戶可依據(jù)需要隨機在本機上完成檢索、查詢、下載各類檔案資料。必須注意，檔案具有保密性的特點，設置權限模塊促使管理員不僅能保障有權用戶有效利用檔案，也可適當限制用戶對部分檔案的使用權限，確保檔案信息的安全、可靠性。檔案管理員通過對網絡對每位及各部門檔案權限等進行設置，并細化至某個案卷或者文件的權限，為用戶賦予臨時權限。權限設置完成后，檔案管理員除臨時賦予權限外，日常無需開展繁瑣的檢索、歸還等工作，用戶在網絡上即可實現(xiàn)檔案查詢、瀏覽等操作。其流程見圖4。2.4查詢檢索模塊電子檔案管理最主要的作用是在網上對檔案實施檢索，在用戶權限允許范圍內，直接在瀏覽上查詢所需的檔案原文，也支持下載至本地機器上便于用戶使用。檢索查詢模塊為用戶提供檢索、瀏覽、下載等多種功能，用戶根據(jù)分類、案卷、主題詞語等進行檢索，也可利用對用戶來說更為直觀的卡片完成檢索。除此以外，管理人員可對用戶庫、日志庫實施組合檢索，并根據(jù)需要打印檢索信息，操作流程見圖4。查詢檢索模塊支持多種檢索方法，其中，組合檢索過程中用戶可依據(jù)項目、文件信息中的字段進行不同條件的組合，達到條件表達式檢索的效果?？ㄆ瑱z索方法把項目、文件的錄入界面展現(xiàn)出來，用戶會將其了解的信息填入相對應字段中，即能查到滿足條件的檔案。2.5統(tǒng)計報表模塊統(tǒng)計是對電子檔案庫內各類檔案的工程項目庫、文件庫及案卷庫中的字段實施自定義統(tǒng)計，并輸出相應報表。該模塊可提供修改、刪除、復制統(tǒng)計項、數(shù)據(jù)轉換等功能，在此基礎上打印相應的信息，執(zhí)行步驟如圖6所示。2.6設計合理的數(shù)據(jù)庫設計數(shù)據(jù)庫就是在特定應用環(huán)境中，構造合理的數(shù)據(jù)庫邏輯模式及物理結構，以此創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫及應用系統(tǒng)，確保其能有效地保存、管理數(shù)據(jù)，滿足不同用戶的需求。數(shù)據(jù)庫設計在系統(tǒng)開發(fā)中發(fā)揮著重要的作用，也是整個系統(tǒng)的核心。設計數(shù)據(jù)庫時，要依據(jù)需求、邏輯結構、物理結構等進行。在此基礎上，筆者對公司電子檔案管理系統(tǒng)進行設計。系統(tǒng)依托Web的計算方法，使用瀏覽器操作便捷性更強，客戶端無需安裝專用軟件，整個系統(tǒng)的管理維護操作更加簡單、快捷。電子檔案管理系統(tǒng)中主要包含檔案表、檔案歸還表、借閱表等，其中，檔案借閱表包含編號、日期、機構、經手人等信息，具體見表1。

3.結語

本文以Web技術為研究視角，深入分析用戶對電子檔案管理系統(tǒng)的需求，基于web技術詳細設計電子檔案管理系統(tǒng)的架構及各功能模塊，以期為各部門更好地管理檔案做出重要的貢獻。

參考文獻

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[3]詹斌.基于Web的檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].廈門大學,2014.

第7篇：檔案管理痛點范文

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關特征

結合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠。同時，由于實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當前發(fā)展形勢的影響，自身的應用范圍受到了一定的制約，即紙質檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對而言，電子檔案由于受到計算機網絡及各類信息技術的支持，實際的應用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應了解二者的相關特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案在管理中的區(qū)別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結合電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案的特征及實際的應用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應注重數(shù)字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統(tǒng)紙質檔案歸檔方式較為簡單。通過相關部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時間不同

當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內進行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計算機網絡及信息技術的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數(shù)碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質檔案管理工作中需要相關部門進行統(tǒng)一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同

電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質的影響，需要在計算機網絡及信息技術的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應進行格式轉換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質檔案保管中需要對紙制品材料進行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴格控制存儲環(huán)境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現(xiàn)人為錯誤。

3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案之間的聯(lián)系

電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：（1）二者本質上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統(tǒng)紙質檔案信息；（2）電子檔案是對傳統(tǒng)紙質檔案的繼承，相比紙質檔案管理工作效率更高， 某些業(yè)務中也需要交叉使用電子檔案與紙質檔案；（3）電子檔案的發(fā)展與傳統(tǒng)紙質檔案密切相關，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。

