電子檔案管理方式精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理方式范文

關(guān)鍵詞 安全性 電子檔案 管理方法

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

當前，廣泛運用的電子信息技術(shù)和迅速發(fā)展的信息產(chǎn)業(yè)，電子政務(wù)工作的蓬勃發(fā)展，電子文件及網(wǎng)絡(luò)的日益普及，也正在改變著傳統(tǒng)的信息存儲和傳播方式，由此產(chǎn)生了電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)，使檔案館（室）打破了單一的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質(zhì)檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現(xiàn)，使當前的檔案管理工作向自動化、有序化和科學(xué)化、簡單化方向發(fā)展，這無疑提升了檔案的管理水平。同時，電子檔案自身的存儲特點以及網(wǎng)絡(luò)的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時俱進，以全新的工作方法來適應(yīng)這種變革

一、電子檔案存在的安全性的認識

首先，電子檔案與紙質(zhì)檔案有著根本的區(qū)別。電子檔案的安全性尤其重要，沒有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護電子檔案的原始性、真實性和安全性，使其真正具有法律的權(quán)威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統(tǒng)管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數(shù)據(jù)庫中增添、改動、刪除電子檔案內(nèi)容。因此，電子文件的數(shù)字簽名技術(shù)、消息認證和身份驗證技術(shù)需要盡快應(yīng)用普及。

其次，計算機病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個系統(tǒng)的癱瘓乃至數(shù)據(jù)的全部丟失。因此，對接收的每塊磁盤都要查驗病毒，網(wǎng)上更要預(yù)防病毒炸彈的攻擊。近幾年來，黑客的攻擊已超過計算機病毒的種類，總數(shù)已達到上千種。據(jù)悉，我國 95％與互聯(lián)網(wǎng)相接的網(wǎng)絡(luò)管理中心都遭到過境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網(wǎng)絡(luò)尚處于初級起步階段，網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)脆弱，易給黑客留下可乘之機。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問題。

最后，人員素質(zhì)關(guān)系到電子檔案的質(zhì)量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時增、刪、改而不留痕跡，人們無法判斷其原始性和真?zhèn)涡?。為了確保電子檔案的真實性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計算機操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執(zhí)行者，他們的個人素質(zhì)關(guān)系到電子文件的形成質(zhì)量和電子檔案的真實性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業(yè)道德、思想品質(zhì)和熟練的檔案管理知識，還要有一定的計算機應(yīng)用技能。因此，對檔案管理人員進行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)和職業(yè)道德教育勢在必行。以紙質(zhì)檔案作為電子檔案的鑒定基礎(chǔ)，對接收進館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測，采取嚴格的措施，制定嚴密的管理分段負責制度，進行監(jiān)督指導(dǎo)，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。

二、電子檔案的管理方法

1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲平臺，所以計算機是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動化模塊，將收集工作延伸到存儲系統(tǒng)設(shè)計階段，為電子檔案的管理奠定基礎(chǔ)。電子檔案的整理應(yīng)當按照歸檔原則、格式和規(guī)范進行，一般是以年度、組織機構(gòu)、保管期限分類存盤，在接受文件時集中完成，同時對歸檔的電子文件編寫簡要說明，存盤后，檔案人員按照數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。

首先，要加強對電子文件歸檔工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計算機網(wǎng)絡(luò)聯(lián)在一起。有些部門工作互有交錯，職責難以區(qū)分，所以對電子文件要指定專門機構(gòu)和專人負責，這一點尤為重要。否則，一盤散沙，就達不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求。電子文件歸檔應(yīng)按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實性、完整性，才有利于整個歸檔過程的管理，確保歸檔工作順利進行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質(zhì)量要求。要保證此項工作正常進行，關(guān)鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協(xié)調(diào)工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個有機整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質(zhì)量，為下一步提供利用打好基礎(chǔ)。

