電子檔案管理模式精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理模式范文

高校教研室在從事教學(xué)、管理、科研等各種活動(dòng)中，會產(chǎn)生大量的歸檔材料，隨著目前計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，大部分的歸檔材料以電子文檔的格式出現(xiàn)，特別是一些新設(shè)立的學(xué)院或?qū)W校，在發(fā)展教研室建設(shè)的同時(shí)，往往在資料整理以及檔案收集工作上略顯滯后，因此造成文件管理不規(guī)范、資料查閱困難等現(xiàn)象。從高校各個(gè)教研室的角度看，教研室的檔案管理工作也是教研室建設(shè)不容忽視的一部分，目前，教研室檔案管理主要還是采用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文檔為主的管理模式。

二、教研室檔案管理現(xiàn)狀

教研室的檔案通常分類為幾個(gè)大類，如教學(xué)資料、教務(wù)資料、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)、學(xué)科活動(dòng)等資料，每一大類資料中，又存在很多細(xì)類，并且資料繁多。若在教研室專業(yè)較多的情況下，每一個(gè)專業(yè)均應(yīng)設(shè)置一套檔案管理。繁多的文件，讓每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。針對這一現(xiàn)狀，為了提倡低碳節(jié)約、節(jié)能降耗，對教研室檔案的管理，初步提出了采用電子檔案庫的管理方式。

三、電子檔案庫的構(gòu)建

面對數(shù)量大、類別多的文件，可以對文件進(jìn)行模塊化分類，建立模塊內(nèi)部文件之間的上下層關(guān)系，通過一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對各類及各層文件的簡易直接的查詢和編輯。

1.文件類別的模塊化。結(jié)合教學(xué)管理的要求及教研室實(shí)際工作的需要，對教研室管理工作中產(chǎn)生的文件類型進(jìn)行分析并歸類，形成三級歸類層次。第一、二級采用橫向（即按性質(zhì)歸類）分類，實(shí)例如圖1。第三級采用縱向（即按時(shí)間歸類）分類，實(shí)例如教學(xué)資料某某專業(yè)教學(xué)日歷，教學(xué)日歷則為第三層次，里面所有內(nèi)容為按時(shí)間序列進(jìn)行歸類，如圖2。

2.編寫電子檔案檢索目錄。根據(jù)模塊化后的文件結(jié)構(gòu)層次及各層次內(nèi)部文件的結(jié)構(gòu)關(guān)系，采用Excel編制電子檔案檢索目錄。實(shí)例如教師考核這部分內(nèi)容，劃定為C板塊，如下表。

某某教研室電子檔案檢索目錄

3.電子文檔庫的建立。根據(jù)電子檔案檢索目錄，建立電子文檔庫。電子文檔庫的構(gòu)建實(shí)質(zhì)就是新建各文件管理模塊的文件夾。通過文件夾的層次關(guān)系來反映各類文件的層次關(guān)系。建立各層次文件夾后，可將相應(yīng)類別的文件放入，完成文檔庫的構(gòu)建。

4.電子檔案檢索關(guān)系的建立。電子檔案檢索關(guān)系的建立是通過超鏈接技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的。對編寫好的電子檔案檢索目錄中各模塊與電子檔案庫里的實(shí)際模塊進(jìn)行超鏈接關(guān)系的設(shè)置。例如，在教師考核部分，就可以設(shè)置三級文檔目錄，如上表。每一層次均采用超鏈接的方式，使檔案使用方便快捷，準(zhǔn)確及時(shí)定位。

四、電子檔案庫的日常維護(hù)

電子檔案庫的主要管理維護(hù)者是教學(xué)部門的教務(wù)員和教研室相關(guān)負(fù)責(zé)人。各類資料會不斷更新或增加，為了便于多人同時(shí)使用和維護(hù)，結(jié)合實(shí)際使用經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)提出幾個(gè)日常管理和維護(hù)電子檔案庫的手段。

1.專用化U盤管理模式。該管理模式的實(shí)質(zhì)是設(shè)置專用于電子檔案庫的U盤。將檔案庫放于U盤中，由使用者在使用時(shí)直接在U盤上進(jìn)行操作。此種管理模式可用于對于需要保密的文件較多的電子檔案庫管理。

2.網(wǎng)絡(luò)化管理模式。網(wǎng)絡(luò)化管理模式有兩類，一類是局域網(wǎng)共享管理模式，另一類是互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。（1）局域網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于不便連接外部網(wǎng)絡(luò)的部門和機(jī)構(gòu)采用。將電子文檔庫進(jìn)行局域網(wǎng)共享設(shè)置，局域網(wǎng)內(nèi)部成員可通過在共享文件中下載電子文檔庫進(jìn)行管理和維護(hù)。此種模式管理較為繁瑣，當(dāng)有若干人員對電子文檔庫進(jìn)行管理的時(shí)候，不便于查看電子文檔庫其他人的歷史操作記錄，檔案庫的日常管理沒有可追溯性。（2）互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于電子文檔庫不具有強(qiáng)制保密性的文檔管理規(guī)定的條件下。此管理模式需要借助一些網(wǎng)絡(luò)存儲軟件進(jìn)行日常管理和維護(hù)。經(jīng)過一段時(shí)間的管理實(shí)踐探索和存儲軟件的試用和比較得出，采用云存儲對電子文檔庫進(jìn)行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理時(shí)間地點(diǎn)的靈活性?？刹僮餍泽w現(xiàn)在管理者通過云存儲的客戶端，可以直接對網(wǎng)盤中的電子檔案庫進(jìn)行編制和管理；可追溯性體現(xiàn)在對檔案的歷史操作會有完整的記錄，可以方便多個(gè)管理者查看其他管理者的操作記錄，從而有效防止文件的重復(fù)管理；靈活性體現(xiàn)在凡是具有互聯(lián)網(wǎng)的地方，在任何時(shí)間和地點(diǎn)均可進(jìn)行電子檔案庫的管理與維護(hù)。

