辦公室檔案管理精選(九篇)

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第1篇：辦公室檔案管理范文

本文論述了通過提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理更加規(guī)范，從而推進(jìn)各項(xiàng)工作的有序發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理

辦公室檔案管理工作是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，涉及面廣，信息量大。直接形成具有保存價(jià)值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計(jì)算材料、音像制品和標(biāo)樣等），對(duì)單位其他工作的完善具有輔作用，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。因此，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視。

檔案是單位在社會(huì)、科研、教學(xué)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值或參考價(jià)值的資料，是單位階段發(fā)展情況的有效憑據(jù)。但是在實(shí)際管理中存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的情況，如辦公室檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)及軟件等都配備不齊全，室藏檔案數(shù)量不完整，平時(shí)不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度都不完善等。

（二）信息化建設(shè)相對(duì)落后，社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。

一是國(guó)家檔案行政機(jī)構(gòu)倡導(dǎo)無(wú)紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍然以紙質(zhì)文件為主，形成對(duì)紙質(zhì)文件的依賴。二是現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求不同的方式進(jìn)行整理和保管。三是檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。四是檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

（三）檔案管理相關(guān)規(guī)章制度不健全不完善，落實(shí)不到位。

一是目前多數(shù)單位沒有建立檔案管理相應(yīng)的制度和規(guī)范，導(dǎo)致收集工作處于無(wú)序狀態(tài)，或制定了“文件材料歸檔辦法”“檔案工作崗位責(zé)任制度”等，但不切合單位的實(shí)際情況，對(duì)單位文件材料收集工作沒有實(shí)際指導(dǎo)意義。二是相關(guān)制度落實(shí)不到位，執(zhí)行的力度不夠，導(dǎo)致檔案工作職責(zé)沒有落到實(shí)處,一些該銷毀的檔案未定期銷毀，大大增加了檔案查找的工作量，至使檔案管理難以發(fā)揮其效力。

（四）檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮。

越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（五）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、如何加強(qiáng)檔案管理

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。

做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對(duì)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實(shí)際功效，使其充分認(rèn)識(shí)高效的檔案管理工作對(duì)本單位整體工作發(fā)展起到極其重要的推動(dòng)作用。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

網(wǎng)絡(luò)電子化檔案管理方式相對(duì)較于紙質(zhì)文件管理工作效率更高，并且加強(qiáng)了檔案管理工作的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝坏母鞣N檔案分門別類地進(jìn)行管理，對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會(huì)造成辦公室資料長(zhǎng)期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，即提高了工作效率更能夠及時(shí)整理歸類各類檔案文件，使檢索工作變得更加準(zhǔn)確便捷。

（三）建立完善的檔案管理制度。

提高辦公室檔案管理工作效率，強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。單位需長(zhǎng)久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式，辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個(gè)部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)辦公室工作制定適用于本單位的體制機(jī)制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)。

第2篇：辦公室檔案管理范文

文書檔案是醫(yī)院工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是反映醫(yī)院整體管理和衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展水平的一個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)。本文從辦公室文書檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，結(jié)合個(gè)人實(shí)際工作，分析辦公室文書檔案在實(shí)際工作中需解決的問題，并提出改進(jìn)方法。

【關(guān)鍵詞】

文書檔案；檔案管理；辦公室

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院長(zhǎng)期行政管理的歷史記錄，其內(nèi)容囊括了醫(yī)護(hù)管理、黨務(wù)管理、醫(yī)政管理、人事管理等許多方面；涉及到了醫(yī)療、教學(xué)、科研、公共衛(wèi)生等各種工作的實(shí)施和開展情況；保存著醫(yī)院的規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)資料、會(huì)議記錄等重要內(nèi)容，對(duì)于醫(yī)院的日常管理和臨床科研都十分具有保存和參考價(jià)值。因此辦公室的文書檔案管理工作顯得尤為重要。

一、辦公室文書檔案管理特點(diǎn)

（一）文書檔案管理涉及面廣。文書檔案管理工作是通過單位的文檔室進(jìn)行的。文書檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣。包括來自上級(jí)或本單位制定的文件、協(xié)議、合同、電子檔案、責(zé)任書、往來信件記錄及其他材料。

（二）文書檔案管理工作一體化。文書檔案來源與文書工作，文書檔案的質(zhì)量直接影響到了檔案質(zhì)量和檔案工作，而文書檔案管理是建立在文件搜集、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦和承辦基礎(chǔ)上的，是文書工作的終點(diǎn)。

（三）文書檔案管理的重要性。由于文書檔案主要進(jìn)行的是文書材料的立卷工作，為了保證文書檔案管理工作能更好地為中心服務(wù)，起到在工作中的參謀和宣傳教育作用。文書檔案管理的重要性不言而喻。

（四）文書檔案管理的相對(duì)保密性。辦公室文書檔案管理人員的首要責(zé)任就是維護(hù)檔案的安全。而醫(yī)院文書檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，檔案利用者也具有局限性，為了尊重醫(yī)患關(guān)系，需要相對(duì)較高的保密要求。

二、文書檔案管理現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題

（一）文書檔案管理制度方面不完善。通常辦公室文書檔案資料都設(shè)置于綜合檔案室或庫(kù)房里，辦公室工作人員由于主觀上的個(gè)人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區(qū)域限制，沒有及時(shí)將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現(xiàn)問題時(shí)各個(gè)部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識(shí)薄弱，檔案管理制度不完善，職責(zé)分工不明確等最終造成了管理成果與管理標(biāo)準(zhǔn)相去甚遠(yuǎn)的結(jié)果。

