電子檔案管理要求精選(九篇)
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第1篇：電子檔案管理要求范文
計算機應用技術的不斷推廣加速了信息化時代的到來，而信息化技術在電子檔案管理工作中的應用也是檔案管理部門提高工作效率和質量的重要途徑，但是在應用存在的問題也使得信息化技術無法發(fā)揮真正的作用。檔案是信息的重要來源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準確性、科學性和有效性，加強對電子檔案的管理是檔案管理部門的重要工作，也是需要借助信息化技術來完成的?！?】
一、電子檔案管理系統(tǒng)研究的背景
信息化技術的發(fā)展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準確性和有效性提出了更高的要求。現階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產生或者已經產生的各種形式的檔案，如紙質形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產生的電子檔案。由于計算機應用技術的廣泛性，第一種傳統(tǒng)的檔案類型已經逐漸向電子檔案形式轉變，而現在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節(jié)奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)已經是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發(fā)展的關鍵。而現如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統(tǒng)研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統(tǒng)設計和實現的必要性。
二、現階段電子檔案管理軟件中存在的問題
對于電子檔案管理軟件的研發(fā)工作一直在持續(xù)進行著，但是由于傳統(tǒng)檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發(fā)出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準確性和有效性，在傳統(tǒng)管理方法向新電子檔案管理上的轉變還需繼續(xù)進行。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：
現存的軟件大多還是應用于對傳統(tǒng)紙質檔案的管理，和計算機技術應用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的差異性，沒有創(chuàng)新檔案管理方法，而電子檔案管理系統(tǒng)在工作流程和使用功能上都應該有一定的變化?！?】
很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。
諸多軟件在設計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發(fā)技術比較落后，無法順應電子檔案內容和類型不斷更新的新形勢。
電子檔案的使用的有效性是軟件在設計過程中應該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。
三、電子文件檔案管理系統(tǒng)
電子文件檔案管理系統(tǒng)的基本要求
檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經說明電子檔案的兩種形式，自動化產生而成和由紙質檔案發(fā)展而成，自動化產生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質檔案的管理也有一定的區(qū)別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標就是保證檔案的準確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質檔案管理上的差異性也說明了傳統(tǒng)檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統(tǒng)設計上也需要根據電子化檔案的特點，進行合理的設計。【3】
電子文件檔案管理系統(tǒng)業(yè)務流程設計
收集模塊。電子文件檔案管理系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統(tǒng)中的收集器開展收集工作。
鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對相關檔案的管理期等內容進行修改，并且發(fā)表鑒定意見，同時對已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊中。對于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對已歸檔電子檔案的瀏覽對其使用價值進行判斷，其次對符合要求的電子檔案進行屬性判斷，最后則是形成預立卷電子檔案。
第2篇：電子檔案管理要求范文
電子檔案管理現狀普及應用
檔案管理工作并不是許多人認為的那樣，簡單的填寫數據和各人資料，然后存儲在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個復雜的流程，在檔案持有人填寫完相關資料和數據后，由檔案管理工作者認真仔細的檢查，有任何不符合規(guī)定的地方都應返還給檔案持有人進行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲存在檔案室里，在需要調取和更新時，要迅速的調出去檔案。在交接時要確保檔案的真實性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個復雜的過程，面對現如今各類檔案數量的急劇增加，傳統(tǒng)的檔案形式確實不能適應工作的需要，電子檔案是十分有必要的。
一、檔案信息電子化的利弊
1.電子檔案的優(yōu)越性
電子檔案與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案最大的特點就是它是以電子數據的形式記錄了檔案的準確信息。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其長處有很多。傳統(tǒng)檔案需要以紙質材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術，直接將檔案記錄在電腦上。傳統(tǒng)檔案需要一個單獨的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對其環(huán)境條件要求較多。紙質的檔案材料時間久了，會發(fā)霉發(fā)潮，這些都會影響檔案的真實性和存儲時間。而且會耗費大量的人力物力，檔案存儲的成本較高。而電子數據只需要電子計算機的應用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術和檔案管理的相關軟件，這能夠大大節(jié)省單位的財政支出，并且保證檔案能在很長的時間內不出現失真和損毀的現象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個突出的優(yōu)點就是電子檔案在交接時不會出現丟失和失真的現象。傳統(tǒng)檔案在檔案的調取、補充和更新時很容易丟失和失真，這是因為檔案持有人對檔案工作的認識不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時的丟失和失真。點在檔案在交接時只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因為檔案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時檔案丟失的風險，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優(yōu)越性決定了電子檔案的發(fā)展空間是巨大的，也是必須的。
