檔案數(shù)字化建設(shè)精選(九篇)

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第1篇：檔案數(shù)字化建設(shè)范文

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化 城建 檔案館 建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

一、前言

城建檔案信息化，是啟動信息化工作之前應(yīng)明確的問題。目前理論界對此并無系統(tǒng)的分析研究，也無明確統(tǒng)一的結(jié)論。作者認(rèn)為，圍繞城建檔案的任何管理工作都是為了“利用”這一最終目的，利用是檔案管理工作的價值所在。那么，城建檔案信息化就是在新的時代背景下，為了達(dá)到有效利用城建檔案信息資源的目的而進(jìn)行的系列的綜合的科學(xué)的管理工作。具體來說，城建檔案信息化是指：通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，配置城建檔案計算機(jī)輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據(jù)城建檔案信息化的規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺，依托高素質(zhì)的信息人才 ,提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的動態(tài)的系統(tǒng)化的管理工作。

二、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館的必要性

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息時代的到來，數(shù)字化概念正逐漸融入城市建設(shè)的各個領(lǐng)域。城市建設(shè)包括土地管理、城市規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)等多個方面，城建檔案作為城市建設(shè)和管理過程中直接形成的真實(shí)記錄，蘊(yùn)藏著豐富的信息資源。城建檔案館作為一個城市建設(shè)信息中心的基地，主要負(fù)責(zé)接受和保管城市建設(shè)中具有保存價值的文字、圖表、照片、錄像等各種載體的檔案和有關(guān)資料，并將接收入館的各種城建檔案資料進(jìn)行分類、整理、分析，為數(shù)字城市建設(shè)提供真實(shí)可靠的檔案信息。但是隨著科技的進(jìn)步，城建各部門在城市建設(shè)、管理中產(chǎn)生了各種檔案，除了傳統(tǒng)載體的檔案之外，還有大量的計算機(jī)輔助設(shè)計技術(shù)、電子地圖等產(chǎn)生的電子文件，我們不能再按原來的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案。因此為了提高城市建設(shè)的時效性以及適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的需要，必須加快數(shù)字城建檔案館的建設(shè)。

二、數(shù)字化城建檔案館的優(yōu)點(diǎn)

數(shù)字化城建檔案館與傳統(tǒng)城建檔案館的最大區(qū)別就在于它是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，數(shù)字城建檔案館的建立具備適應(yīng)社會需求的特殊優(yōu)勢，因此決定了它將彌補(bǔ)傳統(tǒng)城建檔案館的不足而長期存在。

1、在城建檔案信息資源建設(shè)方面

數(shù)字城建檔案館可與覆蓋全社會各領(lǐng)域包括科技、文化、醫(yī)療、電子商業(yè)等信息數(shù)據(jù)庫建立互聯(lián)關(guān)系，為進(jìn)一步豐富傳統(tǒng)檔案館館藏提供線索和可能。

2、在城建檔案信息的加工方面

傳統(tǒng)城建檔案館館藏信息經(jīng)過數(shù)字化加工處理，成為數(shù)字檔案館信息資源的核心組成部分，并生成適合機(jī)檢、機(jī)讀的信息目錄和檔案參考資料，數(shù)字城建檔案館還可以將經(jīng)數(shù)字化的深層次編研成果融入數(shù)字信息資源庫，并在網(wǎng)上，為人們提供快捷的服務(wù)。

3、在城建檔案信息資源的開發(fā)利用方面

數(shù)字城建檔案館可以憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

三、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館要改變固有的工作模式

1．改變城建檔案保管方式

由于數(shù)字化城建檔案載體的特殊性，保管工作不同于紙質(zhì)檔案的“六防”工作，而是要注重檔案設(shè)備安全和信息安全兩方面．設(shè)備安全應(yīng)當(dāng)在設(shè)備制造、系統(tǒng)安裝和應(yīng)用軟件配置時考慮．主要地抵御自然災(zāi)害和突發(fā)事件等。而信息安全則需要一系列措施給予保證．保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性，對設(shè)備更新情況進(jìn)行跟蹤，在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前就應(yīng)將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上，同時，為防止信息丟失，被非法更改等，尤其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，更應(yīng)該注意共享和保密．邏輯性處理與物理存儲等問題。

2．改變城建檔案利用方式

城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)的成熟運(yùn)用，為數(shù)字化城建檔案館提供了極好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也為開展城建檔案信息個性化服務(wù)提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務(wù)的主要方式將不再是提供物理存在的實(shí)體．而是指引終端用戶通過網(wǎng)絡(luò)獲得存儲在檔案館庫的數(shù)字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統(tǒng)軟件．將檔案內(nèi)容用一定的格式固定下來．再進(jìn)行分類．歸檔、編號等管理．在編制檢索時隨機(jī)調(diào)出，組成各種不同類型信息檢索工具．通過網(wǎng)上開展電子檢索服務(wù)，從而方便地互傳、互換信息?？墒谷魏我晃焕谜卟皇軙r間、穿梭問的限制，在任何地點(diǎn)只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入城建檔案管理查詢自己需要的信息。這種網(wǎng)上利用服務(wù)的開展．將會使城建檔案工作進(jìn)入一個嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入一種良性循環(huán)狀態(tài)。

四、數(shù)字化城建檔案館建設(shè)要點(diǎn)

城建檔案管理數(shù)字化是城建檔案管理工作的重大變革，涉及城建檔案管理工作的各個方面。建設(shè)數(shù)字化城建檔案館的首要工作是做好總體規(guī)劃，通過規(guī)劃確定近期、中期和遠(yuǎn)期目標(biāo)以及實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)須具備的條件，并隨著工作的進(jìn)展不斷對規(guī)劃目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整。筆者認(rèn)為，有以下幾點(diǎn)問題需要注意：

1、城建檔案管理數(shù)字化是城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步和用戶需求等諸多因素共同推動的結(jié)果

確定目標(biāo)的依據(jù)是社會大環(huán)境和潛在的需求，弄清社會需求是非常關(guān)鍵的，另外要研究、掌握數(shù)字化發(fā)展的規(guī)律，避免主觀性、盲目性，防止目標(biāo)過低或不切實(shí)際追求過高的目標(biāo)。

2、城市發(fā)展的數(shù)字化進(jìn)程是一個社會發(fā)展進(jìn)步的長期過程

像任何科學(xué)技術(shù)進(jìn)步一樣都是由淺人深、從簡單到復(fù)雜的不斷變化的過程。建設(shè)數(shù)字化城建檔案館也是從低到高逐步發(fā)展的，是一個逐步深入、逐步擴(kuò)展的過程，不是完成目錄檢索、掃描幾套地形圖就能實(shí)現(xiàn)的。城建檔案數(shù)字化是一個長期的、持續(xù)發(fā)展的、不斷完善的一個艱巨工作。數(shù)字化城建檔案館要通過城建檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、應(yīng)用和系統(tǒng)的不斷完善來實(shí)現(xiàn)，信息系統(tǒng)建設(shè)工作主要包括館內(nèi)局域網(wǎng)的建設(shè)，與政府網(wǎng)的連接，以及國際互聯(lián)網(wǎng)的利用；檔案管理軟件的開發(fā)或商品軟件的選用；數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和信息資源研發(fā)；標(biāo)準(zhǔn)體系的建立；專業(yè)技術(shù)人才隊伍的建設(shè)、管理方式和工作方式的優(yōu)化和規(guī)范化；館藏各種不同載體檔案的數(shù)據(jù)處理、存儲設(shè)備配置和系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等工作。系統(tǒng)建設(shè)工作的第一步是系統(tǒng)方案設(shè)計，主要內(nèi)容是根據(jù)數(shù)字化工作的總體規(guī)劃確定系統(tǒng)的基本組成和結(jié)構(gòu)框架，再根據(jù)現(xiàn)時的技術(shù)、人員、資金等基礎(chǔ)條件確定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)，制定可行的實(shí)施計劃。系統(tǒng)方案設(shè)計工作應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

(1)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)不但是一個技術(shù)過程，同時更是一個管理過程，是一項綜合性的、技術(shù)含量較強(qiáng)的工作。所以，在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)時，應(yīng)根據(jù)本館資金情況、技術(shù)力量等各方面去考慮。落實(shí)資金是首位，其次要配備好研發(fā)團(tuán)隊技術(shù)力量，可采取館內(nèi)業(yè)務(wù)骨干與外聘專業(yè)技術(shù)人才相結(jié)合的方式配備好研發(fā)團(tuán)隊。

(2)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的目的是為了使用，要把系統(tǒng)的實(shí)用性放在第一位，對內(nèi)服務(wù)于檔案管理人員，對外服務(wù)于社會公眾。本著這一理念，研發(fā)系統(tǒng)時應(yīng)以實(shí)用為首選，切不可盲目追求過大、過強(qiáng)，要切合本館實(shí)際工作水平，以方便使用、簡便易學(xué)為目標(biāo)。

