人事檔案管理風(fēng)險點精選(九篇)
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第1篇：人事檔案管理風(fēng)險點范文
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)及科技的不斷發(fā)展，特別是以云計算和互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)為載體的嶄新技術(shù)———大數(shù)據(jù)信息技術(shù)不斷崛起，人類社會的數(shù)據(jù)種類和規(guī)模正以幾何級數(shù)的速度增長，各個領(lǐng)域的人群都面臨著對復(fù)雜而龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的挑戰(zhàn)。醫(yī)院的管理首先是人力資源的管理，醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理理念和方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的需要，因此，醫(yī)院人事檔案管理在現(xiàn)代信息社會需要大數(shù)據(jù)的支撐，需要改革創(chuàng)新、與時俱進(jìn)，為醫(yī)院人才的發(fā)展融入新的元素，更新發(fā)展和管理模式。
1.1內(nèi)部因素：優(yōu)勢方面主要是隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣，醫(yī)院人事檔案管理的信息化、科學(xué)化、規(guī)范化有利于醫(yī)院人力資源的績效管理，為醫(yī)院的人事工作提供重要、快捷迅速的依據(jù)，人力資源管理部門利用大數(shù)據(jù)的信息管理手段，特別對人員的自然變化追蹤，對員工的工作業(yè)績、能力等進(jìn)行綜合評定，以最便捷的速度保證人事工作的科學(xué)化、合理化[1]，大大提升醫(yī)院人事工作效率。劣勢方面主要是醫(yī)院人事檔案管理模式落后，隨著醫(yī)院人力資源規(guī)模的日益壯大，人事檔案的卷數(shù)及個人資料的不斷增加，員工專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升、考核及工作職務(wù)變遷的日益頻繁，每位人才產(chǎn)生的原始人事記錄的材料越來越多，再加上大量現(xiàn)有的人事檔案積累材料，人事檔案管理人員對當(dāng)前井噴的檔案數(shù)據(jù)信息管理產(chǎn)生了壓力感和緊迫感，傳統(tǒng)的人事檔案管理信息服務(wù)顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)前大數(shù)據(jù)信息時代的要求。
1.2外部因素：外部機(jī)遇主要是隨著計算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，借助科學(xué)軟件對人事檔案原始資料進(jìn)行有效的存儲、查詢和調(diào)整，醫(yī)院人事管理工作程序迅速簡化，人事檔案管理人員的工作強(qiáng)度減輕，節(jié)約了醫(yī)院的人力資源運行成本，同時也為人力資源信息的開發(fā)、利用奠定了基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的實施，促進(jìn)了信息數(shù)據(jù)集中管理，提高了人事檔案管理的安全性和可靠性，保證了人力資源信息的保密性和完整性。因此，醫(yī)院人事檔案管理實現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息化是當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的必然。外部挑戰(zhàn)主要是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，能夠確保人事電子檔案的安全性、保密性、完整性和可用性。此外，“檔案-計算機(jī)”復(fù)合型人才的匱乏，特別是在專業(yè)技術(shù)人員云集的醫(yī)院，顯得尤為突出，這將嚴(yán)重阻礙醫(yī)院人事檔案信息化進(jìn)程，不利于醫(yī)院電子檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展[2]。
2大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理的應(yīng)對策略和建議
2.1醫(yī)院人事檔案管理從業(yè)人員的觀念轉(zhuǎn)變：在大數(shù)據(jù)時代，針對醫(yī)院人事檔案信息化落后現(xiàn)狀，人力資源部門工作人員及檔案管理人員必須全面認(rèn)識醫(yī)院人事檔案的大數(shù)據(jù)建設(shè)的重要性，意識到人事檔案信息化在醫(yī)院發(fā)展中的推動作用，不斷加快人事檔案的大數(shù)據(jù)建設(shè)，提高信息化建設(shè)水平，進(jìn)而實現(xiàn)醫(yī)院的跨越式發(fā)展。因此，在全社會對大數(shù)據(jù)理念認(rèn)識不斷深入的情況下，在醫(yī)院人力資源管理方面，樹立大數(shù)據(jù)理念十分關(guān)鍵，只有這樣，才能有效提升醫(yī)院人事檔案的管理水平和人力資源的科學(xué)配置[3]。
2.2人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的提升：當(dāng)前，我國醫(yī)院人事檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)、理論水平及文化程度等綜合素質(zhì)參差不齊，突出表現(xiàn)在檔案管理專業(yè)知識缺乏、理論知識結(jié)構(gòu)不合理、新技術(shù)新方法知識貧乏以及高層次的檔案專業(yè)人才較少，特別是檔案和信息的復(fù)合人才，當(dāng)前這些弊端已不適合新形勢下大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院人事檔案管理的要求。因此在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院必須重點引進(jìn)大數(shù)據(jù)管理經(jīng)驗及更高知識層面的專業(yè)人才隊伍，加大對人事檔案管理人員培訓(xùn)力度，構(gòu)建多學(xué)科、多層次、交叉型新時代人事檔案管理團(tuán)隊[4]。
2.3大數(shù)據(jù)時代防范人事檔案信息的潛在風(fēng)險：在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院人事檔案管理實現(xiàn)了信息化，這也使檔案轉(zhuǎn)遞和管理工作實現(xiàn)電子化和網(wǎng)絡(luò)化，但是人事檔案涉及許多的個人隱私，因此在醫(yī)院檔案管理工作中，需要購買專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件來保障檔案網(wǎng)絡(luò)管理安全并定期對安全軟件進(jìn)行升級和維護(hù)[5]。對涉及職工的個人出生、健康、婚姻、財產(chǎn)、職業(yè)、宗教及家庭等方面的信息必須限制開發(fā)利用。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院檔案信息還充分借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來確保醫(yī)院檔案信息的完整性，并對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘。在日常工作中做好檔案數(shù)據(jù)信息備份工作，保護(hù)好個人隱私。因此，檔案管理在運用大數(shù)據(jù)技術(shù)時需要規(guī)避這些潛在的風(fēng)險，通過制定法規(guī)、明確權(quán)限等措施來控制和應(yīng)對這些潛在風(fēng)險的發(fā)生。在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院人事檔案管理，要充分運用大數(shù)據(jù)，分析內(nèi)部優(yōu)劣勢、面臨的機(jī)會和威脅的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新人事檔案管理方式，提升人事檔案管理效率，推進(jìn)人事檔案的信息化建設(shè)，防范并規(guī)避人事檔案信息的潛在風(fēng)險，從而實現(xiàn)醫(yī)院人力資源管理的科學(xué)
參考文獻(xiàn)
[1]李晶，王秋蓉.醫(yī)院人事電子檔案管理的SWOT分析[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2018，9（17）：1-3.