（二）辦公室文書與檔案工作認(rèn)知不足。文書與檔案工作相輔相成，目前大多數(shù)單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學(xué)性，但文書管理人員在實(shí)際工作中對(duì)檔案意識(shí)較為單薄，對(duì)自身職責(zé)認(rèn)知不清以及檔案人員對(duì)于其工作內(nèi)容理解的不到位，不愿意花精力作指導(dǎo)，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧，無(wú)法真正做到和諧的統(tǒng)一。甚至?xí)?dǎo)致管轄區(qū)內(nèi)的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。

（三）文書檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。由于文書檔案的管理人員存在專業(yè)知識(shí)與文化程度的差異。很多人員基本素質(zhì)有待提高，新知識(shí)明顯儲(chǔ)備不足。專業(yè)知識(shí)的欠缺在實(shí)際工作中會(huì)致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻?。這些均嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、辦公室文書檔案管理工作的有效實(shí)施途徑

（一）完善文書檔案管理制度。單位領(lǐng)導(dǎo)需真正認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實(shí)施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以醫(yī)院形成的文書為準(zhǔn)則，工作中嚴(yán)格統(tǒng)一工作流程，建立健全歸檔制度。認(rèn)真學(xué)習(xí)省檔案局頒布的規(guī)章制度，擬定相應(yīng)的工作計(jì)劃。并在工作中注意：1.嚴(yán)控立卷歸檔的時(shí)效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點(diǎn)。4.定期清理已無(wú)保存價(jià)值的文檔。

（二）保證文書檔案齊全完整。辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應(yīng)關(guān)心文書檔案的形成與辦理過程中的相關(guān)情況。文書工作者在最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查材料，發(fā)現(xiàn)應(yīng)有附件而未及時(shí)歸檔的要記得催要；有外借卻未按時(shí)上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應(yīng)甄別該文件會(huì)否具有保存價(jià)值，不具社會(huì)價(jià)值的無(wú)需歸檔。在檢閱完畢后進(jìn)一步完成歸檔工作。認(rèn)真完成從零散“頁(yè)”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫(kù)工作。

（三）實(shí)施“自動(dòng)化”文書檔案管理。在自動(dòng)化環(huán)境下，文書的儲(chǔ)存、分類、瀏覽等將更加容易與規(guī)范。文檔管理數(shù)字化、信息化能更加迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率，這是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

（四）加強(qiáng)在職教育，強(qiáng)化管理文員培訓(xùn)。辦公室文書檔案管理人員的能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理操作能力。1.由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，積極完成自我學(xué)習(xí)并參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)。2.要進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理意識(shí)。3.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。4.明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。

四、結(jié)語(yǔ)

文書檔案管理工作要求既要把握大局，又要嚴(yán)格控制每個(gè)工作細(xì)節(jié)，可從文書檔案整理到建立健全規(guī)章制度和工作程序等方面入手。做到不斷提高辦公室人員的文書檔案管理水平，認(rèn)真搞好文書檔案與其他工作的銜接。

作者：商棗河 單位：山東棗莊市婦幼保健院

【參考文獻(xiàn)】

第3篇：辦公室檔案管理范文

1、后勤保障工作。做好日常行政、會(huì)務(wù)保障工作的同時(shí)，為股東會(huì)董事會(huì)等重大會(huì)議提供材料支撐、會(huì)務(wù)保障，并做好后續(xù)工作。根據(jù)去年公司的股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)決議，積極與雨花區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局溝通協(xié)調(diào)，認(rèn)真準(zhǔn)備相關(guān)材料，高效順利完成董更、新章程備案等工商登記事宜；每周五及時(shí)收集整理各部門本周工作完成情況及下周工作計(jì)劃，為《月度重大事項(xiàng)報(bào)告》上報(bào)提供依據(jù)。

2、檔案管理工作。配合集團(tuán)投資部合同管理專項(xiàng)檢查，梳理信投本級(jí)及控股子公司2015年7月1日—2017年6月30日新訂立的重要經(jīng)濟(jì)合同以及以前年度訂立的，目前仍在執(zhí)行的重要經(jīng)濟(jì)合同，完成統(tǒng)計(jì)表格并形成自查報(bào)告；去年六月開始，由我接手負(fù)責(zé)公文流轉(zhuǎn)工作，我嚴(yán)格按照要求，及時(shí)做好收文、發(fā)文、流轉(zhuǎn)及歸檔工作。重大事項(xiàng)及對(duì)時(shí)間期限有要求的文件，做到及時(shí)跟進(jìn)、及時(shí)提醒，保證各類文件傳閱的時(shí)效性，并及時(shí)將文件精神傳達(dá)到相關(guān)部門及各參控股公司，確保政令暢通；嚴(yán)格執(zhí)行用印管理制度，把好印章使用關(guān)口。

3、文化宣傳工作。在集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)及時(shí)報(bào)道公司的發(fā)展動(dòng)態(tài)，重大活動(dòng)的開展情況，嚴(yán)把信息報(bào)送審查關(guān)，全年報(bào)送有價(jià)值、高質(zhì)量的信息56篇；向信司黨務(wù)工作群推送圖文并茂的讀書小組活動(dòng)、信投大講堂開展實(shí)況；對(duì)參與人數(shù)多，影響范圍廣的員工健步走活動(dòng)、成員企業(yè)員工拓展活動(dòng)、新員工入職培訓(xùn)和新媒體課程培訓(xùn)，盡職盡責(zé)做好后勤服務(wù)工作。