2、電子檔案的使用管理方法。鑒于電子檔案在保存與維護方面的復(fù)雜性，為使之安全、可靠并永久處于能隨時、準確地提供利用的狀態(tài)，就需要認真做好如下幾項工作：一要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案都是以脫機方式存儲在光磁介質(zhì)上的，所以要提供一個適合于光磁介質(zhì)保存的環(huán)境。如適宜的溫濕度，存放載體的庫房及框架等都應(yīng)達到要求，要能防塵、防光、防變形，并遠離磁場及有害氣體等。二要保證電子文件檔案內(nèi)容邏輯上的準確。由于電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體中，所以在以后利用時，還必須依賴于電子計算機的軟硬件平臺將電子檔案內(nèi)容還原成人們能直接閱讀的格式。這是一個很復(fù)雜的過程，所以必須了解其內(nèi)容格式在編排上不一致性和還原時所采用的技術(shù)與方法有差異的特點。為保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準確，必須對其依賴的技術(shù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、相關(guān)定義參數(shù)等加以保存。三要對電子檔案載體經(jīng)常進行有效檢驗與維護。電子檔案載體特別是磁載體極易受保存環(huán)境的影響，所以要經(jīng)常對其進行檢測和拷貝，以確保電子檔案的可靠性，以便能長期利用。

第2篇：電子檔案管理方式范文

關(guān)鍵詞：科技檔案；管理規(guī)范化；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01

一、探究檔案管理的現(xiàn)狀

（一）方式較為傳統(tǒng)，無法實現(xiàn)信息資源的共享：目前，眾多企業(yè)在管理檔案方面仍采之前的管理方式，忽視了現(xiàn)階段電子檔案管理的環(huán)境與發(fā)展趨勢，其不注重信息之間的交流與共享，各個部門之間對于檔案管理方式以及經(jīng)驗較為保留，這在一定程度上影響了檔案管理特有建設(shè)屬性的充分發(fā)揮，導(dǎo)致高校電子檔案管理仍處在不受重視的地位以及尋求合理方式的階段，使對信息資源的利用不合理，容易發(fā)生二次存檔現(xiàn)象。

（二）技術(shù)落后，各個部門之間的檔案管理方式差異巨大：由于不同企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度存在一定差異，某些企業(yè)由于資金充足，技術(shù)先進，可憑借此優(yōu)勢直接與社會企業(yè)、單位等建立良好的檔案管理交流機制，及時完善自身的管理方式管理效果，而缺乏資金與技術(shù)支持的少數(shù)企業(yè)卻無法實現(xiàn)此種局面，由此可見，要想提升高校檔案管理的水平必須輔以先進的技術(shù)支持與資金投入，加強企業(yè)之間的信息交流，分享電子檔案管理方式以及管理經(jīng)驗等，逐步縮小企業(yè)之間的管理差距，提升整個企業(yè)的電子檔案管理水平。

（三）分離管理，違背社會需求目標：據(jù)相關(guān)資料顯示，目前，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)及員工出國進行深造、評職稱、被舉薦等，各個方面，都需要其所在企業(yè)出具相應(yīng)的檔案資料進證明，保證其所說完全屬實。但企業(yè)在檔案管理過程中，信息資源的浪費，管理較為分散，各個部門之間信息交流緩慢等直接影響檔案的及時填充，盡管現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理已逐步實現(xiàn)電子信息化，但依然不能完全滿足其客戶的社會需求。比如，企業(yè)每位員工的檔案資料，是否屬實以及對其價值進行合理估量，這種方式已經(jīng)得到普遍應(yīng)用。

二、利用信息技術(shù)，優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平

（一）建立并逐步完善檔案調(diào)控管理機構(gòu)，推動電子檔案管理的迅速發(fā)展：如何實現(xiàn)電子檔案的整合管理，最重要的便是建立各個企業(yè)之間的檔案調(diào)控機構(gòu)，逐步達到檔案管理的社會化，為眾多員工以及領(lǐng)導(dǎo)今后的發(fā)展提供及時、有效的檔案支持。對此，需要相關(guān)部門的大力支持，憑借其權(quán)力親自指定某一機構(gòu)為檔案調(diào)控管理機構(gòu)，負責制定相應(yīng)的檔案管理政策、及時調(diào)配信息資源、調(diào)控各個企業(yè)之間的關(guān)系等，當然，這需要各個企業(yè)的主動參與，由其組建檔案調(diào)控管理機構(gòu)，實現(xiàn)企業(yè)之間的電子檔案一體化以及優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)水平。企業(yè)中有檔案管理專業(yè)的可以實時進行檔案管理培訓(xùn)工作，條件允許的話，可承接檔案調(diào)控機構(gòu)會議的召開工作，從而逐步調(diào)動其他企業(yè)對此的重視，主動參與檔案調(diào)控機構(gòu)的組建活動，為實現(xiàn)電子檔案的整合管理做好準備工作。