第2篇：電子檔案管理模式范文

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理模式；探析

從電子文件誕生開始，在相當(dāng)長的時(shí)間里將會與紙質(zhì)文件共存于世，它們的共存狀態(tài)及其原因復(fù)雜多樣，大體上可以歸結(jié)為以下兩種情形：第一是先有紙質(zhì)文件，之后根據(jù)存儲、利用等方面的需要形成相應(yīng)的電子版本，這就是紙質(zhì)文件的數(shù)字化過程。第二是在業(yè)務(wù)活動(dòng)中用計(jì)算機(jī)直接生成電子文件，但出于對文件證據(jù)要求或長久可讀的考慮，又將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。我們可以把紙質(zhì)文件與電子文件的共存狀態(tài)歸結(jié)為雙套制兩種類型。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為雙套歸檔。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。在電子文件與紙質(zhì)文件的共存狀態(tài)下，必然要對這兩種文件分別加以管理，這就形成了兩種管理系統(tǒng)的共存。共生于一個(gè)機(jī)構(gòu)中的兩個(gè)文件管理系統(tǒng)不斷磨合著相互之間的關(guān)系，它們既各自獨(dú)立，各自發(fā)展，又互相依存，互相影響，隨時(shí)調(diào)整著各自的角色與特點(diǎn)，承擔(dān)著共同的和各自分擔(dān)的責(zé)任。在這種關(guān)系中最富于積極意義的是二者之間的互相影響，兩個(gè)管理系統(tǒng)都在這種影響之下改造自身功能，提高自身效率。

要使兩種載體檔案的信息管理融為一體，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，以下工作不容忽視：一是電子文件必須建立與紙質(zhì)檔案相一致的信息管理體系；二是在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數(shù)據(jù)項(xiàng)；三是電子檔案的數(shù)量可能少于紙質(zhì)檔案，應(yīng)根據(jù)需要和可能確定其內(nèi)容的完整程度，協(xié)調(diào)管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不可避免地產(chǎn)生大量電子文件，網(wǎng)絡(luò)化也是提高計(jì)算機(jī)管理效率的有效途徑，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化也造成了電子文件與紙質(zhì)文件共存的局面。檔案工作的重點(diǎn)從面向檔案實(shí)體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案形式，其信息和載體是不可分離的統(tǒng)一體，而電子檔案的產(chǎn)生則改變了這種傳統(tǒng)模式，它可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案信息脫離原載體進(jìn)行傳輸。這種嶄新的傳輸模式，給檔案工作帶來了巨大變化，這些變化包括管理、技術(shù)、理論及思維四個(gè)方面。

1. 管理方面

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，新型的電子文件和檔案大量產(chǎn)生，各個(gè)單位或部門紙質(zhì)檔案與電子檔案并存現(xiàn)象普遍存在。紙質(zhì)檔案信息與載體相互依附，內(nèi)容原始真實(shí)，憑證性強(qiáng)，保存耐久，而電子檔案信息存儲豐富，可與多媒體結(jié)合，圖、文、聲像并茂，形象生動(dòng)，信息傳輸迅速、廣泛。由于紙質(zhì)檔案與電子檔案存在這些不同的特點(diǎn)，對于紙質(zhì)檔案和電子檔案，必需采用不同的管理方式。紙質(zhì)檔案的接收、整理、管理以及開發(fā)利用，經(jīng)過多年實(shí)踐已積累了豐富經(jīng)驗(yàn)，并建立了一整套完整的業(yè)務(wù)規(guī)范體系，但這些管理體系無法完全適用于新的信息環(huán)境。數(shù)字檔案傳載方式的特殊性，決定了對電子檔案必需建立相應(yīng)的管理理論、方法、技術(shù)以及法規(guī)和制度，這是檔案工作者必需深入思考的問題。

2. 技術(shù)方面

對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案應(yīng)用技術(shù)的研究，是當(dāng)前檔案工作研究的重要內(nèi)容。電子檔案應(yīng)用技術(shù)是一項(xiàng)綜合性技術(shù)，它包括傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理技術(shù)，檔案工作者必需掌握這些技術(shù)的基本理論和運(yùn)用知識。要從信息學(xué)的基本理論來認(rèn)識電子檔案的信息特點(diǎn)和屬性，從建設(shè)信息化社會的新視角不斷調(diào)整檔案信息內(nèi)容的資源結(jié)構(gòu)，把檔案信息建設(shè)融入現(xiàn)代化信息社會建設(shè)的整體框架之中。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)接收檔案信息，或采用多媒體技術(shù)手段儲存電子檔案，已成為現(xiàn)代檔案工作的重要內(nèi)容。這種本質(zhì)性的變化，能最大限度地提高和擴(kuò)大檔案信息傳遞的速度和范圍，給檔案工作帶來了信息傳輸快捷、管理方便等好處，同時(shí)也給檔案工作帶來了一系列問題，使檔案的原始性、真實(shí)性受到了挑戰(zhàn)。如何保障電子檔案的原始性、真實(shí)性，解決網(wǎng)絡(luò)及信息安全技術(shù)問題，是亟待解決的重要課題，雖然國家有關(guān)部門已制定了相關(guān)管理措施和標(biāo)準(zhǔn)，但在實(shí)踐中還存在很多問題，要使電子檔案信息管理規(guī)范化，還有待于檔案工作者的不懈努力。

3. 理論方面

對任何學(xué)科來說，基礎(chǔ)理論研究是該學(xué)科的支撐點(diǎn)，檔案學(xué)也不例外，實(shí)踐說明，檔案學(xué)原有理論已不能全面、科學(xué)地闡述在社會轉(zhuǎn)型期檔案工作出現(xiàn)的新問題、新現(xiàn)象。信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用和電子檔案的產(chǎn)生，使檔案工作的對象和環(huán)境發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變。檔案管理流程的重構(gòu)、館藏資源組合方式的變革、檔案館工作職能和角色的變化，使檔案學(xué)體系正在逐步建立一系列新的學(xué)科理論。如電子檔案學(xué)理論，就是對傳統(tǒng)檔案學(xué)理論的繼承和超越。/文檔一體化0，便是在新的檔案工作環(huán)境下提出的新理論，是對原有的檔案工作模式的一種轉(zhuǎn)變，也是在電子檔案學(xué)理論基礎(chǔ)上新管理模式的一種體現(xiàn)。檔案工作新對象、新環(huán)境的出現(xiàn)，要求檔案學(xué)理論也必需不斷創(chuàng)新，研究新形勢下檔案工作出現(xiàn)的新矛盾和新規(guī)律，建立信息化社會新的檔案學(xué)知識體系勢在必行。