2.電子檔案的缺陷
電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的存儲是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統(tǒng)檔案在檔案室中存儲，不法分子很難進入盜取相關檔案，即使進入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真?zhèn)涡裕搽y以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因為任何電腦都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養(yǎng)成良好的工作習慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應該以辯證的眼光看待這個缺陷，任何錯誤都是可以在發(fā)生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認真負責，保持嚴謹的工作態(tài)度，承擔起自身的義務和責任，正確認識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，還有一個很難克服的缺點，那就是電子檔案對軟件設備的依賴性較強。檔案管理在面對紙質檔案時只需要將其分類存儲起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計算機，檔案管理工作就無法進行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計算機。
二、電子檔案如何更好地普及應用
1.積極納入領導協(xié)調機制
應當自覺納入領導小組制定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關鍵也必然是管理。有關領導應對電子檔案加強管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章?；鶎訖n案管理工作者應該積極接受領導的建議，明確領導的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。
2.與時俱進，觀念創(chuàng)新
電子檔案的管理需要與時俱進，不斷創(chuàng)新?；鶎訖n案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應不斷的積累經驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應加強對檔案管理工作的認識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。
3.遵循標準，推進標準，加強法律建設
第3篇：電子檔案管理要求范文
一、電子檔案管理在銀行檔案管理中存在的問題
根據分析與調查，因為受到相關因素的影響，銀行檔案保管的期限劃分與自身的特點存在問題，兩者并不匹配，導致不合理保管?樂亍F渲性諳喙匚南字斜礱鰨?有權機關查詢、凍結，掛失登記以及補發(fā)憑單收據等均需要永久保管，但是很多情況下，有權機關的查詢書并沒有與財務處理相互掛鉤，僅僅只能將其作為銀行履行查詢業(yè)務的物件或者證據，所以從銀行的實際情況分析是不具備長期保存價值的。另掛失登記或者單據補發(fā)憑證屬于會計憑證，其保管的時間為15年，所以無法做到永久保管；貸款或者存款的開銷戶記錄以及申請表，按照相關規(guī)定要求，則需要裝訂流轉，尤其在保管期限上存在雙重標準，所謂，在此發(fā)展背景下，為進一步緩解其矛盾，銀行會采取傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理相互結合的方式，雖然可以保障檔案內容的有效性，但是在一定程度上卻為銀行人員增加了工作量。
二、電子檔案管理在銀行檔案管理應用
（一）可降低銀行檔案管理的強度
從銀行檔案管理全局出發(fā)可以清楚的認識到電子檔案管理在與傳統(tǒng)檔案管理的對比中，不僅可以減少書面書寫，減少錯誤量，并且還可緩解存儲分類的難度，所以在保管方面具有非常大的優(yōu)勢，尤其在無關檔案銷毀方面優(yōu)勢更加明顯。從另外一個角度分析，為保證檔案查閱的方便性，會計檔案往往會依據業(yè)務類型加以整理與存放，但是因為管理體制不同，所以容易造成混亂，所以說混裝修訂雖然可以提高了檔案的保存年限，但是卻無法提高保存質量。
（二）符合會計電算化的要求
電算化是時展的一個趨勢，但是從當前的發(fā)展趨勢分析電子檔案在電算化背景下應用受到限制。因為受到多年工作的影響，銀行工作過分關注紙質檔案，采取電子檔案管理明顯存在缺陷，諸多工作人員不適應，還有部分銀行在發(fā)展過程中沒有嚴格按照實際的發(fā)展情況進行規(guī)定與要求，僅僅在某一部分實施電子檔案管理，這種情況下電子檔案無法真正發(fā)揮其自身的作用與價值，無法擴大自身的應用范圍。
（三）在銀行中的應用
在當前科學技術的不斷發(fā)展下，傳統(tǒng)檔案在銀行中的保管已經與現實呈現出不均衡現象，如此一來則會對財務資源配置形成影響與壓力。其中在銀行會計檔案管理中，其基本目的不僅要維護銀行自身的利益，更為主要的是滿足內外查詢的要求。通過對相關法律環(huán)境的探究，現在所保留的紙質憑證只有債權債務關系的相關資料，尤其在銀行高度電子化的發(fā)展背景下，其它的資料與內容采取電子歸檔能夠滿足基本的查詢要求，從而符合保管的規(guī)章制度。然而根據分析與研究，當前銀行還存有一部分紙質檔案，尤其在業(yè)務的不斷發(fā)展下，紙質檔案的數量越來越多，造成壓力。然而采取電子檔案管理，便可緩解這一現象，減少庫存壓力。
三、電子檔案管理在銀行檔案管理發(fā)展
從屬性分析在當前發(fā)展趨勢下，電子檔案管理成為了銀行檔案管理的關鍵所在，并且在新時期，全新檔案管理理念提出之后促使銀行檔案管理要求逐漸與業(yè)務流程相互融合，不僅將中間環(huán)節(jié)加以簡化，并且也明確了操作流程，減少各項成本，在此發(fā)展背景下，銀行檔案管理中電子檔案管理在未來的發(fā)展需要從以下三點出發(fā)：其一是需要進一步明確檔案管理的重要性，銀行的業(yè)務部門在推出業(yè)務的時候需要與部門相互溝通與交流，比如涉及到會計資料的則要與會計部門相互溝通，并界定其保管期限。其二是業(yè)務部門在對各項資料進行歸檔的時候需要從現實出發(fā)，對其正確性以及必要性進行分析與探究，將明細列出，對歸檔范圍加以明確，從而減少歸檔的數量。比如前臺生成的各類業(yè)務資料，需要嚴格按照資料名稱進行歸納與整理，分析哪一部分內容不需要進行歸檔，哪一部分資料需要保管，還有一點是電子數據需要滿足實際的情況，避免發(fā)生重復歸檔的現象。其三是需要在滿足會計核算基礎下，要采取系統(tǒng)優(yōu)化的方式選擇節(jié)點，在檔案入庫之前要對資料進行分期限裝訂，或者依據實際的情況制定完善的規(guī)范與要求，減少銀行后期的檔案管理工作量，并簡化檔案的分揀工作，提高檔案管理效率與質量。
第4篇：電子檔案管理要求范文
關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；電子化
一、基層檔案管理工作現狀及存在的問題
近幾年來，隨著電子信息技術的飛速發(fā)展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，基層央行辦公自動化管理系統(tǒng)已逐步代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文，許多來往函件，公文處理直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對此類文件的重要性缺乏足夠的認識，相應的配套管理措施和有效的技術支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問題和漏洞，主要表現在：
