檔案室安全管理精選(九篇)

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第1篇：檔案室安全管理范文

[關(guān)鍵詞]檔案管理；檔案安全

[中圖分類號]G269 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1009 ― 2234（2014）06 ― 封二 ― 01

檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，檔案的重要性顯而易見，但隨著社會的飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強(qiáng)，因而，檔案如何被及時、有效的安全保護(hù)以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題，也相應(yīng)地突現(xiàn)出來！解決檔案保管及利用的安全問題越來越迫切，如檔案涂改、丟失、被盜等案件，近幾年時有發(fā)生；對檔案管理認(rèn)識到不到位，沒有認(rèn)識到檔案的重大歷史和現(xiàn)實(shí)意義，不對有價值材料、照片、影音資料及時保存、保管，以致于這一段歷史缺失檔案記錄；由于檔案庫房溫濕度調(diào)控不及時，造成檔案發(fā)霉、變質(zhì)現(xiàn)象也時常出現(xiàn)。

一、檔案安全管理的目的。加強(qiáng)檔案安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生，確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命。保存原始資料，保持資料的原始、準(zhǔn)確、完整，以便核對資料的準(zhǔn)確性和查證，便于建立人事或項(xiàng)目履歷，便于在今后的工作中進(jìn)行借簽；而職能部門的檔案，更是當(dāng)前行依法政行為的過程，更是打造服務(wù)型政府的要求，更是保障人民利益的客觀要求。

二、健全檔案安全管理制度。檔案管理必須依據(jù)相關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)、規(guī)章，必須嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，堅(jiān)持嚴(yán)格管理、預(yù)防為主、防治結(jié)合、確保安全的原則。具體部門、單位在執(zhí)行好相關(guān)安全管理制度的同時，必須建立健全本部門的安全管理制度，用制度規(guī)范檔案管理行為，保證檔案安全管理工作的需要，確保檔案安全有效進(jìn)行管理。從檔案的收集、整理到檔案的分類、歸檔、保存，每個一個過程，都要形成制度，在檔案管理過程中，有嚴(yán)格的依據(jù)，有嚴(yán)格的規(guī)范，確保檔案安全萬無一失。

三、要采用計算機(jī)等現(xiàn)代化的管理手段。隨著社會的發(fā)展，特別是隨著計算機(jī)的發(fā)展，檔案管理日益現(xiàn)代化，計算機(jī)在檔案管理上大量應(yīng)用，更使復(fù)雜化的檔案管理工作變得清松起來，日常管理也方便起來。當(dāng)前檔案管理示范級建設(shè)，不但對檔案管理人員有更高的要求，而且對管理手段也有更新要求，這也是檔案管理現(xiàn)代化的過程，檔案管理規(guī)范化的過程，所以用好、管好計算機(jī)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，已成為當(dāng)前檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。

四、分類對檔案進(jìn)行管理。檔案的載體不同，保存的方式也不同，保存的方法也不同，所有要不檔案，要采取不同的安全管理、保管措施。檔案管理人員應(yīng)熟知檔案安全保護(hù)知識，定期進(jìn)行檔案安全檢查，做好檢查記錄，及時匯報并采取相應(yīng)措施，每年定期進(jìn)行安全性抽樣檢查，按規(guī)定進(jìn)行一次全面清點(diǎn)登記，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施予以處理。新收集的檔案資料須 必經(jīng)消毒、除塵后方能入庫，并對消毒殺蟲情況進(jìn)行登記；對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須采取搶救措施，按檔案保護(hù)技術(shù)要求進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；存儲檔案信息的載體，應(yīng)按所存儲信息的最高密級標(biāo)明密級，并按相應(yīng)密級文件的管理要求進(jìn)行管理；與互聯(lián)網(wǎng)相連的計算機(jī)或其它電子 信息設(shè)備不得存儲、處理和傳遞檔案信息，向社會開放的檔案信息網(wǎng)站，應(yīng)按規(guī)定報相關(guān)公安部門備案，并在接受安全評估合格后，方可接入互聯(lián)網(wǎng)；到期檔案經(jīng)鑒定后，銷毀檔案載體應(yīng)確保檔案信息無法還原。

第2篇：檔案室安全管理范文

摘要：檔案信息安全是辦公室檔案信息化建設(shè)中的一項(xiàng)重要保障工作。本文從制度管理及信息化下的數(shù)據(jù)管理討論了檔案信息安全管理的7 個保障措施：電子文檔歸檔及管理制度；安全保密制度、數(shù)字檔案查詢利用制度；檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度；數(shù)字檔案鑒定銷毀制度；檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度；檔案庫房管理制度。

關(guān)鍵詞 ：檔案信息化電子文檔安全保密制度網(wǎng)絡(luò)安全

1 電子文件歸檔管理制度的安全策略

①電子文件是指單位在內(nèi)部管理和履行行政職能的過程中所產(chǎn)生并存儲在光盤、硬盤等載體中的，可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，并且可作為參考資料通過計算機(jī)系統(tǒng)調(diào)閱和使用的文件。②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進(jìn)行歸檔處理。③從歸檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時也可進(jìn)行物理歸檔。基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調(diào)整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要借助可脫機(jī)存儲的載體，先將源電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)皆撦d體中，經(jīng)由其轉(zhuǎn)換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲數(shù)據(jù)。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉(zhuǎn)換，然后存儲在指定磁盤。④電子文件歸檔時，機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。⑤電子檔案管理系統(tǒng)采用“計算機(jī)集中處理+電子檔案存儲數(shù)據(jù)資料+ 數(shù)據(jù)有效管理”的方式，實(shí)現(xiàn)對檔案資料“一次采集、反復(fù)利用、信息共享”。⑥歸檔方式由“紙質(zhì)”變“電子”。一改以往每年發(fā)一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創(chuàng)新建立專門檔案管理系統(tǒng)，由專人負(fù)責(zé)錄入管理，一人一檔，定期校驗(yàn)和轉(zhuǎn)存，實(shí)行檔隨人走“終身制”。⑦時間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統(tǒng)更具有連續(xù)性和長效性，可做到隨時可添加，隨時可變更，隨時可查閱，有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續(xù)完備的缺點(diǎn)。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊，經(jīng)上級批示后統(tǒng)一銷毀。銷毀保密等級較高的電子文件時，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應(yīng)該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。

2 安全保密制度

①辦公室行政人員必須對數(shù)字檔案系統(tǒng)的登錄帳號、密碼保密。另外，為了保證系統(tǒng)安全，應(yīng)該用數(shù)字+ 字母的形式設(shè)置登錄密碼，且不得少于八位數(shù)，每隔一段時間修改一次。非單位內(nèi)部計算機(jī)未經(jīng)上級批示無權(quán)登錄檔案管理系統(tǒng)。②除業(yè)務(wù)檔案以外的電子檔案只允許單位內(nèi)部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經(jīng)上級批示不得外傳。涉密檔案禁止網(wǎng)絡(luò)共享。

3 數(shù)字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢

①非單位內(nèi)部人員，未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批示不得調(diào)閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經(jīng)批示后由本單位后臺管理部門授予訪問權(quán)限方可進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)閱。單位內(nèi)部人員可通過提前申請的帳號登錄蘭臺檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)需要調(diào)閱電子文件。②根據(jù)檔案的保密等級，系統(tǒng)按照登錄權(quán)限將單位內(nèi)部人員分為三類，即普通用戶、中級用戶和高級用戶。③可以對外開放的文件有的設(shè)置了限制條件。比如調(diào)閱數(shù)字檔案時，要求調(diào)閱人提前通過網(wǎng)絡(luò)遞交調(diào)閱申請，經(jīng)檔案管理人員審查后自由調(diào)閱，調(diào)閱人不得擅自轉(zhuǎn)載文件資料。而紙質(zhì)文件則要通過上級批復(fù)再進(jìn)行調(diào)閱。