4、其他工作。草擬半年工作會(huì)議和年度工作總結(jié)等匯報(bào)材料供領(lǐng)導(dǎo)修改；協(xié)助其他部門完成工商材料調(diào)檔和向集團(tuán)投資管理系統(tǒng)資料更新與錄入；完成2018年公司報(bào)刊征訂工作；參與服務(wù)集團(tuán)回顧表彰大會(huì)，展現(xiàn)公司良好的精神氣象；發(fā)揮黨員先鋒模范作用，投身結(jié)對(duì)幫扶困難戶的走訪幫扶工作。

二、工作中存在的問題

回顧一年，我嚴(yán)格要求自己，在工作上認(rèn)真履行職責(zé)，但距離自己和領(lǐng)導(dǎo)的要求還差很遠(yuǎn)，我也清醒的看到了自身存在的問題，主要表現(xiàn)在：

1、工作經(jīng)驗(yàn)不足，在工作的處理和推進(jìn)上仍然有所欠缺，需要不斷加強(qiáng)各方面能力的鍛煉，不斷提高自己的辦事、辦文能力，提高工作效率。

2、文字功底不深，缺少縱深挖掘的延伸和大局觀，需要進(jìn)一步加強(qiáng)積累和思考，更好的適應(yīng)辦公室的文書寫作工作。

3、創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，組織協(xié)調(diào)能力還有待提高。

三、明年工作展望

1、及時(shí)反饋、形成閉環(huán)。做了不等于完成了，小到給相關(guān)部門送一個(gè)材料、會(huì)務(wù)保障結(jié)束客人離開，大到階段性的進(jìn)展、難以解決的困難都要及時(shí)反饋，這樣執(zhí)行工作才算有始有終，形成一個(gè)閉環(huán)。這就是我們主任常和我們說的，“凡事有交代，件件有著落，事事有回音”。

第4篇：辦公室檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高校二級(jí)學(xué)院；電子檔案；管理；精細(xì)化

2008年9月教育部頒布實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時(shí)提出，“對(duì)于電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實(shí)踐和研究均認(rèn)為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價(jià)值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項(xiàng)工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費(fèi)保障、缺乏具體經(jīng)驗(yàn)等諸多問題。與校級(jí)層面的檔案管理工作對(duì)比而言，高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見等，二級(jí)學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級(jí)層面的制度要求和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行。二級(jí)學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進(jìn)行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬(wàn)象。這些難以數(shù)計(jì)的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時(shí)也是未來學(xué)院發(fā)展進(jìn)步的基石，所以加強(qiáng)學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對(duì)學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進(jìn)作用，尤其是在無(wú)紙化辦公的大背景下，推進(jìn)辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化顯得尤為重要。

一、新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”?！兑?guī)范》中對(duì)于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進(jìn)作用和上傳下達(dá)的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對(duì)辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)施

學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時(shí)間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時(shí)性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價(jià)值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時(shí)代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強(qiáng)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來，學(xué)院多次迎接校級(jí)及以上的專家團(tuán)來院檢查，其中翻閱近年來學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點(diǎn)，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時(shí)間不連續(xù)、沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的迫切和深遠(yuǎn)意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)和意識(shí)

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識(shí)，面對(duì)工作時(shí)較多考慮按時(shí)按量完成工作，而對(duì)信息的及時(shí)歸檔和整理的意識(shí)則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負(fù)其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費(fèi)辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對(duì)粗放

日常工作中，對(duì)于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對(duì)粗放，對(duì)于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無(wú)論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對(duì)電子檔案管理的意識(shí)和要求。尤其是在工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時(shí)，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。

二、電子檔案管理精細(xì)化在高校二級(jí)學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實(shí)踐

1.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整細(xì)節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)

通過以往工作中不斷積累，鼓勵(lì)辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點(diǎn)，將職責(zé)內(nèi)工作進(jìn)行分類匯總，對(duì)過去三年工作的電子信息進(jìn)行整理，并根據(jù)各自工作特點(diǎn)制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級(jí)目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對(duì)電子文件的層級(jí)目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細(xì)節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡(jiǎn)明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)工作的開展和落實(shí)，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績(jī)。

2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍

在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開辦公室集體會(huì)議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實(shí)到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會(huì)等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。

3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開展技能培訓(xùn)

學(xué)院定期召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵(lì)學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進(jìn)辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時(shí)能夠使一個(gè)崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著理論學(xué)習(xí)的跟進(jìn)和辦公室電子檔案工作的開展落實(shí)，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點(diǎn)，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進(jìn)行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時(shí)修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問題。

5.以評(píng)促建，對(duì)優(yōu)秀工作者進(jìn)行表彰

進(jìn)行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評(píng)比，對(duì)檔案整理優(yōu)秀的工作者進(jìn)行表彰。對(duì)已經(jīng)整理的檔案進(jìn)行翻閱，查找過去學(xué)院工作的優(yōu)點(diǎn)與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進(jìn)高校二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化的意義

1.精細(xì)化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

通過制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項(xiàng)工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對(duì)學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細(xì)化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因?yàn)橹贫纫?guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個(gè)崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。

2.精細(xì)化管理，約束業(yè)務(wù)行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時(shí)整理、及時(shí)歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時(shí)收集檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。

3.精細(xì)化管理，重視信息安全

學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢速度快、利用方便等特點(diǎn)，[3]同時(shí)電子檔案因其可復(fù)制性強(qiáng)、可篡改性強(qiáng)的特點(diǎn)，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細(xì)化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。

4.精細(xì)化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進(jìn)行檔案整理的評(píng)比，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲(chǔ)存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。

5.精細(xì)化管理，提升服務(wù)水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動(dòng)學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

6.精細(xì)化管理，保證數(shù)據(jù)支持

建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠簡(jiǎn)化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長(zhǎng)信息中快速揀選出實(shí)用信息，能夠?yàn)閷W(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]

參考文獻(xiàn)：

[1]徐偉.淺談高等學(xué)校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志,2015(1):276-276.