一是電子文件檔案管理意識不強，文件丟失問題嚴重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認識上的誤區(qū)，認為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對電子文件缺乏管理意識。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認為拍攝完成、看完用完就算完成任務了，不需要歸檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，致使部分電子檔案長期在個人或業(yè)務部門內部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機構調整、人員變動等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了電子檔案的長久保護和開發(fā)利用。
二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規(guī)范。基層央行雖然健全了相應的檔案管理制度，然而對非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無章可循；有的同志對電子文件的重要性缺乏足夠的認識，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態(tài)；也有的單位雖有管理制度，但落實不夠，執(zhí)行不嚴，歸檔不及時，交接無手續(xù)，保管不規(guī)范，缺乏行之有效的管理措施。
三是檔案管理工作存在"一重一輕"現象，基礎設施建設相對滯后。由于部分領導存在思想認識和管理理念上的偏差，認為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統(tǒng)檔案管理的人財物投入，而對電子類文本檔案則相對忽視，存在"重傳統(tǒng)檔案管理，輕電子檔案管理"的現象，使檔案管理電子化建設進程發(fā)展滯后。
四是管理人員專業(yè)素質不高，缺乏現代化檔案管理專業(yè)知識和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對《檔案法》及有關檔案管理規(guī)定和要求知之甚少，對檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環(huán)節(jié)和程序也是一知半解，尤其是對檔案管理標準化、電子化的專業(yè)知識、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。
二、大力推進基層央行檔案管理電子化建設勢在必行
一是加強領導，提高認識。基層央行檔案管理工作的電子化建設是順應潮流、適應形勢發(fā)展的新舉措、新要求，是實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為人民銀行中心工作任務提供高效、優(yōu)質服務的有效措施，是推進基層央行工作全面協(xié)調可持續(xù)發(fā)展的基本要求。基層央行檔案管理電子化建設要堅持以科學發(fā)展觀為指導，緊密結合基層央行工作實際，堅持實事求是，既要精心組織、真抓實干，又要做到統(tǒng)籌規(guī)劃、科學謀劃，為長遠發(fā)展打下良好基礎。
二是著力實現檔案管理標準化、規(guī)范化，大力提高檔案管理基礎工作水平。加強基礎工作是實現檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對原有檔案進行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規(guī)定對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、銷毀等各個環(huán)節(jié)要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無用和過期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時限，對檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環(huán)節(jié)認真加以規(guī)范。然后按照標準化、規(guī)范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實現標準化和規(guī)范化，為檔案管理電子化提供了充分準備。
三是建立健全相關管理制度，保證檔案管理電子化沿著標準化、制度化、規(guī)范化的軌道發(fā)展。要依據《檔案法》、《機關檔案業(yè)務建設規(guī)范》等有關規(guī)定，結合基層央行工作實際，進一步充實完善《檔案管理制度》、《檔案保密制度》和《檔案操作規(guī)程》，建立電子化檔案管理措施，規(guī)范工作程序，從檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、借閱，直到最后的鑒定、銷毀，每個環(huán)節(jié)都要做到有章可循。同時進一步明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責，對歸檔范圍、保存期限、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序，做到定期或不定期監(jiān)督檢查和考核評價，發(fā)現問題，及時整改，以確保各項制度落到實處。
第5篇：電子檔案管理要求范文
【關鍵詞】電子檔案管理； 紙質檔案管理； 安全管理； 措施
隨著電子政務、電子商務的廣泛應用，使得文件的存儲形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效地保護珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當前，電子檔案由于技術水平、技術力量方面的欠缺，與紙質檔案管理相比相關的保護技術還不是很完善。為了很好地應對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質檔案、電子檔案兩者的管理現狀、保護技術差異進行深入的分析，并提出具有實際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現代化管理模式。
一、電子檔案與紙質檔案在保管中的差異
（一）管理觀念上的差異。檔案的一個重要環(huán)節(jié)就是對電子文件進行歸檔，過去缺乏專業(yè)知識和專業(yè)設備，沒有引起高度關注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理思維模式，想要進行電子檔案認識的轉變，就必須要構建新的電子檔案管理運用思想模式，把“后現代管理觀念”運用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質檔案的“現代管理觀念”。
（二）保存壽命的差異。紙質文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠的成為一體。它的內部因素、保護環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內部因素、保護環(huán)境對它的使用壽命有影響，但起到關鍵影響的要數技術革新。電子文件的形成就要依賴于計算機將載體和信息結合，它的識別也需要通過計算機。
（三）保護措施的差異。當前，防和治是紙質檔案最為重要的保護措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護環(huán)境的保護措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復損壞檔案，使其恢復原貌，同時，加強檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據展開維護。