4 檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度

①認(rèn)真做好文件的收、發(fā)工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務(wù)。②數(shù)字檔案由檔案管理人員和計算機(jī)管理人員分別負(fù)責(zé)管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全；③各部門數(shù)字檔案經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后由行政秘書交檔案室統(tǒng)一管理；④非檔案管理者不得修刪數(shù)字檔案；數(shù)字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。

5 數(shù)字檔案鑒定銷毀制

①堅(jiān)定數(shù)字檔案時，首先由領(lǐng)導(dǎo)批示，從各部門挑選專業(yè)人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數(shù)字檔案，就檔案存毀給出專業(yè)意見。然后，工作組統(tǒng)計出不再具有利用價值和存儲價值的檔案清單，編寫銷毀清冊。②檔案鑒定工作組以報告的形式向上級如實(shí)反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊。經(jīng)批示后按規(guī)定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊必須永久保存。禁止任何部門或個人未經(jīng)批示擅自銷毀檔案資料。

6 檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度

①數(shù)字檔案的使用和維護(hù)一律參照計算機(jī)操作規(guī)程操作。假設(shè)調(diào)閱時計算機(jī)突發(fā)故障，須盡快通知技術(shù)部進(jìn)行排障，切忌個人盲目處理。②指派專人保管硬盤、光盤等存儲載體，切忌將介質(zhì)外接，也不允許在本單位計算機(jī)載體上使用外來存儲載體。檔案室的計算機(jī)未經(jīng)許可不得上網(wǎng)操作或供個人娛樂。③做好防光、防潮、防蟲霉、防火、防盜、防塵、防鼠、防高溫等檔案保護(hù)工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]章素文.淺析信息化檔案管理安全防范之策略[J].科技信息，2011.9.

[2]王艷.如何確保信息化檔案管理的安全[J].中國科技信息，2010(09).

[3]馬菲.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理安全體系初探[J].湖北檔案，2009(08).

第3篇：檔案室安全管理范文

關(guān)鍵詞:勞務(wù)用工；安全檔案；施工安全

建筑行業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)的重要支柱產(chǎn)業(yè)，改革開放以來建筑行業(yè)得到迅速發(fā)展，其增加值約占GDP的7%，而且勞動力密集型行業(yè)，而其就業(yè)人員多為農(nóng)民工，農(nóng)民工為建筑業(yè)快速發(fā)展提供了大量的勞動力，但也由于該行業(yè)人員整體文化程度較低、流動性大、施工現(xiàn)場露天高空作業(yè)多、施工工藝復(fù)雜等特點(diǎn)，給施工現(xiàn)場的安全管理帶來極大挑戰(zhàn)，有研究分析指出安全事故的發(fā)生80%是由于人的不安全行為導(dǎo)致的，如何加強(qiáng)農(nóng)民工隊(duì)伍的安全教育管理成為了安全工作中不可小視的重要工作。根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》(2014年修訂版)第十八條第三款“生產(chǎn)經(jīng)營單位的主要負(fù)責(zé)人對本單位安全生產(chǎn)工作負(fù)有下列職責(zé)……(三)組織制定并實(shí)施本單位安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)計劃”以及第二十二條第二款“生產(chǎn)經(jīng)營單位的安全生產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)以及安全生產(chǎn)管理人員履行下列職責(zé)……(二)組織或者參與本單位安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)，如實(shí)記錄安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)情況”的內(nèi)容，建筑施工企業(yè)負(fù)責(zé)人及安全管理人員應(yīng)該將安全教育培訓(xùn)工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作。由于建筑企業(yè)項(xiàng)目部人員相對固定，而且從業(yè)人員文化水平較高，安全教育工作易于開展，故本文僅針對如何做好農(nóng)民工的安全教育及資料歸檔。本文基于筆者在重慶軌道高家花園大橋項(xiàng)目從事項(xiàng)目安全管理工作的經(jīng)歷，著重講述如何采用勞務(wù)用工安全檔案的方式完整性、系統(tǒng)性的管理從業(yè)人員教育培訓(xùn)問題。

1當(dāng)前安全教育培訓(xùn)現(xiàn)狀

1．1現(xiàn)場勞務(wù)作業(yè)人員流動性大，文化程度低，難以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性教育培訓(xùn)

現(xiàn)場勞務(wù)作業(yè)人員普遍來自農(nóng)村，文化程度低，大部分人員今天放下鋤頭，明天就到工地了，農(nóng)田與工地兩頭奔走，就業(yè)不穩(wěn)定。外加工程施工任務(wù)繁重與缺少連續(xù)性，與親人異地分居等種種原因，勞務(wù)作業(yè)人員的特點(diǎn)就明顯表現(xiàn)出短期性、流動性、分散性、階段性、流水作業(yè)、農(nóng)民工、文化程度低等。由于這些客觀原因短期內(nèi)沒法改變，使得目前國內(nèi)勞務(wù)作業(yè)人員難以轉(zhuǎn)變?yōu)槁殬I(yè)工人，施工現(xiàn)場可能存在未經(jīng)培訓(xùn)私下上崗的情況，作業(yè)人員工作的不穩(wěn)定性或高流動性決定了教育培訓(xùn)工作很難進(jìn)行合理規(guī)劃、完成系統(tǒng)培訓(xùn)。

1．2安全教育體系混亂，安全管理人員工作量大

目前大多地方的施工安全管理內(nèi)業(yè)資料尚未形成體系，檔案形式不一，導(dǎo)致安全管理人員花費(fèi)大量的時間和精力放在了勞務(wù)人員統(tǒng)計、安全教育培訓(xùn)及資料整理的工作中，各地方、各部門的不同要求又導(dǎo)致了施工項(xiàng)目部資料整理混亂，無有效針對從業(yè)人員安全教育檔案的規(guī)范整理，從而使得從業(yè)人員教育培訓(xùn)無系統(tǒng)性、無有效體系。

2加強(qiáng)作業(yè)人員安全教育培訓(xùn)的對策

2．1制定項(xiàng)目部從業(yè)人員安全教育培訓(xùn)制度

制度是開展工作的指引，從制度角度制定從業(yè)人員從入場、過程中、退場、教育計劃、教育時間等一系列具體細(xì)則，規(guī)范人員教育培訓(xùn)工作，細(xì)化勞務(wù)用工檔案的建立，而且從業(yè)人員勞務(wù)用工安全檔案的建立，不是一個人、一個部門能夠完成的，還需要項(xiàng)目人事部門的配合，制定制度有利于約束各部門、各勞務(wù)隊(duì)伍按章辦事。