(3)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)最好一個省份統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，全省使用統(tǒng)一軟件，這樣使用、維護(hù)會各方便。各館可以整合資金、技術(shù)人才，合力研發(fā)，這樣即節(jié)省人力、物力、財力，也方便日后工作。

(4)系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用是一個滾動的過程，不可能一步到位，要按照系統(tǒng)建設(shè)自身的客觀規(guī)律辦事，循序漸進(jìn)，不斷修訂，不斷完善。不必追求最高、最新的技術(shù)，應(yīng)采用成熟、可靠的技術(shù)，借鑒、學(xué)習(xí)一些起步較早、數(shù)字化建設(shè)比較成熟省份的先進(jìn)經(jīng)驗，使研發(fā)的軟件系統(tǒng)能夠真正做到切合實(shí)際、便于維護(hù)、簡便易學(xué)、方便使用。

結(jié)論

數(shù)字化城建檔案館的建設(shè)不會一蹴而就，它要求我們城建檔案工作者不懈的努力、進(jìn)取、創(chuàng)新，不斷的追求、完善。相信隨著信息時代的飛速發(fā)展，城建檔案事業(yè)定會蓬勃發(fā)展，數(shù)字化城建檔案館的目標(biāo)必會實(shí)現(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

第2篇：檔案數(shù)字化建設(shè)范文

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息時代的到來，數(shù)字化概念正逐漸融入城市建設(shè)的各個領(lǐng)域。城市建設(shè)包括土地管理、城市規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)等多個方面，城建檔案作為城市建設(shè)和管理過程中直接形成的真實(shí)記錄，蘊(yùn)藏著豐富的信息資源。城建檔案館作為一個城市建設(shè)信息中心的基地，主要負(fù)責(zé)接受和保管城市中具有保存價值的文字、圖表、照片、錄像等各種載體的檔案和有關(guān)資料，并將接收入館的各種城建檔案資料分類、整理、分析，為數(shù)字城市建設(shè)提供真實(shí)可靠的檔案信息。但是，近年來隨著計算機(jī)技術(shù)尤其是辦公自動化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，城建各部門在城市建設(shè)、管理中產(chǎn)生的各種檔案，除了傳統(tǒng)載體的檔案外，還有大量的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中，我們不能再按原來的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案，傳統(tǒng)的城建檔案管理已不適應(yīng)信息化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢。因此為了提高城市建設(shè)的時效性以及適應(yīng)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的需要，必須加快數(shù)字城建檔案館的建設(shè)。

二、數(shù)字化檔案館的功能和優(yōu)點(diǎn)

數(shù)字化城建檔案館與傳統(tǒng)城建檔案館的最大區(qū)別就在于他是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，他的館藏是以數(shù)字化信息為主，以數(shù)據(jù)庫為檔案存儲中心，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的共建共享。數(shù)字城建檔案館的建立具備適應(yīng)社會需求的特殊優(yōu)勢，因此決定了它將彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案館的不足而長期存在。第一，在城建檔案信息的加工方面，傳統(tǒng)城建檔案館館藏信息經(jīng)過數(shù)字化加工處理，成為數(shù)字檔案館信息資源的核心組成部分，并生成適合機(jī)檢、機(jī)讀的信息目錄和檔案參考資料，數(shù)字城建檔案館還可以將經(jīng)數(shù)字化的深層次編研成果融入數(shù)字信息資源庫，并在網(wǎng)上，為人們提供快捷的服務(wù)。第二，在城建檔案信息資源的開發(fā)利用方面，各種載體的檔案資料將以數(shù)字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網(wǎng)絡(luò)，用戶可以方便的利用信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案里的信息資源共享。第三，在信息傳遞方面，數(shù)字檔案的服務(wù)通過以網(wǎng)絡(luò)為主的信息基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息傳遞。第四，在城建檔案信息資源建設(shè)方面，數(shù)字城建檔案館可與覆蓋全社會各領(lǐng)域的信息數(shù)據(jù)庫建立互聯(lián)關(guān)系，為進(jìn)一步豐富檔案館館藏提供線索和可能。三、建設(shè)數(shù)字化檔案館需解決的幾個問題

在數(shù)字化城建檔案館從理念走向現(xiàn)實(shí)的過程中，必須解決一系列的關(guān)鍵問題。一是數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題。數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計算機(jī)硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。二是統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)格式問題。檔案信息共享的前提是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，它包括：檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、檔案館運(yùn)作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、格式來進(jìn)行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數(shù)字化的進(jìn)程。三是電子檔案的法律憑證問題，電子文件的法律效力等基礎(chǔ)性問題必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題。否則難以保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性。四是重視復(fù)合性人才的培養(yǎng)。

四、加快城建檔案館數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字城建檔案館不僅是對紙質(zhì)檔案、照片檔案等檔案形式的簡單數(shù)字化，也不僅是對檔案工作流程的計算機(jī)化，而是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，是一個系統(tǒng)工程。因此我們應(yīng)堅持積極穩(wěn)妥、切合實(shí)際、力求實(shí)效的原則，有計劃、有步驟地加快城建檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，使城建檔案的信息化建設(shè)跟上社會信息化發(fā)展的大趨勢。

（一）加大投入，抓好軟硬件配套建設(shè)。

數(shù)字城建檔案館必須在一定的空間數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施上建設(shè)空間數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，才能更好的服務(wù)于城市建設(shè)。因此，必須加強(qiáng)城建檔案館內(nèi)部的辦公環(huán)境、現(xiàn)代化庫房及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，并根據(jù)實(shí)際需要，選擇先進(jìn)、成熟的技術(shù)，做好管理軟件的開發(fā)工作，以適應(yīng)數(shù)據(jù)錄入、管理和輸出的需要，適應(yīng)城建檔案館數(shù)字化、信息化建設(shè)的需要。

（二）重視城建檔案信息資源的數(shù)字化 。

城建檔案信息資源的數(shù)字化工作,主要指館藏傳統(tǒng)(紙質(zhì))數(shù)字化和辦公自動化條件下新產(chǎn)生的電子檔案的接收管理工作。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中要遵從有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),保證數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)有合理的結(jié)構(gòu),便于維護(hù)更新,有較強(qiáng)的通用性,可加工性和可移植性。對傳統(tǒng)(紙質(zhì))檔案要進(jìn)行規(guī)范化的有序整理,要做好城建檔案的著錄標(biāo)引工作,對城建檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的著錄,為檔案數(shù)據(jù)通訊、網(wǎng)絡(luò)化管理提供必要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ),為各城建檔案部門開展信息交流與合作,實(shí)現(xiàn)資源共享提供便利條件。對于過去收藏的聲像檔案資源和其它相關(guān)資源要通過多媒體技術(shù)把它們轉(zhuǎn)化為數(shù)字存儲。

（三）加快城建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

當(dāng)今社會是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的關(guān)鍵時期，我們應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)這個公共信息平臺，建立起城建檔案館的公共信息庫，跟上時展的步伐。要在建好檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，逐步使檔案館“網(wǎng)絡(luò)社會化”，使城建檔案信息資源搭上信息高速公路的快車，不斷為社會提供更多的檔案信息服務(wù)。

（四）加強(qiáng)人力資源建設(shè)。

第3篇：檔案數(shù)字化建設(shè)范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 檔案管理 問題

中圖分類號：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02

從人類悠久的歷史來看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發(fā)生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國發(fā)現(xiàn)的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對于如今這個科技發(fā)展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。而“數(shù)字檔案”毫無疑問成為了當(dāng)今檔案領(lǐng)域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。

1 數(shù)字檔案的主要特點(diǎn)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時展的必然結(jié)果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢。

1.1 數(shù)字檔案載體容量大

一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤可貯存650～700M字節(jié)；移動硬盤的貯存量達(dá)到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的。再說大家現(xiàn)在的實(shí)踐活動的范圍相當(dāng)廣，勞動對象相當(dāng)復(fù)雜，實(shí)踐的節(jié)奏相當(dāng)快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當(dāng)多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質(zhì)載體。

1.2 數(shù)字檔案安全性高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費(fèi)大量人力、物力和財力細(xì)心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會很難復(fù)原；數(shù)字檔案與其相比會方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲較多信息，實(shí)體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。

1.3 數(shù)字檔案的使用效率高

紙質(zhì)檔案管理在實(shí)際應(yīng)用時會出現(xiàn)查找不便的問題。例如在查找某所學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費(fèi)的時間長、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機(jī)就會自動篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡單、存儲多且方便的優(yōu)點(diǎn)，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當(dāng)多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位正在實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動化，網(wǎng)絡(luò)辦公已不再是處于實(shí)驗階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢，這樣就不可避免地會形成大量的數(shù)字檔案。