（四）自然保存環(huán)境對載體影響的差異。電子檔案和紙質檔案在載體性質上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。
1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質檔案有著不同的載體性質，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談談溫度和濕度是如何影響紙張的，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應，內部化學反應使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴散的現象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進而使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環(huán)境，它可能就會發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細微彎曲，數據讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結論：溫度、濕度對紙質檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。
2.灰塵影響的差異?；覊m給紙張帶來的負面影響是很多的，包括機械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學損壞主要由灰塵中的化學成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數據發(fā)生丟失。
3.外來磁場和機械振動影響的差異。對紙質檔案來說，機械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應強度決定著信息的記錄和讀取。當磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實是，生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機、電視機等。因此，進行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內或金屬盒內，要盡可能地避免外磁場影響、避免強烈的機械震動。
（五）管理人員素質要求的差異。與紙質檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴格的技術、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術。
二、 電子檔案的安全管理策略
（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點：
1.加快相關標準的制定。當前，電子檔案管理需要相對復雜的技術環(huán)境，因而采用更加科學、更加標準的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細致。為了推進電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》標準，前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進行了細致的規(guī)定。
2.加強電子檔案的安全防護工作。電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護工作，一是要想做好安全防護工作就需要嚴格把關信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質量直接關系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環(huán)境和設備的安全、良好的室內環(huán)境、機器設備和磁介質處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計算機網絡系統(tǒng)的實體安全。三是從使用權限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機網絡系統(tǒng)的運行安全，這樣的話就有利于服務器文件、數據的保護。四是重視、做好數據庫備份與恢復工作，確保數據庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網絡攻擊等方面預防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進行病毒檢測，看是否存在病毒。
3.加強對電子檔案管理知識的培訓。近年來，社會更加青睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統(tǒng)的紙質檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應時代潮流，促進電子檔案的安全管理。相關檔案管理部門應該加強自身業(yè)務訓練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓。同時，組織檔案人員去相關單位學習、交流，取長補短，促進好的經驗推廣，從而培養(yǎng)更多高素質、高能力的檔案人員。
（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點：
1.檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理中。由于電子文件的獨特特征，檔案管理的要求應該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實現公文辦理和檔案保管分段管理目標，正積極采取有針對性的策略。要想實現電子文件的連續(xù)管理就必須有科學的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運行、歸檔應由相關負責人統(tǒng)一協(xié)調，并制定相關人員或專門機構負責；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時對相關數據、設備環(huán)境進行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數據進行統(tǒng)一歸檔；長期保管的電子文件與對應的紙質檔案需要統(tǒng)一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學的技術管理措施和制定嚴格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實性、完整性得到保障。
2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統(tǒng)方法進行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設備的頻繁更新會造成資金的浪費，此外，當設備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網絡可以實現電子文件的及時歸檔，而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負面影響，正是因為這些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認可。但一些辦公自動化網絡實現了分布式管理，電子文件的實時歸檔也運用了這樣的方式。