[2]青瑋,張妍.高職院校檔案工作人員現(xiàn)狀與素質(zhì)要求[J].北京勞動(dòng)保障職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào),2013(3):46-48.

[3]王學(xué)梅.以創(chuàng)新推進(jìn)高校教學(xué)檔案的電子化管理[J].淮海工學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）,2010(8):130-131.

[4]李倩.圖紙類紙質(zhì)檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(9):52-53.

第5篇：辦公室檔案管理范文

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；創(chuàng)新

一、辦公室檔案管理工作的重要性

隨著時(shí)代的進(jìn)步、社會(huì)的發(fā)展，辦公室檔案管理面臨著更多問題和挑戰(zhàn)！檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣，涉及信息量大的工作，辦公室檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。首先，檔案管理規(guī)范化能夠促進(jìn)一個(gè)部門甚至整個(gè)單位的管理水平。檔案可以反映出部門、單位的業(yè)務(wù)水平和人遷情況，但本單位與其他部門產(chǎn)生業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)時(shí)，查閱對(duì)方相關(guān)檔案是雙方相互了解的最為簡(jiǎn)便和真實(shí)的途徑。所以，檔案管理工作能夠推進(jìn)單位和部門的工作進(jìn)程，反映出單位的管理能力。其次，檔案管理工作規(guī)范化能夠豐富現(xiàn)代管理手段。檔案管理工作已經(jīng)逐步自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方式加強(qiáng)了辦公室檔案管理的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝粌?nèi)部的各種檔案分門別類地進(jìn)行管理，對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會(huì)造成辦公室資料長(zhǎng)期堆積，避免了查找上的困難，節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時(shí)，更能夠及時(shí)整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準(zhǔn)確快捷。第三，規(guī)范檔案管理工作有利于檔案管理人員素質(zhì)的提升。辦公室的臨時(shí)檔案管理一般是由文書或者其他人員兼職，并未配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)，致使工作人員的專業(yè)知識(shí)不夠，同時(shí)由于缺乏相關(guān)檔案專業(yè)的管理知識(shí)的培訓(xùn)，使得很多單位辦公室檔案管理人員素質(zhì)不高。規(guī)范檔案管理工作，能使執(zhí)行者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高對(duì)單位檔案管理工作的重視。在規(guī)范檔案工作的同時(shí)，有利于提高檔案工作人員素質(zhì)及檔案管理水平。檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對(duì)本單位整體工作的發(fā)展能夠起到推動(dòng)作用，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。

二、如何加強(qiáng)辦公室檔案管理工作規(guī)范化

（1）構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)。構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，是指將檔案數(shù)字化，從檔案的實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理，使檔案的管理方式從傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)管理向現(xiàn)代計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變。首先是要將檔案材料信息化。將檔案材料信息化是指利用技術(shù)手段將紙質(zhì)材料、聲音和錄像等文件，通過統(tǒng)一、完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以數(shù)字化形式進(jìn)行有序存儲(chǔ)。建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，是信息化管理模式的核心。其次，建立檔案資源管理系統(tǒng)。用數(shù)字化存儲(chǔ)的方式將以各種載體形式存在的檔案資料存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)檔案信息平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)信息資源的全文存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)傳輸和智能檢索。各單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)構(gòu)建的檔案管理信息化平臺(tái)的必要性和迫切性，制訂詳細(xì)的信息化建設(shè)方案，加大資金投入力度，建設(shè)一套技術(shù)完善、管理科學(xué)的信息管理系統(tǒng)。

（2）建設(shè)完善的辦公室管理機(jī)制。要改變傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式，規(guī)范辦公室檔案管理工作，首先要建設(shè)完善的管理機(jī)制，正規(guī)化的單位管理其實(shí)質(zhì)就是依靠好的機(jī)制，從而將一切管理的井井有條。辦公室檔案管理也需要依靠良好的工作機(jī)制將其規(guī)范化，即制定適合自身發(fā)展的制度模式，進(jìn)行辦公室檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)檔案材料實(shí)行全過程的管理和監(jiān)控，包括材料的形成、收集、鑒定和歸檔等過程，逐步實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。將紙質(zhì)文件按照重要性和保密性分開存放，建立存取級(jí)別制和登記制，其他非重要文件可以按照時(shí)間、類別、發(fā)文機(jī)關(guān)等分別存放，便于查閱和整理。還有一些其他類的參考資料，如設(shè)備說明書、員工學(xué)習(xí)資料等要與文件分別存放。并且，文件檔案的存放要符合檔案的存放管理時(shí)限，將有保存年限和永遠(yuǎn)保存的文件資料分區(qū)保存。