第8篇：檔案管理痛點范文

關鍵詞：電力系統(tǒng)；檔案管理；問題；措施

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

隨著我國改革的不斷深入，電力系統(tǒng)各項建設也取得了令人矚目的優(yōu)異成績。檔案是電力系統(tǒng)建設與發(fā)展過程中的重要組成部分，能否對檔案進行現(xiàn)代化管理，提高檔案管理人員的綜合素質，是當前電力企業(yè)發(fā)展的重要基礎。

一、電力系統(tǒng)檔案管理中存在的主要問題

1、行業(yè)標準較籠統(tǒng)

電力系統(tǒng)檔案管理是一項巨大的工作，涉及面較廣，對相關技術標準和規(guī)范要求嚴格。在電力系統(tǒng)檔案管理領域，盡管國家頒布了一系列的技術規(guī)范和標準依據(jù)，入《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T5032228-2001）、《建設工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）。雖然這些技術規(guī)范和標準依據(jù)在一定程度上能夠指導電力系統(tǒng)檔案管理工作，但規(guī)定仍較籠統(tǒng)，依據(jù)不全面，未能在有關具體操作上進行詳細規(guī)定，這也導致了檔案管理缺乏操作性等。

2、缺乏具有規(guī)范性、科學性的管理制度體系

由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣，存在各施工單位歸檔工作的要求和做法不一致現(xiàn)象。在工程建設的前期階段，在開工建設前設計單位已開始產生檔案，但由于設計工期緊，設計單位經常出現(xiàn)未按要求進行工程檔案的管理。設計方案不規(guī)范變更，為檔案管理和利用埋下了隱患。工程施工階段由于施工單位對檔案管理工作的輕視，導致基建檔案的施工記錄不夠詳細、完整。對于升版、后補圖紙，無專人進行管理，即使有管理人員，也會存在因臨時更改文件的突發(fā)性和不確定性導致圖紙文件得不到更改，最終使得失效文件繼續(xù)流轉下去。工程驗收檔案交接階段，驗收交接檔案蜂擁而至，面對大量的工程檔案，驗收時間緊，任務重，最終導致檔案人員不追求工程檔案的價值性，對于檔案的正確性沒有時間核查，甚至對于重要資料沒有存檔的現(xiàn)象。

3、管理人員的業(yè)務素質和專業(yè)水平不高。

隨著國家電網建設網架的不斷擴大和加強，電壓等級的不斷升高，輸送電力能源的任務不斷加重，檔案服務的范圍也在不斷擴大，檔案工作的手段也更加現(xiàn)代化。但在實際中，許多檔案管理人員缺乏對檔案的編制與管理能力，僅僅局限于收集、整理、分類、保存、利用等，使得原本珍貴的信息尚未發(fā)揮作用。檔案資源效應形同虛設。檔案相關的政策、規(guī)定、專業(yè)業(yè)務知識的及時學習，缺乏積極主動地開展工程檔案收集工作。檔案管理不夠專業(yè)化，缺乏在每一項建設工程開工與結束之間，與工程項目管理、施工等部門溝通現(xiàn)象，更很少介入工程建設活動中去實時了解工程建設動態(tài)，參與工程建設項目的單項工程驗收、評審活動。

4、對檔案管理的創(chuàng)新意識不夠。在信息化迅猛發(fā)展的今天，很多電力企業(yè)還沒有使用數(shù)字化檔案管理，導致電力系統(tǒng)的檔案不能得到有效和長久的保存，造成重要的檔案遺失，無法查找，造成很大的損失。

二、解決電力系統(tǒng)檔案管理問題的措施

1、建立健全管理的制度體系

為了提高檔案管理的有效性，要實施一整套統(tǒng)一的、科學的以及實用性強的檔案管理制度與方法，確保檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地進行。根據(jù)電力系統(tǒng)項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立電力系統(tǒng)檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。做好電力系統(tǒng)檔案管理工作，建立電力系統(tǒng)檔案管理機制。根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)制定相關管理制度，做到集中管理、集中規(guī)劃，將檔案的一切管理工作走向標準化與規(guī)范化。要不斷完善工程的管理制度，當電力工程開工的時候就進行檔案的管理工作，并要緊跟工程的進度，在電力工程竣工的時候，檔案工作也要同步進行，在這一過程中，一定要保證項目檔案的完整性與準確性，在事前、事中、事后都要進行嚴格的控制，通過各種有利的機會對電力系統(tǒng)的資料進行廣泛的收集與整理，遇到不合理的地方要及時進行修改與整頓，保證檔案資料的有效性。另外需要注意的是的檔案的管理人員要與電力工程施工部門及時進行溝通與交流，確保施工檔案的順利移交，可以通過定期會議或者到現(xiàn)場指導的方式加強學習與溝通。