第3篇：電子檔案管理方式范文

（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術(shù)水平、管理質(zhì)量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實，此時，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大，建立在信息技術(shù)上的電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調(diào)用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調(diào)出，進而實現(xiàn)直接獲取。

（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.管理方式不同

電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應(yīng)的主題進行標注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。

2.保管方式不同

電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。

3.歸檔方式不同

電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學(xué)的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)點

1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展

電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。

2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。

（二）電子檔案管理的弊端

1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機

如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護手段可以采用云技術(shù)等。

2.企事業(yè)單位在進行電子檔案管理

由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時，還應(yīng)該加強管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。

3.電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險

例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。

4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高

國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。

三、結(jié)束語

第4篇：電子檔案管理方式范文

[關(guān)鍵詞]紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理；融合

中圖分類號：K206 文獻標識碼： A

一、紙質(zhì)檔案管理概況

紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴謹、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當具有合法性、原始性等特點。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點：

1. 同步歸檔

一線城市房產(chǎn)吸引國內(nèi)、國際熱資，有運用資本投資不動產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運作，在上一次買賣的辦文未完成時而箍緊下一次的買賣實現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國際化都市進程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時完成整理、24小時完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。

資料虛假、開發(fā)商一房多賣、重復(fù)抵押的經(jīng)濟糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。

檔案數(shù)字化加工是一個流水作業(yè)，須多個作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬份檔案在多個環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責任落實到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實物檔案時，必須從辦文數(shù)據(jù)庫中調(diào)取電子檔案交接表格，清點數(shù)目與實際相符后，再進行逐件核對。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁數(shù)進行核對，無誤后作電子簽署的同時作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫房為止。

檔案整理是指把收文資料進行加工。拆封前對檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責任的后續(xù)追蹤。

2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因為紙質(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

3.紙質(zhì)檔案最大的特點就是存放時間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張在某些情況下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。

二、電子檔案管理概述

電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計算機、計算機硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點：

1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。

2.電子檔案管理可以多樣化進行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進行文字數(shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴謹?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實施策略如下：

1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。

2.建立健全紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合機制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機制進行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。

3.將二者都作為一種檔案資料的展現(xiàn)形式展現(xiàn)給利用者，滿足利用者對于檔案資料的需求。

參考文獻：

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第5篇：電子檔案管理方式范文

教育是興國之要和強國之本。改革開放后，我國的教育得到了較快發(fā)展。但由于我國人口眾多，隨著教育水平的提高出現(xiàn)了畢業(yè)生供過于求、不容樂觀的就業(yè)前景，同時，大量畢業(yè)生檔案的管理也存在著諸多需要改進的地方。

1.當前就業(yè)形勢分析

我國是一個人口大國，曾有專家統(tǒng)計過，每年我國各大高校的畢業(yè)生高達700多萬；博士、碩士畢業(yè)生也有50多萬，并且這一數(shù)據(jù)還將逐步增長；而每年國家提供的就業(yè)崗位只有300多萬個。由此可見，我國的畢業(yè)生就業(yè)情況不容樂觀，并且還大量存在著供大于求的過剩情況。在這樣的社會條件下，如何讓廣大畢業(yè)生實現(xiàn)就業(yè)，降低他們的就業(yè)壓力呢？有人曾說過，是金子就總會發(fā)光。當今社會更加需要高素質(zhì)多方面發(fā)展的創(chuàng)新型人才，因此首先就需要讓學(xué)生們樹立好努力學(xué)習(xí)的終生學(xué)習(xí)觀念，加強科學(xué)文化的學(xué)習(xí)，提高自身科學(xué)文化素質(zhì)，提高自身的??際本領(lǐng)和能力，從而實現(xiàn)更好的就業(yè)。