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第2篇：人事檔案管理風(fēng)險點范文
黑龍江省電力科學(xué)研究院人力資源部
[摘要]在信息技術(shù)快速發(fā)展的帶動下，科研院所人力資源管理加快了科學(xué)化和現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。但相對于其他行業(yè)來講，科研院報信息不僅種類較多，而且數(shù)量十分龐大，而在管理方式上卻較為落后，從而導(dǎo)致工作效率低下。所以在現(xiàn)代科研院所人事資源管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)過程中，需要加快科研院所人事檔案管理信息化的實現(xiàn)。文中從科研院所人事檔案信息化管理的重要意義入手，分析了科研院所人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能，并進(jìn)一步對加強(qiáng)科研院所人事檔案信息化管理的措施進(jìn)行了具體的闡述。
[
關(guān)鍵詞 ]科研院所；人事檔案管理；信息化；意義；功能；措施
人事檔案是人事部門對個人業(yè)務(wù)管理和評價的重要依據(jù)，是單位進(jìn)行選拔人才、錄用人才的重要憑證。在科研院所人力資源管理工作中，對人事檔案進(jìn)行管理屬于最基礎(chǔ)的一項工作，通過人事檔案可以考察和了解個人人力資本的提升情況。人事檔案信息化管理是以計算機(jī)技術(shù)為核心，從而對人事檔案信息資源實行數(shù)據(jù)化管理，不僅有利用人事工作效率和質(zhì)量的提升，而且對加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，合理配置人力資源也具有十分重要的意義。通過人事檔案信息化管理，可以更好的將人力資源管理的優(yōu)勢和潛力發(fā)揮出來，能夠為科研院所人才隊伍建設(shè)提供良好的服務(wù)。
一、科研院所人事檔案信息化管理的重要意義
（一）是當(dāng)前社會網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的必然要求
目前在我國日常的工作和生活中，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為不可或缺的重要工具，對工作效率和工作質(zhì)量的提升起到了極其重要的意義。在這種情況下，科研院所為了能夠更好的與時展要求相適應(yīng)，在人事檔案管理工作中加快了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用，利用先進(jìn)的技術(shù)手段來對人事檔案信息進(jìn)行歸檔和儲存，并建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，加快推動了科研院所人事檔案信息化管理的進(jìn)度，為科研院所人事檔案管理效率的提升起到了積極的推動作用。
（二）解決科研院所人事檔案管理不足的需要
長期以來我國人事檔案都是采用人工方式進(jìn)行管理，不僅服務(wù)效率較低，而且程序較為繁瑣，不能全面實現(xiàn)對信息的獲取，工作強(qiáng)度較大。科研院所實施人事檔案信息化管理，利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)等來更好的滿足用戶對檔案信息的需求，可以隨時查詢檔案數(shù)據(jù)，有效的確保了人事檔案服務(wù)質(zhì)量和工作效率的提升。
（三）科研院所加快發(fā)展的現(xiàn)實需求
在人事檔案信息化管理過程中，由于創(chuàng)建了不同類型的人事信息數(shù)據(jù)庫，科研院所可以通過各類不同的數(shù)據(jù)庫更好的了解和掌握本單位人員的各種信息，從而合理對人力資源進(jìn)行配置，確保更好的將人力資源的重要作用得以發(fā)揮出來。
二、加強(qiáng)科研院所人事檔案信息化管理的措施
（一）確保人事檔案材料的真實性和有效性
目前科研院所加快了檔案管理的信息化建設(shè)工作，人事檔案已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)開始發(fā)展為電子檔案。從電子檔案的本質(zhì)上來講，其屬于一種計算機(jī)數(shù)據(jù)，其建立是以紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過對其進(jìn)行掃描、加工和處理，從而完成人事電子檔案的構(gòu)建。這就需要在建立電子檔案時，需要確保信息來源的真實性和有效性，這是電子檔案存在的重要的基礎(chǔ)，對于電子人事檔案的真實性存在異議時，可以通過將其與紙質(zhì)人事檔案來進(jìn)行核對和驗證，從而對電子人事檔案的權(quán)威性和真實性進(jìn)行明確。電子檔案建成后，人們可以通過人事檔案信息化管理系統(tǒng)來設(shè)置不同的查閱、查詢的訪問權(quán)限，有效的保證人事檔案的安全性和保密性。
（二）加強(qiáng)人事檔案信息化數(shù)據(jù)的安全性和保密性
電子檔案的建立、使用、管理，享受著現(xiàn)代計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的方便、快捷、高效的好處，同時也存在著程序漏洞、黑客入侵等計算機(jī)安全風(fēng)險。一是做好安全、保密防范措施，在技術(shù)手段和制度管理上下功夫，做好系統(tǒng)維護(hù)與升級，降低崩潰風(fēng)險；二是做好相應(yīng)級別備份機(jī)制，定期備份，預(yù)防數(shù)據(jù)丟失，同時采取多種存儲介質(zhì)保存檔案數(shù)據(jù)；三是明確數(shù)據(jù)公開范圍，嚴(yán)格設(shè)定修改、訪問權(quán)限，做到既適度公開又有一定保密性，預(yù)防重要信息數(shù)據(jù)外傳和非正常更改。在一些特殊人事檔案如涉密、人員調(diào)查、舉報材料上不適宜擴(kuò)范圍，應(yīng)該嚴(yán)格設(shè)置權(quán)訪問，以保護(hù)當(dāng)事人的正當(dāng)個人隱私不受侵犯。
（三）增強(qiáng)人事檔案管理人員的責(zé)任感和使命感
人事檔案信息化管理的關(guān)鍵在于檔案管理的工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)一支信息技術(shù)專業(yè)化的人才隊伍。要完善人事檔案管理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理、歸集更科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準(zhǔn)確、實用的個人信息。他們必須是在思想上作風(fēng)優(yōu)良，能不唯上、不唯書，實事求是的組織工作干部。他們同時還必須是在業(yè)務(wù)上理論知識扎實，能鑒別人事檔案的真?zhèn)涡?、全面性、時效性、重復(fù)性，進(jìn)行正確的分門別類。人事檔案管理在人事管理在人才專業(yè)隊伍建設(shè)中起著重要的作用，人事檔案管理人員責(zé)任重大，使命光榮，勝任這一工作應(yīng)該是具備較強(qiáng)的文字處理能力、綜合分析能力，既有人事檔案管理業(yè)務(wù)知識又有信息技術(shù)知識和優(yōu)良品德的復(fù)合型人才。
三、結(jié)束語
科研院所實施人事檔案信息化管理，有效的將現(xiàn)代化先進(jìn)的人力資源管理理念和信息技術(shù)結(jié)合起來，實現(xiàn)了科研院所人力資源信息的高度集中化管理，構(gòu)建了適度開放和科學(xué)透明的人事檔案信息交互平臺，加快了科研院所人力資源管理工作的順利開展。科研院所人事檔案信息化管理的實現(xiàn)，其有效的將檔案管理人員從繁重的日常事務(wù)中解放出來，使其有了更多的時間和精力來強(qiáng)化自身的專業(yè)知識和技能，這對推動科研院所人事檔案管理工作的信息化、數(shù)字化、規(guī)范化的實現(xiàn)具有極為重要的意義，為科學(xué)技術(shù)研究事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
[1]劉英,杜清玲.加強(qiáng)人事檔案信息化管理保障人事檔案知情權(quán)[J].蘭臺世界,2010(1):57-58.
第3篇：人事檔案管理風(fēng)險點范文
關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化 用人機(jī)制 檔案管理
客觀而論，當(dāng)下社會正處于知識經(jīng)濟(jì)時代與信息時代并行的高速發(fā)展階段，人才的作用不斷突顯，相關(guān)檔案管理部門作為人事檔案管理的重要基地，其作用和地位也正逐漸得到人們的關(guān)注和重視。因此，應(yīng)當(dāng)充分把握信息時代的各項網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及科技環(huán)境，妥善加以引用和建設(shè)，通過構(gòu)建符合人事檔案管理需求的共享網(wǎng)絡(luò)與發(fā)展平臺，進(jìn)而實現(xiàn)發(fā)展與創(chuàng)新。
一、信息時代人事檔案的管理要求
信息化時代人事檔案管理工作，不僅將用人機(jī)制最基本的真實性、公信力設(shè)為基礎(chǔ)職能，還將基于當(dāng)前社會信息科技發(fā)展的大背景，全面推行人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)設(shè)置為根本目標(biāo)。而究其原因，一是便于當(dāng)?shù)卣块T在進(jìn)行相關(guān)的財政預(yù)算時，能夠有針對性地增加檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)投入，從而鼓勵相關(guān)研發(fā)部門更為積極地開發(fā)有利于全國聯(lián)網(wǎng)查詢、調(diào)檔、保證信息安全的計算機(jī)信息應(yīng)用系統(tǒng)；二是在相關(guān)管理體系當(dāng)中，全面推行信息化和科學(xué)化管理和業(yè)務(wù)辦理流程，為現(xiàn)代化科技融入人事檔案管理工作當(dāng)中提供廣泛的社會基礎(chǔ)。當(dāng)然，這一切手段的實施，還應(yīng)當(dāng)借助穩(wěn)定的法律制度體系支撐，從而為各項檔案管理政策的實施提供必要的法律依據(jù)。