2 數(shù)字檔案的不足之處

在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。

2.1 首先是人們的認(rèn)知度

從歷史的發(fā)展來看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時期。由于當(dāng)時技術(shù)有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術(shù)。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時間，隨著造紙技術(shù)的進(jìn)步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認(rèn)可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認(rèn)識數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以內(nèi)心會覺得紙質(zhì)記錄是最安全的；對于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。

2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問題

數(shù)字檔案作為一種通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備記錄儲存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設(shè)備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導(dǎo)致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學(xué)習(xí)能力還是較好的，而對于一些年紀(jì)大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。

2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑

紙質(zhì)檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計算機(jī)的環(huán)境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復(fù)制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當(dāng)事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。

3 數(shù)字檔案管理問題的解決方式

數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們越來越重視、認(rèn)可，進(jìn)而廣泛應(yīng)用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦?，對于其存在的不足之處，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面入手予以解決。

首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳，使人們對數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡(luò)世界日益發(fā)達(dá)，越來越多的人通過網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)獲取更多的有效信息，而對數(shù)字檔案進(jìn)行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)的力量。通過使用數(shù)字檔案，使相關(guān)部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數(shù)字檔案的運(yùn)用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢被更多人所接受。

其次，可以將網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)行業(yè)、軟件開發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個行業(yè)相結(jié)合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強(qiáng)的文件儲存格式。

再次，各檔案管理部門在利用數(shù)字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網(wǎng)絡(luò)安全問題，在長期運(yùn)用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時，相關(guān)管理部門要根據(jù)檔案密級為社會提供服務(wù)。

最后，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重維護(hù)檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數(shù)字檔案的原始性新設(shè)立了相關(guān)制度。

由上述可知，時代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進(jìn)的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實(shí)際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數(shù)字檔案在實(shí)際應(yīng)用中會出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來的發(fā)展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數(shù)字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 吳寶康.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，1988.

[2] 楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社1994.

第4篇：檔案數(shù)字化建設(shè)范文

【關(guān)鍵詞】圖書館 圖書檔案 數(shù)字化建設(shè)

1 引言

圖書檔案在圖書館事業(yè)建設(shè)中不僅能夠科學(xué)、有效加強(qiáng)館藏建設(shè)，而且對圖書館長遠(yuǎn)規(guī)劃、統(tǒng)籌安排均能起到引領(lǐng)作用。它不但是高職院校圖書館管理圖書的一項最基本工作內(nèi)容，還是高職院校校級檔案重要組成部分，另外，更是數(shù)字化智能學(xué)校建設(shè)重點(diǎn)內(nèi)容之一。怎樣架構(gòu)既合理又科學(xué)、既方便又實(shí)用的圖書館圖書檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，從而促進(jìn)和提高圖書館服務(wù)水準(zhǔn)和服務(wù)效率，是當(dāng)今全媒體時代高職院校圖書館健康、持續(xù)發(fā)展亟待破解的現(xiàn)實(shí)問題。

2 高職院校圖書館圖書檔案建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 高職院校圖書館圖書檔案的使用率逐年攀升

伴隨著本世紀(jì)以來我國高校教育制度改革逐步深入，高職院校擴(kuò)招逐年增加。數(shù)以萬計的在校生規(guī)模，與高職院校圖書館傳統(tǒng)管理服務(wù)愈加不相適應(yīng)，尤其是被傳統(tǒng)束縛而不重視的數(shù)字化圖書資源，其被讀者利用次數(shù)越來越多，據(jù)河南工業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館近五年圖書檔案使用狀況統(tǒng)計顯示，到圖書館詢問、瀏覽、查閱、下載、打印電子圖書檔案各類讀者，包括在校生、畢業(yè)生、教職工、校外學(xué)生、社會人員，無論是人數(shù)還是頻次均大幅攀升，有壓倒傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書借閱之勢。

2.2 高職院校圖書館圖書檔案的使用覆蓋面和領(lǐng)域不停擴(kuò)容

由于歷史原因，多年來高職院校圖書館圖書檔案服務(wù)重點(diǎn)是本校的在職學(xué)生以及教學(xué)、科研人員。在黨的十工作報告中明確指出具備條件的大學(xué)圖書館要逐步對周邊社區(qū)和中小學(xué)開放，于是近年來高職院校圖書館圖書檔案管理服務(wù)工作迅速延伸，在保證本校讀者需求的情況下，盡最大可能向周邊轄區(qū)居民和中小學(xué)逐步開放，滿足他們對知識的需求，發(fā)揮公共資源的最大效能。如南陽師范學(xué)院開通的“超星圖書館”及“漢文化研究館”，主要是面向南陽市武侯社區(qū)居民和南陽市第二十三小學(xué)、臥龍實(shí)驗中學(xué)和南陽市八中提供學(xué)習(xí)服務(wù)。

3 目前高職院校圖書館圖書檔案服務(wù)信息化創(chuàng)建面臨的困境

3.1 傳統(tǒng)的圖書館圖書檔案服務(wù)理念

“重藏、輕用”傳統(tǒng)圖書館服務(wù)理念烙印很深，還在侵蝕著35歲以上的圖書管理者，甚至包括圖書館的領(lǐng)導(dǎo)干部，只認(rèn)為驗收好書、藏好書就萬事大吉，圖書館工作就等于干好了，殊不知，在當(dāng)今的信息社會里，管好書還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，深入挖掘知識，為讀者提供縱深信息服務(wù)是當(dāng)今信息社會發(fā)展的必然趨勢。

3.2 高職院校對圖書館事業(yè)經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足

由于經(jīng)費(fèi)的不足，目前高職院校圖書館圖書檔案工作仍停留在數(shù)字管理的邊緣化，沒有進(jìn)行更深層的技術(shù)改造，當(dāng)前現(xiàn)有圖書檔案管理軟件難以支撐數(shù)字化建設(shè)要求，這些軟件只是輔助紙質(zhì)圖書進(jìn)行簡單的電子管理，不具備圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的格式化和自動化管理。

3.3 高職院校圖書館圖書檔案開發(fā)應(yīng)用率低下

在圖書館圖書檔案管理上，長期受高職院校圖書館 “重藏輕用”偏執(zhí)思想影響，僅僅注重圖書檔案建檔書卷，忽視圖書檔案快速流通，致使圖書檔案成了“塵封黃歷”，再加上圖書館管理者不注重館藏圖書檔案的綜合開發(fā)利用，缺少圖書檔案主動為讀者服務(wù)的思想意識，則這些圖書檔案將徹底失去其應(yīng)有價值。

3.4 高職院校圖書館圖書檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平需跟上時代

據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)如今圖書館圖書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，甚至部分人員連最基本的圖書檔案情報專業(yè)知識都沒有，這些人員大都是校領(lǐng)導(dǎo)的家屬、親戚或引進(jìn)人才帶來的家屬，純屬照顧，顯而易見，這些人員滿足不了圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的需求，再加上高學(xué)歷的情報信息管理專業(yè)的頂尖人才都不愿到高職院校就業(yè)，更加劇了高職院校圖書館專業(yè)人才的匱乏。

4 高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)重點(diǎn)

4.1 科學(xué)規(guī)劃高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)方向和目標(biāo)

高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的意義就在于通過提供數(shù)字化圖書檔案信息為全校師生以及社會人員提供學(xué)習(xí)和實(shí)踐服務(wù)。圖書館應(yīng)根據(jù)廣大在校老師、學(xué)生及社會公眾的需求，對圖書檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行投入產(chǎn)出效能進(jìn)行綜合分析，科學(xué)規(guī)劃，有的放矢地進(jìn)行統(tǒng)籌部署。一、對那些經(jīng)過鑒定、甄別的還具有重大保存價值的瀕危圖書檔案加緊進(jìn)行數(shù)字化工作；二、對那些需要永久和長期保存的圖書檔案及時數(shù)字化；三、對利用或咨詢次數(shù)較多的圖書檔案加快數(shù)字化；四、對那些有地域特色或?qū)氋F的圖書檔案及時數(shù)字化，確立高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)方向和目標(biāo)，有條不紊推進(jìn)數(shù)字化圖書檔案建設(shè)進(jìn)程。

4.2 加快轉(zhuǎn)變圖書館服務(wù)理念

加快轉(zhuǎn)變圖書館服務(wù)理念，強(qiáng)化讀者服務(wù)意識，增強(qiáng)責(zé)任感，提升服務(wù)水準(zhǔn)，是數(shù)字圖書館建成的內(nèi)在要求。數(shù)字圖書館將切實(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)根據(jù)讀者的需求實(shí)施讀者定制服務(wù)，以及學(xué)科跟蹤服務(wù)，還有能夠深入推動學(xué)科館員建設(shè)等。所以說，高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)得以順利實(shí)施后，圖書檔案管理者將能夠科學(xué)管理圖書檔案資源，根據(jù)讀者需求，整合各種類型數(shù)字資源，提供全面、可靠的信息服務(wù)，進(jìn)而使圖書館圖書檔案服務(wù)工作將得到質(zhì)的提升和量的飛躍。