在畢業(yè)生的就業(yè)形勢中，也存在著大量專業(yè)不對口和用人單位對畢業(yè)生要求過高的就業(yè)情況。許多學(xué)生在大學(xué)里學(xué)了四年的專業(yè)知識，在就業(yè)時卻常常不能將其發(fā)揮到實處，而從事了另一與所學(xué)專業(yè)無關(guān)的職業(yè)。要想大學(xué)生畢業(yè)后實現(xiàn)專業(yè)對口的就業(yè)，首先就需要大學(xué)生們在學(xué)校時努力學(xué)好自己的專業(yè)知識，提高自身的專業(yè)技能，為以后從事所學(xué)專業(yè)方面的工作打下良好的基礎(chǔ)。其次，畢業(yè)生也要積極地樹立自主創(chuàng)業(yè)的理念，不把自己的就業(yè)路線局限于所學(xué)專業(yè)，從而開闊自己的就業(yè)前景，實現(xiàn)畢業(yè)后更好的就業(yè)。再者，在學(xué)習(xí)的過程中，學(xué)生們還不能單一將側(cè)重點放在知識文化水平的提高上，而應(yīng)努力做到多方位、全方面的發(fā)展。在學(xué)習(xí)過程中多參與社會實踐活動，積累社會經(jīng)驗；在與人交往的過程中提高自身的本領(lǐng)，提高與人溝通的能力；同時還可以提前準備好自己的簡歷，對自己所存在的不足之處進行改進，逐步完善自己的檔案，使自己能在畢業(yè)后的就業(yè)中脫穎而出，找到合適的工作。

2.畢業(yè)生檔案管理優(yōu)化策略

每年大量學(xué)生畢業(yè)走入社會，不僅使就業(yè)形勢更加嚴峻，同時也給畢業(yè)生的檔案管理帶來了困難。隨著互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，逐步帶動了計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，進一步實現(xiàn)了辦公自動化、文檔一體化的擴展和深化。在網(wǎng)絡(luò)化的時代潮流下，傳統(tǒng)的檔案管理面臨著新挑戰(zhàn)。電子檔案方便快捷的使用，逐漸成了畢業(yè)生檔案管理的首選。就目前來看，電子檔案與傳統(tǒng)文件在載體、使用方法和保存方式上有著極大的不同之處，電子檔案具有傳遞速度快、易于復(fù)制等特點，極有可能成為未來檔案的主體。在新時展的形勢下，如何對大量畢業(yè)生的檔案進行更加優(yōu)化地管理呢？

2.1轉(zhuǎn)變管理方式

與原有的紙質(zhì)文書檔案相比，檔案的電子化具有更便捷的信息采集方式、信息存儲方式、操作方式和訪問方式。因此在信息化、網(wǎng)絡(luò)化高度發(fā)達的當今社會里，要實現(xiàn)畢業(yè)生檔案的優(yōu)化管理，就需要管理者們及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，應(yīng)積極地利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以電子檔案的方式來對大學(xué)生的檔案進行管理。運用電子檔案的方式來進行管理，可以有效提高檔案管理人員的工作效率，方便相關(guān)人員的查找，有效節(jié)省工作時間，降低工作人員的壓力。其次，在實現(xiàn)優(yōu)化管理的過程中，還要求管理者能積極地吸收他人有效的管理方式，引進先進的管理設(shè)備，讓畢業(yè)生的檔案得到更高效的管理，從而實行檔案管理優(yōu)化的目標。

2.2做好電子文件的保存及保護

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下，目前畢業(yè)生的檔案幾乎都是以電子文件的形式存在著。學(xué)生們在畢業(yè)后面臨就業(yè)的過程中，幾乎都離不開他們的人事檔案。要想實現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)化，首先就需要做好、解決好大學(xué)生電子檔案的保存問題。電子文件是以化學(xué)磁性材料為載體的，這些材料具有強大的產(chǎn)生靜電的能力，易使其在靜電影響下因吸收塵埃而導(dǎo)致易于卷曲、易于磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等不良情況，從而降低數(shù)據(jù)的有效保存時間。同時，在信息化發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)時代，電子文件還容易受到計算機病毒、電腦黑客等的襲擊，造成數(shù)據(jù)的丟失或損害，給電子檔案的安全帶來了隱患。因此，在優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理的過程中，要努力解決好電子文件的保存問題，要建立專用庫房、檔案柜存放電子檔案；積極與需求相適應(yīng)，配備專業(yè)電子檔案機房和安全性能較高的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代辦公設(shè)備；要避免存儲介質(zhì)受磁場、溫度、濕度、細菌等因素的影響以及防范機械磨損和強烈震動等，對存儲的數(shù)據(jù)造成影響。其次，在優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理的過程中，還要努力做好殺毒掃毒工作，要及時將對檔案產(chǎn)生安全隱患的因素排除在外，以確保檔案保存的完整性。