第3篇：電子檔案管理模式范文

摘 要 隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案成為了一種重要的檔案類別。考慮到電子檔案自身特點(diǎn)，要想提高電子檔案管理的實(shí)效性，就要立足電子檔案管理實(shí)際，從管理理念、管理模式和人員培訓(xùn)等方面入手，確保電子檔案管理取得積極效果。

關(guān)鍵詞 電子檔案 管理理念 實(shí)效性

一、前言

隨著電子檔案資料的增多，如何提高電子檔案管理質(zhì)量，成為了檔案管理的重要內(nèi)容?；陔娮訖n案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義?；谶@一特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實(shí)效性，就要從管理理念更新、優(yōu)化管理模式和提高管理人員素質(zhì)入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實(shí)際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實(shí)效性。

二、電子檔案管理過程中，應(yīng)不斷創(chuàng)新管理理念

對于電子檔案管理而言，由于電子檔案是一種全新的檔案形式，不但在檔案保管方式和檔案形式上與傳統(tǒng)檔案不同，在其他管理方面也存在較大的差別，為了最大程度的滿足檔案管理需要，提高電子檔案管理的實(shí)效性，在電子檔案管理過程中應(yīng)積極更新管理理念，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

（一）電子檔案管理應(yīng)認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)

在電子檔案管理中，只有認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)，才能保證電子檔案管理工作得到有效開展。結(jié)合電子檔案的應(yīng)用和管理實(shí)際，電子檔案具有存儲空間小、存儲信息量大以及管理過程簡單等特點(diǎn)，在實(shí)際管理中對保管條件要求不高。

（二）電子檔案管理應(yīng)把握正確的檔案管理原則

考慮到電子檔案管理的實(shí)際難度以及電子檔案的自身特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，只有掌握正確的檔案管理原則，才能提高檔案管理實(shí)效。為此，電子檔案管理應(yīng)把握高效性、全面性和準(zhǔn)確性原則，保證電子檔案管理取得積極效果。

（三）電子檔案管理應(yīng)善于利用現(xiàn)代化的管理手段

基于電子檔案的自身特點(diǎn)，以及電子檔案對管理手段的需求，在電子檔案管理中只有積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，才能提高電子檔案管理的整體效果。為此，我們應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的實(shí)際需求，合理選擇電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理手段。

三、電子檔案管理過程中，應(yīng)優(yōu)管理模式

（一）電子檔案管理應(yīng)合理優(yōu)化管理模式

由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案有著較大差別，在具體的管理模式上，電子檔案與傳統(tǒng)檔案存在必然差異?；谶@一認(rèn)識，電子檔案應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，改革現(xiàn)有檔案管理模式，使其滿足電子檔案管理需要。

（二）電子檔案管理應(yīng)積極創(chuàng)新管理方法

電子檔管理過程中，采用電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理方法，已經(jīng)成為了電子檔案管理的重要選擇?；陔娮訖n案快速發(fā)展的特點(diǎn)，創(chuàng)新電子檔案的管理方法，并積極采用現(xiàn)代化信息化管理手段，構(gòu)建健全完善的檔案管理體系，對電子檔案管理而言具有重要意義。

（三）電子檔案管理應(yīng)提高管理模式的針對性

在電子檔案管理中，考慮到電子檔案的特殊性及其自身特點(diǎn)，電子檔案在管理模式優(yōu)化中必須要做到根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)選擇管理模式，并達(dá)到突出電子檔案管理目的和提高電子檔案管理水平的目的。因此，提高管理模式的針對性是十分必要的。

四、電子檔案管理過程中，應(yīng)提高管理人員素質(zhì)

電子檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著較大區(qū)別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)水平喝素質(zhì)?；谶@一認(rèn)識，電子檔案管理要想提高實(shí)效性，就要不斷提高管理人員素質(zhì)，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

（一）增加對檔案管理人員培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能

在電子檔案管理過程中，檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理效果有著直接影響。基于這一現(xiàn)實(shí)需要，電子檔案管理應(yīng)增加對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技能，使檔案管理人員的整體素質(zhì)得到全面提升，最終滿足電子檔案管理需要。

（二）正確分析電子檔案特點(diǎn)，提高技能培訓(xùn)的針對性

在檔案管理人員技能培訓(xùn)中，只有正確分析電子檔案的特點(diǎn)，并根據(jù)電子檔案管理的實(shí)際需求進(jìn)行技能培訓(xùn)，才能確保電子檔案管理取得實(shí)效。因此，在具體的培訓(xùn)中，應(yīng)突出管理手段的應(yīng)用以及管理理念的更新。

（三）根據(jù)電子檔案的管理需求，對檔案管理人員的正日素質(zhì)進(jìn)行合理評價(jià)

基于檔案管理人員對電子檔案管理的重要性，在電子檔案管理過程中，應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的特點(diǎn)和需求對檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行合理評價(jià)，對不能滿足慣例需求的管理人員進(jìn)行相應(yīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

五、結(jié)論

通過本文的分析可知，基于電子檔案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義?；谶@一特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實(shí)效性，就要從管理理念更新、優(yōu)化管理模式和提高管理人員素質(zhì)入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實(shí)際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實(shí)效性。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李明麗.淺談企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新[J].安徽科技，2014.08.