3.電子檔案真實性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意地更換載體，因而要想實現電子檔案的真實管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數電子簽章。2004年4月，國務院信息化辦公室向中國電子信息產業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務書，電子簽章具有法律效應，電子合同、電子文件的形式要與相關規(guī)定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實性。
三、結語
要想做好電子檔案的安全保護及管理工作，需要對紙質檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據創(chuàng)建獨特的保管方法、技術和標準。只有這樣，才能說明認識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質檔案管理的重要性。當社會上出現大量電子檔案時，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質檔案管理，合理、科學地開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優(yōu)質的服務，還將促進電子檔案時代檔案事業(yè)的發(fā)展。
【參考文獻】
第6篇：電子檔案管理要求范文
【關鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理;紙質檔案;電子化
一、我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的問題
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對于加強我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會文化與經濟建設都有著重要的意義，但我國目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的狀況不容樂觀。目前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問題主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導對檔案管理工作重視不足，認識不到檔案管理對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經濟發(fā)展與社會建設的重要意義，缺乏對檔案管理工作的有效安排;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實際操作缺乏規(guī)范性，影響檔案管理工作的質量;檔案管理設備落后，技術更新緩慢，鄉(xiāng)鎮(zhèn)受制于發(fā)展速度與水平等因素，很多地區(qū)在檔案管理設備上不能及時有效地更新，甚至在檔案保護設備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質量，還埋下了檔案因缺乏有效保護出現丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動，交接工作復雜繁瑣，易出現漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術要點，加之缺乏有效的監(jiān)督管理機制，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效果不理想。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式
紙質檔案管理，我國大多數鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中人主要應用紙質檔案，對紙質檔案的管理在管理過程中的很多環(huán)節(jié)相對較復雜，工作量也較大，這些都是由與紙質檔案的載體紙張的特點決定的。紙質檔案在使用中存在著一定的優(yōu)點，有與紙質檔案不易修改，及時修改后也會留下痕跡，如果重新抄錄也很難時間內完成，這也增加了紙質檔案的真實性與可靠性。但與此同時，紙質檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隨著經年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質檔案的體積十分龐大，對檔案存儲空間也有很大的要求。
電子檔案管理，隨著現代信息技術的發(fā)展，電子計算機與信息化辦公技術在政府工作中廣泛得到應用，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府也通過有效的改革措施，加強了辦公現代化信息化的建設，在檔案管理方面，也逐漸開始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統(tǒng)，通過計算機進行檔案信息的錄入，通過電子存儲設備進行檔案信息的存儲，利用網絡進行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過檔案管理系統(tǒng)與計算機的操作來完成，相對紙質檔案管理繁瑣的過程，具有更強便捷性。電子化的檔案管理也將是我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理未來發(fā)展的主要趨勢。
三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的優(yōu)勢
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠安全有效的實現檔案的長期保存。紙張的易損性導致紙質檔案在保存的過程中容易出現腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無法辨認，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應用中，只需將檔案信息通過計算機錄入管理系統(tǒng)，并通過電子信息存儲設備進行有效保存，在保存中不會出現腐蝕或損壞的問題。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠更方便實現檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計算機操作能夠更快的進行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優(yōu)勢，同時計算機的信息處理能力也能夠更好的實現大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫中翻找的麻煩，只需簡單的操作，就能將檔案調出進行查閱，檔案的修改也可以通過計算機輕松完成。
四、檔案管理紙質到電子化對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的必要性
（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化是檔案管理信息化建設的要求
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案既是鄉(xiāng)、縣制訂計劃，總結經驗，指導工作的依據，也是落實黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展農業(yè)科研，發(fā)展農業(yè)經濟所必須的參考資料，對于豐富縣檔案館館藏也是一個重要的來源。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的重要性，在2000年的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中國家檔案局明確把信息化檔案建設作為“十五”期間的一項戰(zhàn)略任務確定下來，隨后2002年了《全國檔案信息化建設實施綱要》，將檔案管理應用系統(tǒng)建設與推廣作為一項重要內容，要求全國各級檔案部門認真組織學習落實。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的電子化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門貫徹執(zhí)行國家加強信息化檔案建設的戰(zhàn)略方針的必然要求。