2．2建立勞務(wù)用工安全檔案

(1)根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)范的要求，從業(yè)人員進(jìn)場時的勞務(wù)用工安全檔案，可以涵蓋以下幾項(xiàng)內(nèi)容:從業(yè)人員身份證復(fù)印件，制定從業(yè)人員花名冊，并著重對年齡55周歲以上的人員給予勸退或者調(diào)換工作崗位，避免由于個人身體原因?qū)е掳踩鹿实陌l(fā)生;入場三級安全教育記錄卡，主要記錄從業(yè)人員進(jìn)場時間、入場教育時間及時長、工種以及三級教育的內(nèi)容等信息;入場安全教育培訓(xùn)，根據(jù)安監(jiān)總局《生產(chǎn)經(jīng)營單位安全培訓(xùn)規(guī)定》的要求，對工人進(jìn)場上崗作業(yè)前，進(jìn)行公司級、項(xiàng)目部級、班組級三級安全教育，此項(xiàng)工作可以結(jié)合農(nóng)民工學(xué)校等聯(lián)合開展，由項(xiàng)目的人事部門組織進(jìn)場施工作業(yè)人員，項(xiàng)目經(jīng)理、安全總監(jiān)、生產(chǎn)副經(jīng)理、班組長等參與進(jìn)行;從業(yè)人員安全目標(biāo)責(zé)任書，主要是項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位及施工單位安全生產(chǎn)控制指標(biāo)向從業(yè)人員通知，以及根據(jù)“一崗雙責(zé)”的要求，需要向從業(yè)人員表明其安全職責(zé)、安全權(quán)利與義務(wù)等內(nèi)容;崗位危險告知書，主要向從業(yè)人員說明所從事的崗位存在哪些危險因素，以及如何避免的安全防護(hù)措施、方法;安全操作規(guī)程教育，主要是根據(jù)從業(yè)人員不同工種，根據(jù)相關(guān)規(guī)范的要求，將不同工種或者不同設(shè)備的操作規(guī)程向從業(yè)人員進(jìn)行教育;考核資料，根據(jù)相關(guān)法規(guī)要求，從業(yè)人員必須經(jīng)考核合格方能上崗，故目前各項(xiàng)目部普遍采用考試答卷的形式考核從業(yè)人員是否合格。(2)施工過程中，隨著施工工序或者季節(jié)等的變化，還需對從業(yè)人員進(jìn)行各工序或者冬季、雨季、重大節(jié)假日前后等的安全教育培訓(xùn)工作。工程部門技術(shù)人員還需要對作業(yè)人員進(jìn)行安全技術(shù)交底，安全員進(jìn)行監(jiān)督。日常施工檢查、巡查中對作業(yè)人員的違章指揮、違章操作、違反勞動紀(jì)律“三違”現(xiàn)場的記錄，以及對其的獎勵、處罰記錄、退場時間等也可歸檔到個人檔案內(nèi)。(3)現(xiàn)場副經(jīng)理、技術(shù)員、班組長對施工人員流動性的管控。由于從業(yè)人員流動性大，項(xiàng)目安全部門未必能夠及時發(fā)現(xiàn)未經(jīng)安全教育培訓(xùn)上崗人員，這就需要項(xiàng)目副經(jīng)理、現(xiàn)場施工員在安排工作時，如發(fā)現(xiàn)陌生面孔需及時上報，項(xiàng)目部也應(yīng)該制定對勞務(wù)隊(duì)伍或者班組長的處罰措施，預(yù)防此類現(xiàn)象的出現(xiàn)。(4)信息化在檔案管理中的應(yīng)用。目前市場上已經(jīng)出現(xiàn)了安全管理信息系統(tǒng)、安全教育培訓(xùn)工具箱、身份證識讀卡、指紋采集器等工具，根據(jù)實(shí)際工作情況結(jié)合上述工具，可將勞務(wù)安全檔案電子化，采用計算機(jī)的高速工作，將會極大程度減輕安全管理人員對勞務(wù)安全檔案整理的工作量，采用信息化的另一個好處便是通過上述計算機(jī)等工具的采集加工，能夠自動設(shè)計對從業(yè)人員的安全教育培訓(xùn)形成系統(tǒng)性，便于安全管理的同時，也有利于系統(tǒng)性提高從業(yè)人員的安全工作水平。

2．3不斷完善勞務(wù)用工安全檔案

從一名作業(yè)人員進(jìn)場開始到其退場，勞務(wù)用工安全檔案完整記錄了此人在項(xiàng)目部的進(jìn)場時間、安全教育培訓(xùn)、獎勵處罰、違章違紀(jì)、接受的工藝培訓(xùn)、退場時間等內(nèi)容。此項(xiàng)工作的建立與完善，不僅會減輕安全管理人員的工作量，還避免出現(xiàn)作業(yè)人員缺少教育培訓(xùn)上崗的情況，也方便于各級單位對此項(xiàng)安全工作的檢查，系統(tǒng)性、完整性的再現(xiàn)了從業(yè)人員從人場到退場的所有工作及表現(xiàn)。

3結(jié)束語

隨著建筑行業(yè)勞務(wù)人員老齡化的趨勢越來越嚴(yán)重，以及建筑行業(yè)越來越激烈的競爭，如何打造一批合格的、有較高安全意識及工作能力的勞務(wù)工人，勞務(wù)用工安全檔案也將會越來越體現(xiàn)出它的作用。后續(xù)隨著信息化向建筑行業(yè)的慢慢滲入，勞務(wù)用工檔案將會省時省力，系統(tǒng)性、多樣化的對作業(yè)人員進(jìn)行安全教育，結(jié)合技術(shù)水平的培訓(xùn)，提高他們的安全施工水平，提高施工單位對作業(yè)人員的掌控力，減少或者避免安全事故、質(zhì)量事故的發(fā)生，間接提高施工單位的施工質(zhì)量與進(jìn)度，繼而提高施工單位的安全施工管理水平，同時公司效益與形象兩者兼得。

參考文獻(xiàn)

［1］中華人民共和國安全生產(chǎn)法，2014.8.31修正．

第4篇：檔案室安全管理范文

電子檔案的建立，使計算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。

1、檔案信息可異地實(shí)時為利用者提供電子檔案信息，打破了傳統(tǒng)利用方式和時空局限，并可多人在各自計算機(jī)上同時查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案利用服務(wù)的總體水平，得到有效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2、電子檔案不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息、而且可以通過終端上權(quán)限瀏覽非涉密文檔和涉密文檔，有效的保護(hù)了檔案的涉密程度，對檔案實(shí)體起到了有效保護(hù)作用和物理隔離。檔案人員可通過簡單的操作進(jìn)行查詢和利用，能快速查閱相關(guān)檔案資料，大大提高了工作效率，可以從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來，效率高，速度快。

3、電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)，而且與紙質(zhì)檔案的管理方式是相通的。電子檔案有效地節(jié)約檔案占用空間，檔案儲備量更加充足。促進(jìn)了檔案的實(shí)體保護(hù)，檔案保管更加安全。

4、計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。

5、電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，由于計算機(jī)數(shù)據(jù)在統(tǒng)計和整理過程中運(yùn)行速度快，能容量大，使得在電子檔案管理過程中能夠儲存諸多的檔案信息，以便于日后查找過程中的需求。

二、電子檔案管理和利用的主要保護(hù)措施

現(xiàn)階段對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，我們的重點(diǎn)還習(xí)慣于在檔案室、館內(nèi)對其實(shí)施保護(hù)，即歸檔后對具體的檔案實(shí)體進(jìn)行保護(hù)，包括針對載體的防高溫高濕、防水、防火、防蟲、防震、防有害氣體、修復(fù)等保護(hù)措施。電子文件在其產(chǎn)生、處理、存儲、保管、利用過程中，很有可能因自然、人為和技術(shù)等因素而受到損壞減少，因載體、設(shè)備損壞，人員失誤，病毒、黑客的入侵造成電子文件的污染、流失和破壞。其安全性至關(guān)重要。由于電子文檔天生具有容易被復(fù)制、修改和傳播的特點(diǎn)，企業(yè)面臨內(nèi)外部兩方面的安全威脅，電子檔案的安全保障工作應(yīng)當(dāng)全方位、高覆蓋，貫徹于電子檔案建設(shè)的全過程。