此外，還應(yīng)遵循動態(tài)性原則。由于員工是不斷成長的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時更新檔案，就會造成信息的延遲，影響到人力資源部門的決斷。為此，檔案管理部門應(yīng)該及時根據(jù)時代的變化、員工狀況的變化、現(xiàn)實情況的變化，將最新的員工資料及時補(bǔ)充、記錄在案，強(qiáng)化人事檔案信息的實效性，加強(qiáng)動態(tài)記錄與動態(tài)管理，同時要定期對原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，及時更新人事檔案的信息，從而做出合理的、有預(yù)見性的決斷。
二、信息時代人事檔案的安全要求
概括地說，信息時代對人事檔案的安全要求主要有下述兩點：第一，檔案信息之所以會面臨危險，有來自客觀環(huán)境及人為的各種介質(zhì)因素。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)成為人事檔案生成的重要載體時，以計算機(jī)為代表的硬件設(shè)施，其安全與否、其抗災(zāi)害能力如何就成為關(guān)系到檔案安全的重要因素。如，人事檔案存儲的外在介質(zhì)在遭遇不可抗力災(zāi)害（地震、火災(zāi)或其它類型的自然災(zāi)害）時，其固有的信息數(shù)據(jù)便很有可能隨著外在介質(zhì)的被破壞，而遭受嚴(yán)重?fù)p害；又如，人事檔案管理人員出現(xiàn)擅離職守，或工作失誤對計算機(jī)操作和檔案管理系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)損壞、導(dǎo)致其無法還原和備份時，同樣容易造成人事檔案運作系統(tǒng)的全盤崩潰。由此可見，人事檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質(zhì)以及工作人員的良性操作，是維護(hù)檔案安全的重要因素和環(huán)節(jié)。第二，信息化之所以會給人們生活帶來便捷、給檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字信息所產(chǎn)生的傳輸性。當(dāng)今社會大量的檔案信息通過云端存儲、通過計算機(jī)在四通八達(dá)的網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中進(jìn)行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內(nèi)容，如果這些數(shù)據(jù)在云端被攻克，或個人信息傳輸記錄被網(wǎng)絡(luò)漏洞所竊取，那么人事檔案信息安全性將遭受全面喪失。
三、推動人事檔案信息化進(jìn)程工作構(gòu)想
（一）科學(xué)設(shè)計檔案信息管理系統(tǒng)
傳統(tǒng)人事檔案管理模式中的員工個人信息一般為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費時費力的，不符合時展的要求和人力資源部門工作的需求，為此，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計科學(xué)化的認(rèn)識檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動提供服務(wù)；同時，應(yīng)在建立內(nèi)部局域網(wǎng)平臺，形成資源共享，以便于人才管理。此外，鑒于當(dāng)前人事檔案管理工作現(xiàn)代化設(shè)施不足所引發(fā)的有關(guān)信息化進(jìn)程的滯后，需要積極爭取更多支持和投入，依托現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，來構(gòu)建積極完備的信息管理系統(tǒng)。具體地說，一方面需要政府加大財政上的投入與扶持，建立起統(tǒng)一、高效地信息檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的同時，為用戶提供更便捷的咨詢服務(wù)；另一方面則要加強(qiáng)對于原始紙質(zhì)文字資料的收錄與編輯，將其統(tǒng)一納入網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，保障信息資源安全，防止丟失和遺漏。
（二）強(qiáng)化檔案信息技術(shù)安全定位
只有保障網(wǎng)絡(luò)電子信息共享化和安全化的平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態(tài)發(fā)展，為廣大民眾提供更好的服務(wù)。而信息技術(shù)在為人事檔案管理工作帶來快捷與高效的同時，也隱藏了一定的風(fēng)險，存在著檔案信息外泄以及個人隱私信息公開的可能性，這就需要強(qiáng)化檔案管理工作中的安全意識，完善信息技術(shù)的安全定位。具體地說，首先，要注意原有紙質(zhì)檔案信息的保存環(huán)境，防治蟲蛀或因自然環(huán)境而毀壞；其次，要注意在紙質(zhì)檔案電子化過程中電子信息的保存位置，進(jìn)行必要的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控維護(hù)以及備份，確保資料的安全性和完整性；此外，還要定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的升級和排查，將電子信息的安全化使用納入有關(guān)的法律體系當(dāng)中，以免不法人員竊取相關(guān)信息而給檔案所有人造成難以彌補(bǔ)的損失和危害。
（三）構(gòu)建立體化的人才服務(wù)體系
信息化時代展開的有關(guān)人事檔案管理工作人員培訓(xùn)，應(yīng)當(dāng)圍繞下述三方面展開：一是從根本上提升人事檔案管理工作人員的信息化意識，在保障最基本的人事派遣、檔案寄存等方面的業(yè)務(wù)能力之余，要強(qiáng)化其對數(shù)據(jù)庫管理和操作、計算機(jī)應(yīng)用及電子信息錄入、檢索等方面的培訓(xùn)；其次，要將信息操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用學(xué)習(xí)能力作為競爭上崗的重要考評依據(jù)之一，以此促進(jìn)工作人員不斷提升專業(yè)能力和綜合素質(zhì)；第三，要以創(chuàng)新的思維、學(xué)習(xí)的理念不斷吸收新知識、新內(nèi)容，促進(jìn)工作和服務(wù)質(zhì)量的提升，培養(yǎng)檔案管理人員樹立強(qiáng)烈的責(zé)任感來保障檔案信息安全。
（四）積極開展信息安全業(yè)務(wù)培訓(xùn)
在信息化、數(shù)字化接踵而至的今天，人事檔案管理的工作人員更需要多角度、全方位提升其個人的綜合素質(zhì)，讓業(yè)務(wù)能力與現(xiàn)代化、科技化、信息化的社會發(fā)展軌跡相吻合，使之更加符合人事檔案管理工作及各項事宜發(fā)展所需。首先，要建立健全人才培訓(xùn)制度，以實際需求與現(xiàn)狀為參考作出調(diào)整與修正；其次，要面向社會廣泛吸納檔案管理人才，完善并落實人才引進(jìn)制度，將檔案管理專業(yè)，或擁有高級檔案管理職稱的人才納入旗下，儲備人才資源；再者，要定期備份檔案信息數(shù)據(jù)至云端，及時構(gòu)筑防火墻藝術(shù)、數(shù)字驗證碼及密碼校驗技術(shù)和入侵檢測技術(shù)來為其安全性提升打下籌碼，避免出現(xiàn)“一用皆可、一損俱損”的狀況出現(xiàn)。而在數(shù)據(jù)的備份時，還要充分考慮到原始數(shù)據(jù)所處地區(qū)可能會誘發(fā)的各類自然災(zāi)害或是其他會威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時可增加一定的資金和設(shè)備投入，以完善對于人事檔案的備份與數(shù)據(jù)更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。
四、總結(jié)與建議
人事檔案記錄著最真實、最全面地員工信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對真實與全面，并在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行認(rèn)真清查，詳細(xì)準(zhǔn)確地核對人員信息，剔除無效、虛假信息，對員工提供的虛假材料進(jìn)行甄別與清除，擴(kuò)展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，強(qiáng)化檔案信息錄入，從而獲得最全面的員工信息，建立人才數(shù)據(jù)庫，為企事業(yè)單位人力資源部門提供最全面、最準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。
目前，我國現(xiàn)行法律規(guī)定中明確指出檔案管理人員可以將自身在日常工作和服務(wù)中所面臨的問題以書面形式反映到有關(guān)法制部門，再由法制部門呈送給國家權(quán)力機(jī)關(guān)，以此依據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)實不斷完善管理規(guī)范，為此，人事檔案管理在信息化進(jìn)程中，還應(yīng)以完善的立法體系作為保障，系統(tǒng)地整理所面臨的共性問題，例如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開等方面內(nèi)容，報送給有關(guān)部門報備，使之將其制度化、規(guī)范化，再通過構(gòu)建有效的法律制度和規(guī)劃來進(jìn)一步保障人事檔案更趨向于規(guī)范化管理。
參考文獻(xiàn)：
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第4篇：人事檔案管理風(fēng)險點范文
1 醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性
（一）有利于人事檔案資料的充分利用
人事檔案完整的記錄了個人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職稱等相關(guān)信息，是人事部門決定是否聘用、職稱評審、人員調(diào)動的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，注重檔案的收藏保管，檔案的管理、查詢極為不方便。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)，有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)迅速查閱員工相關(guān)信息，為醫(yī)院制定人才規(guī)劃、實施績效管理、組織員工培訓(xùn)等提供科學(xué)依據(jù)，最大限度的實現(xiàn)人事檔案資料價值。