第4篇：電子檔案管理模式范文

【關(guān)鍵詞】高速公路；檔案管理；電子信息化；作用

一、引言

信息化管理普遍應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域的檔案管理工作中，為檔案管理工作提供了很大的便利，信息化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理中作中非常重要的管理模式。我國地大物博，交通便利，公路數(shù)量多，公路建設(shè)高速發(fā)展，但我國高速公路結(jié)構(gòu)較復(fù)雜，傳統(tǒng)的高速公路檔案管理模式產(chǎn)生了很大的問題，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足日益發(fā)展的社會需要。采用傳統(tǒng)的人工檔案管理形式已經(jīng)無法滿足高速公路信息發(fā)展需求，也無法高效發(fā)揮檔案管理在高速公路管理中的作用。為滿足社會發(fā)展的需要，促進(jìn)高速公路檔案發(fā)揮有效作用，將電子信息化管理應(yīng)用到高速公路檔案管理工作中已成為高速公路事業(yè)發(fā)展的重要一筆。

二、電子信息化在高速公路檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀

（一）管理制度不完善，缺乏規(guī)范性。公路檔案管理工作發(fā)展較晚，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，檔案管理工作在高速公路檔案管理工作中尚未形成科學(xué)合理的制度，在檔案管理工作執(zhí)行時(shí)，容易產(chǎn)生很多錯(cuò)誤。導(dǎo)致檔案管理工作無法準(zhǔn)確利用相關(guān)數(shù)據(jù)信息，一部分?jǐn)?shù)據(jù)在應(yīng)用時(shí)出現(xiàn)明顯錯(cuò)誤。高速公路檔案管理的信息化應(yīng)用制度還不夠規(guī)范，在檔案管理工作中容易造成資料的缺失。這一問題如果無法得到妥善的解決，將成為高速公路檔案管理電子信息化建設(shè)的重要難題。（二）檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高。大部分從事檔案管理工作的人員沒有掌握信息化檔案管理工作模式，對檔案管理信息化工作認(rèn)識不全面，另外，檔案管理工作人員缺乏信息化檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，以上幾項(xiàng)成為我國高速公路檔案管理工作信息化發(fā)展的重要阻礙。我國檔案管理工作人員水平差距較大，工作人員素質(zhì)普遍較低，導(dǎo)致檔案管理工作無法高效進(jìn)行，使得信息無法及時(shí)得到更新，造成檔案管理工信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

三、將信息化應(yīng)用到高速公路檔案管理工作的具體措施

（一）建立完善的檔案信息化管理體系。自古以來就有“沒有規(guī)矩不成方圓”這一說法，想要將電子信息化管理模式運(yùn)用到高速公路檔案管理中必須按照這一說法發(fā)展。先制定合理的制度，嚴(yán)格按照制度開展高速公路檔案管理工作，使得檔案管理工作規(guī)范化。為保證高速公路檔案管理工作的高效運(yùn)行，必須建立一套完整的檔案管理體系，以促進(jìn)高速公路事業(yè)發(fā)展。（二）提高高速公路檔案管理人員素質(zhì)?；鶎訖n案管理人員作為檔案管理工作中的重要因素，也是構(gòu)成檔案管理工作的基礎(chǔ)，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)是促進(jìn)檔案管理工作信息化發(fā)展的重要措施，高素質(zhì)的檔案管理工作人員是做好檔案管理工作的前提，也是做好對檔案的科學(xué)、合理化管理的重要保證。檔案管理人員需要具備很強(qiáng)的責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，檔案管理工作人員僅僅做到品質(zhì)上的提升是不夠的，還需要檔案管理工作人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)。為保障高速公路檔案管理工作穩(wěn)步進(jìn)行，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提升相關(guān)工作人員的思想境界。

四、高速公路檔案管理工作中電子信息化管理的重要作用

將電子信息化管理應(yīng)用到高速公路檔案管理工作這一舉措在高速公路的檔案管理工作起到了重要的作用，其作用主要表現(xiàn)在兩方面：首先，有效提升檔案管理工作人員的工作效率。合理運(yùn)用檔案信息化管理能大大減少相關(guān)工作人員的工作時(shí)間，提高工作效率。以往的檔案管理模式需要整合大量的紙質(zhì)版材料，因此需要相關(guān)工作人員在檔案管理工作中投入大量的精力，將電子信息化運(yùn)用到高速公路檔案管理中改變了原有的管理方法，實(shí)現(xiàn)對檔案的自動(dòng)化管理，減少人員利用率，提高工作效率，還可以達(dá)到檔案數(shù)據(jù)信息共享的目的。其次，有效提升高速公路各個(gè)部門工作效率。在高速公路工作中會產(chǎn)生大量的檔案資料，產(chǎn)生的資料內(nèi)容涉及廣泛，其中包含大量重要信息，將電子信息化管理運(yùn)用到高速公路檔案管理中，保證了檔案資源管理工作的及時(shí)性，大大提升了工作效率，保證了檔案的完整、嚴(yán)密，同時(shí)也提升了檔案資料的共享性，還解決了傳統(tǒng)管理模式下紙質(zhì)檔案易丟失的問題，最重要的是檔案管理信息化促進(jìn)高速公路事業(yè)形成了完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。結(jié)合以上幾點(diǎn)，可見電子信息化管理在高速公路事業(yè)發(fā)展中起到了巨大的作用。

五、結(jié)語

高速公路事業(yè)和醫(yī)療事業(yè)相同，都是國民生活必不可少的內(nèi)容，高速公路事業(yè)是國家想要快速發(fā)展的事業(yè)，要想實(shí)現(xiàn)高速公路事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，就必須重視高速公路中的各個(gè)部門發(fā)展趨勢。順應(yīng)時(shí)代的需求，響應(yīng)有關(guān)部門號召將電子信息化管理運(yùn)用到高速公路事業(yè)的各個(gè)部門當(dāng)中，特別是高速公路檔案管理中。采用科學(xué)合理的電子信息化管理方式可以提升高速公路檔案管理工作的效率，促進(jìn)高速公路事業(yè)發(fā)展。高速公路事業(yè)的完善單單靠電子信息化的應(yīng)用是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，有關(guān)部門必須重視對高速公路事業(yè)的建設(shè)，大力支持高速公路事業(yè)發(fā)展。