只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。

（3）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。辦公室檔案管理人員大都不是檔案專業(yè)或計(jì)算機(jī)專業(yè)方面的人才，從事檔案管理工作的積極性不高，在選任辦公室檔案管理工作人員時(shí)，要堅(jiān)持德才兼?zhèn)涞臉?biāo)準(zhǔn)，尤其是在道德品質(zhì)方面，要挑選愛崗敬業(yè)、遵紀(jì)守法的人員從事檔案管理工作。信息時(shí)代下，檔案管理人員要增強(qiáng)使命感和責(zé)任感，提高自身素質(zhì)，通過多種形式的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、交流、研究，優(yōu)化工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)；要有扎實(shí)的信息理論知識(shí)，掌握信息管理領(lǐng)域的相關(guān)理論和專業(yè)技能，熟悉當(dāng)代政策法規(guī)，提高計(jì)算機(jī)水平。

通過改善辦公室檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升獲取新技能的意識(shí)，能增強(qiáng)辦公室信息方面的安全意識(shí)和保密意識(shí)，培養(yǎng)管理人才，從而使辦公室管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)得到全面提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔣學(xué)才.關(guān)于做好國(guó)企思想政治工作的思考[J].管理觀察，2012（3）.

第6篇：辦公室檔案管理范文

一、辦公室文秘工作與檔案管理工作概述

（一）辦公室文秘工作

作為辦公室文秘人員，需要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理一些日常的事物，并且還要幫助領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)思想。除此之外，文秘的工作職責(zé)還有起草文書、整理工作文件以及協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一些工作決策的制定等。因此，文秘工作人員是一個(gè)經(jīng)常與文件接觸的工作，所以對(duì)文件的起草、整理、傳達(dá)以及處理和保管是文秘工作的主要內(nèi)容，通過這樣的方式有助于文秘人員更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做好協(xié)調(diào)工作。并且，作為文秘人員，要具有良好的保密意識(shí)和較高的政治覺悟。

（二）檔案管理工作

在企業(yè)檔案管理工作中，主要的工作內(nèi)容就是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)文件資料進(jìn)行收集和管理。在管理工作中，要把文件進(jìn)行嚴(yán)格分類并且要妥善保管。對(duì)檔案進(jìn)行妥善、良好地保管，有利于檔案信息資源被合理運(yùn)用，從而使領(lǐng)導(dǎo)在作決策時(shí)能夠找到依據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展更加穩(wěn)定、科學(xué)、高效。

二、文秘工作與檔案管理工作一體化的意義

（一）提高工作效率，加強(qiáng)辦公室人員的素質(zhì)

辦公室文秘工作對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)工作都具有銜接的作用，是企業(yè)內(nèi)部的一項(xiàng)重要的工作。而文書檔案管理工作不僅僅是對(duì)文件的整理和歸檔，而是要在企業(yè)需要使用資料內(nèi)容時(shí)，能夠準(zhǔn)確地進(jìn)行調(diào)閱，并提供查詢服務(wù)。因此，對(duì)文秘工作與檔案管理工作的一體化建設(shè)，需要文秘工作人員具有良好的素質(zhì)以及較高的職業(yè)素養(yǎng)才能夠勝任。因此，要加強(qiáng)對(duì)工作人員專業(yè)知識(shí)以及職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，使其能夠在工作中更加順暢、連貫地開展一體化工作方式，使文秘工作提升質(zhì)量，檔案管理工作基礎(chǔ)扎實(shí)。

（二）提高公文質(zhì)量和檔案管理質(zhì)量

在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，信息技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)越來越深入，在文秘工作和檔案管理工作中，大部分企業(yè)都已經(jīng)通過對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用而提升了工作質(zhì)量。通過信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠有效節(jié)約工作時(shí)間，在此基礎(chǔ)上還能夠提升工作效率。通過對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，能夠使辦公工作更加自動(dòng)化，從而節(jié)約人力成本，并且計(jì)算機(jī)出錯(cuò)的概率相較于人力而言要少許多，因此還能夠提升工作的準(zhǔn)確度，最終使工作質(zhì)量得到提升。

三、文秘工作和檔案管理工作一體化過程中存在的問題

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

在當(dāng)前企業(yè)工作中，文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂。由于在工作中文秘人員需要負(fù)責(zé)的文書內(nèi)容較多，因此就會(huì)造成工作繁忙，無(wú)暇顧及檔案管理的問題，對(duì)檔案管理的意識(shí)較為淡薄。在工作中，無(wú)法做到以檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書處理，會(huì)造成許多文件的原稿保存不當(dāng)或者文件編碼錯(cuò)誤等問題，直接對(duì)公文的質(zhì)量造成影響，還會(huì)影響后續(xù)檔案管理工作的正常開展。

（二）檔案范疇把握不準(zhǔn)

雖然看起來檔案管理對(duì)象就是一些文書資料，但是在實(shí)際的工作中，檔案管理工作涉及的內(nèi)容是多種多樣的，其中包括聲像資料以及重要機(jī)密文件等。在當(dāng)前的一體化工作過程中，會(huì)存在文秘人員對(duì)一些重要的檔案與普通文書沒有進(jìn)行區(qū)分和標(biāo)注的情況，從而會(huì)對(duì)文件的質(zhì)量造成直接的影響。這就屬于檔案范疇把握不準(zhǔn)的問題，會(huì)造成檔案管理混亂，在后期調(diào)閱時(shí)十分困難。

（三）及時(shí)性差

在當(dāng)前的文秘工作與檔案管理工作一體化進(jìn)程中，還有一個(gè)重要的問題就是及時(shí)性較差。由于一些員工在從事文秘工作的同時(shí)還在進(jìn)行檔案管理工作，所以在實(shí)際工作中，難以具有充足的時(shí)間和精力對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和保管，或者是由于一些原因無(wú)法及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔等。