（二）有利于提高檔案管理工作的效率
醫(yī)院人事檔案數(shù)量多，信息量大。通過引進(jìn)專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，建立完善的數(shù)據(jù)庫，不僅有利于醫(yī)院人事檔案的信息化管理，而且有利于醫(yī)院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的數(shù)據(jù)庫對信息進(jìn)行交叉查詢、統(tǒng)計和分析，節(jié)省翻閱紙質(zhì)檔案的時間，提高檔案管理人員的工作效率。
（三）有利于對原始檔案資料的保護(hù)
傳統(tǒng)的博物館式的紙質(zhì)檔案的管理方式，在人員檔案資料查詢時，需要翻閱原始的紙質(zhì)檔案，不僅工作量大、查詢時間長，而且不利于原始檔案的保管，加快醫(yī)院人事檔案的信息化管理，可以減少對紙質(zhì)檔案的翻閱，降低因人為操作不當(dāng)對紙質(zhì)檔案原件損害的幾率，延長紙質(zhì)檔案的使用壽命。
2 醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題
醫(yī)院的信息化管理水平不斷提高，但由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的不重視，致使醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)步履維艱，暴露出一些問題亟待解決。
（一）人事檔案信息化管理意識有待提高
美國著名檔案學(xué)者謝倫伯格曾經(jīng)說過：“對檔案的重視程度是衡量一個國家文明水平的最好尺度?！笨梢姡瑱n案管理的重要性。但是，檔案管理部門非醫(yī)院一線科室，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往將更多的精力和資金放在醫(yī)護(hù)人員培養(yǎng)及醫(yī)療設(shè)備更新上，而忽視人事檔案工作，導(dǎo)致部分醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，檔案資料更新不及時，檔案利用率極低。另外，部分醫(yī)院尚未配置專門的檔案資料管理室，檔案室的溫度、濕度、防蛀、防霉、防水、防盜功能不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致部分原始檔案資料破損或丟失，給醫(yī)院人事檔案的信息化管理帶來一定難度。為此，現(xiàn)階段，加強(qiáng)對人事檔案信息化管理的重視十分必要。
（二）人事檔案信息化管理水平不高
人事檔案的信息化管理不是單純的將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子化，而是要根據(jù)醫(yī)院人事檔案的特點，引入專門的檔案管理軟件，對檔案信息進(jìn)行分類別處理，以便于檔案資料的篩選、查詢與對比。現(xiàn)階段，醫(yī)院人事檔案管理部門計算機(jī)設(shè)備比較陳舊，而且尚未引進(jìn)專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，導(dǎo)致部分醫(yī)院人事信息找不到相應(yīng)的子數(shù)據(jù)庫，而只能將人事檔案資料部分電子化。而且，人事檔案涉及個人隱私，對于保密性要求較高，但絕大多數(shù)檔案管理軟件尚未采用“三網(wǎng)隔離”等技術(shù)，檔案信息被網(wǎng)絡(luò)病毒感染、失竊的可能性還非常大。所以，提高人事檔案信息化管理水平迫在眉睫。
（三）人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高
由于檔案管理部門非一線科室，加上醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視，致使檔案管理部門在人才引進(jìn)時條件比較寬松，甚至部分檔案管理工作人員非專業(yè)出身或由其他科室人員兼職檔案管理，由于對檔案管理、保養(yǎng)等知識不了解，致使其在檔案資料更新、歸檔等方面經(jīng)常出現(xiàn)問題，嚴(yán)重影響了檔案管理效率及信息化進(jìn)程。
3 加快實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理的有效措施
針對醫(yī)院人事檔案信息化管理中存在的問題，現(xiàn)提出如下解決對策。
（一）進(jìn)一步加強(qiáng)對人事檔案信息化管理的重視
人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院管理信息化普及和管理水平的全面提升，首先需加強(qiáng)對人事檔案信息化管理水平的重視，加大人事檔案管理的資金投入，引進(jìn)專門的醫(yī)院人事檔案管理軟件，以加快人事檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程；其次，醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)備更新要及時，并且配備專門的、現(xiàn)代化的檔案室，以方便紙質(zhì)檔案資料的保管與保存；最后，要成立檔案管理巡視組，定期檢查檔案管理及信息化進(jìn)程，做到問題早發(fā)現(xiàn)早處理。
（二）不斷提高人事檔案信息化管理水平
為進(jìn)一步提高人事檔案信息化管理水平，一方面需根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理特點，專門定制人事檔案管理軟件，配備專業(yè)的電子存儲設(shè)備，方便人事檔案信息資料的全面錄入及存儲；另一方面，需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)。人事檔案涉及個人隱私，要保證這些數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上的安全性，需要設(shè)置訪問身份驗證，采用“三網(wǎng)隔離”技術(shù)，減少檔案信息失竊的風(fēng)險。
第5篇：人事檔案管理風(fēng)險點范文
【中圖分類號】R197.324【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A【文章編號】1002-3763（2014）09-0359-021 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀
1.1 “檔隨人走”的傳統(tǒng)管理方法受到挑戰(zhàn)： 目前，長期形成的人力資源分配制度已被聘任制所替代。人員流動現(xiàn)象日益增加，“人檔分離”現(xiàn)象越來越普遍。在市場供求機(jī)制的引導(dǎo)下，部分單位對人事檔案的要求日漸弱化，人事檔案正逐漸失去原有的歷史作用。而轉(zhuǎn)檔案手續(xù)繁瑣導(dǎo)致更多人在流動或者工作轉(zhuǎn)換中放棄檔案?，F(xiàn)在，很多醫(yī)院為引進(jìn)高層次人才，都采用了軟引進(jìn)政策，可以不需要個人人事檔案，只要簽訂聘用合同，明確雙方權(quán)利和義務(wù)，就可以確立勞動關(guān)系。
1.2 檔案的真實性受到質(zhì)疑： 人事檔案管理的核心是確保檔案材料的真實性、嚴(yán)肅性、可靠性。而現(xiàn)在人事檔案失實、造假乃至遺失的現(xiàn)象屢見不鮮。有的個人或者醫(yī)院出于某種考慮或為避開某種風(fēng)險，刻意更換材料或隱瞞事實，把假材料、不真實信息塞進(jìn)檔案或改寫原始檔案，使人事檔案信息虛假或不全，可信度大大降低。這必然導(dǎo)致用人單位處于被動狀態(tài)。
1.3 傳統(tǒng)的人事檔案收集范圍和收集內(nèi)容與新時期人事信息的需求不相適應(yīng)： 醫(yī)院人事檔案管理的基本任務(wù)是收集有價值的材料和信息，而且目前檔案中大量記載的是一些陳舊、靜態(tài)的經(jīng)歷性材料，已不能真實客觀地反映一個人最新的素質(zhì)能力信息。這些內(nèi)容既不能作為組織人事部門選拔、任用人才的有效依據(jù)，也不能成為醫(yī)院廣納群賢的依據(jù)。
1.4 人事檔案資料的保密性制約其管理與發(fā)展： 《干部檔案工作條例》規(guī)定“不得泄露檔案內(nèi)容，任何個人不得查閱或借閱本人及直系親屬的檔案”。出于對檔案內(nèi)容的保密，檔案不能與本人見面，絕大多數(shù)人一生中無法查看個人的人事檔案，對個人檔案中的內(nèi)容、保管情況無從知曉，一旦出現(xiàn)問題，就會給當(dāng)事人造成重大影響和損失。人事檔案的這種封閉式、單一式管理模式，形成醫(yī)院人事檔案管理工作的一種壁壘，在很大程度上制約其發(fā)揮作用，不能滿足社會化利用的需求。
1.5 人事檔案資料分析整合少，利用效率低： 醫(yī)院的人事檔案資料是廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理人員長期從事實踐活動的結(jié)晶，具有較高的利用價值。但目前，絕對大多數(shù)人事檔案僅提供最基本的利用方式，即查閱原始紙質(zhì)檔案材料。其利用領(lǐng)域比較狹小，檔案信息服務(wù)也出于一種被動的、落后的等客戶上門服務(wù)狀態(tài)，不能很好地為醫(yī)院的醫(yī)、教、研和管理服務(wù)。只有加強(qiáng)信息的綜合分析和預(yù)測研究，提供更多的專題信息、咨詢意見和政策建議，才能更好地發(fā)揮人事檔案的作用。
2 現(xiàn)狀產(chǎn)生的原因分析
2.1 管理機(jī)制、管理方法不健全、制度落實不到位，管理不嚴(yán)格： 人事檔案管理缺少應(yīng)有的生機(jī)和活力，沒有形成統(tǒng)一的管理體制。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方法重管理、輕服務(wù)，方法繁瑣，不易操作，現(xiàn)代化管理水平不高，已明顯滯后于人事制度改革的進(jìn)程。雖然醫(yī)院檔案管理部門都有制定檔案管理制度，但在實際操作過程中力度不大，諸如不登記查閱手續(xù)、不按需求轉(zhuǎn)遞人事檔案、不及時回復(fù)回執(zhí)單等情況時有發(fā)生，涂改、抽取、撤換檔案材料現(xiàn)象也屢見不鮮。另一方面，隨著人事制度改革的不斷深入，檔案材料的收集、保管、利用以及檔案業(yè)務(wù)的范圍也發(fā)生了變化，部分舊的管理制度不適應(yīng)社會發(fā)展的需求，待進(jìn)一步修訂完善。
2.2 思想認(rèn)識不到位： 在醫(yī)院人事管理工作中，人事檔案處于一種用起來重要，抓起來次要，忙起來不要的尷尬境地。其主要原因可以概括為兩點：一是領(lǐng)導(dǎo)重視不足。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置、庫房建設(shè)和資金投入不研究、不解決。很多醫(yī)院人事管理人員都是兼職，其檔案管理業(yè)務(wù)不精通，處理日常雜事較多，無法集中精力做好檔案管理工作。二是檔案工作者責(zé)任意識不強(qiáng)。工作中怕麻煩，圖省事，不嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。