2.3做好電子檔案數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)工作

電子文件是一種利用網(wǎng)絡(luò)來進行資料存儲的設(shè)備，自身的特性決定了其存在不穩(wěn)定性和易于損害的風(fēng)險。為避免重要數(shù)據(jù)的遺失或丟失，進行檔案的有效管理還需要對大學(xué)生檔案的電子文件進行備份，以避免在數(shù)據(jù)遭受損害時能夠得到及時的恢復(fù)。在備份檔案的過程中，可以實行雙備份制度，一份封存好，實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理和保存；另一份則用來提供借閱，讓有需要的人能夠及時獲取到所需要的檔案，以方便人們的生活。由于網(wǎng)絡(luò)的不安全性，在進行檔案管理的過程中，還需要建立數(shù)據(jù)異地備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以確保畢業(yè)生的檔案內(nèi)容能在計算機或網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以及時恢復(fù)。

2.4加強網(wǎng)絡(luò)安全

在當前的網(wǎng)絡(luò)化時代，由于畢業(yè)生檔案的數(shù)量龐大，電子檔案成了首選的管理方式。但由于網(wǎng)絡(luò)存在著許多電腦黑客、病毒等外界因素的影響，常常會對畢業(yè)生的檔案進行破壞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，給檔案的管理帶來不便和諸多安全隱患。要實現(xiàn)畢業(yè)生檔案的優(yōu)化管理，還需要有關(guān)部門強化安全職責，加強對網(wǎng)絡(luò)安全的管理，對惡意侵害數(shù)據(jù)庫的黑客進行嚴懲；推廣文明用網(wǎng)的理念，讓網(wǎng)民能提高自身素質(zhì)，不故意對他人的東西進行毀壞。在加強網(wǎng)絡(luò)化管理的過程中，光有外界的安全措施也還不夠，還需要管理人員在工作的過程中積極地運用目前比較成熟的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如訪問控制技術(shù)、防火墻技術(shù)、防御病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，以及密匙管理、數(shù)字式簽名等先進技術(shù)，及時地對電腦進行殺毒，確保電子檔案網(wǎng)絡(luò)的正常運行，從而實現(xiàn)優(yōu)化管理的目標。

2.5制定相關(guān)的法律法規(guī)，加強管理的規(guī)范化

畢業(yè)生的檔案以電子文檔的方式進行管理，可以更加方便工作人員的管理。相比傳統(tǒng)的管理方式，能夠更加節(jié)省人力物力。為實現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理，防止在電子檔案管理的過程中出現(xiàn)無章可循、無法可依，重復(fù)、繁雜的混亂局面，確保電子文件管理的高效性和科學(xué)性，還需要制定與電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的法律法規(guī)和各種標準來支持，以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。例如，在管理的過程中，可以對檔案查閱的人員進行限定，提高檔案管理人員的素質(zhì)，實行全程監(jiān)控利用電子檔案的人員并自動記錄，以防止畢業(yè)生檔案被篡改而造成重大損失。

2.6加強專業(yè)人才的培養(yǎng)

畢業(yè)生的檔案對于畢業(yè)生未來的生活、就業(yè)以及進一步的發(fā)展都是必不可少的。檔案的命運在很大程度上取決于檔案工作者的水平與責任心。檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性的工作。因此在畢業(yè)生檔案優(yōu)化管理的過程中，需要加強專業(yè)檔案工作人員的培養(yǎng)。在知識經(jīng)濟的調(diào)整和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊下，出現(xiàn)了許多新型載體的檔案盒和全新的管理方式、管理手段，在這樣的情況下，就對專職檔案管理人員提出了更高的要求。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，能夠讓檔案人員適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于開闊思路，提出新辦法、解決新問題；敢于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，實現(xiàn)檔案管理上的創(chuàng)新和突破，使檔案管理更具有靈活性，更加適應(yīng)新時展下人們的需要。加強專業(yè)人才的培養(yǎng)功底，還能夠讓從事檔案工作的專職人員既有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又有較強的管理能力和服務(wù)意識，增強他們工作的責任心和責任感，從而促進?n案工作人員熟悉檔案業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)、步驟，掌握各種檔案載體的管理方式，推動檔案管理工作的有效快速運行。

第6篇：電子檔案管理方式范文

一、檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)含

檔案信息化的內(nèi)容包括狹義上的信息化和廣義上的信息化兩個方面:狹義上的信息化，即檔案自身內(nèi)容的信息化；廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等多方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播；另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，廣泛地服務(wù)于社會。這兩個方面的目標相互聯(lián)系，相互促進，因為，檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案信息資源，必然與社會發(fā)生普遍聯(lián)系，與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成廣義上的檔案信息化。