四、文秘工作與檔案管理工作一體化的有效對(duì)策

（一）提升素質(zhì)，加強(qiáng)修養(yǎng)

一方面，通過加強(qiáng)培訓(xùn)提升員工的綜合素質(zhì)。秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，要加強(qiáng)自身政治素養(yǎng)和職業(yè)能力的提升，并且要兼顧檔案管理工作。要加強(qiáng)對(duì)文秘人員的培訓(xùn)，使其能夠掌握多個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)，提升自身的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)信息化的學(xué)習(xí)，使自身能夠熟練地掌握信息化技術(shù)。另一方面，要加強(qiáng)道德修養(yǎng)與責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)。檔案管理工作的工作對(duì)象就是檔案，因此對(duì)檔案的管理要具有良好的專業(yè)性和責(zé)任心才能實(shí)現(xiàn)，并且檔案管理工作較為枯燥乏味，因此，需要工作人員具有良好的道德修養(yǎng)才能勝任。

第7篇：辦公室檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高校二級(jí)學(xué)院；電子檔案；管理；精細(xì)化

中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-8454（2015）21-0000-00

2008年9月教育部頒布實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時(shí)提出，“對(duì)于電子文件的歸檔要求按照國(guó)家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實(shí)踐和研究均認(rèn)為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價(jià)值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項(xiàng)工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費(fèi)保障、缺乏具體經(jīng)驗(yàn)等諸多問題。

與校級(jí)層面的檔案管理工作對(duì)比而言，高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見等，二級(jí)學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級(jí)層面的制度要求和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行。二級(jí)學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進(jìn)行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬(wàn)象。這些難以數(shù)計(jì)的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時(shí)也是未來學(xué)院發(fā)展進(jìn)步的基石，所以加強(qiáng)學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對(duì)學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進(jìn)作用，尤其是在無(wú)紙化辦公的大背景下，推進(jìn)辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化顯得尤為重要。

一、新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”?！兑?guī)范》中對(duì)于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對(duì)于高校二級(jí)學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進(jìn)作用和上傳下達(dá)的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對(duì)辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實(shí)施

學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時(shí)間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時(shí)性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價(jià)值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時(shí)代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強(qiáng)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來，學(xué)院多次迎接校級(jí)及以上的專家團(tuán)來院檢查，其中翻閱近年來學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點(diǎn)，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時(shí)間不連續(xù)、沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的迫切和深遠(yuǎn)意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)和意識(shí)

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識(shí)，面對(duì)工作時(shí)較多考慮按時(shí)按量完成工作，而對(duì)信息的及時(shí)歸檔和整理的意識(shí)則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負(fù)其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費(fèi)辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對(duì)粗放

日常工作中，對(duì)于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對(duì)粗放，對(duì)于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無(wú)論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對(duì)電子檔案管理的意識(shí)和要求。尤其是在工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交接時(shí)，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。

二、電子檔案管理精細(xì)化在高校二級(jí)學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實(shí)踐

1.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整細(xì)節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)

通過以往工作中不斷積累，鼓勵(lì)辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點(diǎn)，將職責(zé)內(nèi)工作進(jìn)行分類匯總，對(duì)過去三年工作的電子信息進(jìn)行整理，并根據(jù)各自工作特點(diǎn)制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級(jí)目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對(duì)電子文件的層級(jí)目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細(xì)節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡(jiǎn)明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點(diǎn)，加強(qiáng)重點(diǎn)工作的開展和落實(shí)，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績(jī)。

2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍

在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開辦公室集體會(huì)議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實(shí)到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會(huì)等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。

3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開展技能培訓(xùn)

學(xué)院定期召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵(lì)學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進(jìn)辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時(shí)能夠使一個(gè)崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著理論學(xué)習(xí)的跟進(jìn)和辦公室電子檔案工作的開展落實(shí)，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點(diǎn)，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進(jìn)行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時(shí)修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問題。

5.以評(píng)促建，對(duì)優(yōu)秀工作者進(jìn)行表彰

進(jìn)行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評(píng)比，對(duì)檔案整理優(yōu)秀的工作者進(jìn)行表彰。對(duì)已經(jīng)整理的檔案進(jìn)行翻閱，查找過去學(xué)院工作的優(yōu)點(diǎn)與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進(jìn)高校二級(jí)學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化的意義

1.精細(xì)化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

通過制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項(xiàng)工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對(duì)學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細(xì)化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因?yàn)橹贫纫?guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個(gè)崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。

2.精細(xì)化管理，約束業(yè)務(wù)行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時(shí)整理、及時(shí)歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時(shí)收集檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。

3.精細(xì)化管理，重視信息安全

學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢速度快、利用方便等特點(diǎn)，[3]同時(shí)電子檔案因其可復(fù)制性強(qiáng)、可篡改性強(qiáng)的特點(diǎn)，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細(xì)化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。

4.精細(xì)化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進(jìn)行檔案整理的評(píng)比，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲(chǔ)存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。

5.精細(xì)化管理，提升服務(wù)水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動(dòng)學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

6.精細(xì)化管理，保證數(shù)據(jù)支持

建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠簡(jiǎn)化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長(zhǎng)信息中快速揀選出實(shí)用信息，能夠?yàn)閷W(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]

參考文獻(xiàn)：

[1]徐偉.淺談高等學(xué)校檔案管理的作用和意義[J].黑龍江史志，2015（1）：276-276.

[2]青瑋，張妍.高職院校檔案工作人員現(xiàn)狀與素質(zhì)要求[J].北京勞動(dòng)保障職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（3）：46-48.