3 對當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的思考
3.1 更新管理觀念，強(qiáng)化檔案利用意識、服務(wù)意識： 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及組織人事部門要把人事檔案管理工作放在事關(guān)醫(yī)院人才隊伍建設(shè)全局的高度來對待，加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實將其納入重要議事日程。從信息資源的角度管理人事檔案，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息的綜合分析研究和深度開發(fā)利用，變“被動保管”為“主動服務(wù)’，拓展服務(wù)領(lǐng)域，積極主動提供利用人事檔案，實現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)向研究開放型服務(wù)轉(zhuǎn)變，把醫(yī)院的人事管理部門建設(shè)成為人才工作的信息庫和參謀部，推動醫(yī)院人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。
3.2 創(chuàng)新、充實醫(yī)院人事檔案內(nèi)容，建立新的人事檔案材料收集機(jī)制： 醫(yī)院人事檔案的收集工作是做好人事檔案工作的基礎(chǔ)，也是豐富人事檔案內(nèi)容和開展提供利用價值就要檔案內(nèi)容要有價值，因此，必須針對不同對象和需要，進(jìn)一步充實檔案材料，特別是要把人事制度改革以來能夠反映和評價一個人素質(zhì)優(yōu)劣的材料納入到檔案管理范圍內(nèi)。
3.3 開發(fā)電子檔案，實現(xiàn)檔案管理信息化： 在新形勢下，從適應(yīng)醫(yī)院辦公自動化、信息化發(fā)展的要求角度和保護(hù)人事檔案原件以及提高利用率的角度出發(fā)，就必須開發(fā)電子檔案，把現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中。要建立醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案動態(tài)管理。在檔案的信息更新、查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作中實現(xiàn)微機(jī)操作，建立檔案信息適時更新制度，保證檔案信息的時效性、真是性和準(zhǔn)確性。
3.4 完善管理制度，強(qiáng)化人員隊伍建設(shè)，推動醫(yī)院人事檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展： 制度是做好工作的前提和保證。目前，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院人事工作實際和社會現(xiàn)實的需要，進(jìn)一步完善各項檔案管理制度、規(guī)范。特別是要建立健全醫(yī)院人事檔案材料收集機(jī)制、工作聯(lián)系制度和情況通報制度、人事檔案整理工作細(xì)則、人事檔案計算機(jī)輔助管理制度等，使工作有序，有據(jù)可依。要確保檔案工作人員數(shù)量。按照有關(guān)規(guī)定，管理保檔案工作人員，千卷以下的要有兼職工作人員，并且主要精力要從事人事檔案工作；要嚴(yán)格挑選檔案管理人員?？傊?，醫(yī)院人事檔案工作應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，增強(qiáng)管理意識，更新人事檔案管理的服務(wù)理念，改進(jìn)人事檔案管理方法，運用現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)，加快人事檔案管理工作信息化建設(shè)，使其最大化地發(fā)揮利用效力。
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第6篇：人事檔案管理風(fēng)險點范文
關(guān)鍵詞：人事檔案管理系統(tǒng) 淺析 問題
人事檔案管理系統(tǒng)的建立，可以說是當(dāng)前企事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理的重要內(nèi)容，也是將人事管理資料進(jìn)行量化，實現(xiàn)人力資源的信息化和數(shù)據(jù)化的一種主要途徑。建立健全完善的人事檔案管理系統(tǒng)，對于有效管理單位人力資源，促進(jìn)人力資源開發(fā)，提高人力資源合理管理和利用率有重要輔助作用。不過人事檔案管理系統(tǒng)在目前還沒有達(dá)到有效輔助企事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理和開發(fā)的需要，其功能性和普及實用性還有待改善。
一、人事檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀和開發(fā)前景
人事檔案管理系統(tǒng)從技術(shù)基礎(chǔ)上來區(qū)分，主要有兩種。第一是傳統(tǒng)的檔案管理方式，完全依靠人力進(jìn)行檔案信息錄入、檔案管理和保存、檔案分類和廢舊檔案的處理等。第二種就是現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，是基于電腦軟件和現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的一整套人事檔案管理工具。也可以說是傳統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)的升級版。
當(dāng)前國內(nèi)眾多企事業(yè)單位中，有效的人事檔案管理系統(tǒng)尚未普遍建立。而且有很多中小企業(yè)覺得人事部門是事業(yè)單位、國有企業(yè)才需要的，這也是觀念上的誤區(qū)。在今天現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)的需求中，進(jìn)行人力資源的有效管理已是必然趨勢，通過現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)來落實有效的人力資源開發(fā)和管理，也成為迫切的需要。當(dāng)前很多專業(yè)的程序開發(fā)機(jī)構(gòu)已經(jīng)設(shè)計推出了幾款新型的人事檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)的現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)建立提供了參考和支持。
二、人事檔案管理系統(tǒng)的功能需求
（一）數(shù)字化
數(shù)字化是指人事檔案管理系統(tǒng)在系統(tǒng)組建、功能模塊設(shè)置、系統(tǒng)信息錄入存儲、內(nèi)容的隨機(jī)調(diào)閱、機(jī)密內(nèi)容的加密和調(diào)閱權(quán)限設(shè)置、信息拷貝和安全性保護(hù)、系統(tǒng)防火墻設(shè)置和漏洞修復(fù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)改動記錄等方面都要實現(xiàn)數(shù)字化操控和自動化處理。一方面方便對人事檔案管理進(jìn)行日常操作和隨機(jī)調(diào)閱，一方面確保建立在數(shù)字信息平臺基礎(chǔ)上的系統(tǒng)安全和智能防護(hù)能力經(jīng)得起考驗，不會造成數(shù)據(jù)丟失，引發(fā)安全風(fēng)險。
（二）安全性
對于像我們殯葬管理所這樣的事業(yè)單位來說，從目前全國各地的就業(yè)形勢來說，還是一個很有吸引力的單位，也可以說是眾多人才爭搶的重點。其實不只是事業(yè)單位，任何企事業(yè)單位的人事管理信息，都需要在一定的程序上有嚴(yán)格的保密措施和安全防護(hù)。如果人事檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容可以隨意更改，不留痕跡，無法修補(bǔ)漏洞，那就會直接影響人力資源管理、崗位升遷調(diào)動、職位刪減和機(jī)構(gòu)組合和工資發(fā)放、福利待遇發(fā)放等很多內(nèi)容。
出于保護(hù)內(nèi)部人員的檔案信息，避免違規(guī)操作、失誤操作和惡意操作引起信息刪減、覆蓋、更改以及系統(tǒng)漏洞、系統(tǒng)升級換代或軟硬件設(shè)施病毒侵害、故障侵害造成檔案系統(tǒng)無法正常工作或數(shù)據(jù)庫損毀，一定要注重人事檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)和保密措施。
（三）現(xiàn)成的模塊化設(shè)計和先進(jìn)人力資源管理理念的融合
企事業(yè)單位的人力資源調(diào)整和變動有的時候是很頻繁的。就像我們殯葬管理所，也經(jīng)過了一系列的人動，在人力資源管理的政策、方案等方面也在逐漸向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。為了迎合單位的這種需要，就要求人事檔案管理系統(tǒng)能顧在秉承當(dāng)前和未來人力資源管理發(fā)展趨勢的前提下，以更加易于操作和功能組合的模塊化設(shè)計來滿足各項功能的需要。
比如檔案錄入模塊中的個人賬目分類管理、個人信息分類管理，按照時間、特定的崗位、職能、部門或工資水準(zhǔn)、入職時間和學(xué)歷等標(biāo)準(zhǔn)來劃分的信息歸類設(shè)計，可直接進(jìn)行打印填報的表單設(shè)計等，包括符合人力資源管理各項需要的各類型數(shù)據(jù)匯總分析報表，都應(yīng)該在系統(tǒng)建立的時候就準(zhǔn)備好，方便企事業(yè)單位更快速的開展人力資源開發(fā)管理工作。
換句話說，要將現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理需要的人事檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行靈活、規(guī)范、可操作的模塊組合，讓企業(yè)在現(xiàn)代人力資源管理理論支持下開展個性化的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計，滿足企業(yè)個性化發(fā)展需求。