4.3 建立健全高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險控制制度

高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)要持續(xù)不斷的大量資金注入做保障，在整個數(shù)字化建設(shè)過程中，無論是因為國家政策、學(xué)校規(guī)章制度，還是圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)人員調(diào)整或資金預(yù)算等諸多因素，均將會出現(xiàn)一定的預(yù)期風(fēng)險，這些預(yù)期風(fēng)險主要有：

（1）系統(tǒng)專業(yè)人員或管理人員的突變，從而使軟件系統(tǒng)的開發(fā)中止。

（2）資金鏈斷裂或年度預(yù)算偏低以及超支從而使有關(guān)硬件設(shè)備購入延遲或擱置。

（3）機(jī)密圖書檔案資源數(shù)字化過程泄密。

（4）數(shù)字化過程可能發(fā)生的知識侵權(quán)、產(chǎn)權(quán)糾紛等。

為此，必須建立健全高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險控制制度。制定各種預(yù)案以防范各類風(fēng)險的發(fā)生。如建立財務(wù)風(fēng)險防控預(yù)案、技術(shù)保障風(fēng)險防控預(yù)案、知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險防控預(yù)案、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險防控預(yù)案等，把各類風(fēng)險降到可控范圍內(nèi)，保障高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)順利實(shí)施。

參考文獻(xiàn)

[1]丁恩多.我國數(shù)字檔案館研究綜述[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2005（21）.

[2]陳瑞萍.土地檔案管理中的信息化建設(shè)[J].科技傳播，2012（03）.

作者簡介

姚雪（1977-），女，河南省南陽市人，現(xiàn)為南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校助理館員。研究方向為圖書館信息技術(shù)與數(shù)字圖書館。

第5篇：檔案數(shù)字化建設(shè)范文

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

1.高校檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入不足

在我國很多高校里面，校級領(lǐng)導(dǎo)注重學(xué)校的科研工作以及教學(xué)任務(wù)，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關(guān)注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會投放在科研工作以及教學(xué)任務(wù)上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數(shù)字化的資金就更少。這就嚴(yán)重影響了高校檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程。

2.高校檔案數(shù)字化的建設(shè)缺乏依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這也是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的一個基礎(chǔ)條件。目前高校數(shù)字化相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化著錄標(biāo)準(zhǔn)以及全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范。應(yīng)參考國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，來規(guī)范高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化應(yīng)用軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校的實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進(jìn)行多種形式研發(fā)，形成符合高校檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢的管理軟件。

3.高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作人員技術(shù)水平不高

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有一定檔案業(yè)務(wù)水平和熟練掌握計算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。但是就現(xiàn)在大多數(shù)高校檔案管理工作人員的分析與調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業(yè)務(wù)知識陳舊，對計算機(jī)的運(yùn)用也不熟練，對于信息化的快速發(fā)展，無法適應(yīng)。這就嚴(yán)重制約了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)問題解決對策

1.加大對高校檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入

高校檔案數(shù)字化工作是高等院校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，高校檔案信息資源對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和教育事業(yè)具有重要的、不可替代的作用。高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)予高度重視，加大人力、財力的投入，滿足檔案數(shù)字化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給予檔案數(shù)字化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。

2.建立健全高校檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

建立健全高校檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對于高校檔案數(shù)字化的建設(shè)有著非常重要的推動作用，高校檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，進(jìn)行高校檔案數(shù)字化建設(shè)，沒有標(biāo)準(zhǔn)化，檔案數(shù)字化就難以實(shí)現(xiàn)。高校檔案數(shù)字化管理部門應(yīng)根據(jù)國際、國內(nèi)和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合高校自身的發(fā)展需要制定共同遵守的檔案數(shù)字化管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案信息從采集、存儲、傳輸?shù)热^程都有章可循，為規(guī)范檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)，使高校檔案數(shù)字化工作有共同的衡量標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)作依據(jù)，為建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)做好準(zhǔn)備，真正走檔案信息資源共享之路。

3.做好高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是發(fā)展高校檔案網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)，也是發(fā)展新型數(shù)據(jù)庫的必要條件。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，“資源共享，共同發(fā)展”是大趨勢，做好高校檔案數(shù)字化檔案信息庫建設(shè)，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)緊密地結(jié)合起來，引領(lǐng)高校檔案數(shù)字化向信息資源網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。高校檔案在推進(jìn)高校館（室）藏檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，要建立高校檔案目錄中心，豐富高校檔案數(shù)據(jù)資源儲備，提供高校檔案數(shù)字化后臺數(shù)據(jù)庫支持，實(shí)現(xiàn)高校館（室）藏檔案信息的傳輸網(wǎng)絡(luò)化和利用在線化。高校檔案信息只有在傳遞使用的過程中才能體現(xiàn)出自身的重要價值，高校檔案信息存在于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫時，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就成為高校檔案信息最主要的傳輸平臺，為高校檔案信息的快捷傳遞提供了重要條件?，F(xiàn)代信息技術(shù)的使用，使高校檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲、傳遞和被使用。提高對高校檔案數(shù)字化信息的有效管理和使用，需要建立高質(zhì)量的高校檔案數(shù)據(jù)庫來存放。高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進(jìn)力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價值。

4.提高高校檔案數(shù)字化管理工作人員的技術(shù)水平

高校檔案進(jìn)行管理的重要組成部分就是進(jìn)行檔案管理的工作人員，所以，高校要想做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，就必須要提升檔案管理工作人員自身的技術(shù)水平。通過集中的方式進(jìn)行培訓(xùn)，還可以通過網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行培訓(xùn)。如高校在培訓(xùn)每位工作人員時，要求其在輸入檔案內(nèi)容的過程中，掃描以及錄入等工作的錯誤率不能超過1%。此外，還需要安排核查人員，按照30%的比例進(jìn)行抽檢，督促工作人員更好的完成高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化過程中，還可以臨時招聘一些能夠熟練掌握計算機(jī)基本操作、了解檔案管理基礎(chǔ)知識的人才，進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。

5.加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)中的檔案安全工作

第6篇：檔案數(shù)字化建設(shè)范文

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化檔案；檔案建設(shè)；必要性

數(shù)字化的文件在各行各業(yè)逐漸興起，到現(xiàn)在已經(jīng)成為了一種普遍存在的現(xiàn)象，因此其數(shù)字化檔案的建設(shè)與管理在當(dāng)今社會變得尤為必要且重要。隨著信息化技術(shù)及社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案的信息化建設(shè)難度也越來越大，因此數(shù)字化檔案的建立面臨的既是挑戰(zhàn)也是契機(jī)。

一、建設(shè)的必要性與重要意義

（一）改善檔案高效管理的重要手段

數(shù)字化檔案的建立，能夠高效的實(shí)現(xiàn)資源共享，打破以前檔案使用的限制，讓檔案管理變得更加開放，也很大程度上改變了檔案管理部門的相關(guān)職能屬性，如從以前的檔案進(jìn)行保管與利用變成了現(xiàn)在對信息進(jìn)行采集、管理以及服務(wù)，最終達(dá)到檔案信息得到合理的配置，科學(xué)的管理，保障并提高給社會更加高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)新形勢發(fā)展的需要

數(shù)字化檔案的建設(shè)能夠更加快捷的實(shí)現(xiàn)大規(guī)模的信息搜集、信息完好的永久保存以及利用。這是數(shù)字化檔案適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)新形勢發(fā)展的客觀需要，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源共享建設(shè)、檔案館建設(shè)是目前最為重要且急迫的事情，也是時展所提出的現(xiàn)實(shí)要求。

（三）滿足現(xiàn)代社會需求最終結(jié)果

現(xiàn)代化數(shù)字檔案的館及查閱中心的建立與完善，能夠使得社會各界（包括外商投資者）能夠更加及時快捷的看到想了解的相關(guān)信息，滿足其信息需求。對于信息化檔案館的建立需要達(dá)到好標(biāo)準(zhǔn)高效能的要求，各級政府及檔案管理部應(yīng)該積極的給于支持與行動，改變傳統(tǒng)的管理手段，采用現(xiàn)代化的服務(wù)措施，讓數(shù)字化檔案館信息可以及時快捷的到達(dá)需求者那里。

二、如何推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)

（一）對檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理水平全面提高

經(jīng)過自身經(jīng)驗及調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國目前的數(shù)字化檔案的建設(shè)相對滯后，且管理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化的水平很低，對檔案系統(tǒng)管理的整體質(zhì)量有著嚴(yán)重影響。因此檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)的基本保障。數(shù)字化檔案建設(shè)涉及到檔案建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，主要包括整體規(guī)劃設(shè)計、設(shè)備選型、開發(fā)軟件、整理檔案、錄入掃描、備份、查詢管理等。為讓使用者能夠高效率的找到想要的信息資源，還應(yīng)該設(shè)立檔案的查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