[3]王學(xué)梅.以創(chuàng)新推進(jìn)高校教學(xué)檔案的電子化管理[J].淮海工學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010（8）：130-131.

第8篇：辦公室檔案管理范文

關(guān)鍵詞：檔案；管理制度；人員素質(zhì)；傳統(tǒng)管理；電子檔案

新形勢(shì)下的檔案管理，對(duì)檔案管理的制度、檔案管理人員的水平、檔案管理的辦法提出了更高的要求。隨著學(xué)校檔案每年遞增，檔案規(guī)模日益擴(kuò)大，內(nèi)容日益豐富，信息載體日益多元，管理手段日益先進(jìn)，檔案資料的歸集、管理與查閱、利用之間的矛盾也越發(fā)突出。因此，建立健全規(guī)范的檔案管理制度，提升檔案管理專員素質(zhì)，實(shí)行檔案科學(xué)管理的同時(shí)充分利用信息化管理，對(duì)于推動(dòng)學(xué)校檔案事業(yè)的科學(xué)、和諧、可持續(xù)發(fā)展尤為重要。

一、強(qiáng)化檔案管理制度的意義

1.1，加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格依法治檔，做好學(xué)校檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度是關(guān)鍵。制度建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的迫切要求。

1.2健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，是確保電子檔案的安全性與完整性的必要條件，是實(shí)施檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。

1.3加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，是推行檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)，是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

二、當(dāng)前學(xué)校檔案管理急需完善的相關(guān)制度

檔案管理制度，是學(xué)校的工作制度，特別是檔案歸檔制度，必須要認(rèn)真落實(shí)。制度制定容易，掛到墻壁上容易，但要落實(shí)就不容易，必須認(rèn)真執(zhí)行才能出成果。

2.1立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。

2.2檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。

2.3檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求。

2.4檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。

2.5檔案人員崗位責(zé)任制，主要包括每個(gè)檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施。

三、檔案管理員與檔案管理的關(guān)系及素質(zhì)要求

3.1檔案管理對(duì)管理人員的要求。隨著學(xué)校的檔案業(yè)務(wù)不斷地更新和拓展，特別是信息時(shí)代的到來，給檔案工作提出了更高的要求。檔案管理人員要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，同時(shí)還要掌握檔案信息化操作技能，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)，以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

3.2檔案管理員素質(zhì)決定檔案管理的質(zhì)量。學(xué)校檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對(duì)檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無(wú)可替代的作用。

3.3檔案管理影響檔案管理人員的素質(zhì)。檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)具備的素質(zhì)是由檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容所決定的?！稒n案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)?！边@是從法律的高度對(duì)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出的要求。

3.4檔案管理人員必備的素質(zhì)要求。具有較高的政治素質(zhì) ，高尚的職業(yè)道德、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)；能堅(jiān)持依法治檔，完善檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)；具有大膽的創(chuàng)新精神；能夠嚴(yán)守強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平；加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式及時(shí)更新檔案管理知識(shí)，掌握過硬的業(yè)務(wù)技能，具備多元化知識(shí)和技能。

四、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的差異

4.1傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，這些檔案如果只是隨意存放，使用的時(shí)候常常找不到，傳統(tǒng)檔案需以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。

4.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的分類存檔同樣重要。在工作中，電子文檔在查找過程中比傳統(tǒng)檔案的查找要快速的多。所以日常工作中對(duì)電子檔案的分類存檔不容忽視。電子檔案，是具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。在云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大部分采用云存儲(chǔ)方式，其電子檔案文件即可以存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，比如360云盤，學(xué)校各部門的檔案管理人員將分類編目好的檔案可以存放在云盤，方便學(xué)校各個(gè)部門之間、科室各個(gè)工作人員查閱使用，大大提高工作效率。

五、提高學(xué)校檔案管理的措施

5.1嚴(yán)格檔案計(jì)算機(jī)管理。計(jì)算機(jī)管理檔案可以為學(xué)校檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。實(shí)施統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，能為學(xué)校各部門檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障，減輕管理人員的工作量，提高檔案工作效率。

第9篇：辦公室檔案管理范文

（一）工作重點(diǎn)在于資料的收集與保存

檔案是對(duì)歷史資料數(shù)據(jù)的真實(shí)記載，給使用者借鑒與引用歷史資料提供了便利。此外，辦公室檔案文書管理主要是采用實(shí)質(zhì)或紙質(zhì)等載體來記載所發(fā)生的事、物、過程，以及管理有關(guān)書報(bào)、文件資料等。其具有安全性與完整性的特點(diǎn)，在實(shí)際管理過程中其主要手段是將檔案一一分類歸入檔案室，而其管理的重點(diǎn)在于對(duì)資料的收集、保存、管理、編目編冊(cè)、借閱。

（二）檔案文書應(yīng)用于文書工作，也形成于文書工作

文書管理工作內(nèi)容主要在于收集、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦文件等，后期工作在于對(duì)文件進(jìn)行整理、立卷以及歸檔。由此可見，檔案形成于文書工作，并以此為基礎(chǔ)來收集、統(tǒng)計(jì)、整理、鑒定、存儲(chǔ)、保管、檢索文件。所以可以看出檔案的工作質(zhì)量在很大程度受檔案文書質(zhì)量的影響。