1、建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求。

2、從電子檔案的收集、整理、歸檔到保密、安全、利用等各個環(huán)節(jié)都要有明確細(xì)致的操作規(guī)程，要明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等，形成一套完善的電子檔案管理體制，做到依法管理電子文件，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、安全性。為保證歸檔電子文件的完整、真實(shí)和有效利用，從電子文件產(chǎn)生時就應(yīng)按照制度要求妥善管理以確保其不散失、不損毀、不失真。

3、檔案部門要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行把關(guān)和交接，保證電子文件生成過程各環(huán)節(jié)的真實(shí)性、完整性和有效性。

4、科學(xué)管理和保護(hù)好電子檔案載體，是保證電子檔案安全的前提。電子檔案與傳統(tǒng)檔案保管方法有許多相同的方面，防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜等，但是，電子檔案由于其載體的特殊性對保護(hù)措施也有著不同的標(biāo)準(zhǔn)要求。

5、加強(qiáng)對檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護(hù)。

6、電子檔案長期存取的安全保證。制作備份是保障電子檔案安全的最根本方法，可制作一份或幾份拷貝，并將拷貝分別保留在多處相隔較遠(yuǎn)的異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中，以防原件因載體損壞或設(shè)備故障等原因而丟失信息。

7、電子檔案信息的安全維護(hù)。提高網(wǎng)絡(luò)信息安全的技術(shù)保障至關(guān)重要。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案信息安全防范和保護(hù)的主要措施和手段包括通過入網(wǎng)訪問控制、加密和數(shù)字簽名、設(shè)立防火墻、漏洞掃描技術(shù)。

8、檔案保管部門應(yīng)及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進(jìn)行統(tǒng)計。

第5篇：檔案室安全管理范文

關(guān)鍵詞：檔案；安全；問題；解決措施

1電子檔案管理中出現(xiàn)的安全問題

1.1電子檔案保存壽命受限。由于電子檔案受其保存介質(zhì)的壽命長短、質(zhì)量優(yōu)劣以及其更新?lián)Q代的影響，使得其壽命存在各種差異。如計算機(jī)設(shè)備的更新?lián)Q代，過時的檔案介質(zhì)，造成電子檔案信息無打開利用，從而可能會造成檔案信息的損害和丟失，嚴(yán)重?fù)p害了信息利用者的利益。

1.2病毒的危害性。網(wǎng)絡(luò)時代，各種病毒木馬不斷的對計算機(jī)進(jìn)行攻擊與入侵，使得一些機(jī)密的電子檔案在傳輸過程中可能會被病毒等感染，電子檔案系統(tǒng)也可能被黑客所攻擊，從而危害電子檔案信息的安全。

1.3電子檔案真實(shí)性受到挑戰(zhàn)。由于紙質(zhì)檔案可加蓋單位公章，領(lǐng)導(dǎo)簽字，比較容易鑒別，而電子檔案由于具有無限修改復(fù)制的功能，如果不加以技術(shù)處理，則無法辨認(rèn)其原稿的真實(shí)性，從而造成信息的失真。

1.4電子檔案安全不容忽視。網(wǎng)絡(luò)時代，由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，使得數(shù)據(jù)被他人盜取、篡改的事件時時發(fā)生，這對機(jī)密電子檔案的管理提出了很大的挑戰(zhàn)。

2解決電子檔案安全問題的措施

2.1技術(shù)安全處理措施

2.1.1加密處理。數(shù)據(jù)加密是減少電子檔案信息被盜、泄密的有效方法。通過加密處理，使得數(shù)據(jù)不被非法竊取、閱讀。電子文件在傳輸過程中可采用非對稱式或雙密鑰碼進(jìn)行加密。發(fā)方可使用收方的公開密鑰發(fā)文，而收方只用自己知道的密鑰解密。這樣任何人只能通過公開密鑰向收方發(fā)文，而收方才能獲得加密文件，而其他人很難破解密文，從而有效的保護(hù)電子文件的機(jī)密性。

2.1.2電子簽名技術(shù)。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子簽名技術(shù)被人們廣泛應(yīng)用起來，電子簽名可分為證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。主要作用是在于證實(shí)該份文件確實(shí)出自作者，確保其內(nèi)容沒被他人改動。通過證書式數(shù)字簽名可有效檢驗(yàn)文件確實(shí)來自發(fā)方，內(nèi)容沒有被人改動。手寫式數(shù)字簽名則是將專門的軟件模塊嵌入文字處理軟件中，作者可用光筆在計算機(jī)屏幕上簽名，或者用壓敏筆在手寫輸入板上簽名，使其顯示的筆跡與在紙質(zhì)文件上的親筆簽名的字跡一樣，從而保證其信息的真實(shí)性、合法性。

2.1.3權(quán)限的使用與監(jiān)控。檔案管理者應(yīng)對電子檔案數(shù)據(jù)訪問用戶設(shè)置身份驗(yàn)證，只有通過身份驗(yàn)證信息的人才可進(jìn)行訪問。此外還要根據(jù)訪問人身份、電子檔案的秘密等級，來確定其訪問權(quán)限。目前可使用的監(jiān)控技術(shù)為防火墻技術(shù)，防火墻具有很好的保護(hù)作用，入侵者想要接觸目標(biāo)計算機(jī)，必須先穿越防火墻的安全防線，因此可將防火墻配置成許多不同保護(hù)級別，使數(shù)據(jù)庫的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯。

2.2制度安全管理

電子檔案在形成、處理、傳遞、歸檔等過程中都有可能出現(xiàn)信息的丟失與篡改，因此為了保證電子信息檔案的安全性，實(shí)行必要的制度管理是必不可少的。可根據(jù)需要制定相應(yīng)的制度，如只有電子信息管理人員才能進(jìn)入相關(guān)操作系統(tǒng)，計算機(jī)要設(shè)置密碼，專人專用，其他無關(guān)人員不得打開或使用其計算機(jī)，更不得非法進(jìn)入或操作該系統(tǒng)。同時，對電子檔案生命周期的整個過程進(jìn)行嚴(yán)格管控，防止任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，造成信息丟失或失真現(xiàn)象發(fā)生。

2.2.1明確電子文件制作傳遞的責(zé)任。電子文件要由專人制作，制作完成定稿后要進(jìn)行加密處理，如需要參考或利用時，只能以只讀形式進(jìn)行查閱，防止因主觀或客觀原因造成電子文件的篡改或滅失。

2.2.2及時收集電子文件。很多單位電子文件制作完成后，任由于制作者進(jìn)行保管，使得電子文件處理松散的管理狀態(tài)，容易發(fā)生失真現(xiàn)象。電子文件一旦定稿就應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)使用電子筆等進(jìn)行簽發(fā)，如條件不允許，可在紙制文件上簽發(fā)，然后將紙稿與電子稿件一同交由文書檔案管理者進(jìn)行管理，不得擅自修改。如需修改，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行操作。同時對電子文件要進(jìn)行備份處理，保證電子文件不得丟失，不滅失。