（二）對數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)整體水平大力提升

數(shù)字化檔案建設(shè)首先應(yīng)該考慮整體系統(tǒng)，讓系統(tǒng)的縱向、橫向每個節(jié)點(diǎn)都得到提升，用網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通傳輸信息，發(fā)揮整體優(yōu)勢，使其總額運(yùn)作能力得以提高。任何一個節(jié)點(diǎn)都有可能造成系統(tǒng)障礙，因此著眼與整體，注重每一個細(xì)節(jié)。系統(tǒng)的整體水平提高，可以采取對先進(jìn)單位水平提高進(jìn)行鼓勵，并設(shè)立試點(diǎn)，推廣經(jīng)驗。系統(tǒng)整體水平的提升是推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)必要條件，只有這樣才能充分的保證檔案管理的高效與高質(zhì)量。

（三）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫是指利用先進(jìn)的信息化技術(shù)科學(xué)合理的對檔案進(jìn)行治理與使用。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是檔案數(shù)字化的一個關(guān)鍵過渡階段，即從紙質(zhì)文字處理到數(shù)字管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與開發(fā)是我國檔案信息系統(tǒng)的核心與基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫的建立是一件時間周期長、內(nèi)容繁雜的任務(wù)，必定經(jīng)過從低到高、從少到多的漸進(jìn)發(fā)展。

三、建設(shè)數(shù)字化檔案的基本程序

（一）建立數(shù)據(jù)庫

檢索數(shù)據(jù)庫、文件數(shù)據(jù)庫是目前檔案館數(shù)據(jù)庫主要類型。檢索數(shù)據(jù)庫是指用于介紹館藏資源，了解開放檔案的目錄、范圍及途徑的數(shù)據(jù)庫。文件數(shù)據(jù)庫是指用于載入檔案并讓其他人可以從網(wǎng)絡(luò)上獲取檔案信息的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫是檔案的信息被數(shù)字化后集合而成，其檔案形式也發(fā)生了相應(yīng)的變化，從紙張變成計算機(jī)虛擬化形式，其中索引、超文本等技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息邏輯組織互聯(lián)結(jié)構(gòu)，使得信息管理更加智能化，可以運(yùn)用人工或自然語言進(jìn)行檢索，讓用戶體驗更加高效便捷。高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫應(yīng)該保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、穩(wěn)定性。

（二）建立檔案館

按照實(shí)際情況對數(shù)字化檔案館建設(shè)進(jìn)行較強(qiáng)，可將其并入相關(guān)政府網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)向社會與政府提供相關(guān)檔案信息，如國家、地方政策法規(guī)的查詢，展示當(dāng)?shù)匚拿鹘ㄔO(shè)成果等。建立網(wǎng)上查閱中心為社會提供檔案全文查詢，逐步進(jìn)行信息公開，創(chuàng)造出有利于本地經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展良好環(huán)境。完善數(shù)字檔案館硬件配置是檔案資源優(yōu)化公開共享的基本保障，如終端、儲存設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、空調(diào)、打印掃描等。

（三）管理人員自身素質(zhì)提高

進(jìn)行數(shù)字化檔案的管理的人才需要較強(qiáng)的專業(yè)性與技術(shù)性，因此對檔案管理員的素質(zhì)要求有了很高的要求。除了專業(yè)理論知識的專研，也要掌握實(shí)際工作需要的技能技巧，更要對檔案管理知識進(jìn)行深入學(xué)習(xí)。扎實(shí)的技術(shù)能力及良好的管理素質(zhì)，熟悉對數(shù)字化檔案的內(nèi)在關(guān)系及環(huán)節(jié)，是做好數(shù)字化檔案的管理工作。因此，數(shù)字化檔案的管理者應(yīng)該嚴(yán)格要求自己，不斷提升自身的綜合能力，只才能適應(yīng)新時代的人才需求。

（四）對電子文件進(jìn)行積累與收集

根據(jù)現(xiàn)代形式的發(fā)展趨勢可以預(yù)測電子文件將成為未來館藏的主要來源，因此必須要求進(jìn)館的單位實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔的雙軌制，并將電子文件進(jìn)行備份。

四、結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化的檔案建設(shè)已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢。在數(shù)字化檔案建設(shè)的過程中我國處于快速發(fā)展階段，建立中也出現(xiàn)了很多的問題，如高素質(zhì)管理人才缺乏、管理設(shè)備投入低、規(guī)范性不夠等等。作為新時代的數(shù)字化檔案管理人員，應(yīng)該肩負(fù)起社會及國家交給我們的任務(wù)，做好數(shù)字化檔案建設(shè)與管理，不斷的提升自身素質(zhì)，深究相關(guān)新技術(shù)新理論專業(yè)知識，更好為我國的數(shù)字化檔案的科學(xué)建設(shè)做貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王麗芬.淺議數(shù)字化檔案建設(shè)的幾個問題[J].黑龍江史志，2012（23）：35，56.

第7篇：檔案數(shù)字化建設(shè)范文

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；數(shù)字化

【中圖分類號】R197.3 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1004-7484（2012）11-0056-02

隨著計算機(jī)技術(shù)及多媒體技術(shù)的快速發(fā)展，對信息存儲和利用的方式發(fā)生了重大的變革。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)也同樣面臨著挑戰(zhàn)和歷史性的發(fā)展機(jī)遇，數(shù)字化檔案應(yīng)運(yùn)而生。

數(shù)字化檔案系統(tǒng)是集數(shù)字化技術(shù)、檢索技術(shù)、導(dǎo)航技術(shù)、存儲技術(shù)以及信息管理系統(tǒng)與一體的跨庫檢索信息資源庫。它具有高度的自動化技術(shù)水平，能以最快的速度為大家提供檔案信息，最大限度地實(shí)現(xiàn)資源共享。目前檔案的數(shù)字化建設(shè)還存在諸多問題，所有檔案部門必須面對積極面對現(xiàn)實(shí)，加快步伐推進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 制度不夠健全，管理手段落后

由于對醫(yī)院檔案管理工作的不重視，致使醫(yī)院檔案管理相關(guān)制度沒有得到及時修訂和補(bǔ)充，比如一些科研成果得不到及時歸檔，即使歸檔了，也存在檔案資料內(nèi)容記錄不詳細(xì)，缺項等現(xiàn)象的發(fā)生，另外傳統(tǒng)的手工管理不利于檢索，以及不能滿足現(xiàn)代化信息化發(fā)展的步伐。

1.2 對檔案數(shù)字化建設(shè)的意義認(rèn)識不足

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的一個重要組成部分，它的發(fā)展?fàn)顩r也是醫(yī)院整體建設(shè)的一個反映。所以，醫(yī)院檔案數(shù)字化是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢，是醫(yī)院檔案管理人員必須面對的一項重要研究課題。

2 醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)迫在眉睫

2.1 社會信息化的全面發(fā)展該變量醫(yī)院管理的環(huán)境，醫(yī)院的各項決策需要迅速、準(zhǔn)確地得到各種信息，這就要求龐大的醫(yī)院檔案信息資源能夠快速的共享利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

2.2 社會公眾對醫(yī)院檔案信息的需求也不斷增加，以往醫(yī)院檔案大都是為醫(yī)務(wù)人員服務(wù)，。而今社會公眾對檔案信息的需求、流通與利用在不斷擴(kuò)展，這就要調(diào)整醫(yī)院檔案管理的服務(wù)方式，拓展服務(wù)領(lǐng)域，進(jìn)行超前跟蹤服務(wù)，變被動為主動，為醫(yī)務(wù)人員、患者及社會公眾服務(wù)，多角度多層次地服務(wù)于整個社會，充分發(fā)揮檔案的信息化資源作用。

2.3 檔案信息化可以改善檔案管理工作，檔案的數(shù)字化有利于突破檔案利用的種種局限，是檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向檔案的信息采集及服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置進(jìn)而為社會提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)過程中可能存在的問題

3.1 醫(yī)院對檔案數(shù)字化建設(shè)的投入不足，一般情況下醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)別的更新投入非常重視，對醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的投資和技術(shù)力量的投入以及技術(shù)基礎(chǔ)的更新等配套設(shè)施的建設(shè)不夠完善。這是醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的不利因素之一。

3.2 數(shù)字化檔案的安全問題，數(shù)字化檔案主要是以電子文件為主，以電子文件的形式手機(jī)存儲在光盤載體上。但電子信息在存儲的過程中，信息與載體是分離的，給信息的長期保管帶來了困難。另外，電子信息作為一種數(shù)字信息其流動性和不穩(wěn)定性高，容易導(dǎo)致被篡改、毀壞或丟失現(xiàn)象的發(fā)生。這就要求檔案管理人員具有高度的政治素質(zhì)，并熟悉計算機(jī)知識。身份驗證、權(quán)限檢查、防火墻、以及數(shù)據(jù)備份等技能，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性。