三、人事檔案管理系統(tǒng)在實踐工作中需要注意的問題
（一）落實人事檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限分級制度
在事業(yè)單位內(nèi)，人事調(diào)動和人事資料的調(diào)閱、打印、錄入、存儲、更改等各項內(nèi)容，事關(guān)重大。在一定程度上說，人事檔案管理關(guān)系著單位所有人員的切身利益，因此更應(yīng)該將針對人事檔案管理系統(tǒng)的所有動作納入分級權(quán)限管理和監(jiān)督體系中，避免有、假公濟(jì)私和惡意篡改資料等行為。
（二）進(jìn)行人事檔案管理系統(tǒng)的信息審核
為確保人事檔案管理系統(tǒng)的信息沒有進(jìn)行違規(guī)操作更改，應(yīng)該以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和領(lǐng)導(dǎo)帶頭制建立定期和不定期的信息審核制度。通過權(quán)限分級，逐級逐層次開展信息審查，對比操作記錄來查看核對，規(guī)避信息遺漏和違規(guī)操作。
（三）建立人事檔案管理系統(tǒng)和人力資源管理規(guī)劃協(xié)同機(jī)制
人事檔案管理系統(tǒng)除了更加細(xì)化各項信息的錄入存儲和分析之外，要充分利用系統(tǒng)建立的各項數(shù)據(jù)表單來輔助落實人力資源管理的長期規(guī)劃和近期調(diào)動。切勿將人事檔案管理系統(tǒng)僅當(dāng)作一個數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)來應(yīng)用，而是要憑借其強(qiáng)大的功能和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析能力為長遠(yuǎn)的人力資源開發(fā)和管理服務(wù)。
四、結(jié)語
人事檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)代化人力資源管理的重要輔助工具，企事業(yè)單位要加快落實人事檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，盡快實現(xiàn)內(nèi)部人力資源結(jié)構(gòu)的改良優(yōu)化，為強(qiáng)化人力資源利用率，降低人力資源消耗和浪費，對動人才計劃，解決人才安置問題和離退休人員的勞保問題等提供有力的輔助。
參考文獻(xiàn)：
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第7篇：人事檔案管理風(fēng)險點范文
關(guān)鍵詞：檔案信息；數(shù)字化；人事檔案；思路
一、人事檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)的重要意義
數(shù)字時代檔案管理工作已從過去紙質(zhì)、人工管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化處理模式，以歸檔環(huán)節(jié)為例，在結(jié)合信息數(shù)字化處理模式進(jìn)行檔案分類、資料歸檔時，可按不同類型將規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案分為不同信息模塊，并按照各自時間線進(jìn)行排序。即，對于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入后，以傳統(tǒng)案卷方式整理歸檔，并注明“傳統(tǒng)處理”字樣；而對此后年份生成的檔案，則可根據(jù)國家及省市相關(guān)部門對檔案管理的規(guī)定，統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)錄入后，備注“簡化處理”字樣，由此極大程度簡化了歸檔流程，也為日后調(diào)檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎(chǔ)。此外，通過運用這種數(shù)字化檔案處理模式，單位檔案系統(tǒng)內(nèi)每新增一個卷宗，卷內(nèi)文件目錄便可自動生成，檔案管理人員只需掛接對應(yīng)原文，系統(tǒng)便能自動檢測原文是否漏掛。由此，不僅能夠保證檔案的完整性，有效節(jié)省整理、錄入和歸檔時間，同時這種分門別類、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，有益于單位檔案管理工作質(zhì)量的整體提高。但要注意的是，檔案數(shù)字化建設(shè)必須根據(jù)單位業(yè)務(wù)檔案卷宗相對固定、對象不同等特點，綜合考慮是否應(yīng)用卷宗整理“自動化模式”。
二、推動單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)的可行路徑
人事檔案管理必須確保內(nèi)容的絕對真實與全面，這就要求在建檔初期，不僅要強(qiáng)化檔案信息錄入，在原有基礎(chǔ)上認(rèn)真清查、核對信息，及時剔除無效、虛假信息，清除虛假材料，同時還要擴(kuò)展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲存，建立與需求對口的人才數(shù)據(jù)庫，為社會企業(yè)及相關(guān)單位提供最全面、準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。而實踐中，如何有效推動并實施檔案數(shù)字化建設(shè)，筆者總結(jié)工作經(jīng)驗，提出了以下幾點思路：（1）強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理意識，夯實管理人員專業(yè)基礎(chǔ)。這就要求人事檔案管理人員在夯實檔案管理專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，還要全面學(xué)習(xí)并掌握當(dāng)下信息數(shù)字技術(shù)，樹立數(shù)字化管理意識，積極參加檔案管理學(xué)術(shù)交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學(xué)化的管理技術(shù)知識指導(dǎo)檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等系列工作的開展。同時，要基于數(shù)字化建設(shè)的工作實際，設(shè)定明確、可行的人事檔案崗位職責(zé)，健全人事檔案資料安全管理權(quán)責(zé)機(jī)制和檔案資料安全個人責(zé)任制，以確保檔案資料的安全儲存。此外，還要端正單位各職能部門對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識，強(qiáng)化行政、后勤等職能部門相關(guān)人員的檔案意識，以保障檔案管理工作自上而下地有序開展，落到實處。（2）健全檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)，提高內(nèi)部調(diào)檔查閱的效率。人事檔案數(shù)據(jù)來源非常廣泛，推行跨系統(tǒng)查詢操作，能夠極大程度提高檢索效率。對此，工作實踐中可結(jié)合單位實際，建立與之相匹配的綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)、實時更新與維護(hù)。比如，可將各類數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合歸檔管理，保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的全要素綜合查詢的暢通；同時，合理設(shè)置人員權(quán)限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級別的同步操作，在提高內(nèi)部檔案使用效率的同時，亦進(jìn)一步完善人事檔案規(guī)范管理，提高單位整體的行政服務(wù)效能。（3）以實際需求為導(dǎo)向，加大數(shù)字化設(shè)施投入。人事檔案數(shù)字化建設(shè)離不開先進(jìn)的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開穩(wěn)定、齊全的工作設(shè)備。這就要求各單位要結(jié)合實際發(fā)展需求，及時配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、保險箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機(jī)等，以保障數(shù)字化建設(shè)工作開展擁有完備的硬件支撐。同時，以檔案利用實際和單位業(yè)務(wù)主導(dǎo)為依據(jù)設(shè)計人性化、科學(xué)化的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的智能、高速等特性，以實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標(biāo)，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發(fā)檔案價值。
三、結(jié)語
普及信息數(shù)字化管理是社會各企業(yè)及單位檔案管理實現(xiàn)自動化、高效化目標(biāo)的有力手段和有效工具。在這一發(fā)展形勢下，人事檔案管理應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息數(shù)字化建設(shè)力度，與時俱進(jìn)，同期開展一系列革新舉措，以適應(yīng)市場大規(guī)模的人才需求，助力社會經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展。但要注意的是，信息技術(shù)雖為工作帶來了快捷與高效，但同時也存在檔案信息外泄、個人隱私被公開等潛在風(fēng)險。因此，在數(shù)字化建設(shè)工作開展過程中，各單位及檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)安全管理意識，強(qiáng)化對數(shù)字信息技術(shù)安全的定位，及時發(fā)現(xiàn)并解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開等程序上的缺漏，以保障人事檔案規(guī)范化、制度化等管理目標(biāo)的實現(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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第8篇：人事檔案管理風(fēng)險點范文