作者:何海燕 單位:廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司廣韶分公司

【參考文獻(xiàn)】

第5篇：電子檔案管理模式范文

第一，可實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，發(fā)揮檔案資源的最大價(jià)值潛力。資源共享是網(wǎng)絡(luò)的典型特征和突出優(yōu)勢，在學(xué)校檔案管理中利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理模式，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化和計(jì)算機(jī)化，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向的信息管理的轉(zhuǎn)變，并借助于資源共享的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)了檔案資料信息服務(wù)的社會化。通過互聯(lián)網(wǎng)，可以將學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)與公共信息網(wǎng)絡(luò)、教育信息網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行連接，不僅能夠通過局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)學(xué)校不同部門之間的信息共享，還可以與不同學(xué)校之間、社會公眾之間實(shí)現(xiàn)信息共享，徹底轉(zhuǎn)變以往封閉式的管理模式，改變?yōu)楝F(xiàn)在的開放式的管理模式，服務(wù)的受眾對象從原先單純的學(xué)校內(nèi)部轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的全社會。

第二，可提升檔案管理人員的工作效率。由于采用了的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，學(xué)校的檔案管理人員不再僅僅局限于檔案收集、資料整理、進(jìn)庫取卷等繁瑣低效的工作內(nèi)容，而是通過對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作便實(shí)現(xiàn)了檔案的存儲、讀取、檢索、編輯和利用，檔案管理人員有更多的精力去保證檔案資料的質(zhì)量，為學(xué)校和其他對象提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案資料。

二、運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建學(xué)校檔案管理工作新模式

首先，需要采取綜合性技術(shù)措施實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步建立以校園網(wǎng)為平臺，以學(xué)校綜合檔案室為中心，聯(lián)絡(luò)學(xué)校黨政、財(cái)務(wù)、教學(xué)、科研、學(xué)生管理等核心機(jī)構(gòu)的學(xué)校檔案網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)管理機(jī)構(gòu)檔案存儲(歸檔)和檔案檢索(查檔)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化。學(xué)校任何檔案信息一經(jīng)產(chǎn)生就通過校園網(wǎng)的傳輸進(jìn)入到檔案數(shù)據(jù)庫中，而不必像傳統(tǒng)的方式那樣必須待工作結(jié)束或年終時(shí)歸檔。同時(shí)將具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件，通過校園網(wǎng)上的文件管理系統(tǒng)上傳到學(xué)校檔案的服務(wù)器，這樣檔案信息一經(jīng)產(chǎn)生就可迅速上網(wǎng)，使使用者在較短期時(shí)間內(nèi)跨地域、跨時(shí)間、跨內(nèi)容地尋找到所需的信息［1］。

其次，科學(xué)合理編制學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)管理的有關(guān)規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，要實(shí)現(xiàn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理，就必須指定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。同理，建立一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的前提，需要從檔案信息采集、檔案信息存貯、檔案信息管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案信息管理軟件等方面，制定一套可行的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。只有不同的學(xué)校在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下建立自己的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，做到檔案信息的社會化，達(dá)到為公眾提供有效服務(wù)的目的［1］。

第三，要切實(shí)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)尤其是信息化水平。要實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，就必須有一支高水平的檔案管理人員隊(duì)伍。對現(xiàn)有的檔案管理人員重點(diǎn)進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用知識的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)電子文件和電子檔案管理知識，使他們的檔案業(yè)務(wù)知識與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力結(jié)合起來，以適應(yīng)學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的要求。要培養(yǎng)他們的電子檔案管理能力，使他們具有采集和管理電子檔案的意識，讓他們提前介入電子檔案的運(yùn)作和管理，在實(shí)踐中掌握電子檔案采集和管理的技能和方法，學(xué)會電子檔案管理系統(tǒng)軟件的操作和運(yùn)用，從而熟練地完成檔案用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理的一系列工作，為學(xué)校管理和發(fā)展提供優(yōu)良的服務(wù)［2］。

三、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的學(xué)校檔案管理需要注意的問題

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜工程，牽扯到方方面面，除了技術(shù)因素、制度因素、人員因素，還需要重視細(xì)節(jié)以及網(wǎng)絡(luò)安全因素。第一，充分認(rèn)識信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理的技術(shù)性問題。在建設(shè)過程中，需要綜合考量電子檔案的可用性、可理解性以及可取性等問題。有鑒于此，在對電子檔案進(jìn)行保存的時(shí)候，不僅僅要求保存電子檔案本身含有的信息，更加應(yīng)該總是電子檔案的背景信息以及相關(guān)技術(shù)信息等等。

第二，高度重視檔案信息的保密性問題。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)雙刃劍，必須把自由傳播與有效控制結(jié)合起來，才能發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)傳播的巨大效益。檔案又是特殊的信息資源，必須解決網(wǎng)絡(luò)傳播的安全問題。要解決這一問題，應(yīng)遵循以下三點(diǎn):首先，開發(fā)檔案的范圍應(yīng)最大化，檔案保密的范圍應(yīng)最小化;其次，正確處理所有權(quán)、隱私權(quán)與公布權(quán)的關(guān)系。最后，合法開放檔案應(yīng)及時(shí)，避免造成信息老化、內(nèi)容滯后［2］。

第6篇：電子檔案管理模式范文

摘 要 隨著我國計(jì)算機(jī)的普及和信息技術(shù)的發(fā)展，各項(xiàng)工作都步入信息化的行列，當(dāng)然，檔案管理也不例外。電子檔案管理模式在很大程度上提高了傳統(tǒng)檔案管理模式的工作效率，為檔案管理工作提供了便利，但是與此同時(shí)也使檔案管理存在著安全隱患。本文主要闡述了電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理各自的特點(diǎn)，并從中分析他們的異同，進(jìn)而歸納出兩種檔案管理模式的利弊。

關(guān)鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊

隨著社會的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化，日常辦公幾乎屬于無紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計(jì)算機(jī)上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質(zhì)文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強(qiáng)電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的高效、準(zhǔn)確、安全是我們在檔案管理工作中應(yīng)該著重思考的問題。 電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實(shí)體檔案緊密聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的識別、處理，并要求能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞。電子檔案的特點(diǎn)主要有：第一、信息不能人工識別，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在記錄時(shí)都是采用人工可識別的符號，而電子檔案要通過計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換才能夠被人識別;第二、信息的存儲具有高密度性，節(jié)省了存儲的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無必然聯(lián)系，隨時(shí)可以分離，能夠復(fù)制存儲于不同介質(zhì)之中，方便進(jìn)行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時(shí)間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術(shù)記錄檔案，保持了檔案的生動(dòng)性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處