4 對醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

4.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，購置專業(yè)的檔案柜、目錄桂，辦公用的計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等電子設(shè)備，為傳統(tǒng)的檔案原件轉(zhuǎn)化為電子信息模式做好前期準(zhǔn)備工作，加快檔案數(shù)據(jù)的處理和存儲功能。充分利用院內(nèi)局域網(wǎng)，與醫(yī)院相關(guān)科室做好鏈接，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、共建。

4.2 安全保障方面，在建設(shè)醫(yī)院檔案數(shù)字化工作中必須做好電子檔案的安全工作。首先對電子檔案的制作、保管以及利用要制定一系列嚴(yán)格的規(guī)章制定，保障電子檔案的安全，其次利用現(xiàn)代化技術(shù)手段如建立網(wǎng)關(guān)、安裝防毒軟件以及設(shè)防火墻等措施防止病毒對電子檔案的破壞。再有就是對電子檔案的數(shù)據(jù)要進(jìn)行定期的備份以防萬一。工作中主張實(shí)行“雙軌制”，即電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案或硬拷貝同步歸檔，形成電子檔案的專有軟件業(yè)一起歸檔，形成內(nèi)容完全一致的兩套檔案，提高數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。

4.3 領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度直接關(guān)系到檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，首先將檔案管理列入醫(yī)院年度考核內(nèi)容，加大資金的投入。保證存儲設(shè)備的高質(zhì)量，避免檔案數(shù)據(jù)的丟失導(dǎo)致人力物力的浪費(fèi)。利用好院內(nèi)現(xiàn)有的電子計算機(jī)資源，不斷推進(jìn)檔案的信息化數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

4.4 完善管理制度，保障檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行，醫(yī)院要根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，制定相關(guān)的規(guī)章制度，如 電子檔案歸檔制度、電子檔案備份制度、保密制度、歸檔制度、使用者的身份確認(rèn)制度、網(wǎng)絡(luò)安全制度等等，以保證醫(yī)院檔案數(shù)字化工作的有序安全運(yùn)行。

4.5 提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使之成為復(fù)合型的高素質(zhì)的檔案人員，為醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力保障。檔案的數(shù)字化需要檔案管理人員不但要具有專業(yè)的檔案工作經(jīng)驗，高度的責(zé)任心，同時還要有熟練運(yùn)用現(xiàn)代化計算機(jī)辦公手段，能熟練操作計算機(jī)，使用數(shù)據(jù)庫錄入數(shù)據(jù)等相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識。所有，一方面醫(yī)院檔案管理人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，另一方面醫(yī)院要給檔案管理人員提供外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會。使之能勝任醫(yī)院檔案數(shù)字化工作的要求。

綜上所述，醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)能擴(kuò)大檔案為臨床醫(yī)療、科研、教學(xué)以及醫(yī)院各項工作的開展發(fā)揮積極的作用。既可以提高社會效益同時也可以帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程。它與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、檔案管理模式的轉(zhuǎn)變、相關(guān)制度法規(guī)的完善以及檔案管理人員自身的素質(zhì)提升都息息相關(guān)。相信會隨著我國法律法規(guī)的足部完善，以及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)的不斷提高，醫(yī)院檔案數(shù)字化一定會得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，服務(wù)于醫(yī)務(wù)人員，服務(wù)于社會。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王云霞，醫(yī)院檔案現(xiàn)狀分析及數(shù)字化管理措施.新觀察，2010，3：32-33.

第8篇：檔案數(shù)字化建設(shè)范文

一、加強(qiáng)檔案數(shù)字化硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)

2010年投資新建檔案大樓，面積達(dá)1836平方米，檔案庫房全部安裝智能型密集架，按國家標(biāo)準(zhǔn)配備檔案專業(yè)消防與安防設(shè)備設(shè)施，庫房滿足“八防” 管理要求，檔案保管與辦公環(huán)境得到改善，實(shí)現(xiàn)庫房、辦公室、閱覽室“三分開”。以河北省企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定工作為契機(jī)，積極購置掃描儀、照像機(jī)、大容量存儲設(shè)備，同步升級檔案專用計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了雄厚的物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、積極開展認(rèn)定工作，建立全宗卷，健全臺賬

2013年，油田申報河北省企業(yè)檔案目標(biāo)管理認(rèn)定“六星”級。依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)收集整理佐證材料4方面73冊，建立全宗卷8類150余份資料;為方便查詢利用重新拆裝、整理歷史檔案臺賬400余本，進(jìn)一步提高了油田檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

三、靈活應(yīng)用檔案系統(tǒng)，加速檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案系統(tǒng)是中石油集團(tuán)公司在取得一系列信息化建設(shè)成果，各信息系統(tǒng)產(chǎn)生大量電子文件的背景下研發(fā)而成。系統(tǒng)采用集中部署架構(gòu)，通過“收集整理”、“檔案保管”和“檔案利用”3個模塊，實(shí)現(xiàn)檔案收集、利用與保管的網(wǎng)絡(luò)化管理;通過“電子文件歸檔”模塊，實(shí)現(xiàn)電子文件的全面收集與保管（見圖1）;實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)的自動歸檔;實(shí)現(xiàn)檔案管理由后端、局部、輔管理，發(fā)展成為對檔案資料信息的前端控制和全程管理。油田結(jié)合自身檔案管理特點(diǎn)，積極推廣并靈活應(yīng)用檔案系統(tǒng)，全面加速了檔案數(shù)字化建設(shè)。

1.發(fā)揮檔案與信息合力，加快館藏檔案數(shù)字化建設(shè)。館藏檔案數(shù)字化是指對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描、數(shù)碼相機(jī)或錄入等手段轉(zhuǎn)換為計算機(jī)可以識別和處理的數(shù)字化信息，存儲在計算機(jī)存儲設(shè)備里。油田發(fā)揮檔案與信息合力，確保檔案數(shù)字化、電子文件掛接、數(shù)據(jù)整理遷移等工作的有效開展和順利實(shí)施。結(jié)合油田自身實(shí)際制定出合理的總體規(guī)劃和實(shí)施方案，投資數(shù)百萬元，按照整體規(guī)劃、分步實(shí)施、以需促建、突出利用的原則，有計劃、有重點(diǎn)、有步驟地進(jìn)行。目前除小部分業(yè)務(wù)檔案外，館藏檔案已全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供了主要的數(shù)字化信息資源。

2.以檔案系統(tǒng)為平善檔案數(shù)據(jù)庫。

（1）及時完成館藏數(shù)字化檔案遷移工作。檔案系統(tǒng)提供歷史檔案遷移功能，通過數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、數(shù)據(jù)校驗和數(shù)據(jù)導(dǎo)入4個步驟完成。油田以檔案系統(tǒng)為平臺，將數(shù)字化完成的部分全部遷移至系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)新舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一。

（2）建立檔案數(shù)字化信息資源庫。數(shù)字化檔案資源是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心。如果沒有數(shù)字檔案資源，再好的檔案管理系統(tǒng)也是“無源之水”。油田不斷深化完善檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，經(jīng)過近4年的努力，檔案系統(tǒng)已經(jīng)成為油田九大類檔案集成化的數(shù)字化信息資源庫。這些數(shù)字化檔案信息通過檔案系統(tǒng)提供靈活的檔案查詢系統(tǒng)，已經(jīng)成為油田利用網(wǎng)絡(luò)資源為用戶提供服務(wù)的重要來源。

（3）注重加強(qiáng)電子文件的收集。以推廣檔案系統(tǒng)為契機(jī)，明確電子文件必須歸檔的要求。通過檔案系統(tǒng)“應(yīng)用管理”權(quán)限實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中歸檔流程的統(tǒng)一設(shè)定，有效確保除管理類與會計類檔案外，其它各類別檔案均采用標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程，即紙質(zhì)檔案對應(yīng)的電子條目必須經(jīng)過歸檔部門與檔案部門領(lǐng)導(dǎo)兩級審核后，才能進(jìn)行檔案條目的提交與歸檔工作。同時，電子條目在線審核環(huán)節(jié)，檔案人員將電子文件是否上傳作為審核重點(diǎn)。既定流程與審核環(huán)節(jié)的設(shè)定，從系統(tǒng)源頭保證了電子文件的全面收集。同時為日后館藏檔案數(shù)字化工作的持久戰(zhàn)掃除障礙。數(shù)字化檔案信息在檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等方面發(fā)揮著重要的作用，是建立數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)和前提。