二、改進檔案管理方式，推進工程檔案管理進程

檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級檔案管理工作人員應(yīng)當著力思考和著手解決的問題。

1.拓寬檔案信息管理思路

檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務(wù)。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強調(diào)維護檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進檔案室的大門。

近些年來，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識和專業(yè)技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應(yīng)該順應(yīng)時代所需，從現(xiàn)實出發(fā)，從長遠考慮，實現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會大眾提供檔案服務(wù)上來。

2.提高檔案信息管理水平

隨著先進信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進，計算機管理軟件為實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計算機管理在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用管理過程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。

檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，但可為社會經(jīng)濟效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會經(jīng)濟效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現(xiàn)實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發(fā)和利用是開展檔案信息化建設(shè)一項重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發(fā)利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。

選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。

3.加強工程檔案信息管理

工程建設(shè)的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。

工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。

工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。

數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計算機管理系統(tǒng)的優(yōu)勢和成敗的關(guān)鍵，要嚴把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項數(shù)據(jù)的全面和準確。利用計算機對工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進行校對。

第7篇：電子檔案管理方式范文

摘 要 隨著我國科技的進步，檔案管理領(lǐng)域取得了一定經(jīng)驗，但社會的進步需要檔案管理模式共同進步，同時檔案客戶對檔案管理方式也有不同的要求，所以，現(xiàn)代檔案管理逐漸向公共管理方向發(fā)展，這樣在公共管理基礎(chǔ)上的檔案管理需要引起檔案管理者的重視。本文就公共管理視閾下的檔案管理方法、理念以及管理范式進行了深入的研究和探討。

關(guān)鍵詞 公共管理 視閾 檔案管理范式

在市場經(jīng)濟發(fā)展中，檔案管理工作起到重要的作用，良好的檔案管理工作可以更好的充實和豐富檔案資源。因此，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)需要考慮改善檔案管理方式，創(chuàng)新出更適合我國國情的檔案管理體制[1]。現(xiàn)代檔案管理應(yīng)逐漸向公共管理靠攏，在公共管理基礎(chǔ)上研究檔案管理體制對社會發(fā)展非常有益，這需要檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員共同對此方法進行研究，進而創(chuàng)新出更優(yōu)質(zhì)的檔案管理方法，使我國檔案管理體制到達新的高度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理。

一、基于公共管理視閾的檔案管理方法

所謂公共管理，顧名思義，是以公眾為主體的管理模式，這個管理模式可以為公眾提供高效的服務(wù)。然而公共管理視閾下的檔案管理，是以公共管理為基準和方向，使檔案管理方式更為專業(yè)，進而為公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案管理應(yīng)該注重服務(wù)好檔案用戶，以檔案用戶為主體，關(guān)注用戶的體驗和感受，進而使得檔案管理能夠不斷進步[2]。

二、基于公共管理視閾的檔案管理基本理念

（一）承擔社會責任

檔案管理需要對社會以及公眾負責，社會責任是推動檔案管理的動力和基礎(chǔ)，要想實現(xiàn)合理有效的檔案管理就需要檔案管理承擔社會責任。陳舊的檔案管理主要責任是為政治工作人員負責，而公共管理視閾下得檔案管理需要承擔的是社會責任，不僅對社會發(fā)展負責，而且對廣大群眾負責。

（三）統(tǒng)一管理理念

檔案管理想要向公共管理方向前進，就要做到對待公共人群實行統(tǒng)一的管理體系。檔案管理人員對于社會各個階層的公眾都要一視同仁，嚴格按照檔案管理制度開展工作，可以面向社會開放的檔案要向廣大公眾開放并提供統(tǒng)一服務(wù)，在服務(wù)過程中不能出于自身原因?qū)δ骋浑A層人群排斥或歧視，檔案管理人員要統(tǒng)一標準，不得為特殊職位人員“開后門”，使其享有特殊化服務(wù)，工作人員對檔案用戶的要求和相應(yīng)的工作流程應(yīng)該是統(tǒng)一一致的。