電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實(shí)記錄才能保證電子檔案的真實(shí)可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過是通過信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內(nèi)容相同，電子檔案管理是對傳統(tǒng)檔案的信息進(jìn)行歸納，擴(kuò)大了信息容量，實(shí)現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時(shí)間上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的管理能夠根據(jù)文件完成的時(shí)間隨時(shí)歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個(gè)過程結(jié)束后制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的表格在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸檔，在時(shí)間上缺少靈活性。由此可見，電子檔案隨時(shí)歸檔的好處是可以避免因時(shí)間問題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案都是采用編碼對其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進(jìn)行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實(shí)、安全和完整。因此，在進(jìn)行電子歸檔時(shí)，必須要隨時(shí)進(jìn)行加密和認(rèn)證，以保證其真實(shí)有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的保管主要是以光盤或磁盤為載體，但是這類載體易老化變質(zhì)，而且在更換介質(zhì)的過程中可能會影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質(zhì)文件不受損壞，在轉(zhuǎn)移的過程中不丟失，對人工的要求比較高[2]。因此，在對電子檔案進(jìn)行保管時(shí)，要求有關(guān)部門使用統(tǒng)一的格式對檔案進(jìn)行存儲和傳輸，必要的時(shí)候可以打印一份紙質(zhì)檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案在查詢使用過程中，可以在獲得權(quán)限之后，登錄檔案管理中心查閱相關(guān)信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢過程中，需要先向上級申請，獲得批準(zhǔn)后通過檔案號人工查找，浪費(fèi)了大量時(shí)間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊

采用電子檔案管理節(jié)省了大量時(shí)間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當(dāng)今社會的低碳環(huán)保理念，無紙化辦公在節(jié)約了資金的同時(shí)，減少了樹木的采伐，保護(hù)了森林資源[3]。

然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達(dá)國家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應(yīng)是一個(gè)重要的問題。電子檔案還存在著易丟失或因時(shí)間問題無法讀取的問題，所以在管理過程中要注意對文件予以保護(hù)和備份。此外，在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對管理人員的技術(shù)提出了較高要求，要對電子檔案采取加密和設(shè)置防火墻等措施。

結(jié)束語：

綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強(qiáng)對電子檔案管理的研究，推進(jìn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化、準(zhǔn)確化管理，使之更好地服務(wù)于社會。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李丹一.對比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：88-88.

第7篇：電子檔案管理模式范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；創(chuàng)新對策

隨著計(jì)算機(jī)，電子載體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展的記錄管理服務(wù)模式的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”：第一，服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，數(shù)量要求向質(zhì)量的轉(zhuǎn)變；第二，服務(wù)方式的創(chuàng)新，從被動(dòng)到主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變服務(wù)；第三，服務(wù)手段的創(chuàng)新，從傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變。

1 檔案管理工作所面對的問題

檔案管理作為一種客觀實(shí)體，它的作用是潛在的，要有一定的科學(xué)管理方法，再能最大化的發(fā)揮它的作用。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，要從社會需要的角度出發(fā)，檔案信息為服務(wù)內(nèi)容，多種服務(wù)方式為手段，創(chuàng)造一個(gè)廣闊的發(fā)展空間合理利用檔案，達(dá)到檔案信息資源共享。

1.1 管理意識薄弱

事實(shí)上，科技管理部門保存的一些文件沒有應(yīng)有的作用，由于缺乏信息太多，也不能起到參考作用。不重視檔案管理工作，相反的還要投入資金作為管理費(fèi)用，不認(rèn)為科技檔案直接獲得經(jīng)濟(jì)利益，同時(shí)也盡量減少壓縮等價(jià)的物理成本管理，科技檔案的機(jī)構(gòu)，資金和人員。因?yàn)榭萍紮n案種類多數(shù)量在不斷上升，這種現(xiàn)實(shí)的情況，也造成科技檔案管理和資金有限，設(shè)施陳舊，缺乏人力。

1.2 管理技術(shù)落后

投資不足、低水平的自動(dòng)化管理。由于現(xiàn)有的軟、硬件的檔案管理、投資管理落后，基本上處于手動(dòng)操作，落后的管理模式，難以適應(yīng)信息化建設(shè)的要求，在檔案管理。一些決策者對檔案管理沒有足夠的重視，重文書檔案，輕科技檔案的現(xiàn)象普遍存在，科技檔案用得著的時(shí)候重要，用不著的時(shí)候不重要。這樣就造成了企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、科學(xué)技術(shù)的落后。

2 檔案管理工作的創(chuàng)新及對策

電子時(shí)代的到來為檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新提供了技術(shù)支撐。首先，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和推廣。計(jì)算機(jī)已滲透到社會生活的各個(gè)領(lǐng)域，在檔案工作中，計(jì)算機(jī)的工作涉及改變操作的文件歷史完全是由另一方面，將大量的文檔簡單化，重復(fù)的手工勞動(dòng)逐漸被電腦所取代，大大提高工作效率。第二，新的電子載體（材料）和應(yīng)用的出現(xiàn)。紙張?jiān)谝郧皫缀跏俏ㄒ坏妮d體檔案，20世紀(jì)80年代后，大量的新載體，如磁帶、磁盤、光盤、電子文件和數(shù)字相機(jī)圖像數(shù)據(jù)。電子媒體的文件管理工具的應(yīng)用，過去的一些文件材料由現(xiàn)代計(jì)算機(jī)磁盤，光盤等存儲介質(zhì)代替。第三就是互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和應(yīng)用，它可以將手工的改為電子，既方便又快捷，方便信息共享。圖1是電子檔案管理流程。

2.1 服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新

檔案管理不只是收集好文件就算完成工作了，要充分挖掘管理人員的潛力，通過持續(xù)改進(jìn)，豐富和創(chuàng)新的工作內(nèi)容，將工作推進(jìn)服務(wù)向高層次，高水平的發(fā)展。檔案工作者應(yīng)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的服務(wù)模式，加強(qiáng)檔案編研工作，在許多地區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)創(chuàng)造優(yōu)勢成就中發(fā)揮了突出的作用。檔案編研工作是充分挖掘和發(fā)揮檔案資源的作用，及時(shí)將相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化成編研成果，直接到中心工作，使成果發(fā)揮最大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 服務(wù)方式創(chuàng)新