3. 利用檔案系統(tǒng)構(gòu)建檔案數(shù)字化信息資源應(yīng)用平臺。

（1）檔案系統(tǒng)在內(nèi)部局域網(wǎng)運(yùn)行。采用標(biāo)準(zhǔn)的B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式，以數(shù)據(jù)庫技術(shù)為支撐，基于智能檢索技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采取直接提供保護(hù)或通過格式轉(zhuǎn)換提供保護(hù)等措施確保利用過程中數(shù)據(jù)的安全，能夠滿足檔案利用者和檔案管理者的需求，為檔案數(shù)字化成果的利用提供有效途徑。

（2）采用條形碼技術(shù)提高服務(wù)效率。油田通過二維條碼掃描槍，對所借閱/歸還的檔案資料進(jìn)行掃描登記。二維條形碼自動識別接口，做到掃描快速、讀取準(zhǔn)確、一“件”不漏，尤其為檔案資料大批量查閱、快速利用提供了“捷徑”。網(wǎng)上借閱服務(wù)的開展，為實(shí)現(xiàn)油田檔案數(shù)字化信息的共享提供便利，為實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體更高程度地科學(xué)化、信息化管理奠定基礎(chǔ)。

4.利用檔案系統(tǒng)確保歸檔管理的可控性。檔案系統(tǒng)遵循電子文件先歸，實(shí)體檔案隨后歸檔的原則。推廣使用檔案系統(tǒng)以來，油田實(shí)現(xiàn)在線指導(dǎo)立卷、移交、審核、歸檔入庫、辦公系統(tǒng)（OA）自動歸檔，確保油田九大類檔案自該系統(tǒng)使用以來電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)性與統(tǒng)一性，歸檔管理更加便捷可控。

5. 加強(qiáng)檔案人員數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)。發(fā)揮油田信息技術(shù)專業(yè)優(yōu)勢，加強(qiáng)檔案人員信息技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案人員計算機(jī)和信息技術(shù)水平，形成信息技術(shù)與檔案專業(yè)相互促進(jìn)的融合式發(fā)展格局，檔案信息化水平得到顯著提高，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供了人才保障。

6.加強(qiáng)檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)“關(guān)鍵時刻管理”。結(jié)合檔案工作實(shí)際情況，油田采取數(shù)字化業(yè)務(wù)外包形式。業(yè)務(wù)外包不僅優(yōu)化資源配置，還使檔案部門能夠集中精力更有效地完成油田的核心業(yè)務(wù)和追求更高的任務(wù)目標(biāo)。在實(shí)際的數(shù)字化工作中，油田注重“關(guān)鍵時刻管理”的做法，有效地確保了檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率。

（1）加強(qiáng)數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的管理制度。一是制定合理的外包合同。合同明確了雙方的責(zé)任和義務(wù)，指明賠償?shù)呢?zé)任與解決爭端的方式，指出了服務(wù)范圍。二是加強(qiáng)外包服務(wù)商的管理。檔案數(shù)字化外包涉及到人員、安全、財物等方方面面的工作，油田嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化規(guī)范開展數(shù)字化業(yè)務(wù)。同時加強(qiáng)監(jiān)督檢查，指定專人逐一審查數(shù)字化成果，及時聽取外包商工作階段匯報，做到發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（2）及時加強(qiáng)與外包公司的溝通與協(xié)調(diào)。油田注重加強(qiáng)與外包公司的交流，制定項目計劃，控制項目實(shí)施進(jìn)度，并定期檢測以確保工作質(zhì)量。

（3）加強(qiáng)對外包人員的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。由于歷史變革等原因，檔案存在諸如檔號復(fù)雜、卷內(nèi)文件混雜等問題。因此，隨時都會出現(xiàn)卷內(nèi)文件排序困難等具體問題，還有可能會出現(xiàn)一些可能無法預(yù)料到的特殊情況。在檔案數(shù)字化過程中，油田加強(qiáng)對外包人員的前期培訓(xùn)和過程中的即時指導(dǎo)，確保了檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

（4）加強(qiáng)檔案保密措施確保數(shù)字化檔案的安全。一是外包商數(shù)字化人員全部與油田簽訂保密承諾書，并報公司保密辦公室備案。二是嚴(yán)禁外包檔案。三是加強(qiáng)檔案安全教育。

（5）嚴(yán)格遵照集團(tuán)公司《檔案數(shù)字化規(guī)范》開展數(shù)字化加工。在數(shù)字化過程中，嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化加工方法開展工作，并注重掃描與修復(fù)同步開展，對破損嚴(yán)重的檔案先運(yùn)用修裱或加固等方法進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，然后再進(jìn)行掃描，有效確保了數(shù)字化質(zhì)量。

7.檔案系統(tǒng)催生檔案數(shù)字化規(guī)范。統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)需要統(tǒng)一的管理制度，必須執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，必須統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程。中石油集團(tuán)公司辦公廳先于檔案系統(tǒng)研發(fā)制定了《集團(tuán)公司檔案管理手冊》，對檔案管理規(guī)定、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范以及檔案信息化規(guī)范做出了明確詳盡的說明，尤其對檔案數(shù)字化規(guī)范如基本原則、基本流程、檔案交接、檔案整理以及數(shù)據(jù)采集、質(zhì)檢與驗收等均明確規(guī)定，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供了制度保障。油田嚴(yán)格按照規(guī)范開展數(shù)字化工作，為檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)，提高了檔案信息的共享程度，推進(jìn)了油田檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

8. 利用檔案系統(tǒng)發(fā)揮數(shù)字化效益。檔案網(wǎng)絡(luò)化是數(shù)字化的發(fā)展方向。網(wǎng)絡(luò)化是信息傳輸、交換和共享的必要手段，也是充分發(fā)揮檔案數(shù)字化效益的必由之路。面向單機(jī)的數(shù)字化檔案信息，其作用必然有限，只有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息，才能實(shí)現(xiàn)真正意義上的共享。油田所使用的檔案系統(tǒng)具有較強(qiáng)的兼容性、檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)查詢的簡易性等優(yōu)點(diǎn)，便于電子文件的收集與電子檔案信息的檢索，具備用戶權(quán)限設(shè)置與身份認(rèn)證管理等安全保密措施，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，發(fā)揮數(shù)字化效益，提高管理效率，提升檔案工作綜合服務(wù)能力。

四、結(jié)束語

第9篇：檔案數(shù)字化建設(shè)范文

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)；檔案館；數(shù)字化；建設(shè)

中圖分類號：TU242.3文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號：

隨著房屋權(quán)屬變更日趨頻繁，其房屋檔案是確認(rèn)財產(chǎn)和保護(hù)財產(chǎn)不可替代的法律依據(jù)。有關(guān)房產(chǎn)檔案的信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)是房產(chǎn)行業(yè)信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，房屋檔案館數(shù)字化建設(shè)已成為必然趨勢，也是我們檔案工作者迫切需要解決的問題。建設(shè)部《房地產(chǎn)交易與權(quán)屬登記規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)》和《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》對檔案電子化提出了明確要求。如何變被動為主動，適應(yīng)社會發(fā)展的潮流已經(jīng)成為房產(chǎn)檔案部門不得不考慮的問題。

一、房地產(chǎn)檔案館數(shù)字化建設(shè)的重要性

近幾年，房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)領(lǐng)域發(fā)展迅速，對房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的管理要求也越來越高，作為政府的行政職能部門，房產(chǎn)檔案館的主要職能是將接收入館的各種房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料進(jìn)行接收、掃描、整理入庫、保證產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案信息完整。因此房產(chǎn)檔案館已成為信息采集、存儲、管理、傳輸?shù)闹行暮突亍Ψ慨a(chǎn)檔案檔案數(shù)字化的研究是每一個檔案工作者不容回避的問題。

二、房地產(chǎn)檔案館數(shù)字化建設(shè)中的應(yīng)該解決二大個問題：

第一、數(shù)字化檔案信息資源的長期存取問題。數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計算機(jī)硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。

第二、統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)格式問題。檔案信息共享的前提是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，它包括：檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、檔案館運(yùn)作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地房地產(chǎn)檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、格式來進(jìn)行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

三、房產(chǎn)檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)工程的建設(shè)：

數(shù)字化房產(chǎn)檔案館是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，與傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案館的最大區(qū)別就在于它的館藏是以數(shù)字化信息為主，以機(jī)讀數(shù)據(jù)庫為檔案存儲中心，以網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)作實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息資源的共建共享。因此房產(chǎn)檔案館數(shù)字化顯得至關(guān)重要。

首先在系統(tǒng)設(shè)計上，按照建設(shè)部房地產(chǎn)交易與權(quán)屬登記規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法的要求，充分利用已經(jīng)建立起來的“數(shù)字系統(tǒng)”，力求在規(guī)范化管理上實(shí)現(xiàn)突破。建立一個集中掃描錄入包含各種分類和密級的房產(chǎn)檔案，使紙質(zhì)檔案圖像化，實(shí)行電子化集中存儲、索引、管理、查詢的系統(tǒng)。在充分考慮房產(chǎn)交易市場自身業(yè)務(wù)系統(tǒng)狀況的前提下和當(dāng)前房產(chǎn)檔案電子化領(lǐng)域的發(fā)展趨勢，提出具體分項目標(biāo)如下：