（二）檔案管理電子化是解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中出現的問題的有效途徑
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展有著重要的意義，它真實準確地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)在新時代變革中的各項決策、事務留下憑證和依據。然而我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實際工作中，存在著很多問題，檔案管理電子化對于接解決我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的一些問題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過簡便的錄入操作，進行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過管理權限的設定促進檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規(guī)范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領;除此之外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門檔案積存過多，檔案庫數量及存儲空間不足的問題。在此基礎上加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對檔案管理的重視，將能夠有力的推動我國檔案事業(yè)的全面發(fā)展。
參考文獻
第7篇：電子檔案管理要求范文
[關鍵詞]電子檔案管理；信息化建設；管理體系構建
為適應社會發(fā)展的需要，建立健全信息化電子檔案管理體系十分必要。就檔案管理工作者而言，一方面需要更新電子檔案的管理策略，以現代化、電子化的管理方法保證其信息化、網絡化的實現；另一方面需要保證電子檔案在不同領域應用效益的提升，以順應時展的全新趨勢。
一、新時期電子檔案管理的重要意義
首先，傳統(tǒng)的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財力去完成，且極易造成檔案文件的損壞，電子檔案則在極大程度上避免了這種現象的出現。利用網絡以及計算機技術進行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質量，還能大大提高檔案檢索速度，從而既降低了管理人員的工作強度，又從根本上提升了檔案管理的效率，并有效地節(jié)省了財力、物力以及人力等方面的投資。
其次，電子檔案實現了資料由實物向信息轉化的過程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。資源使用率及用戶滿意度的提高，意味著檔案管理工作服務質量的全面提升。
最后，有別于傳統(tǒng)檔案管理只能保存紙質文字資料，電子檔案突破了載體的限制，在原始文字資料的基礎上，還能收集管理視頻圖像等影音文件，滿足了新時期人們對于多媒體資源的需求，更加符合當今社會對于檔案利用多元化的特征。
二、新時期電子檔案管理的問題分析
首先，對電子檔案的認知與利用存在著三種誤區(qū)――習慣性地將紙質材料視作檔案的載體要求，而對電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來進行保管；過度依賴計算機，忽視對電子文件的備份與保存工作，導致常因設備故障而丟失重要的電子文檔；打印所有的電子文檔，浪費資源的同時又使文檔管理回歸低效原點。
其次，電子檔案的信息可讀性受到科技發(fā)展因素的制約。這是電子檔案管理工作所遇到的較為突出的問題之一，一些電子資源的儲存載體（磁盤、光盤等）外秒看起來保存完好，但是其內由于加密、軟件升級、硬件設施進化和編碼方式變化等原因，常出現信息不可讀取的問題。而且隨著信息技術的不斷推陳出新，新編碼技術對舊編碼技術的不斷替代，電子計算機外部運行環(huán)境與內部電子文件編碼方式間的矛盾越來越突出，電子檔案信息可讀性的制約也越來越強勁。
最后，電子檔案的“原始性”難以界定和保持。檔案的原始性是保證其在法律上具有憑證作用的關鍵，然而電子文件具有的“載體與信息相互分離”的特點，導致一些信息極容易被更改而且難以被發(fā)現。鑒于此，電子檔案的“原始性”就無法采取和紙質文件一樣的判斷標準來執(zhí)行。
三、新時期電子檔案管理的實踐應用
（一）強化信息化管理意識
在電子檔案出現和真正普及大眾之前，人們所使用的一直都是最為傳統(tǒng)的紙質檔案，電子檔案作為信息化發(fā)展進程中順勢而生的產物，人們對其仍存在認知上的不足。鑒于此，在電子檔案已經成為檔案管理新形式的潮流趨勢下，社會各界必須改變原有的檔案管理意識和方法，以適應新時期信息化的發(fā)展需求。
首先，領導層面要致力于管理模式的創(chuàng)新，讓數字化、現代化的檔案管理理念深入人心，通過構建相關管理模式以及信息化管理系統(tǒng)，在潛移默化中促進人們信息化管理意識的加強。
其次，檔案管理部門在思想意識層面要加大重視力度，不斷強化與電子檔案管理工作相關人員的思想觀念，使他們在意識到工作重要性的同時，能夠在對外層面上爭取到對檔案信息化管理工作方面更多的投人，以促進相關管理內容的高效進行。
最后，新時期所有行業(yè)的工作人員都應當注意不斷更新自身對于電子檔案管理事業(yè)的觀念，加大對電子檔案的開發(fā)利用的宣傳力度，提高不同領域人們對于電子檔案的認識和使用程度。
（二）完善信息化管理體系
新時期電子檔案的管理實踐與應用，需要各行業(yè)結合自身的業(yè)務特點，制定出適于自身發(fā)展與要求的信息化管理體系，并在實現合理、科學、高效與實際的目標的過程中不斷豐富與完善。同時該體系在制定的過程中，應當對有關對電子檔案管理的部分進行合理的細化，并采取必要手段提高相關業(yè)務流程中工作人員的熟悉度以及規(guī)范性。另外，安全性也是電子檔案信息化管理體系的重要核心，尤其是需要注重來自網絡安全的防范，以保障各類電子檔案的完整性和安全性。
（三）加強信息化人才建設
加強信息化人才建設，需要注重對電子檔案管理人員素質（檔案管理水平等）的培養(yǎng)，以及對相關的工作人員進行業(yè)務（計算機業(yè)務水平等）的培訓。電子檔案管理工作者不僅需要掌握圖文排版處理、多媒體文件信息處理以及各類文件、郵件收發(fā)等較為基本的計算機操作技術，還需要掌握必要的電子文件歸檔方法以便在進行電子檔案歸檔過程中順利完成身份識別、權限控制等技術要求的設定。
綜上所述，新時期電子檔案管理工作具有非常強的復雜性。在保管方面，應當注意避免對計算機過度依賴，從而使電子檔案在進行計算機硬件更新或者出現儲存媒介損壞時，避免發(fā)生文件丟失的情況；在利用方面，檔案管理人員要切實做好安全管理工作，保證電子檔案在使用過程中的安全性（避免發(fā)生數據外泄這種情況）；在鑒定與審核方面，檔案管理人員務必要小心謹慎，通過對電子檔案保管期限進行嚴密審核，來維護其真實和有效性。只有這樣，電子檔案管理工作才有可能適應新時期科技以及社會發(fā)展的需求，為我國各企事業(yè)單位檔案管理工作提供便捷、高效的服務。
參考文獻
[1]邢軍岐.淺談新時期電子檔案管理問題[J].電子技術與軟件工程，2014（09）.
[2]何所懼.新時期電子檔案管理存在的問題及應對措施[J].辦公室業(yè)務，2014（01）.