2.2.3歸檔制度。電子文件歸檔時要進(jìn)行認(rèn)真檢查，檢查文件是否齊全完整，真實(shí)可靠，是否是最終稿本，其與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容是否一致。然后將電子文件放入計算機(jī)指定的位置，或者備份到相應(yīng)的介質(zhì)中。歸檔時要注意標(biāo)明相應(yīng)的保密級別，注明了保密級別的電子文件應(yīng)及時進(jìn)行邏輯歸檔，并按照電子檔案的目錄對應(yīng)放置。電子文件可按紙質(zhì)文件的要求劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

2.2.4保管制度。電子文件和其他紙質(zhì)檔案一樣，是獨(dú)立的檔案門類和載體，要按制度妥善管理，確保電子檔案不損毀、不失真，從而保證電子檔案的完整、真實(shí)，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價值。電子檔案要進(jìn)行統(tǒng)一保管，檔案管理者應(yīng)熟練的掌握計算機(jī)使用技術(shù)，能夠使用各種檢索工具，使得歸檔的電子文件利用起來更加方便與及時。檔案管理者應(yīng)對存放電子文件的介質(zhì)進(jìn)行不定期的健康檢查，對發(fā)現(xiàn)問題的電子文件要采取維護(hù)措施，及時修復(fù)，防止文件的丟失與破壞。同時，隨著計算機(jī)設(shè)備的更新與發(fā)展，要對歷史電子檔案介質(zhì)進(jìn)行同步更新、復(fù)制和備份。

2.2.5電子文件利用條件。電子文件的操作與利用需要具備相應(yīng)條件，管理者可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，無關(guān)人員不得借閱、操作該電子文件，同時對管理者提出相應(yīng)的紀(jì)律要求，要遵從保密管

理規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露屬于工作秘密的電子文件檔案，一旦發(fā)生屬于秘密的檔案出現(xiàn)泄露與丟失要嚴(yán)格追究檔案管理者的責(zé)任。2.2.6不可忽視紙質(zhì)檔案的管理。雖然目前提倡力行節(jié)約，實(shí)行無紙化辦公，但由于電子檔案安全性、真實(shí)性等受到很多制約，因而紙質(zhì)檔案的管理依然顯得重要，紙質(zhì)檔案具有保存時間長、真實(shí)可靠性強(qiáng)、可信度高等特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案在當(dāng)今檔案工作中仍發(fā)揮著重要作用，因此我們不可忽視紙質(zhì)檔案的管理與保存。檔案領(lǐng)導(dǎo)者及管理者仍要把紙質(zhì)檔案工作做為重要工作來抓。

第6篇：檔案室安全管理范文

關(guān)鍵詞：檔案 掃描 實(shí)體 安全 管理

檔案數(shù)字化掃描是新時期檔案館業(yè)務(wù)工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，是延長檔案壽命，減少檔案磨損，方便檔案利用的重要舉措。在檔案數(shù)字化掃描過程中，檔案加工的周期長、任務(wù)重、要求嚴(yán)，檔案實(shí)體要經(jīng)歷出庫、整理、拆卷、掃描、錄入、裝訂、入庫等一系列工序，由于數(shù)字化掃描一般都是外包工程，所以保證檔案實(shí)體安全的任務(wù)尤為重要。

一、建立完善的管理制度是檔案實(shí)體安全最可靠的保障

檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是一個浩大復(fù)雜的工程，稍有疏忽，就有可能對檔案實(shí)體安全造成威脅，所以，保證檔案實(shí)體安全是檔案數(shù)字化掃描工作中一項(xiàng)重要任務(wù)，為之建立完善有效的管理制度顯得尤為重要。

東城區(qū)檔案館從2010年初啟動檔案數(shù)字化掃描工程。在參觀走訪其他區(qū)縣檔案館，學(xué)習(xí)借鑒別人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，東城區(qū)檔案館制定了《檔案掃描過程中對檔案實(shí)體的安全管理規(guī)定》，這個規(guī)定在后來的工作實(shí)踐中不斷得到補(bǔ)充完善，最終形成了《檔案掃描過程中對檔案實(shí)體的安全要求》，確定了檔案管理人員的工作規(guī)范，提出了檔案出入庫手續(xù)要求以及出庫檔案的數(shù)量控制要求，對檔案掃描公司員工提出對檔案實(shí)體及檔案信息內(nèi)容上的安全要求。如：檔案在掃描過程中不允許任何人員擅自將檔案帶離掃描場所，防止檔案丟失；嚴(yán)禁發(fā)生勾劃、涂抹、撕損、剪切等人為性破壞檔案的行為，要維護(hù)檔案的原貌：不允許工作人員擅自拍照、抄錄、復(fù)印掃描的檔案：在掃描檔案過程中工作人員要輕拿輕放，盡量減少磨損，不允許在檔案旁吸煙、擺放水杯、喝水、吃食物及存放易燃易爆物；當(dāng)有事需要離開房間時，要將檔案存放檔案柜并鎖好：桌面不得隨意擺放檔案。同時，東城區(qū)檔案館與掃描公司簽訂了檔案保密責(zé)任書，要求公司負(fù)責(zé)對員工進(jìn)行檔案信息保密及檔案安全意識的培訓(xùn)。

二、把檔案安全意識貫徹到數(shù)字化掃描工作的各個環(huán)節(jié)

1.檔案出庫前檢查

數(shù)字化掃描工作程序的第一項(xiàng)就是檔案出庫前檢查，進(jìn)行這項(xiàng)工作的目的就是要了解檔案實(shí)體在出庫前是一種什么狀態(tài)。檔案出庫前檢查，主要是檢查檔案是否有破損，是否有頁碼錯誤，是否有非掃描件，是否有非紙質(zhì)件，以及案卷的總頁數(shù)是多少。將檢查的結(jié)果記入數(shù)字化掃描檔案數(shù)據(jù)庫中。在這個數(shù)據(jù)庫里設(shè)置了檔號、檔案出庫前檢查情況、是否有非掃描件，出庫前頁數(shù)，出庫單號、出庫日期，這部分要在檔案出庫前做好登記，隨著檔案的出庫將數(shù)據(jù)庫移交給掃描公司，在檔案掃描完畢返回檔案庫房時，掃描公司還要將此批次加工檔案的數(shù)據(jù)庫返回給檔案局，同時填寫：檔案入庫日期、入庫頁數(shù)、是否修改卷內(nèi)題名、是否有非掃描頁，是否有重編頁碼，檔案修補(bǔ)頁號及其他。檔案入庫后，在經(jīng)過檔案局專設(shè)的數(shù)字化掃描檔案實(shí)體檢查人員的檢查后，登記入數(shù)據(jù)庫：檔案實(shí)體檢查情況、檢查人。通過這樣一個完整的數(shù)據(jù)庫可以了解每一卷檔案在經(jīng)過數(shù)字化掃描后具體有了哪些變化，了解檔案修補(bǔ)情況和掃描情況。

2.嚴(yán)格的檔案出入庫手續(xù)

依照《掃描檔案出入庫登記要求》，檔案出入庫必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，要求庫房管理人員每天提前做好掃描檔案的出庫準(zhǔn)備工作，確保出庫的檔案數(shù)量準(zhǔn)確，手續(xù)齊備；要求檔案出庫時庫房管理人員要在《掃描檔案出入庫登記表》中做好調(diào)出登記，相關(guān)人員要簽字確認(rèn)：要求檔案歸還庫時庫房管理人員要與掃描工作人員認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和檔案實(shí)體狀況，并登記在《掃描檔案出入庫登記表》中，相關(guān)人員要簽字確認(rèn)，確保還庫的檔案齊全、完整等等。