2、將電力工程檔案管理工作納入電力工程項目管理

電力工程檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始電力工程檔案文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的電力工程檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時問和質量要求等事項，并規(guī)定工程款的百分之五作為電力工程檔案歸檔的準備金，不提交齊全完整的電力工程檔案不予付款，有效的控制、監(jiān)督、檢查電力工程檔案的質量。采取電力工程檔案工作納入基建工程計劃中，納入工程規(guī)章制度中，納入崗位責任制中;電力工程檔案工作與工程立項同步，與工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步。

3、提高專業(yè)檔案人員素質

隨著電力系統(tǒng)檔案工作的領域拓寬，檔案服務的范圍擴大，在檔案管理這方面不僅要有檔案專業(yè)人員還要有工程建設、監(jiān)理、設計等專業(yè)技術人員以及其他相關專業(yè)人員等，不同專業(yè)人才的相互配合高效地利用現(xiàn)代化的專業(yè)技術知識，使檔案管理工作高效進行。這就要求檔案人員必須加強業(yè)務培訓，，在完善本專業(yè)能力基礎上，積極提高電力系統(tǒng)檔案管理水平，做到合理的規(guī)劃、分類與管理。因此，在電力系統(tǒng)建設檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質，學習工程檔案相關的政策、規(guī)定及相關的業(yè)務知識，一方面要善于與工程項目管理、施工等部門加強溝通，另一方面檔案管理人員還要經常走進工程施工現(xiàn)場，把握工程建設進程，主動參與到工程建設驗收與評審活動中。要根據(jù)工程建設的變化做好資料變更記錄，要以全身心的注意力觀察工程建設的變更動態(tài)，對于需要變更的資料要及時提出修改意見，使電力系統(tǒng)檔案管理工作有秩序、有規(guī)劃地開展起來。同時，要完善兼職檔案人員網絡體系，增強企業(yè)員工檔案意識，要將檔案管理工作切實歸入企業(yè)管理工作中，主動更新知識結構，使檔案資料發(fā)揮對企業(yè)的發(fā)展的服務作用。相關的檔案工作人員要注意掌握檔案管理方面的法律法規(guī)，不斷提高自身的職業(yè)道德水平，實現(xiàn)檔案信息資源對企業(yè)的經濟效益的服務。

4、進一步加強電力建設工程檔案信息化管理

當前，很多企業(yè)已經完成了檔案工作的數(shù)字化管理，也就是在檔案管理中應用數(shù)字化技術和網絡技術，實現(xiàn)紙質載體向數(shù)字栽體的轉化，并能夠在網絡中傳輸，完成檔案的信息化建設與管理。但是在實施檔案工作數(shù)字化的同時，應該對檔案進行好類別規(guī)整，進一步完善檔案數(shù)字化管理中的各類體系索引，使檔案的數(shù)字化實現(xiàn)質的飛躍。

三、結束語

電力系統(tǒng)檔案管理是電力企業(yè)管理的重要組成部分之一，關系到我國電力經濟的發(fā)展，在新形勢下，應當不斷提高電力系統(tǒng)檔案管理的信息匯集，不斷地提高檔案管理的水平，才能有效地減低管理的風險，促進電力工程建設穩(wěn)步的發(fā)展，為我國經濟建設的健康發(fā)展保駕護航。

參考文獻

[1]陳加芳.對電力工程檔案管理問題的思考[J].安徽電氣工程職業(yè)技術學院學報,2011（01）.

第9篇：檔案管理痛點范文

迄今為止的社會現(xiàn)實表明：檔案是一種最真實、最可靠、最具權威性與憑證性的原生性固化信息，從根本上體現(xiàn)著信息的確定性與可靠性。檔案具有社會性、歷史性、確定性和原始記錄性，而原始記錄性是檔案的本質特征。高校檔案是學校歷史的真實記錄，是高校教育工作的重要環(huán)節(jié)，同時也是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，在學校發(fā)展中起著重要作用。國家教委文件指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一?！薄氨仨毤訌妼n案工作的領導，把檔案工作納入學校的整體發(fā)展規(guī)劃之中?！睆V播電視大學（以下簡稱“電大”）作為一種通過遠程教育為手段的成人高校，其檔案的管理又有著與全日制高校不盡相同方式方法，這就要求電大系統(tǒng)檔案管理員有著特殊的素質。