第8篇：電子檔案管理要求范文
關鍵詞：水庫；電子檔案；管理
1 水庫做好電子檔案管理工作的意義
1.1 是提升水庫檔案管理工作的要求 水庫在管理和發(fā)展中會產生大量的檔案，檔案中的內容對于現實的水庫發(fā)展情況是重要的記錄，對于現在和未來水庫的管理工作的發(fā)展都具有重要意義。因此，水庫的檔案管理工作水平如何關系到水庫的發(fā)展，關系到水庫各項工程的記錄。如果在水庫的檔案管理工作方面采取電子化的檔案管理，那么檔案的管理和保存都會采用電子化的管理模式在，這種管理模式對于檔案管理水平的提升發(fā)揮著重要的促進意義。
1.2 是對水庫檔案的更好的保障 傳統(tǒng)的水庫檔案管理工作延續(xù)著紙質化的檔案管理工作方式，無論是人員檔案還是工程項目檔案等，都是通過紙質的檔案形式呈現和保存的。從一定程度上來講，這種傳統(tǒng)的紙質檔案管理容易出現檔案丟失，損壞等情況，不利于檔案的長期保存。同時，由于紙質檔案一部分需要手寫等形式來展現，因此，檔案的真實性容易受到威脅。所以，在水庫的檔案管理工作中采用電子化的檔案管理方式，這在一定程度上對于檔案的保存也是有益的，減少檔案管理中可能出現的丟失、損壞等情況的出現機會。
2 水庫電子檔案管理工作中存在的問題
水庫電子檔案管理對于水庫檔案管理工作有著重要的影響，但是就目前情況來看，當前水庫在電子檔案管理工作方面還存在著一些問題和不足，這些問題的存在制約了電子檔案管理的發(fā)展，是需要水庫在電子檔案管理工作中進行改進的。
2.1 管理人員對電子檔案重視程度低 在當前的水庫檔案管理工作中，水庫檔案管理人員對于電子檔案的重視程度比較低，一直以來習慣了傳統(tǒng)紙質檔案管理模式的員工，對于現代化的電子檔案管理的認識比較淺薄，沒有充分了解到電子檔案對于水庫檔案管理工作的重要意義，因此，在很大程度上，管理人員對于電子化的檔案管理缺乏足夠的認識，他們在具體的工作中所開展的電子檔案管理工作水平也會下降。
2.2 電子檔案技術管理問題不到位 電子檔案管理工作的開展還需要檔案管理工作中實現一定的技術支撐，電子檔案實現了檔案管理的無紙化辦公，不僅將傳統(tǒng)檔案中的內容復制到電子文件中，同時還要進行精密的檔案安全保管，保障電子檔案的安全。因此，在水庫檔案管理工作中要想實現檔案的電子化管理，還需要水庫發(fā)展中具備強有力的電子技術支持。但是，就當前水庫電子檔案管理工作發(fā)展的具體情況來看，水庫管理工作方面的電子技術支持還非常落后，由于掌握專業(yè)的電子技術的人員數量不足，電子技術使用所需要的資金支持力度有限，電子設備老化，新型電子設備技術的數量比較少等情況的存在，這些都直接制約了水庫電子檔案管理工作的實現，影響了電子檔案管理工作的發(fā)展進程。
2.3 電子檔案管理人員能力素質存在不足 在水庫的電子檔案管理工作的開展方面，不僅需要技術，資金的支持，還需要專業(yè)的電子檔案管理人員來為檔案管理保駕護航。隨著水庫開展電子檔案管理的需求不斷增加，如何在電子檔案管理工作中保障管理質量，提升管理水平，這些問題基本全都需要具體的檔案管理人員來實現。就目前水庫電子檔案管理工作的發(fā)展情況來看，檔案管理人員對于電子檔案管理技術的掌握程度還比較低，他們在進行具體的檔案管理工作的過程中，由于缺乏技術支持和專業(yè)的電子檔案管理知識，導致了他們的電子檔案管理能力差，制約了整體的電子檔案管理工作水平的發(fā)揮。此外，當前水庫的檔案管理人員普遍文化素質偏低，他們在對新型的電子檔案管理技術學習的過程中，學習能力較差，這也影響了他們掌握先進技術的能力，制約了電子檔案管理工作在水庫中的發(fā)揮。
3 做好水庫電子檔案管理工作的對策
水庫發(fā)展中對于檔案管理工作的要求比較高，當前信息化發(fā)展的大背景下，電子化的檔案管理已經成為檔案管理工作的大趨勢，但是水庫在進行電子檔案管理工作方面還存在著很大的不足，針對這些存在的問題，未來水庫做好電子檔案管理工作需要從幾個方面入手。
3.1 重視電子檔案管理工作的建設 重視電子檔案管理工作的建設，需要檔案管理人員和水庫的整體管理工作等多方面進行努力。作為檔案管理人員，應該從自己的管理思想和管理理念角度入手，充分認識到電子檔案管理如今已經成為大難管理工作的大勢所趨。此外，上級部門對水庫電子檔案管理工作有足夠的認識，加大對電子檔案管理工作發(fā)展的宣傳力度，通過對檔案管理人員進行培訓，宣傳，培養(yǎng)他們充分認識到做好電子檔案管理工作的重要性。重視檔案管理工作還需要從制度領域入手，設定更加與時俱進的電子檔案管理制度，用制度的手段規(guī)范電子檔案管理的工作流程。
3.2 做好對電子檔案管理工作的技術支持 這就需要從兩個方面進行努力，首先，技術支持需要專業(yè)的技術人員對電子檔案管理系統(tǒng)進行建設，水庫可以針對性的聘請專業(yè)人員建設一套完善的電子檔案管理系統(tǒng)，并且聘請專職的技術人員對系統(tǒng)進行定期的維護和更新，保障電子檔案的保密性和安全性。其次，做好電子檔案的安全管理，還需要水庫投入一定量的資金支持電子檔案系統(tǒng)的全面運轉，提升電子檔案的運行水平和整體能力，保障電子檔案的運行更加專業(yè)化，精細化。
3.3 強化對電子檔案管理人員的培訓 在培訓工作方面，水庫需要根據現行的電子檔案管理需求和管理問題針對性地設計培訓方案，對于具體的檔案管理人員從技術、文化，以及思想理念等方面對他們進行培訓，讓他們在掌握先進管理技術的同時，也能夠從思想理念方面與時俱進地發(fā)生轉變，更好地適應電子檔案管理工作的需求。此外，在水庫的發(fā)展中，還可以適當地引進掌握先進技術的電子檔案管理人才，提升整體的管理團隊實力。
4 結論
電子檔案管理是水庫檔案管理發(fā)展的大勢所趨，水庫方面需要針對目前存在的問題，做好相應的管理對策，提升檔案管理水平，促進水庫的全面發(fā)展。
參考文獻：
第9篇：電子檔案管理要求范文
1 檔案管理電子化的重要性
（一）有利于提高檔案管理工作效率
時代的發(fā)展，科技的進步，運用計算機進行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，節(jié)省檔案管理人員時間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。
（二）能夠為管理決策提供可靠的信息
檔案是一種資源，地方的發(fā)展和單位所開展的業(yè)務都被檔案真實的記錄。制定決策時，除了要結合當前實際，還要借鑒和參考以前的決策，通過對之前決策的分析和對比，制定幾個可選方案，優(yōu)中選優(yōu)，從而選出最佳的可行性方案，同時也可以有效避免錯誤決策的重復出現。檔案管理信息化建設改變了以往翻查大量紙質檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。
（三）有利于為科研工作提供智能化服務
計算機技術和網絡技術的快速發(fā)展和廣泛應用，檔案電子化在快速分析方面的優(yōu)勢尤為突出，此外，在進行綜合研究上，也表現出其獨特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時間，但可以為今后的工作帶來巨大的效益。網絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質量和服務效率也明顯提高。
2 檔案管理電子化的特點及優(yōu)點
檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業(yè)務發(fā)展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用，在收集、檢索和應用等檔案功能發(fā)揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)勢。
檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。電子檔案對比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢體現在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備中，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優(yōu)勢；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷，可以隨時從電子設備上抽調出來，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進行綜合處理或者修改數據，電子檔案隨時隨地都可以進行，遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會需要。
但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴格以及成本高昂等特點。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統(tǒng)的保管，是一種對過程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產之前就采取控制措施，能有效的預防影響電子文件安全的因素，確保其真實、完整、可讀。
3 檔案管理電子化的現狀及主要問題
（一）對檔案管理電子化的重視程度不足
首先是規(guī)范化問題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規(guī)范，沒有統(tǒng)一的管理制度作為制約，這就導致有的檔案管理者在處理電子檔案時存在隨意性，造成檔案的錯誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時間投入，一些單位沒有與時俱進的思想理念，不能夠將設備配備齊全，或者設備達不到應有的標準。另外，計算機的軟件沒有定期更新，導致一些檔案數據出現錯誤，也會給檔案管理帶來不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發(fā)展。
（二）缺乏專業(yè)的電子化檔案管理人才
檔案電子化管理是結合當前現代化的計算機技術及網絡技術為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經驗及相關素質，還要具備一定的電子技術能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規(guī)范管理，還要掌握計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識。然而目前，具備全面能力及素質的檔案管理人員還相對缺乏。
4 提高電子化檔案管理水平的途徑
（一）轉變思想觀念，樹立電子化管理意識
新的檔案載體呈現出的特點，要求檔案管理者轉變傳統(tǒng)管理理念，在實體檔案管理方法的基礎上加以創(chuàng)新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關制度，對電子檔案的管理加以約束。其次，加強檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對電子檔案的重視程度，使檔案管理者習慣使用電子設備處理龐大的檔案數據。提高檔案管理者電子檔案保管意識，改變傳統(tǒng)的檔案保管理念，做好備份、維護數據庫等工作，時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進檔案管理電子化的進程。
（二）強化電子化硬件建設，確保電子化管理的實現
實現檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業(yè)人員掌握應有的現代化管理理念與技術，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設備和工具。隨著計算機技術和網絡的發(fā)展，極大的提高了工作效能，實現了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。為了強化和加快檔案管理的電子化發(fā)展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強對檔案管理工作各個方面的投入，改善現有的檔案存儲環(huán)境和處理數據的局限性，購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，并及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，保證電子設備的運行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數據應用及時和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實處。
（三）培養(yǎng)檔案管理電子化的創(chuàng)新型人才
檔案管理電子化對檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關知識，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應用，因此建立復合型的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質，也是檔案管理電子化的重要環(huán)節(jié)。從管理單位角度，應有計劃地對檔案管理人員進行計算機、網絡、檔案軟件等方面信息化技能培訓，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力。檔案管理人員應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平，以適應檔案事業(yè)的發(fā)展。
（四）增強電子檔案信息和數據的安全性
電子設備比起傳統(tǒng)的紙質檔案雖然方便快捷，但電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。增強檔案管理人員綜合分析處理數據、維護檔案信息的能力，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，是提高電子檔案存儲設備的時效性，及時更新維護，注意檔案存儲設備的安全性，處理檔案的電腦不得連網，不得隨意插入U盤等，避免病毒的侵害。
5結語
綜上，在當今網絡技術和社會經濟不斷發(fā)展的時代，檔案管理以社會信息化為基礎，應用先進的現代信息技術，使檔案管理工作與時俱進、開拓創(chuàng)新，實現真正意義上的檔案管理電子化，讓檔案管理工作為全社會提供更好的服務，也讓檔案管理工作順利健康的持續(xù)發(fā)展。