（1）、實(shí)現(xiàn)電子化文檔的集中控制和資源共享；

（2）、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)靈活，可根據(jù)業(yè)務(wù)量的變化而實(shí)現(xiàn)連續(xù)性擴(kuò)容；

（3）、具備足夠的安全措施，充分兼顧系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全和業(yè)務(wù)安全，做到安全與效率并重；

（4）、提供統(tǒng)一的接口，響應(yīng)其它業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)對本系統(tǒng)存儲的影像圖片的查詢請求；

（5）、對需要進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)閱的房產(chǎn)檔案進(jìn)行影像掃描，將圖片文件存入計算機(jī)，實(shí)現(xiàn)電子化存儲；

（6）、配合并培訓(xùn)庫房管理人員進(jìn)行增量檔案的掃描；

（7）、使電子檔案管理系統(tǒng)與產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理系統(tǒng)無縫連接；

其次系統(tǒng)設(shè)計原則：為了實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，系統(tǒng)主要圍繞以下幾個原則進(jìn)行設(shè)計和開發(fā)：

先進(jìn)性：系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)采用C/S體系結(jié)構(gòu)和面相對象（OO）的軟件分析和設(shè)計方法，構(gòu)成了在國內(nèi)具有先進(jìn)性的檔案管理。

穩(wěn)定性：保證應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行及通訊的穩(wěn)定性，有較強(qiáng)容錯性，從軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)等不同角度，使用硬件備份、自動恢復(fù)、系統(tǒng)監(jiān)控等技術(shù)手段避免系統(tǒng)單點(diǎn)故障、降低系統(tǒng)的后期維護(hù)成本、使系統(tǒng)運(yùn)行時的出錯概率及信息傳輸精度均符合業(yè)務(wù)需求。

獨(dú)立性：電子檔案系統(tǒng)通過接口與原業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫結(jié)合，可根據(jù)本單位的具體情況將掃描模塊插入到任意業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

系結(jié)構(gòu)業(yè)務(wù)流程表示如下：

（一）檔案掃描

1、認(rèn)真無漏填寫紙質(zhì)檔案前處理、掃描交接單。 2對每份文件的每頁進(jìn)行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度；對橫向排放的頁面進(jìn)行左右旋轉(zhuǎn)90或270度處理，以符合閱讀習(xí)慣。 3.掃描過程中因操作原因或紙張質(zhì)量引起的卡紙而導(dǎo)致的紙張破損或斷裂時，應(yīng)盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。 4.每一案卷紙質(zhì)檔案掃描完后，掃描人員應(yīng)核對案卷內(nèi)每一文件的實(shí)際掃描張數(shù)與前處理人員填寫的文件張數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)在備注欄填寫具體原因或向現(xiàn)場管理人員詢問。 5.A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。先將全部正面掃描并保存后，再將全部反面掃描(中間的白頁也要掃描)，最后將空白頁刪除。 6.卡紙的處理 紙質(zhì)較差、薄、軟、對折不齊、開叉、裝紙超重、紙槽寬幅過大、進(jìn)紙邊不整齊時容易發(fā)生卡紙?？埡笤擁搼?yīng)改用平板掃描，并盡可能恢復(fù)紙質(zhì)檔案原狀。 7.A3幅面的紙張用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍照。 8.檢查核對完后將該影像數(shù)據(jù)保存到數(shù)據(jù)庫服務(wù)器保存。 （二）圖像修正1、掃描影像獲取時一般將分辨率設(shè)置為200DPI。2、圖像畫幅數(shù)要與掃描交接單上保持一致，準(zhǔn)確無誤。3、要保證畫幅上的圖像、文字完整，清晰可讀。4、對不同紙質(zhì)檔案設(shè)置能達(dá)到最好效果的參數(shù)，盡可能使圖像能清晰識別。（三）檔案資料分類房產(chǎn)檔案資料分類，可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整,每份檔案文件目錄數(shù)據(jù)與其圖像文件名分類后建立一一對應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)與圖像文件的對接。（四）數(shù)據(jù)對接根據(jù)文件的業(yè)務(wù)編號將目錄數(shù)據(jù)與圖像文件進(jìn)行對接，圖像文件與目錄數(shù)據(jù)對接要做到準(zhǔn)確無誤。目錄數(shù)據(jù)著錄內(nèi)容與原件有偏差時，應(yīng)以原件內(nèi)容為準(zhǔn)。

（五）檔案整理

1、對掃描后產(chǎn)權(quán)資料逐卷、逐份驗收和檢查，然后裝訂建卷，移交檔案編排人員。

（六）檔案號編排

經(jīng)過接收、掃描（拍照）、整理后的檔案由專人經(jīng)本檔案系統(tǒng)自動給案卷號（流水號），按檔案屬性分類編排，根據(jù)每卷檔案所在的庫、列、組、層、卷編排檔案狀態(tài)。

以抽檢的方式檢查圖像文件與數(shù)據(jù)對接是否準(zhǔn)確。發(fā)現(xiàn)對接錯誤的文件應(yīng)做好記錄，并通知有關(guān)人員及時進(jìn)行改正。一個全宗的合格率未達(dá)到95%以上不予以驗收。（八）光盤刻錄

每個全宗的檔案掃描、對接并校對完成后應(yīng)及時刻錄成光盤或備份到磁帶，刻錄光盤時應(yīng)注意圖像信息的完整，刻錄完成后要進(jìn)行質(zhì)量檢查。合格的光盤用只讀光盤復(fù)制兩份，異地保存。

（九）檔案公開查詢、公開利用

以前對房地產(chǎn)檔案利用工作處于無章可循的狀態(tài)，加上受傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，檔案管理人員一直有重保管、輕利用的思想，對房地產(chǎn)檔案查詢設(shè)定種種條件限制利用。我們在本系統(tǒng)查詢信息中設(shè)計查詢功能，從查詢受理、查閱內(nèi)容、查詢收費(fèi)、出具證明形成信息數(shù)字化，軟件設(shè)計中對前臺實(shí)行部分資料公開查詢，檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)用，使我們檔案管理達(dá)到自動檢索、自動變更數(shù)據(jù)、自動編目、自動匯總和自動打印，帶來了更高的工作效率和更好的社會效益。

四、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

1、建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫 房地產(chǎn)檔案管理主要包括兩個方面: 檔案原件及檔案數(shù)據(jù)的管理。檔案原件作為房地產(chǎn)檔案的原始資料有著不可替代的作用, 它是檔案數(shù)據(jù)的來源。房地產(chǎn)檔案管理要實(shí)行全方位、多元化的服務(wù)模式。加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量。首先應(yīng)該對館藏的所有檔案完成案卷級條目檢索數(shù)據(jù)庫，這是一個快速且見效快的目標(biāo)；其次在此基礎(chǔ)上逐步完善文件級條目檢索數(shù)據(jù)庫。只有這樣，才能建立一個全面、高效、快速、準(zhǔn)確的檔案檢索數(shù)據(jù)庫。

2、穩(wěn)步推進(jìn)檔案多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對錄音、錄像、照片檔案進(jìn)行數(shù)字化，建立一定規(guī)模的多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。推進(jìn)檔案資源信息二次開發(fā)，建立多種形式檔案信息體系。根據(jù)檔案信息，做多方面的專題研究和編研，推進(jìn)檔案信息的二次開發(fā)，同時采用多形式檔案信息的方式，如建立網(wǎng)站等，使更多的用戶了解檔案、利用檔案，擴(kuò)大檔案的利用價值。

3、電子數(shù)據(jù)的安全性管理。檔案資源信息化后，主要是通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，因此網(wǎng)絡(luò)的安全性、數(shù)據(jù)的安全性是一個重要的問題，必須設(shè)定安全的使用權(quán)限，以保證電子數(shù)據(jù)不被錯誤修改、刪除，同時派專人作好數(shù)據(jù)的備份工作，以保證檔案館提供給用戶的數(shù)據(jù)具有安全性、可靠性。

4、加強(qiáng)電子文件歸檔與管理

加強(qiáng)電子文件歸檔管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的貫徹實(shí)施工作。檔案館要按照國標(biāo)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）和國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》的規(guī)范化要求，開展電子文件收集、歸檔工作，加強(qiáng)分類指導(dǎo)，使電子文件和紙質(zhì)文件一樣得到科學(xué)保管和有效利用。

5、抓緊檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)

利用計算機(jī)對房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行管理,具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)點(diǎn)。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高房地產(chǎn)檔案管理的效率,也是房產(chǎn)管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的一個重要條件。信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)信息交換和資源共享的根本保證。在數(shù)字化建設(shè)中, 必須建立好相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn), 最終建立起一個標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化利用平臺, 實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。