【關(guān)鍵詞】信息時代；人事檔案信息管理；無紙化；保密措施
人事檔案信息管理是一項復(fù)雜的工作，不僅包含內(nèi)容多，內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，而且信息不斷動態(tài)變化，增加了檔案信息管理的難度。另外，人事檔案信息管理主要是與單位內(nèi)部員工相關(guān)的個人基本信息，不管是對企業(yè)還是員工本身都非常重要，因而必須要采有一種無紙化、保密性技術(shù)措施來對其進(jìn)行管理。
一、信息時代實現(xiàn)人事檔案管理無紙化的有效途徑
（一）構(gòu)建紙質(zhì)――電子檔案并行管理機(jī)制。雖然信息技術(shù)的引入實現(xiàn)了人事檔案管理的信息化與無紙化，但這種無紙化是相對傳統(tǒng)完全紙質(zhì)辦公形式而言的，并不是完全的脫離紙質(zhì)辦公，在某些地方還是需要使用紙質(zhì)進(jìn)行辦公的，如文件打印等。在正確認(rèn)識這一點的前提下，構(gòu)建紙質(zhì)――電子檔案并行的人事檔案管理機(jī)制，提高紙質(zhì)辦公與電子檔案管理工作之間的協(xié)調(diào)性與同步性，充分發(fā)揮紙質(zhì)辦公優(yōu)勢與電子檔案管理優(yōu)勢，有利于進(jìn)一步提升人事檔案管理的無紙化與信息化。紙質(zhì)文件利于長期保存，而電子檔案便于反復(fù)檢索與查看，根據(jù)各自的特點，在無紙化管理人事檔案信息時，可以將電子文件進(jìn)行備份后再打印出一份紙質(zhì)文件，將紙質(zhì)文件保存起來。更新時，應(yīng)保證電子文件與紙質(zhì)文件信息的一一對應(yīng)，實現(xiàn)真正意義上的無紙化人事檔案信息管理。
（二）提高管理人員信息技能與職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員的信息素養(yǎng)與技能水平直接影響著人事檔案信息管理工作效率與無紙化實現(xiàn)的程度。因此，要想進(jìn)一步提高人事檔案信息管理的無紙化，就需要不斷提升管理人員的信息技術(shù)技能與素養(yǎng)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身人事檔案信息管理需求與管理方式，總結(jié)當(dāng)前管理存在的不足，有針對性地定期開展職業(yè)培訓(xùn)與素質(zhì)教育，在培訓(xùn)過程中要求全體管理人員積極學(xué)習(xí)先進(jìn)信息技術(shù)，包括計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，提高管理人員整體技能水平，進(jìn)而提高人事檔案信息管理技術(shù)含量。在素質(zhì)教育過程中，引導(dǎo)管理人員樹立正確的價值觀、人生觀，營造良好工作氛圍，加強(qiáng)對自身工作的責(zé)任心與對人事檔案信息管理的重視度，提高管理人員職業(yè)素養(yǎng)。
二、信息時代人事檔案管理保密措施
（一）建立人事信息安全保密控制體系。信息時代為人事檔案信息管理保密措施的實施提供了許多安全性技術(shù)，可以較好地滿足多數(shù)企業(yè)人事檔案信息管理安全保密需求。企業(yè)應(yīng)對這些先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行充分利用、綜合利用，積極構(gòu)建人事檔案信息管理安全保密控制體系，利用該控制體系提高人事檔案信息的安全性與保密性，可以降低信息泄露、截獲、篡改等現(xiàn)象發(fā)生的可能性。目前，與安全保密相關(guān)的技術(shù)主要有加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)、隔離技術(shù)、防泄露技術(shù)、控制技術(shù)、鑒別技術(shù)等。運用加密技術(shù)對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，尤其是重要私人信息，可以有效防止數(shù)據(jù)泄露。運用備份技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，即使數(shù)據(jù)丟失也可以避免造成損失。運用隔離技術(shù)將入侵的病毒、非授權(quán)用戶隔離起來，防止非授權(quán)訪問。運用控制技術(shù)對人事檔案信息進(jìn)行加強(qiáng)控制，防泄漏技術(shù)防止信息泄露，鑒別系統(tǒng)用戶，可以大大提高人事檔案信息管理的保密性。
（二）加強(qiáng)安全網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)安全性。企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部人事檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺時，應(yīng)高度重視網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，充分做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作與檔案信息的安全保密工作，通過應(yīng)用各種安全防護(hù)技術(shù)措施，實現(xiàn)最大限度上降低安全風(fēng)險發(fā)生概率，降低信息泄露的可能性。網(wǎng)絡(luò)安全性的提高必須要有先進(jìn)安全技術(shù)提供支持，并對網(wǎng)絡(luò)各節(jié)點進(jìn)行合理設(shè)置，統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)建設(shè)行為。從物理安全與信息安全兩方面入手，提高網(wǎng)絡(luò)的物理安全，需要企業(yè)不斷完善硬件設(shè)施配備，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)電源電路設(shè)計，做好各設(shè)備的運行維護(hù)工作，保障硬件設(shè)施設(shè)備運行狀態(tài)良好。提高網(wǎng)絡(luò)的信息安全，要求在建設(shè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時，對應(yīng)用程序進(jìn)行優(yōu)化編輯編譯，強(qiáng)化軟件數(shù)據(jù)處理功能、計算功能等各項功能，對信息采集系統(tǒng)進(jìn)行合理建設(shè)，科學(xué)分配各設(shè)備裝置，保證整體工作的協(xié)調(diào)性與流暢性，提高信息的完整性、真實性與有效性，確保信息安全可用。
三、結(jié)語
雖然信息技術(shù)在人事檔案信息管理中的應(yīng)用在一定程度上實現(xiàn)了信息管理的無紙化、數(shù)字化，但目前這種無紙化程度還較低，信息安全保密性也較低，需要在今后的信息化建設(shè)中不斷提升無紙化管理水平，提高信息系統(tǒng)的安全保密性，順應(yīng)信息時代的發(fā)展。
【參考文獻(xiàn)】
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第9篇：人事檔案管理風(fēng)險點范文
關(guān)鍵詞：人事檔案信息化；建設(shè)；發(fā)展
引言
人事檔案的信息化建設(shè)，是信息時代的必然趨向，但是從目前我國人事檔案信息化建設(shè)的總體情況來看，不得不說其中還存在一些弊端，傳統(tǒng)人事制度和體制對信息化建設(shè)的制約，傳統(tǒng)人事檔案內(nèi)容的不合理等等，這些問題的存在，都嚴(yán)重制約了人事檔案信息化建設(shè)的腳步。本文以信息化建設(shè)為視角，對其在人事檔案建設(shè)發(fā)展中的應(yīng)用進(jìn)行具體分析。
1 人事檔案信息化建設(shè)優(yōu)越性分析
在人事檔案建設(shè)發(fā)展中引入信息化技術(shù)，并逐漸實現(xiàn)信息化的工作模式，其優(yōu)勢是非常顯著，具體進(jìn)行如下分析：
1.1 文檔輸入是人事檔案工作的主要內(nèi)容，在這個部分進(jìn)行信息化建設(shè)，不僅降低了傳統(tǒng)工作模式工作強(qiáng)度，操作方便，解放了人們的雙手，可以有更多的事件去做其他的工作，因此從整體上大幅提升了人事檔案工作的效率和質(zhì)量。另外，由于人事檔案工作是一個動態(tài)化的過程，工作人員需要隨時將變動的人事信息記錄和更正過來，保障每個時期人事信息的完整性與正確性。這樣一來，工作人員的工作就會相對繁瑣，并一直處于緊張的狀態(tài)中。信息化工作模式構(gòu)建之后，檔案管理人員就能夠從繁重的模式化的工作狀態(tài)中解脫出來，信息化模塊會自動更新人事信息，并保障人事信息的全面與準(zhǔn)確。
1.2 信息化的人事檔案管理，在人事信息搜索上速度更快，更便捷。領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行員工培訓(xùn)計劃擬定、績效管理等都可以快速而準(zhǔn)確的查找到依據(jù)。從大量研究中發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的人事信息檔案工作，以紙質(zhì)檔案為主，檔案數(shù)量龐大，整理、分類與管理、儲藏都費時費力，工作效率十分低下，很比較容易出錯。另外，人們在調(diào)取檔案信息的時候，會消耗比較長的時間，快速而全面了解一個員工的檔案是一件很難的事。但是信息化檔案工作模式，在信息查找功能上十分完善，員工的所有信息都可以通過信息檢索完成，動一動鼠標(biāo)就可以輕松查找到想要的信息，這位相關(guān)人事計劃制定以及管理工作的開展提供了非常有利的支持。
1.3 除了以上優(yōu)勢，信息化人事檔案信息管理模式，還具有提醒功能，會及時提醒領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理者一些員工退養(yǎng)、退休等事項，一般來說，在一個單位中，員工數(shù)量比較多，領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁重，不可能每項工作事宜都記憶得細(xì)致入微，但是信息化檔案信息管理，會自動提醒這些事項，這種備忘的功能非常人性化，大大減輕了人們的工作壓力，也保障了各種工作有條不紊的進(jìn)行。
2 人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
人事檔案工作信息化建O優(yōu)勢顯著，目前其主要的形式基本有以下四種：