電大自成立以來主要經歷了三個不同的時期。在第一個五年的創(chuàng)立時期中，電大以開展成人學歷補償教育為主要任務，開辦電大成人班，為在“”十年間失去接受高等教育機會的大批知識青年，提供了寶貴的學習機會。第二、三個五年的發(fā)展初級階段，主要舉辦成人高等?？平逃?，發(fā)展為既舉辦高等?？平逃?，又舉辦廣播電視中專教育，還開展以崗位培訓為主的大學后繼續(xù)教育、職業(yè)教育、行業(yè)培訓等等。在隨后的改革探索時期（第四個五年），中央電大進行了“注冊視聽生”教育試點。因為電大發(fā)展經歷的曲折，其檔案的管理有著相當?shù)碾y度，亟待規(guī)范化管理。

一、目前電大系統(tǒng)檔案管理工作中存在的主要問題

1、思想觀念陳舊，管理意識淡薄，對檔案管理的認識不足。當前電大系統(tǒng)檔案管理部門普遍對于檔案管理工作的重要性認識不足，缺乏系統(tǒng)的認識和理性的思考，忽視了檔案信息資源的開發(fā)和利用。許多珍貴的、利用價值很高的檔案材料常年被束之高閣、無人問津，不能發(fā)揮其應有的作用，這就造成了資源的極大浪費。其實，成人教育作為高等教育的一種嘗試，在各種教學、教研、學生活動中，形成了許多有價值的文件資料。

2、機構設置不夠健全，人員專業(yè)化程度不高。大多數(shù)電大的系、部、處室沒有專職檔案資料管理人員，多數(shù)是教學秘書或行政秘書兼任，他們既有日常教學行政事務性工作，又要兼職收集、整理、歸檔、保存檔案等。有的甚至是歸檔時才隨便抓人或頻繁換人，由于這些人員業(yè)務不熟悉，給各類檔案的收集、整理、歸檔帶來了不良影響。有的雖然建立了檔案室或資料室，配有專職或兼職檔案員，但檔案管理職責不明確，導致實際工作中出現(xiàn)集中管理檔案難、歸檔難、開發(fā)利用難等被動局面，也影響了整個學校的檔案管理。

3、檔案信息缺少開放性，缺乏服務功能。成人高等教育在整個高等教育甚至是國民經濟發(fā)展中所占的地位日漸提高。高校檔案開放式的網絡化管理和服務便日漸成為廣大利用者的強烈要求。然而一些電大由于對檔案信息的開發(fā)利用價值認識不足，檔案管理歸類工作常常在半封閉的系統(tǒng)中進行，形成了與高校其他部門相對隔絕的狀態(tài)，這就失去了互相借鑒與交流的機會。缺乏對信息資源的開發(fā)和利用，不能把握信息開發(fā)和服務的實效性，這就難以形成信息資源開發(fā)和服務功能的多元化，也就沒有檔案管理者和信息需求者之間的良好互動。

二、加強電大系統(tǒng)教育檔案管理工作的基本對策。

1、提高成人教育工作者的檔案意識，是做好檔案管理工作的基礎。為使成人高校教學檔案管理主動適應新形勢的發(fā)展，必須樹立正確的教學檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》，增強檔案工作者的檔案意識。其次要明確檔案開發(fā)和利用工作的服務方向和服務思想，明確教學檔案管理工作的內容，充分認識到搞好教學檔案管理工作對提高教學質量、促進教學改革的重要地位和作用，重視教學文件資料的平時積累，杜絕敷衍了事做表面文章應付檢查等錯誤做法。同時，教學檔案資源的收集整理、建檔、歸檔、合理開發(fā)與利用是一個滾動發(fā)展、循序漸進的過程，需要學校上至領導下至各處室、各教學點、各教職工的共同支持和配合。如果大家都有強烈的檔案意識，能自覺積極、主動地將在教學及教學管理過程中形成的文件材料按時上交歸檔，就為管好用好教學檔案打下良好的基礎。

2、檔案管理人員必須加強自身修養(yǎng)， 不斷提高自身業(yè)務水平。隨著數(shù)字化、網絡化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下，其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經單機數(shù)據(jù)管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整，檔案管理人員要努力成為新型的復合型人才： 一方面， 熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)和各門類檔案、各種載體檔案的管理方法；另一方面， 能掌握檔案網絡化的新知識，熟練運用計算機技術， 并將之運用到實際的檔案管理工作中去；再一方面， 不僅懂得社會科學知識， 而且懂得自然科學知識， 既具有較高的人文素養(yǎng)， 又具有較高的創(chuàng)新意識和能力。這是檔案管理工作本身的需要， 也是時代、社會發(fā)展對檔案管理工作從業(yè)人員的特殊要求。每一位高校的檔案管理人員都要朝著這一目標而努力。

【參考文獻】

馮惠玲、張緝哲主編：《檔案學概論》，北京：中國人民大學出版社，2001年。

孔月吹：《成人高校檔案管理存在的主要問題及對策》，《成人教育》，2002年，第189期。