3.檔案掃描過程中監(jiān)控

一方面，數(shù)字化掃描公司在工作間安裝有監(jiān)控攝像頭，隨時監(jiān)控檔案實(shí)體在各個工序流轉(zhuǎn)情況，監(jiān)控員工的工作狀態(tài)；另一方面，檔案館內(nèi)相關(guān)的工作人員也隨時深入掃描工作間，檢查掃描工作環(huán)境中是否有不合乎檔案規(guī)定的地方，比如，不得放置水杯、水壺和食品；檢查操作人員的工作程序是否規(guī)范，比如，是否有粗暴拆、扯、撕檔案的行為。由于有些檔案原有一部分頁是粘合的，掃描比較麻煩，怕個別員工貪圖速度，粗暴對待檔案。

4.檔案入庫后嚴(yán)查

掃描完畢的檔案在清點(diǎn)完畢辦理完入庫手續(xù)后，還要進(jìn)行一項(xiàng)工作，就是對入庫的檔案進(jìn)行實(shí)體檢查。檢查的方法是：查看全部卷，清點(diǎn)每一頁。檢查的內(nèi)容是：是否有丟漏重編頁碼：編制的頁碼是否合乎要求：檔案的裝訂是否合乎標(biāo)準(zhǔn)；是否有不按原裝訂孔裝訂檔案的現(xiàn)象；卷內(nèi)目錄的題名、頁號是否修改、修改后是否重新標(biāo)注了案卷封皮：是否有檔案修補(bǔ)。

三、在數(shù)字化掃描檔案中應(yīng)該注意的安全問題

1.減少檔案周轉(zhuǎn)天數(shù)、出庫數(shù)量，增加檔案出庫批次

由于在檔案掃描過程中檔案周轉(zhuǎn)需要時間，檔案完成掃描又需要很多道工作程序，所以通常情況下，如果加工掃描人員有20人，正常情況下每天掃描完成量在8千到1萬頁左右，每天流轉(zhuǎn)在加工場地的檔案就在6-8萬頁，大約有1000到1500卷，周轉(zhuǎn)期在一至三周，而檔案的加工場所不在庫區(qū)，掃描工作環(huán)境因?yàn)橛写罅康脑O(shè)備及人員存在，相對庫房的保管條件惡劣的多，這樣對檔案安全很不利，所以，要按照掃描公司的工作能力，及時調(diào)整控制檔案的出庫量，減少檔案在庫外的周轉(zhuǎn)期以及周轉(zhuǎn)量，采取增加出庫批次是保護(hù)檔案的必要手段。

2.減少檔案連續(xù)掃描的次數(shù)

實(shí)踐證明，多次連續(xù)掃描對紙張的物理性能有很大的影響。紙質(zhì)檔案在連續(xù)經(jīng)過數(shù)次掃描后，紙張的強(qiáng)度以及耐折度都會大幅下降。加之很多檔案之前都經(jīng)歷過復(fù)印機(jī)等光源照射必然對檔案產(chǎn)生了很大損傷，所以經(jīng)常建議掃描公司盡量提高檔案一次掃描的成功率，減少重復(fù)性的掃描。

3.減少檔案裝訂次數(shù)

能不拆卷掃描的檔案盡量不拆，拆了也盡量不重拆再裝訂。檔案的反復(fù)裝訂會對檔案實(shí)體造成很大的損害。

4.規(guī)范檔案整理，隨時協(xié)調(diào)問題

規(guī)范檔案整理，是檔案數(shù)字化掃描工作中的一項(xiàng)重要工作，也是直接關(guān)系到檔案實(shí)體完整性的重要環(huán)節(jié)。在檔案數(shù)字化掃描過程中，由于檔案產(chǎn)生的年代不同，檔案產(chǎn)生的行業(yè)部門不同，檔案所屬的全宗不同，所以很多檔案帶有時代烙印和行業(yè)特點(diǎn)，很多老檔案整理不規(guī)范，紙張規(guī)格不一、版式不一、裝訂不一，掃描過程中就會出現(xiàn)各式各樣的問題。比如編頁碼問題。原來的檔案由于版式不一樣，頁碼的編寫位置就有很大出入。對于這樣的檔案東城區(qū)檔案館通常采取尊重原著，只要編碼不錯就盡量不修改重編，這樣就可以減少對檔案的涂改。東城區(qū)檔案館不允許整理人員使用橡皮擦改頁號，防備萬一不小心涂破檔案，只允許使用2B或HB的鉛筆在需要重新編寫新的頁碼時輕劃錯誤的頁碼，在旁邊寫上新的頁碼。檔案拆訂時，要求輕拉慢拽，必要時剪斷裝訂線，減輕裝訂線對檔案的磨損：檔案裝訂時必須原孔裝回，盡量采取三針裝訂法，即：使用三個針，分別從三個孔同時裝訂，這樣可以減少、減輕線繩對檔案的拉扯。

5.保持掃描加工人員穩(wěn)定性

掃描人員流動性很大，新從業(yè)者多，當(dāng)加工人員熟悉工作程序后，往往不是經(jīng)常被抽調(diào)到公司的其他項(xiàng)目，就是跳槽離開。人員不穩(wěn)必然造成工作熟練不穩(wěn)定。當(dāng)從業(yè)者不熟悉工作程序時容易對檔案造成不必要的損傷。公司的人員穩(wěn)定檔案館不好把控，但是檔案館有責(zé)任對帶班人員以及新人必要的告誡，以達(dá)到保護(hù)檔案的目的。

第7篇：檔案室安全管理范文

關(guān)鍵詞 知識產(chǎn)權(quán) 科技檔案 檔案管理

我國是一個科技大國，一直秉承科技興國的戰(zhàn)略手段，科技的發(fā)展極大地促進(jìn)了我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，與此同時，也為我國留下了大量的科技檔案。對于這些檔案的管理，難度極高，涉及知識產(chǎn)權(quán)問題，使一般檔案無法同日而語。知識產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理已不單單是檔案的分類整理那么簡單，而是與法律、經(jīng)濟(jì)等產(chǎn)生了聯(lián)系。本文對知識產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了合理的分析，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)策略。

一、知識產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理的現(xiàn)狀

知識產(chǎn)權(quán)涉及面相對較廣，不僅僅與經(jīng)濟(jì)緊密相連，更是與法律同樣息息相關(guān)。就目前來說，我國的科技檔案管理在某些方面還存在問題，尤其是在知識產(chǎn)權(quán)方面。知識產(chǎn)權(quán)對于科技檔案的管理非常重要，其可以保障科技檔案的安全性與正確性等。截至現(xiàn)階段，知識產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理存在與相關(guān)法律法規(guī)結(jié)合不夠緊密、相關(guān)部門管理不力、工作人員態(tài)度及認(rèn)識不夠等問題。

（一）與相關(guān)法律法規(guī)結(jié)合不緊密

知識產(chǎn)權(quán)很大一部分內(nèi)容是法律，與法律的結(jié)合非常緊密。關(guān)于知識產(chǎn)權(quán)，我國有專門的法律限制及規(guī)定，要求對科技檔案的知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)，充分說明我國對科技的重視及知識產(chǎn)權(quán)的重視。我國的法律越來越完善，對于知識產(chǎn)權(quán)也有了詳細(xì)的規(guī)定，但目前我國相關(guān)部門在進(jìn)行科技檔案管理時，常常不重視科技檔案管理的知識產(chǎn)權(quán)，導(dǎo)致在實(shí)際的管理過程中對于檔案的作者沒有準(zhǔn)確的記載，難以通過作者對檔案進(jìn)行檢索。導(dǎo)致這一問題的主要原因是，科技檔案管理與相關(guān)法律法規(guī)結(jié)合不夠緊密，不對科技檔案的知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行詳細(xì)的記載和審核。