加大對檔案管理資金的投入，提高管理人員的素質(zhì)，對他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)管理檔案工作的重要性。妥善保管好檔案，合理利用，建立科學(xué)化、信息化、人性化、高效化的管理體系。優(yōu)化檔案資源配置，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.3 服務(wù)手段創(chuàng)新

現(xiàn)在是一個(gè)信息科技化的時(shí)代，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了現(xiàn)在的需求。因此，我們必須加快檔案信息化建設(shè)的步伐，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。人事檔案應(yīng)利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，通過文字、聲音、圖像和其他形式的信息處理，統(tǒng)一存儲，實(shí)現(xiàn)同一事物的多種形式，從而改變了檔案信息只有利用書面材料來表達(dá)的缺陷。

3 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)文件檔案管理，組織、指導(dǎo)檔案科學(xué)技術(shù)研究使檔案管理人員有更高層次的意識，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理意識，檔案管理提高技術(shù)和現(xiàn)代管理水平，充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)和國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

【參考文獻(xiàn)】

第8篇：電子檔案管理模式范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子數(shù)字化；管理模式；系統(tǒng)軟件；優(yōu)勢；功能

檔案管理工作在新時(shí)期下，借助科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢與功能，得到了質(zhì)量與效率上的升華。目前，檔案管理工作以被各企業(yè)中視為重點(diǎn)提高管理水平的對象，對檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用非常重視。實(shí)現(xiàn)智能化檔案管理模式，利用電子軟件系統(tǒng)的優(yōu)勢與功能，不但提高了檔案管理專業(yè)水平，同時(shí)還是得檔案資源受到安全保護(hù)，保證其數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性，使得檔案信息為企業(yè)l展與抉擇方面發(fā)揮重要的參考作用。

一、檔案管理現(xiàn)狀

在高科技應(yīng)用性、使用性、功能性越來越強(qiáng)大的新時(shí)代里，很多企業(yè)中均已借助高科技的力量來推動(dòng)發(fā)展速度。檔案管理也已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)抄錄模式上轉(zhuǎn)變成現(xiàn)今的電子數(shù)字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式中的不足，同時(shí)還能夠大大減少紙質(zhì)抄錄的工作量，一定程度上節(jié)省了紙張費(fèi)用，以及存儲資料文檔所占的庫房空間，減少人力。

然而由于很多企業(yè)中對電子數(shù)字化軟件系統(tǒng)的操作能力非常低，對辦公程序存在不懂、不熟悉的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲等各環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，例如：對所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級檔案管理部門對信息處理結(jié)果其不滿意，很難完成接收與認(rèn)同，進(jìn)而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴(yán)重到檔案信息不能及時(shí)歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

因此，為了更好的使企業(yè)檔案管理人員能夠熟練接收此項(xiàng)工作，并保證操作能力、技術(shù)能力以及管理能力，我國相關(guān)部門與計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)公司共同針對此種現(xiàn)象進(jìn)行更深一步的研究，經(jīng)過不斷努力研發(fā)出一項(xiàng)具有專業(yè)性質(zhì)的檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)管理統(tǒng)一化、維護(hù)自動(dòng)化的檔案管理系統(tǒng)，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統(tǒng)軟件具備高效、準(zhǔn)確、簡單、實(shí)用等優(yōu)點(diǎn)?；诖?，我們更應(yīng)該對檔案管理系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢及功能加以了解。

二、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多優(yōu)勢

1.提高工作效率

檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源；如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補(bǔ)充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關(guān)文件輸出時(shí)也采用了統(tǒng)一的電子格式，兼容于大多數(shù)電腦系統(tǒng)，方便打印和傳閱。在上報(bào)歸檔信息工作方面，可將系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果直接加密上傳到上級管理部門，節(jié)省了人力和時(shí)間。

2.能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

應(yīng)用一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個(gè)文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費(fèi)時(shí)間，也浪費(fèi)資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)開目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)的傳送、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等。

3.更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機(jī)分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。

三、專業(yè)性檔案管理系統(tǒng)軟件具備諸多功能

1.收文登記

文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統(tǒng)，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號由系統(tǒng)自動(dòng)生成編號，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數(shù)據(jù)可提交到軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中保存，方便以后查詢及入檔時(shí)調(diào)??；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統(tǒng)中調(diào)出對應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充打印。

2.發(fā)文登記

可以各個(gè)部門一個(gè)總號或多個(gè)號；軟件系統(tǒng)可以按年度自動(dòng)對發(fā)文進(jìn)行編號；發(fā)文登記之后，可打印發(fā)文登記簿，發(fā)文登記簿既可以自動(dòng)銜接上次結(jié)束時(shí)的行數(shù)或指定起始行數(shù)打印，也可以分期分批統(tǒng)一打印；登記時(shí)內(nèi)容在備選項(xiàng)中進(jìn)行選擇即可，如“主送”“抄送”“標(biāo)題”等；發(fā)文檔案數(shù)據(jù)同樣可以到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行調(diào)取。

3.組建檔卷

可依據(jù)本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度―機(jī)構(gòu)（問題）―保管期限”分類法、“保管期限―年度―機(jī)構(gòu)（問題）”分類法、“年度―保管期限―機(jī)構(gòu)（問題）”分類法等；檔案文件進(jìn)行輸入時(shí)，對于收文和發(fā)文，只需搜索相應(yīng)序號，即可調(diào)出將相應(yīng)文件；會議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生，檔號格式可以自定義輸入。

4.公文查詢

可對檔案管理系統(tǒng)軟件中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢；可指定一個(gè)或多個(gè)匹配條件進(jìn)行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內(nèi)容，由系統(tǒng)自動(dòng)記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統(tǒng)軟件的功能強(qiáng)大，優(yōu)勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應(yīng)用，謹(jǐn)慎行事，方能讓檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