三、基于公共管理視閾的檔案管理方式

（一）采集群眾意見的方式

檔案管理向公共管理靠攏的具體管理方式有許多，其中采集群眾意見是最能體現(xiàn)出正確方向的表現(xiàn)之一。既然檔案管理面向的用戶是廣大的社會公眾，檔案管理工作開展過程中，群眾就可以對檔案管理工作提出意見，管理人員吸取公眾的意見，對未來向更多的用戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)實有裨益。檔案管理部門采集群眾的意見加以改進，這樣不但可以幫助檔案管理工作進步，還可以增加檔案管理工作的透明度[3]。

（二）檔案資源信息化

隨著電子化信息時代的到來，檔案管理也加入其中形成電子信息檔案，電子檔案信息化促進了社會的不斷發(fā)展，同時也需要檔案管理部門和領(lǐng)導(dǎo)者重視起信息資源的開發(fā)，這對檔案管理未來的發(fā)展十分有益。檔案管理向公共管理發(fā)展，同時也要向信息資源方面發(fā)展，形成檔案信息資源模式，從而更好的推進檔案管理的進程。檔案管理的基本流程詳見圖一

圖一 檔案管理流程圖示

結(jié)束語：

總而言之，檔案管理向公共管理方向發(fā)展對我國當前的市場經(jīng)濟發(fā)展有關(guān)鍵作用，因此，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該對這一發(fā)展方向深入探究并促進其發(fā)展。檔案管理的主體要變更為社會公眾，承擔的主要責任為社會責任。與此同時，檔案管理部門需要定期為檔案管理人員組織培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，同時管理人員自身也需要不斷提高基本素養(yǎng)。這樣才能實現(xiàn)公共管理視閾下的檔案管理長遠發(fā)展。

參考文獻：

[1] 曹玉.公共管理視閾下檔案管理的實踐范式研究[J].檔案與建設(shè)，2012（7）：15-17，63.

第8篇：電子檔案管理方式范文

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；電子文書檔案；管理；系統(tǒng)；架構(gòu)

電力企業(yè)是我國重要的能源企業(yè)，電力企業(yè)的穩(wěn)定運行可以保證當?shù)鼐用竦恼Ｓ秒?。文書檔案管理系統(tǒng)是電力企業(yè)管理系統(tǒng)的重要組成，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)文書檔案實現(xiàn)了電子化的管理方式，電子文件逐漸成為了電力企業(yè)文件的主導(dǎo)形式，為了提高電子文書檔案的管理水平，一定要合理應(yīng)用計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要重視文書檔案收集、整理、保管這項工作，這也有助于提高電力企業(yè)的服務(wù)水平。在優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)時，需要確定檔案管理的架構(gòu)，這樣才能提高管理的效率。

1.電子文書檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的關(guān)系

電子文書檔案是一種新型的檔案管理形式，由于電子文書檔案應(yīng)用的時間不長，相關(guān)制度還不夠完善，而且還不具備法律效力，所以，在應(yīng)用這一管理措施時，需要與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式結(jié)合，這樣才能保證文書檔案的法律效力，還可以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，有利于檔案的查找、目錄的檢索以及文件的借閱。電子文書檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著緊密的關(guān)系，只有將二者緊密的結(jié)合在一起，才能保證文書檔案管理的有效性。

2.電力企業(yè)電子文書檔案規(guī)范化管理的作用

2.1有利于檔案目錄信息的管理

文書檔案管理系統(tǒng)與文件處理系統(tǒng)連接后，檔案目錄信息可以自動生成，實現(xiàn)對電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以減輕工作人員的工作量，還可以提高檔案目錄管理的水平。

2.2可以實現(xiàn)文書檔案的全文儲存以及檢索

電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以實現(xiàn)對文書檔案的全文儲存，可以實現(xiàn)全文目錄檢索，這有利于提高檔案文件的利用率，在對全文進行存儲后，可以實現(xiàn)遠距離檔案信息傳輸，實現(xiàn)了資源的共享。

2.3有利于實現(xiàn)多媒體檔案的統(tǒng)一管理

在現(xiàn)代化的電力企業(yè)中，文書檔案的種類越來越豐富，規(guī)范化管理可以實現(xiàn)對多樣化信息的集中管理，利用計算機技術(shù)，可以提高檔案檢索的效率，其不但可以對文字圖像進行歸類管理，還可以對動態(tài)影像、聲音媒介等檔案信息進行集中管理。