（二）相關(guān)部門管理不力

科技檔案由特定的部門進(jìn)行管理，這個部門在科技檔案的管理過程中扮演著重要的角色，甚至于影響著我國科技的M步和發(fā)展。我國是一個重視科技的國家，尤其重視科技的創(chuàng)新?？萍嫉膭?chuàng)新來源于對科技檔案的參考和創(chuàng)新實(shí)踐，大部分科技的創(chuàng)新都會對科技檔案進(jìn)行查閱，最后在前人經(jīng)驗(yàn)的指導(dǎo)下，讓科技創(chuàng)新變得更加簡單。即使是如此，我國的科技檔案在管理方面還是有很多的問題，其中最重要的就是相關(guān)部門管理不力。管理對于科技檔案的保存是極重要的，甚至影響到科技的進(jìn)步，尤其是知識產(chǎn)權(quán)加入科技檔案管理中以來，管理部門的責(zé)任就更加重大了，不僅要對相關(guān)的法律法規(guī)有足夠的認(rèn)識，也要對經(jīng)濟(jì)方面有相應(yīng)的了解。如今，科技檔案管理部門的責(zé)任不斷增加，任務(wù)不斷加重，導(dǎo)致其在科技檔案管理的知識產(chǎn)權(quán)方面監(jiān)管不力。

（三）工作人員態(tài)度及認(rèn)識不足

科技檔案是一個國家科發(fā)展最基本的記載，記錄每個時期科技的進(jìn)步發(fā)展，同時也為未來科技的發(fā)展提供了參考，這也可以看作是一種對于對中國歷史的記載。我國很多科技創(chuàng)新與新發(fā)現(xiàn)就是在參考科技檔案的基礎(chǔ)上出現(xiàn)的，此外，科技檔案的知識產(chǎn)權(quán)對于科技檔案來說就是其身份，詳細(xì)地記載了文獻(xiàn)的作者，有了知識產(chǎn)權(quán)就象征著這個科技的文獻(xiàn)是作者獨(dú)有的，任何人不能抄襲，同樣其他人也不能以盈利為目的進(jìn)行使用。這就說明了知識產(chǎn)權(quán)的重要性，但是我國的科技檔案管理之所以難以促進(jìn)我國科技的進(jìn)步，一個重要的原因就是相關(guān)部門的工作人員態(tài)度及認(rèn)識不足。譬如，工作人員常常認(rèn)識不到知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的重要性，在實(shí)際的操作過程中很少對科技檔案的知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行審核，因此造成科技檔案雜亂無章，往往一個科技檔案對應(yīng)的不止一個作者，這對于我國經(jīng)濟(jì)和科技的進(jìn)步是非常不利的，甚至?xí)璧K我國科技的發(fā)展。

二、知識產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理的改進(jìn)策略

就目前來說，我國知識產(chǎn)權(quán)視角下科技檔案管理的過程中存在著各種各樣的問題，嚴(yán)重阻礙了我國科技的發(fā)展，甚至影響到了我國法律的威嚴(yán)，因此這些問題的解決已刻不容緩。下文將針對我國知識產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理過程中存在的問題提出一系列的改進(jìn)策略，如培訓(xùn)工作人員的法律知識、加強(qiáng)管理部門的監(jiān)管力度及促進(jìn)法律與科技檔案的結(jié)合。

（一）培訓(xùn)工作人員的法律知識

與科技檔案直接進(jìn)行接觸的就是檔案管理部門的工作人員。管理部門的工作人員常常直接負(fù)責(zé)檔案的整理、分類及管理，可以說，工作人員就是科技檔案管理的實(shí)施環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)是科技檔案管理的關(guān)鍵步驟，因此，工作人員要對科技檔案管理的具體細(xì)節(jié)了然于胸。隨著對于知識產(chǎn)權(quán)的逐步重視，科技檔案管理已不僅僅是傳統(tǒng)的整理、分類、登記及管理，更是增加了法律的內(nèi)容，相關(guān)法律法規(guī)的加入使科技檔案管理變得更加嚴(yán)謹(jǐn)和嚴(yán)格，要對科技檔案的知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行審核并加以保護(hù)。工作人員作為科技檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要其掌握相關(guān)的法律法規(guī)。相關(guān)部門可以開展各項(xiàng)科技檔案管理的講座，其中要著重對其知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，并對相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行詳細(xì)的解說。通過專項(xiàng)的培訓(xùn)讓工作人員認(rèn)識到知識產(chǎn)權(quán)的重要性，使其在日常的科技檔案管理的工作中重視科技檔案的知識產(chǎn)權(quán)，并將其作為一種習(xí)慣。

（二）加強(qiáng)管理部門的監(jiān)管力度

想要從根本上對科技檔案知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行重視，不在于工作人員，也不在于法律法規(guī)的限制，而在于管理部門的監(jiān)管。并且相關(guān)部門的監(jiān)管并不是一蹴而就的，是需要循序漸進(jìn)的，也不是短期的管理就能實(shí)現(xiàn)的。長時間、大力度的監(jiān)管是科技檔案管理愈加完善的必要條件，因?yàn)橹挥凶陨隙碌剡M(jìn)行管理才能讓知識產(chǎn)權(quán)在科技檔案管理過程中受到足夠的重視。即使現(xiàn)階段我國的管理部門還未加強(qiáng)管理力度對科技檔案的知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)，但是已在某些方面有所突破和進(jìn)步，并已認(rèn)識到了科技檔案知識產(chǎn)權(quán)的重要性，下一步必定要加強(qiáng)管理部門的監(jiān)管力度，確保我國科技檔案知識產(chǎn)權(quán)得到合理的保護(hù)，并進(jìn)行詳細(xì)的記錄和管理。通過加大監(jiān)管力度，能提高員工的工作積極性，并實(shí)現(xiàn)法律與科技檔案的有力結(jié)合。

（三）促進(jìn)法律與科技檔案的結(jié)合

談到知識產(chǎn)權(quán)，不得不提的就是法律，只有法律能確保知識產(chǎn)權(quán)受到合理的保護(hù)，尤其是在科技檔案管理的過程中?？萍紮n案管理過程中最基本的內(nèi)容就是法律，法律與科技檔案管理的結(jié)合能實(shí)現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)受到保護(hù)。促進(jìn)法律和科技檔案管理相結(jié)合可以從以下三個方面著手：首先，認(rèn)識到知識產(chǎn)權(quán)對于我國科技發(fā)展的重要性；其次，多次開展相應(yīng)的科技檔案管理與知識產(chǎn)權(quán)的專題講座；最后，通過相關(guān)文件的，自上而下地學(xué)習(xí)法律與科技檔案管理的相關(guān)內(nèi)容。

三、結(jié)語

科技是第一生產(chǎn)力，可見科技對于一個國家的重要性，往往國家各個時期的科技都濃縮在科技檔案中，因此要重視科技檔案管理，而知識產(chǎn)權(quán)作為科技檔案管理中的一部分，更要受到足夠的重視。為此，本文提出了一些增強(qiáng)我國科技檔案知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的策略，力求對我國科技的發(fā)展有所幫助。

（作者單位為肇慶市科技中心）

參考文獻(xiàn)