第9篇：電子檔案管理模式范文

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；檔案管理；運(yùn)用

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案是歷史的記錄和保存，是國家和社會的寶貴財(cái)富，對國家和社會的未來發(fā)展有著重要意義。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會發(fā)展中顯得日益重要。各級管理部門要充分認(rèn)識到該項(xiàng)管理工作的重要性，并認(rèn)識到檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理工作的必由之路。在這種背景下，此次研究對計(jì)算機(jī)技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理中的相關(guān)運(yùn)用進(jìn)行分析探討，并希望為我國各種級別的檔案管理提供技術(shù)參考，為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供新路徑。

1 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用

1.1 有利于檔案的管理、收集和存儲

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，應(yīng)用范圍也越來越廣，計(jì)算機(jī)技術(shù)引用到檔案管理中，充分利用計(jì)算機(jī)外延設(shè)備，可以將檔案管理中的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，利用這種檔案管理模式為檔案管理提供科技手段，能夠自動(dòng)處理信息的管理模式，將一些檔案刻錄成光盤或者是電子文件，完成計(jì)算機(jī)的自動(dòng)檢測，采用計(jì)算機(jī)的掃描和光盤存儲，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

1.2 有利于檔案管理信息的系統(tǒng)化

傳統(tǒng)的手工檔案管理模式在面對多元化、數(shù)量巨大的檔案時(shí)，往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間，還可能因?yàn)闄n案管理保管失誤出現(xiàn)檔案破損導(dǎo)致檔案信息殘缺，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案，開發(fā)新信息管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)高校管理，有效的提升檔案管理的效率。

2 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的現(xiàn)狀漏洞

2.1 前期的準(zhǔn)備工作不充分

多數(shù)檔案管理手段是一味沿用傳統(tǒng)管理手段，陳舊落后的機(jī)械管理手段不利于計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣應(yīng)用，很多檔案館準(zhǔn)備信息管理系統(tǒng)時(shí)，沒有完全做好檔案管理工作，其中最常見的是檔案數(shù)據(jù)的電子化不到位，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，出現(xiàn)了很多明顯的錯(cuò)誤，比如檔案日期、姓名以及檔案館錄入時(shí)間錯(cuò)誤，由于準(zhǔn)備工作的不充分，就難以保證計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的有效作用。

2.2 檔案管理的計(jì)算機(jī)不夠充分

在檔案管理中，很多地方的檔案管理部門都已經(jīng)建立了相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)得到應(yīng)用，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)管理模式也是建立在傳統(tǒng)的手工管理模式上，將檔案管理的工作內(nèi)容放在檔案資料上，并沒有充分利用檔案管理的優(yōu)越性，也沒能建立數(shù)據(jù)庫下的多媒體檔案數(shù)據(jù)，由于缺乏檔案管理的有效系統(tǒng)與平臺，在檔案管理上也無法進(jìn)行高效管理。

2.3 檔案管理的人員素質(zhì)較低

在檔案管理工作中，很多人都將歸為檔案的抄錄保管，作為一項(xiàng)事務(wù)性工作進(jìn)行管理，沒有深入理解檔案管理的國家財(cái)富作用，忽視了檔案管理對社會的間接經(jīng)濟(jì)效益。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案管理人員素質(zhì)較低，缺乏有效的計(jì)算機(jī)的安全防范意識以及安全防范能力，將計(jì)算機(jī)技術(shù)當(dāng)成是一種檔案管理的外在手段，但不能夠有效的應(yīng)用。

3 計(jì)算機(jī)在檔案管理中的實(shí)踐探索

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用范圍

首先，改變現(xiàn)有檔案管理觀念，從事檔案管理的工作人員要認(rèn)識到檔案管理的重要性，并積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，將其應(yīng)用到檔案管理中，促使工作人員改變檔案管理工作態(tài)度，增強(qiáng)自身的責(zé)任意識，將檔案管理工作當(dāng)做成一項(xiàng)社會事業(yè)認(rèn)真落實(shí)。其次，加大對計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備以及軟件設(shè)施的投入，引入現(xiàn)代化的管理模式，從而提升計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理方面的全面運(yùn)用，對檔案管理工作人員進(jìn)行必要的思想教育，增進(jìn)檔案管理意識，努力將計(jì)算機(jī)技術(shù)用于檔案管理中，利用查找方便，檢索迅速，保密性好，存儲量大，可靠性高，存儲時(shí)間長，成本低等優(yōu)點(diǎn)，逐漸擴(kuò)大計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用范圍。

3.2 提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)技能水平

檔案管理工作不僅是做好檔案的保管，還需要通過各項(xiàng)檔案的管理做好社會檔案信息化建設(shè)工作，這就需要檔案管理人才要具備相應(yīng)的職業(yè)能力，并合理運(yùn)用到工作中。檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展需要提高管理人員素質(zhì)，并培訓(xùn)其信息化檔案管理的基本技能，鼓勵(lì)工作人員自我發(fā)展、不斷進(jìn)步，讓檔案管理工作在人才的推動(dòng)下實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理；同時(shí)，通過聘請專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，對他們的計(jì)算機(jī)操作提供日常維護(hù)和管理上的支持，在不斷的學(xué)習(xí)中，加強(qiáng)檔案管理信息化水平，通過提高計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平，做好檔案管理人員的培訓(xùn)。

3.3 加強(qiáng)創(chuàng)新檔案管理水平

建立詳盡的社會檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各級社會檔案信息資源共享、傳遞、存儲以及利用的一體化管理模式，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，根據(jù)社會對各種類型檔案的具體要求，逐步建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，創(chuàng)建適應(yīng)新的管理模式下的檔案管理制度，在檔案管理中注重以制度確保計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，保障檔案管理工作的有序進(jìn)行，當(dāng)然，不論是任何檔案管理單位，從事檔案管理的工作人員在實(shí)際的工作中都應(yīng)該不斷提升自身的管理水平，加強(qiáng)檔案管理水平的提高。

4 結(jié)語

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中已經(jīng)是大勢所趨，注重對檔案管理人員思想的轉(zhuǎn)變、技能的培訓(xùn)，提高檔案管理水平，在新時(shí)期檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，讓社會檔案管理發(fā)展緊跟社會前進(jìn)步伐，促進(jìn)新時(shí)期檔案管理事業(yè)發(fā)展，以更好的適應(yīng)信息時(shí)代的歷史洪流。

參考文獻(xiàn)

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