2.4可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理

檔案業(yè)務(wù)的種類越來越繁多，檔案管理可分為多項環(huán)節(jié)，在進入信息時代后，利用計算機輔助技術(shù)，可以實現(xiàn)對檔案的收集、整理以及存儲，規(guī)范化管理可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理，可以及時掌握檔案信息的動態(tài)變化情況，這有利于提高檔案管理的預(yù)測能力，可以促進電力企業(yè)電子文書檔案管理工作效率不斷的提高。借助計算機技術(shù)，可以了解文書檔案的借閱情況，可以掌握檔案機構(gòu)以及檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)，還可以了解檔案動態(tài)變化情況，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理，提高電力企業(yè)電子文書檔案管理的水平。

總之，加強電力企業(yè)電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以有效提高檔案業(yè)務(wù)的管理質(zhì)量以及工作效率，可以減輕檔案工作人員的工作量以及勞動強度，降低檔案管理的成本，實現(xiàn)現(xiàn)代化、電子化、自動化化的檔案管理，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以隨時隨地的對檔案進行檢索、借閱，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

3.電力企業(yè)電子文書檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的原則

（1）開放性?；跇I(yè)界開放式標準，并為未來的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（2）規(guī)范性。系統(tǒng)要符合中華人民共和國檔案行業(yè)標準（DAT/22-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》及集團公司制定的檔案管理辦法。

（3）靈活性與可擴展性。方便擴展設(shè)備容量和提升設(shè)備性能，具備支持業(yè)務(wù)處理的靈活配置、業(yè)務(wù)功能的重組與更新的靈活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。

（5）先進性和前瞻性。采用先進成熟的設(shè)備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進性，保證投資的有效性和延續(xù)性。

4.電子文書檔案管理系統(tǒng)的特點

4.1安全性

因為是網(wǎng)上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統(tǒng)必須確保只有經(jīng)過授權(quán)、認證的用戶才能使用本系統(tǒng)，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權(quán)限的檔案的內(nèi)容，超過用戶查閱權(quán)限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內(nèi)容，經(jīng)過授權(quán)流程后，方能查閱檔案內(nèi)容。絕密文件，系統(tǒng)不提供網(wǎng)上檢索、查閱功能，用戶可以在網(wǎng)上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統(tǒng)的主要使用者并不是計算機專業(yè)人員，因此，系統(tǒng)的用戶界面必須確保盡可能方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應(yīng)該提供統(tǒng)一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉(zhuǎn)換的次數(shù)，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統(tǒng)應(yīng)提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。。另外，系統(tǒng)還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學(xué)習(xí)時間。

4.4和紙質(zhì)文檔管理充分結(jié)合

在現(xiàn)行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠運行；減輕系統(tǒng)維護人員的工作負擔，提高工作效率；實時掌握各級節(jié)點系統(tǒng)資源的利用情況，為升級擴容提供數(shù)據(jù)依據(jù)。系統(tǒng)管理主要包括：主機系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫管理、應(yīng)用系統(tǒng)管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統(tǒng)管理能夠與各省的系統(tǒng)管理實現(xiàn)互聯(lián)，即可實現(xiàn)部分垂直管理。

5.結(jié)束語

綜上所述，電子文書檔案已經(jīng)成為當前社會電力企業(yè)文件管理的主要形式，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)的管理者一定要做好電子文書檔案管理系統(tǒng)的完善與優(yōu)化工作，建立文書、檔案一體化的管理系統(tǒng)，這樣可以提高目錄檢索的效率，可以節(jié)省檢索的時間，提高資源的利用率。電力企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，需要先確立電子文書檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)，這樣才能實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，才能促進電力企業(yè)更加長遠、健康的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]胡艷.提高企業(yè)文書檔案管理工作水平的幾點思考[J].黑龍江檔案，2014（01）.

第9篇：電子檔案管理方式范文

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理

檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達到長期保存檔案信息，實現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的合理利用。

一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析

（一）對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認識

檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認識，未認識到信息技術(shù)對檔案管理的影響，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認識到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設(shè)缺乏正確認識是影響檔案管理效率的因素之一。

（二）對運用信息資源存在錯誤觀念

對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。

（三）檔案部門信息化水平存在差異

由于各地的經(jīng)濟水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機操作，無法實現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。

二、加強檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

（一）加強電子文件的管理

隨著計算機檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計算機設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強的管理人員。二是定期進行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競爭機制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力?？傊瑢n案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。

參考文獻：

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