2.1 利用offic中的word與excel軟件進(jìn)行的檔案信息管理以及目錄打印、系統(tǒng)分析等。offic的功能十分強(qiáng)大、齊全，操作簡單便捷，能夠滿足檔案管理的基本要求。但是相對來說，其缺點也是十分明顯的，比如人事檔案信息錄入雖然簡單，但是檢索內(nèi)容過于單一化，數(shù)據(jù)處理功能不完善，工作效率相對低下，數(shù)據(jù)安全性也不高。
2.2 單機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)包括人員基本情況信息數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及植物變動數(shù)據(jù)庫等。能夠?qū)n案基本信息以及查詢進(jìn)行管理，會自動記錄檔案節(jié)約、轉(zhuǎn)遞以及歸檔等記錄。該系統(tǒng)功能分為兩類：一類是檔案業(yè)務(wù)、人事信息采集以及查詢輸出、統(tǒng)計分析融為一體。第二類通過計算機(jī)對人事檔案目錄進(jìn)行管理，實現(xiàn)目錄管理的統(tǒng)一與規(guī)范。單機(jī)檔案管理是目前單位人事信息化管理中主要形式。
2.3 部門局域網(wǎng)系統(tǒng)。此類系統(tǒng)就是在本單位檔案部門建立局域網(wǎng)平臺，并借助計算機(jī)與數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)對人事檔案目錄信息的網(wǎng)絡(luò)化管理。此系統(tǒng)包括信息管理、檔案管理以及檔案變動等幾個部分。局域網(wǎng)應(yīng)用十分便捷，能夠達(dá)到良好的管理效果。比如，在該系統(tǒng)采用條形碼技術(shù)，能夠進(jìn)行檔案盤點，并保證人事檔案目錄信息的管理統(tǒng)一化與動態(tài)監(jiān)控。
2.4 人事檔案信息化在人事部門的應(yīng)用，實現(xiàn)了人事基本信息的共享，同時也能夠自動實現(xiàn)檔案信息管理的接收、移交以及借閱、傳遞等基本業(yè)務(wù)。另外，在獲取相關(guān)部門授權(quán)的基本前提下，人事部門可以快速實現(xiàn)對人事檔案信息的查閱。此系統(tǒng)的特點包括以下幾點：一是人事檔案基本信息與人事信息能夠保持一致，這大幅提高了檔案管理的質(zhì)量和效率；二是人事檔案管理成為了人事信息管理的一部分，這使得人事檔案歸檔更加容易，操作也更加便捷，這全面推動了人事工作效率。
3 人事檔案信息化建設(shè)存在的問題
雖然人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢顯著，并且在我國已經(jīng)初具規(guī)模，但是從科學(xué)化、規(guī)范化的角度來看，其建設(shè)水平還有待提高，財力、物力以及使用效果之間的差距比較明顯。就其原因，總結(jié)為以下幾點：
3.1 人事檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和總體規(guī)劃
從現(xiàn)階段人事檔案信息化建設(shè)的情況來看，一些單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有明確信息化建設(shè)的重要性，沒有將檔案信息化建設(shè)上升到戰(zhàn)略高度，人事檔案信息化管理的重視程度并不高，導(dǎo)致人事檔案信息化管理缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持，在落實上也更加困難，經(jīng)費與政策投入都明顯不足，這樣一來，人事檔案信息化建設(shè)就無法得到徹底落實。
3.2 一些軟件在功能設(shè)置上存在缺陷
一些單位雖然落實了檔案信息化管理，并且也非常積極的開展建設(shè)工作，但是卻忽略相關(guān)軟件的建設(shè)與完善，功能設(shè)計過于隨意，存在很多隱性缺點。軟件售后服務(wù)不完善，后續(xù)開發(fā)與升級不夠及時，缺乏良好的數(shù)據(jù)遷移功能，進(jìn)而導(dǎo)致軟件壽命縮短，如此一來，人力、財力、物力都消耗嚴(yán)重，進(jìn)而影響了人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐。
3.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平低
由于人事檔案信息化建設(shè)尚無相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題多多，諸如數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫質(zhì)量等等都存在一定問題，影響了數(shù)據(jù)庫的查全率和查準(zhǔn)率。此外，一些人事部門的人事、考核、職稱評審、薪酬管理、人事檔案管理等科室都有各自的軟件，彼此互不兼容，數(shù)據(jù)庫通用性差，數(shù)據(jù)難以交換和共享，無法體現(xiàn)信息化技術(shù)的優(yōu)越性。
4 人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的工作思路
4.1 以融入單位的總體規(guī)劃作為指導(dǎo)原則
人事檔案信息化建設(shè)不僅是本部門業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，也是單位相關(guān)部門之間實現(xiàn)辦公自動化的要求。人事檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和服務(wù)平臺的建設(shè)不能閉門造車，只有主動融入單位層面的信息化建設(shè)，才有利于部門內(nèi)部、部門之間的數(shù)據(jù)共享與傳遞，才有利于局網(wǎng)絡(luò)內(nèi)人事信息的綜合利用。同理，單位應(yīng)充分認(rèn)識到人事檔案信息化在單位信息化建設(shè)中的地位和作用，將其納入單位信息化建設(shè)的總體規(guī)劃之中。在人事檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)之時，單位應(yīng)考慮該系統(tǒng)與單位辦公自動化系統(tǒng)的對接問題。惟其如此，方可避免重復(fù)建設(shè)，從而節(jié)約大量人力、物力和財力。
4.2 以人事檔案信息資源建設(shè)作為基礎(chǔ)工作和核心任務(wù)
人事檔案信息化建設(shè)有很多工作要做，建設(shè)過程中會面臨種種困難，會受多種隱形因素的制約。在此情況下，我們既不可急于求成，亦不可無所作為，而應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點，以點帶面，逐步推進(jìn)。具體措施是：將人事檔案信息資源作為人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，從而帶動人事檔案信息化建設(shè)整體提升。目前，我國各地辦公自動化系統(tǒng)正在建設(shè)之中，在此背景下，人事檔案信息資源建設(shè)應(yīng)分三步走。首先是建立人事信息數(shù)據(jù)庫和人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以滿足快速檢索的需要。同時要注意收集電子檔案材料，為數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫積累資源。第二步是將使用頻率高的檔案信息（干部履歷表、學(xué)歷學(xué)位材料、職稱申報表、干部任免表等）數(shù)字化，以提高檔案的利用率。第三步是在辦公自動化系統(tǒng)投入使用后，開展人事檔案信息的接收、存儲和提供利用的一體化建設(shè)，全面實施人事檔案信息化建設(shè)。
4.3 以建立和健全人事檔案信息安全保障體系作為決鍵環(huán)節(jié)
所謂先進(jìn)的技術(shù)手段，是指信息化系統(tǒng)開發(fā)過程中必須采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、資格認(rèn)證技術(shù)等技術(shù)，以確保檔案信息傳輸和存儲的安全性。同時，在防范惡意侵入方面要嚴(yán)把軟件設(shè)計質(zhì)量關(guān)，通過先進(jìn)的軟件技術(shù)和可靠的軟件性能將各類風(fēng)險降到最低程度。要在技術(shù)上使人事檔案部門的局域網(wǎng)與外網(wǎng)真正實行物理隔離。
所謂科學(xué)的規(guī)章制度，是指在人事檔案信息化建設(shè)中不能照搬傳統(tǒng)手工管理階段的制度，需要建立一套科學(xué)、規(guī)范、完善的規(guī)章制度來保證整個實施過程的安全。同時，還必須在人事檔案管理系統(tǒng)中建立嚴(yán)格的用戶管理機(jī)制，并合理分配用戶管理權(quán)限。
所謂嚴(yán)格的管理措施，是指在信息化建設(shè)的每個環(huán)節(jié)加強(qiáng)安全管理，行安全責(zé)任制。在操作管理層面，必須及時有效地對數(shù)據(jù)予以備份和維護(hù)。此外，要加強(qiáng)對人事檔案管理工作人員的宣傳和教育，使其在意識上對人事檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性和安全性引起足夠重視，從源頭上杜絕安全隱患。
4.4 以建立一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍作為人才保障
人才建設(shè)是人事檔案信息化建設(shè)的成功之本。人事檔案人才隊伍建設(shè)，一靠培養(yǎng)，二靠引進(jìn)。傳統(tǒng)的單一的知識結(jié)構(gòu)已不能滿足人事檔案信息化建設(shè)的需要，因此，應(yīng)積極支持現(xiàn)有檔案管理人員參加必要的信息技術(shù)培訓(xùn)，切實提高其現(xiàn)代化管理、信息技術(shù)和信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力。要引進(jìn)急需的信息技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，以其系統(tǒng)的專業(yè)知識為人事檔案管理軟件的研發(fā)提供技術(shù)保障，有效改變檔案管理人員在信息化管理中的薄弱環(huán)節(jié)。
結(jié)束語
本文首先明確了檔案信息化管理建設(shè)的優(yōu)勢，并提出了目前建設(shè)中存在的相關(guān)問題，并有針對性的提出了完善對策，通過本文的分析，希望能夠為我國檔案信息化建設(shè)發(fā)展有所助力。
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