（三）辦公室檔案文書種類多樣

辦公室檔案文書能夠?qū)⒃搯挝坏墓ぷ髑闆r真實(shí)、全面的記載下來，包括了會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、行政檔案以及特殊檔案等內(nèi)容，因此其內(nèi)容多樣，具有多樣性的特點(diǎn)。不僅如此，還包括了該單位和上級(jí)有關(guān)單位下發(fā)的各類“紅頭文件”以及與單位有關(guān)的電子檔案、照片、責(zé)任書、協(xié)議以及各類合同等。

二、提升辦公室檔案文書管理工作的策略

（一）建立起規(guī)范的辦公室檔案文書管理制度

對(duì)任何一項(xiàng)工作來說規(guī)范的制度是確保其有效開展的重要舉措，辦公室檔案文書管理工作同樣如此。目前不少企業(yè)或單位在辦公室檔案文書管理中常常將其它們分成兩塊（檔案與文書），并由兩個(gè)不同部門負(fù)責(zé)。但從實(shí)踐來看，這種辦公室檔案文書管理模式存在一個(gè)很大的弊端，那就是檔案管理部門在文件前期管理中無(wú)法參與進(jìn)去，這樣一來會(huì)影響到辦公室文書地有效管理及其使用。對(duì)此在辦公室檔案文書管理規(guī)范制度建立上，首先我們需要將文件前期管理職責(zé)并到檔案部門工作中去，這樣一來有助于文件管理得以形成從出來、歸檔以及查閱使用全過程的統(tǒng)一化管理。其次在辦公室檔案文書管理其他制度建立上，各企業(yè)或單位務(wù)必要在充分結(jié)合自身工作內(nèi)容實(shí)際、檔案文書使用情況以及管理要求等分別就收集、整理、歸檔以及查閱等多個(gè)環(huán)節(jié)制定出針對(duì)性的制度。比如在辦公室檔案文書收集制度建立上，我們除了要限定好收集時(shí)間長(zhǎng)短外，收集標(biāo)準(zhǔn)以及根據(jù)重要性或優(yōu)先度進(jìn)行分析都應(yīng)當(dāng)在制定中予以充分明確。

（二）重視收集檔案文書工作

在辦公室檔案文書管理工作中一項(xiàng)最為基礎(chǔ)，同時(shí)也是最重要的工作就是資料的收集。只有對(duì)收集檔案文書工作予以重視并加以規(guī)范，方可以獲得良好的管理效果。具體可從如下幾方面著手：第一，對(duì)檔案文書范文進(jìn)行規(guī)范，合理收集、分類與保管檔案文書。并且還需確保所收集文化檔案具有規(guī)范的格式，且字跡清晰，在整理、分類與保管檔案文書時(shí)必須要嚴(yán)格按照檔案文書類目來進(jìn)行。第二，對(duì)收文、行文程序進(jìn)行規(guī)范。應(yīng)當(dāng)要統(tǒng)一管理與保管辦公室檔案文書，所以要統(tǒng)一規(guī)范各類文化的文件選用、編號(hào)、主題詞、正文以及附件，且切實(shí)根據(jù)相關(guān)規(guī)定予以落實(shí)，為整理與使用檔案文書提供便利。第三，目錄編號(hào)。建立合理的檢索，且有效運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，建立計(jì)算機(jī)檢索體。同時(shí)還應(yīng)大力引進(jìn)各類管理軟件，實(shí)現(xiàn)并完善辦公室檔案文書管理的自動(dòng)化。

（三）增加辦公室檔案文書管理工作投入

?k公室檔案文書管理工作地高效開展離不了諸如專業(yè)軟件、計(jì)算機(jī)設(shè)備以及存儲(chǔ)場(chǎng)地等軟硬件設(shè)施，因而這就要求各企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)適當(dāng)增加此方面的投入。首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室檔案文書管理的認(rèn)識(shí)及重視，這樣一來才可以使得此方面的投入增加得以保障。其次，各企業(yè)或單位要根據(jù)自己辦公經(jīng)費(fèi)情況以及檔案文書管理工作高效開展的需要列出基于經(jīng)濟(jì)能力范圍內(nèi)所能采購(gòu)的錄入設(shè)備、管理軟件等軟硬件設(shè)施，之后進(jìn)行購(gòu)買安裝調(diào)試。這樣一來通過基于辦公經(jīng)費(fèi)承受范圍內(nèi)適當(dāng)增加辦公室檔案文書管理工作投入為其高效地開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）對(duì)檔案文書管理模式進(jìn)行創(chuàng)新

部分檔案文書管理人員傳統(tǒng)觀念較強(qiáng)，沒有和時(shí)展相同步，其往往是被動(dòng)收集檔案，在實(shí)際工作開展過程中常常都是等待、整理，有些部門不能將資料檔案準(zhǔn)時(shí)送至相關(guān)部門，在一定程度上造成資源流失。在新時(shí)展背景下，應(yīng)當(dāng)要對(duì)檔案文書管理模式進(jìn)行積極創(chuàng)新，將以往的被動(dòng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)，主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集，且在領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)下增進(jìn)和其他部門的交流與聯(lián)系，定期整理與分類檔案資料，并對(duì)其歷史性與連續(xù)性進(jìn)行了解與掌握，防止出現(xiàn)資源失真與收集不完整的情況。不僅如此，檔案文書管理工作是一項(xiàng)發(fā)展性工作，在事件不斷發(fā)展過程中其也會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)變化。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可合理增加人力與資金的投入，建立起去企業(yè)需求相符的管理系統(tǒng)，以切實(shí)防止由于人為因素而引起的疏漏，進(jìn)而保證能夠充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值，為服務(wù)中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)的有序開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。