[1] 高國華，葉曉靜.試論知識產(chǎn)權(quán)視角下的科技檔案管理[J] .四川檔案，2014（03）：

第8篇：檔案室安全管理范文

【題目】事業(yè)單位檔案安全管理問題探究

【引言】事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案信息管控研究引言

【第一章】事業(yè)單位檔案信息管理概述

【第二章】我國事業(yè)單位檔案信息安全現(xiàn)狀

第9篇：檔案室安全管理范文

一、食品安全檔案管理現(xiàn)狀

對于食品安全的監(jiān)管與宣傳方面，相關(guān)部門工作滯后，不能建立科學(xué)、健全的食品安全檔案。一方面消費(fèi)者要求安全，另一方面又對安全食品的公認(rèn)度很低，消費(fèi)者與生產(chǎn)者信息不對稱。

1、食品檔案工作缺少統(tǒng)一規(guī)劃

由于食品管理權(quán)限不統(tǒng)一，不便管理，出現(xiàn)了管理部門之間相互排斥的現(xiàn)象，沒有統(tǒng)一的食品安全管理機(jī)構(gòu)。加之監(jiān)管模式不清晰和法律松弛，尚未對食品安全事故頻發(fā)的現(xiàn)象產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的遏制作用。

2、食品檔案大多資源短缺或結(jié)構(gòu)不合理，沒有完備的食品安全信用體系

我國食品生產(chǎn)企業(yè)多、規(guī)模偏小，大多缺乏生產(chǎn)合格食品的必要條件，而相對較具規(guī)模的企業(yè)，由于體制等原因，在質(zhì)量管理，產(chǎn)品開發(fā)、市場經(jīng)營等方面滯后，產(chǎn)品質(zhì)量不容樂觀。加之食品流通領(lǐng)域秩序混亂，缺乏安全有效的安全檢測手段和質(zhì)量控制措施，致使造假者有機(jī)可乘。以致建立有效的食品檔案更是難上加難。

3、食品檔案不健全給食品安全帶來負(fù)面影響

由于食品檔案工作不規(guī)范、不健全，給食品監(jiān)管帶來諸多不利因素。目前，食品生產(chǎn)環(huán)境信息檔案制度已經(jīng)開始在我國許多食品生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)實(shí)踐中被運(yùn)用并日益普及開來，這一深入人心的制度為廣大消費(fèi)者能在日常生活中吃到健康、放心食品帶來希望。然而有了好的食品生產(chǎn)安全管理制度，并不意味著從此我們吃到的食品就安全、健康。事實(shí)也如此，許多食品生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)環(huán)境信息檔案制度并沒有能夠在他們的食品生產(chǎn)和加工過程中有效的貫徹和落實(shí)。

當(dāng)前我國各地的食品安全監(jiān)管部門并沒有很好地履行其監(jiān)管責(zé)任，常常對一些企業(yè)放任自流，只是定期做一做巡查、抽查的例行工作而已。因而，一些不法的食品生產(chǎn)企業(yè)將食品生產(chǎn)信息檔案管理制度視作兒戲，不予重視。以至于存在安全隱患的食品，就這樣悄無聲息地流入到社會上危害廣大消費(fèi)者的身體健康。

以上諸多問題的出現(xiàn)，很多都可以歸為沒有建立科學(xué)、健全的食品安全檔案，造成設(shè)計、生產(chǎn)、流通、檢驗(yàn)等環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，所以，盡快建立科學(xué)、健全的食品安全檔案，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和長遠(yuǎn)意義。

二、食品安全檔案的作用和對策

1、加強(qiáng)食品安全法律建設(shè)和法制管理，為建立食品安全檔案提供法律工具。要積極開展對外交流與合作，加強(qiáng)國外食品安全法律標(biāo)準(zhǔn)的研究、消化，借鑒發(fā)達(dá)國家經(jīng)驗(yàn)，建立我國食品安全法律、行政法規(guī)、行政規(guī)章、地方法規(guī)、行政規(guī)章、規(guī)范性文件等多層式法律體系，探索和發(fā)展既和國際接軌，又符合國情的理論、方法和體系，建立適合本國、本區(qū)域的食品安全檔案。

2、加快食品安全信用體系建設(shè)，健全食品安全檔案。建立起我國食品安全信用體系的基本框架和運(yùn)行機(jī)制，使我國食品安全邁上一個新臺階。在制度規(guī)范上，建立起食品安全信用的監(jiān)管體制、征信制度、評價制度、披露制度、服務(wù)制度、獎懲制度等，同時，建立真實(shí)、健全、科學(xué)的食品安全檔案，使食品安全信用體系建設(shè)的主要方面有法可依，有章可循。

3、加強(qiáng)現(xiàn)有法律法規(guī)的懲罰力度，依法加強(qiáng)權(quán)力監(jiān)督，實(shí)施對食品安全的有效保護(hù)。各級人大作為地方最具權(quán)威的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，依法實(shí)施法律監(jiān)督和經(jīng)濟(jì)工作監(jiān)督，是憲法賦予的職權(quán)，應(yīng)充分發(fā)揮其監(jiān)督作用，啟動監(jiān)督程序，依法加強(qiáng)監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)、糾正和撤銷違法的危害食品安全的行政行為。

4、加強(qiáng)輿論宣傳和引導(dǎo)，建立使公眾信任的食品安全檔案。有關(guān)生產(chǎn)、銷售、檢驗(yàn)部門應(yīng)該與媒體密切合作，及時建立科學(xué)、健全的食品安全檔案，并適時向社會進(jìn)行適度，引導(dǎo)社會民眾掌握可靠的信息，并起到輿論監(jiān)督的作用。

三、優(yōu)化食品安全檔案的措施

1、建立健全食品檔案工作體系，規(guī)范食品檔案管理

當(dāng)前，我國已經(jīng)具備了食品檔案科學(xué)規(guī)范管理的條件，但由于傳統(tǒng)思維影響，專業(yè)人員的缺乏，讓

食品安全檔案管理建設(shè)舉步維艱，缺乏一支素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍，這些問題都是現(xiàn)代工作中應(yīng)引起高度重視的。對檔案管理人員而言，他們不僅要掌握現(xiàn)代先進(jìn)的操作技術(shù)，還需要對檔案管理有專業(yè)的認(rèn)識。

2、開展食品安全檔案管理信息化建設(shè)

由于歷史和現(xiàn)實(shí)的原因，人們對檔案管理一直都缺乏真實(shí)深刻的認(rèn)識，而現(xiàn)代人對食品安全信息的需求處在壓抑狀態(tài)，信息量無法滿足他們的需求；其次，檔案部門無法提供高質(zhì)量、高數(shù)量的信息，因此，盡快建立信息化的食品安全檔案勢在必行。

3、保證食品安全檔案信息的安全

如今，信息網(wǎng)絡(luò)化不斷深入發(fā)展，檔案信息得到了普遍應(yīng)用，而安全問題成為管理工作的重中之重。由于檔案具有一定的保密性，存在使用權(quán)限的問題，但網(wǎng)絡(luò)容易受到黑客、病毒以及程序缺陷、技術(shù)淘汰等多種因素的影響，因此，現(xiàn)代檔案信息的安全問題是值得我們注意的。為了保證信息安全，必須建立完善的信息系統(tǒng)，設(shè)計防御軟件，嚴(yán)格執(zhí)行國家及有關(guān)部門頒布的有關(guān)信息安全的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章。在每次開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的過程中，要發(fā)揮積極的監(jiān)督作用，增強(qiáng)安全意識，防止失密、泄密事件發(fā)生。

4、建立跨區(qū)、跨部門之間的食品安全檔案，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高管理效率